O que é um construtor de documentos?
Um construtor de documentos é um aplicativo de software usado para criar documentos baseados em texto, como relatórios, memorandos, demonstrações financeiras, ensaios e mais. Os construtores de documentos incluem recursos como gráficos, elementos de design, modelos pré-carregados, funções de edição, capacidade de personalização e funcionalidade colaborativa. Além disso, muitos construtores de documentos permitem que o usuário importe e exporte documentos em uma variedade de formatos de arquivo, incluindo DOC, HTML, PDF, PPT, TXT, etc. Isso proporciona uma ampla gama de flexibilidade para o usuário.
Este software é usado em uma variedade de indústrias, pois empresas de todos os tipos e tamanhos frequentemente precisam criar, editar e compartilhar documentos. Algumas indústrias, como direito, finanças, consultoria e academia, normalmente dependem de construtores de documentos para executar tarefas rotineiras. Construtores de documentos, incluindo aplicativos de software de criação e geração de documentos, são amplamente aceitos como ferramentas fáceis de usar.
Tipos de construtores de documentos
Além dos exemplos mencionados acima, há muitos outros tipos de construtores de documentos a considerar.
- Software de criação de documentos: O software de criação de documentos, como o popular processador de texto, é usado para projetar e gerar documentos como apresentações, currículos, folhetos e outros documentos baseados em modelos. Também conhecido como software de design de documentos, essas ferramentas permitem que os usuários personalizem, editem, armazenem e compartilhem documentos baseados em texto. Além dos processadores de texto, esses aplicativos podem funcionar como criadores e editores de PDF. As soluções de criação de documentos são tipicamente parte de um conjunto maior de produtos ou configuradas como integrações para software de negócios mais expansivo, mas também podem ser plataformas independentes e altamente focadas.
- Software de geração de documentos: O software de geração de documentos, também conhecido como software de automação de documentos, permite que os usuários gerem, personalizem, editem e produzam documentos orientados por dados. Essas plataformas podem funcionar como criadores de PDF e geradores de documentos que extraem dados de fontes de terceiros para modelos. Os aplicativos de geração de documentos normalmente dependem de modelos para produzir documentos. Esses modelos geralmente têm campos estáticos que permanecem os mesmos, como nome, endereço e data. Grandes empresas frequentemente utilizam software de geração de documentos para criar várias cópias de um único documento que podem ser enviadas por e-mail, impressas ou armazenadas para referência.
Benefícios de usar um construtor de documentos
Ao implementar construtores de documentos em uma estratégia digital, é importante considerar os benefícios que ele trará para qualquer negócio.
- Colaboração em equipe: Os construtores de documentos fornecem a indivíduos e equipes uma ferramenta sólida de colaboração. Aplicativos que apresentam colaboração em tempo real, no entanto, são particularmente úteis para empresas e empreendimentos que requerem colaboração entre equipes e departamentos. O software de criação de documentos que possui recursos de colaboração em tempo real permite que vários usuários trabalhem e editem um único documento ao mesmo tempo, deixem comentários e feedback, bem como editem documentos enquanto apresentam. Esses recursos são especialmente úteis para equipes multifuncionais, híbridas e remotas.
- Economia de tempo e recursos: Os construtores de documentos podem economizar muito tempo para uma empresa ao eliminar o trabalho manual de criar, formatar e editar documentos. O software de geração de documentos, por exemplo, permite que os usuários criem modelos personalizados com elementos de design e texto padrão, como contratos legais, que podem ser personalizados preenchendo informações selecionadas. Esses modelos podem ser usados repetidamente, reduzindo a necessidade de criar documentos do zero, permitindo que as empresas concentrem seu trabalho e recursos em tarefas mais importantes.
- Maior precisão e consistência: A precisão e a consistência dos documentos são muito importantes para empresas e profissionais de todas as áreas. As ferramentas de construtor de documentos geralmente incluem recursos como verificação ortográfica, gramática e formatação para ajudar a reduzir erros. Do ponto de vista legal, utilizar software que fortalece a segurança e a adesão à conformidade pode ser um benefício significativo. O software de geração de documentos é notavelmente útil nesse aspecto, pois automatiza a criação de documentos utilizando modelos e diretrizes predefinidas, reduzindo erros humanos e mantendo a consistência onde é necessário.
Elementos básicos de um construtor de documentos
Embora ofereçam uma série de recursos, os construtores de documentos são relativamente diretos e fáceis de usar. A utilização eficaz da ferramenta exigirá que os usuários compreendam totalmente os recursos e funcionalidades, pois esses aplicativos têm ofertas robustas. Para começar, os usuários podem explorar os principais recursos do construtor de documentos, incluindo modelos, elementos de design e recursos de colaboração.
- Modelos: Os modelos são incrivelmente importantes quando se trata de criar documentos de forma rápida e eficiente. Muitos construtores de documentos terão um catálogo de modelos classificados por categoria e caso de uso. Se os modelos disponíveis não forem exatamente o que o usuário precisa, um modelo personalizado pode ser criado e salvo para reutilização.
- Elementos de design: Quando se trata de construtores de documentos, especificamente aplicativos de criação de documentos, alguns dos recursos mais atraentes são os elementos de design. Esses recursos de design permitem que os usuários personalizem cada documento de acordo com suas necessidades exatas, tanto funcional quanto visualmente. Esses elementos são particularmente importantes ao criar documentos que exigem apelo visual, incluindo relatórios, apresentações, currículos e materiais de marketing, entre outros. Os usuários geralmente terão uma ampla variedade de elementos de design para considerar em um documento, incluindo gráficos, tabelas, imagens, esquemas de cores, formas e muitos mais.
- Recursos de colaboração: Um dos principais benefícios de usar um construtor de documentos é a capacidade de colaborar com outros em um projeto. Os construtores de documentos podem apresentar funcionalidade de colaboração em tempo real, modo de edição, a capacidade de deixar comentários sobre o conteúdo e recursos que permitem que os usuários editem um documento. Com tantas empresas adotando um modelo de trabalho híbrido ou remoto, o software de colaboração se tornou crítico. Esses recursos colaborativos permitem que os colegas de trabalho se comuniquem de forma eficaz, economizem tempo e concentrem esforços em tarefas importantes, em vez de enviar documentos por e-mail para revisão.
Melhores práticas para construtores de documentos
Embora seja uma ferramenta maravilhosa para empresas e profissionais de todos os setores, os construtores de documentos podem ser mal utilizados, subutilizados e negligenciados.
Para obter o máximo de um construtor de documentos, as empresas devem seguir estas melhores práticas:
- Não abuse dos elementos de design: Embora os elementos de design sejam um recurso fantástico dos construtores de documentos, tente não abusar deles. Pode ser fácil se deixar levar pelos esquemas de cores divertidos, formas, transições e fontes, no entanto, é importante usá-los apenas quando apropriado. Apresentações se beneficiam de elementos de design adequados, enquanto demonstrações financeiras ou documentos legais não. Além disso, reserve um tempo para explorar todos os recursos de personalização para utilizar totalmente as ferramentas que esses aplicativos fornecem.
- Realize manutenção: Como mencionado, um dos recursos mais benéficos dos construtores de documentos é a capacidade de utilizar modelos existentes, bem como criar novos. No entanto, não se esqueça de atualizar os modelos de tempos em tempos. Com a geração automática de documentos, pode ser fácil negligenciar modelos desatualizados. Mantenha todos os modelos para garantir texto atualizado, especialmente quando se trata de documentos legais, formulários e contratos. Além disso, certifique-se de que o construtor de documentos esteja atualizado, pois software desatualizado pode levar a problemas de compatibilidade, perda de dados, bugs e redução de produtividade devido ao desempenho ruim do software.
Brianna Bajwa
Brianna is a Senior Research Analyst at G2 with a focus on Collaboration, Productivity, and Office software. Prior to joining G2, she was a consultant at a Fortune 100 company where she worked in Marketing and Research & Development. Prior to moving to Chicago, Brianna worked as a Management Consultant for the Department of Defense in Washington, D.C. In her free time, Brianna enjoys traveling, theatre, and interior design.
