Registro

O que é o gerenciamento de dossiês?

O gerenciamento de dossiês é um processo de coleta e gestão de documentos e prazos. É mais comumente usado com propriedade intelectual (PI) durante o processo de aplicação de patentes e marcas registradas e por escritórios de advocacia para gerenciar compromissos judiciais e documentos de clientes.

Ferramentas especializadas são tipicamente usadas para cuidar desses dossiês, como privacidade de dados e software de gestão de propriedade intelectual. Isso mantém qualquer documentação em conformidade com leis de privacidade de dados, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) da UE.

O gerenciamento de dossiês digitalizado significa que os profissionais podem se manter atualizados com datas e prazos importantes sem ter que registrar informações importantes à mão.

Tipos de gerenciamento de dossiês

Muitas indústrias diferentes usam o gerenciamento de dossiês como um meio de gerenciar suas datas-chave.

• Advogados frequentemente usam sistemas de gerenciamento de dossiês para gerenciar casos, documentos de casos e prazos judiciais para seus clientes.
• Profissionais de saúde recorrem a sistemas de gerenciamento de dossiês para armazenar compromissos médicos de pacientes, treinamentos para equipes e documentação crítica. Em muitos casos, esses sistemas ajudam os pacientes a receber cuidados de forma mais eficiente.
• Agências governamentais usam o gerenciamento de dossiês para documentos relacionados à conformidade legal ou dentro de seu ramo do governo.
• Profissionais de propriedade intelectual são alguns dos maiores usuários de gerenciamento de dossiês. Quando patentes ou marcas registradas são arquivadas, um longo processo legal deve seguir. O gerenciamento de dossiês rastreia datas importantes e gerencia a documentação relacionada a essas aplicações de marcas registradas e patentes.

Elementos básicos do gerenciamento de dossiês

Embora os sistemas de gerenciamento de dossiês mudem dependendo da indústria que os utiliza, a maioria apresenta funções semelhantes, incluindo:

• Calendários. Um simples calendário pode ser suficiente para muitos profissionais, mas outros precisam de sistemas mais extensos que possam gerenciar centenas, até milhares, de datas diferentes ao mesmo tempo. Alguns podem estar vinculados a clientes ou casos específicos, enquanto outros podem ser datas gerais que as empresas precisam estar cientes em sua indústria.
• Armazenamento de documentos. Particularmente em legal, saúde e propriedade intelectual, muitos documentos requerem referência frequente. Boas ferramentas de gerenciamento de dossiês permitem sua gestão e acesso.
• Formulários de clientes. Quando as empresas precisam coletar detalhes de clientes, os formulários podem ser especialmente úteis. Como a gestão de dados é uma parte chave do gerenciamento de dossiês, formulários que facilmente coletam essas informações geralmente são incorporados ao sistema para facilitar a entrega aos clientes.
• Ferramentas de comunicação. E-mails se perdem quando várias pessoas estão contatando um cliente sobre seu caso. Ferramentas de gerenciamento de dossiês frequentemente permitem o upload de e-mails para compartilhar informações entre a equipe enquanto os vinculam a um caso. Muitos também têm opções para criar modelos e agendar e-mails pré-preenchidos para enviar aos clientes em intervalos definidos com atualizações de status sobre seus casos.

Benefícios do gerenciamento de dossiês

Além de tornar as equipes mais eficientes e manter os dados organizados, o gerenciamento de dossiês inclui benefícios como:

• Manter a qualidade dos documentos. Qualquer coisa dentro do sistema de gerenciamento de dossiês deve cumprir um certo padrão de qualidade de uso. Isso refina todos os dados dentro do sistema.
• Fornecer atualizações em tempo real. As datas e prazos programados no calendário podem automaticamente acionar diferentes ações em tempo real. Estas podem ser alertas para uma chamada com um cliente, um compromisso com uma equipe jurídica ou qualquer outra notificação crítica de tempo. Qualquer documentação adicionada ao sistema também pode ser revisada assim que um membro da equipe a salva.
• Reduzir custos operacionais. Com um sistema que pode gerenciar documentos e agendas, há menos necessidade de uma grande equipe administrativa para lidar com essas tarefas. A automação dentro do software pode economizar centenas de horas todos os anos.

Melhores práticas para o gerenciamento de dossiês

Implementar um sistema de gerenciamento de dossiês eficaz leva tempo, mas pode melhorar significativamente o desempenho das equipes internas. Ao pensar em atualizar ou criar um sistema de gerenciamento de dossiês, é importante considerar:

• Escolher um sistema adequado para a indústria. Nem todos os campos precisam de todos os recursos de gerenciamento de dossiês. É vital que as ferramentas certas atendam às necessidades do negócio, seja uma gestão de documentos de alto nível que possa manter arquivos corretamente ou um calendário que alerte os usuários sobre prazos futuros.
• Agendar lembretes. Com muitos casos para lidar ao mesmo tempo, é fácil esquecer datas de vencimento. Em alguns casos, como PI ou direito, perder essas datas pode ser um erro caro. Agendar datas no calendário assim que forem confirmadas é a melhor maneira de acompanhar prazos importantes à frente.
• Executar relatórios frequentes. Todo software de gerenciamento de dossiês deve ter funcionalidade de relatórios incorporada ao sistema. Executar relatórios que analisam os dados do mês anterior e do próximo mês mantém a equipe alinhada e garante que todo o trabalho crucial tenha sido concluído.

Mantenha os arquivos mais importantes e gerencie vários casos de clientes enquanto permanece em conformidade com software de gestão de privacidade de dados.