O que é gestão de contratos com clientes?
A gestão de contratos com clientes é o processo de gerenciar e monitorar acordos mantidos por uma organização. Permite que as empresas acompanhem entregas, produtos, serviços, prazos e outras obrigações contratuais. Também ajuda a garantir que o contrato e todos os seus elementos estejam em conformidade com quaisquer regulamentos ou requisitos relevantes.
Empresas menores deixam a responsabilidade desses processos para um gerente de contratos. Ao mesmo tempo, organizações maiores podem exigir uma equipe dedicada à gestão de contratos, composta por profissionais de áreas jurídicas e financeiras.
Organizações de diversos setores geralmente usam software de gestão de contratos para automatizar a criação, acompanhamento e monitoramento de contratos. Essas ferramentas também simplificam vários processos, permitindo que os usuários criem, armazenem, gerenciem e compartilhem contratos comerciais complexos para evitar gargalos na fase de negociação.
Tipos de contratos com clientes
A maioria dos contratos com clientes se enquadra em uma das três categorias. Os tipos variam com base na entrega e em como ela é definida.
- Preço fixo: Usado quando as obrigações e a declaração de trabalho estão claramente definidas. A organização define um preço fixo para todo o projeto, levando em conta quaisquer riscos que possam interferir.
- Tempo e materiais: Cota custos de tempo e materiais. Considera a possibilidade de que o projeto em andamento com um cliente possa custar mais do que o inicialmente planejado, já que o tempo e os materiais necessários para um projeto são imprevisíveis.
- Custo reembolsável: O cliente paga o custo do projeto ou item mais uma taxa adicional de lucro. A taxa é especificada no contrato, enquanto o custo incorrido pela organização é calculado e pago após a conclusão.
Benefícios da gestão de contratos com clientes
A gestão adequada de obrigações e acordos beneficia a organização ao manter os funcionários bem informados, reduzir negócios perdidos, melhorar a produtividade e mais. Os principais benefícios são:
- Gerenciar múltiplos contratos. As empresas podem organizar e gerenciar grandes quantidades de contratos para que sejam facilmente localizados e acessados diariamente.
- Armazenamento seguro. Os documentos são armazenados com segurança na nuvem.
- Acessível. Os funcionários podem usar a busca por termos específicos para localizar e acessar um contrato específico em segundos.
- Notificações. Os funcionários são notificados quando os documentos precisam de atenção. Alertas são enviados sempre que é hora de um prazo, marco ou renovação.
- Relatórios e auditoria. Ajuda as organizações a aderirem aos termos do contrato e evitarem taxas potenciais.
- Melhorar a produtividade. Racionaliza o processo de gestão e avaliação de riscos e mantém os funcionários atualizados com todas as obrigações contratuais.
- Evita perda de negócios. A melhor gestão dos acordos com clientes ajuda as empresas a evitarem ineficiências que levam à perda de negócios.
Estágios básicos do processo de gestão de contratos com clientes
O processo abrange todas as etapas pelas quais o contrato passa, desde a criação até a renovação. Aqui estão os estágios básicos, do início ao fim:
- Criar: Solicitações de contrato são enviadas ao departamento jurídico para revisão e criação, ou o software é usado para gerar contratos aprovados pelo jurídico.
- Negociar: Os funcionários discutem documentos internamente, editam e formam um acordo.
- Aprovar: Todas as partes interessadas revisam e aprovam o rascunho.
- Aceitar: A organização escolhe qual método de assinatura usar.
- Cumprir: Mantém a organização e o cliente em seu acordo contratual.
- Analisar: Metadados do contrato são coletados e analisados.
- Otimizar: Os insights coletados são usados para melhorar o processo de gestão de contratos e impulsionar o crescimento dos negócios.
- Renovar: Clientes e organizações decidem se renovam ou não seu acordo.
Melhores práticas de gestão de contratos com clientes
As ferramentas certas podem fazer ou quebrar a gestão de contratos com clientes. Para experimentar todos os possíveis benefícios, as organizações devem aderir às seguintes melhores práticas:
- Escolha o sistema certo. Ferramentas e software podem simplificar o processo. As empresas podem garantir que estão escolhendo o sistema certo optando por uma opção de teste gratuito que oferece muitos recursos para ajudar na implementação.
- Priorize o suporte. A gestão eficaz de contratos com clientes requer suporte do software utilizado e insights das áreas jurídica e financeira. As empresas devem construir um sistema de suporte para ajudar seus funcionários a implementar a estratégia de forma contínua para criar e gerenciar contratos adequadamente.
- Implemente o sistema um tipo de contrato por vez. Aplicar um novo método de gestão a apenas um tipo de contrato por vez e priorizar os tipos de contrato mais urgentes primeiro pode acelerar o tempo para valor e evitar sobrecarga dos funcionários.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
