O que é rastreamento de custos?
O rastreamento de custos é um aspecto da gestão de projetos dedicado a monitorar a saúde financeira do projeto. Este processo contínuo começa no início do ciclo de vida de um projeto e é realizado até que o projeto seja concluído.
O rastreamento de custos requer comunicação entre a equipe de gestão de projetos e as principais partes interessadas para ser feito da forma mais precisa possível. Software de gestão de custos de projetos é frequentemente usado para monitorar a rentabilidade do projeto, identificar custos reais e compará-los para calcular o lucro.
Etapas do rastreamento de custos
O rastreamento de custos é realizado em várias etapas ao longo da evolução de um projeto. Essas etapas incluem:
- Pré-planejamento: A equipe do projeto coleta dados para criar uma estimativa de orçamento. Recursos potenciais são determinados, e elementos como custos de mão de obra, software e outros materiais são considerados.
- Estimativa de orçamentos: As informações do pré-planejamento são então usadas para criar uma estimativa de orçamento do projeto, que é aprovada pelas principais partes interessadas. Esta estimativa é usada para medir as despesas reais para que a equipe possa ver como o projeto está progredindo.
- Estabelecimento de controles de custos: Os controles de custos ajudam os gerentes de projeto a direcionar a quantidade certa de dinheiro para onde é necessário, garantindo um projeto tranquilo e bem-sucedido. O controle de custos é necessário para elementos como materiais, hardware, software, faturas de fornecedores, folhas de ponto e despesas inesperadas.
- Rastreamento de custos: Rastreamento de orçamento registra todos os custos e como eles se relacionam com o orçamento base. Rastrear esses custos possibilita que a equipe entenda como o projeto se encaixa no orçamento e onde ajustes devem ser feitos.
- Medição de resultados: No final de cada período de relatório de um projeto, calcule como o projeto está se comparando ao orçamento estimado e se as expectativas estão sendo atendidas.
- Atualização de previsões: Informe os membros relevantes da equipe e as partes interessadas sobre o que mudou dentro do projeto ou de seu orçamento. Fazer isso permite que o gerente de projeto documente e justifique quaisquer mudanças que tenham sido feitas.
- Melhoria contínua: O rastreamento de custos melhora a forma como uma equipe executa projetos, além de proporcionar transparência a todos os envolvidos no projeto finalizado.
Benefícios do rastreamento de custos
O rastreamento de custos eficaz tem vantagens comerciais que os gerentes de projeto não devem ignorar. Alguns desses benefícios são:
- Prevenir gastos: Quando uma equipe aloca e estima custos nas etapas de pré-planejamento, o gerente de projeto pode garantir que não ocorra excesso de gastos em áreas específicas.
- Evitar riscos: Um orçamento estimado usando os dados corretos terá uma margem de risco baixa, dando ao projeto a melhor chance de sucesso, mesmo que ocorram riscos imprevistos.
- Melhorar previsões: Relatórios feitos a partir do rastreamento de custos podem ajudar uma equipe a otimizar os recursos necessários para ter sucesso. Isso pode levar a orçamentos mais precisos para empreendimentos futuros.
Melhores práticas de rastreamento de custos
Existem práticas recomendadas específicas a seguir para realizar o rastreamento de custos corretamente. Essas práticas incluem:
- Discutir com os membros da equipe: Rastrear e projetar custos com precisão depende da equipe e de como eles realizam suas tarefas. Consulte os membros da equipe durante o pré-planejamento para saber mais sobre suas expectativas, prazos, metas e mais.
- Mantenha o controle dos dados: A coleta adequada de dados pode simplificar o processo de rastreamento de custos para todas as partes envolvidas. Software de gestão de projetos é útil nesta etapa, além de software de planilhas para comparar números e manter os custos agrupados e organizados.
- Fornecer acesso adequado: Qualquer membro da equipe que possa fazer ou quebrar o orçamento do projeto deve ter acesso aos dados de rastreamento de custos do projeto.
- Use software de rastreamento de tempo: Ao estimar o custo dos recursos, os membros da equipe podem usar software de rastreamento de tempo para registrar horas usando um cronômetro de tarefas. Um gerente de projeto pode então usar essas informações para determinar quanto tempo as tarefas levam e o número de recursos que serão necessários.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
