O que é planejamento colaborativo de projetos?
O planejamento colaborativo de projetos é uma gestão de projetos conduzida pela equipe em vez de um gerente de projetos dedicado. É um método usado para planejar e coordenar o trabalho em equipe distribuído. Quando as barreiras hierárquicas são removidas e a equipe utiliza o software de gestão de projetos adequado, as decisões são tomadas de forma mais eficiente.
Este método é uma técnica de planejamento de projetos inclusiva, dando a cada membro da equipe a chance de tomar decisões críticas. Como o planejamento colaborativo de projetos é uma estratégia de planejamento centrada na equipe que utiliza perspectivas diversas e elimina a necessidade de um gerente de projetos tradicional, é uma abordagem eficaz em diferentes indústrias e organizações.
Benefícios do planejamento colaborativo de projetos
O planejamento colaborativo de projetos é um processo inovador especialmente benéfico para empresas menores com equipes que trabalham em estreita colaboração. Alguns benefícios chave que o planejamento colaborativo de projetos pode trazer para as organizações são:
- Combate barreiras departamentais. Elimina a necessidade de gerentes de projetos planejarem projetos a portas fechadas. Os membros da equipe não precisam esperar por ordens e estão envolvidos no processo de planejamento do início ao fim.
- Aumenta a produtividade. A colaboração no planejamento de projetos dá aos membros da equipe uma compreensão sólida de sua parte e de suas responsabilidades no projeto. Expectativas e metas claras, combinadas com a colaboração, ajudam os funcionários a produzir um trabalho de maior qualidade de forma mais rápida e eficiente.
- Aumenta a inovação. Os membros da equipe provavelmente incluirão partes interessadas externas, como freelancers, parceiros, clientes, fornecedores e mais, no processo. Discutir elementos com partes interessadas externas traz perspectivas diversas para o processo, levando à inovação.
- Melhor comunicação. Quando as equipes planejam projetos em igualdade de condições, as ideias fluem livremente e a comunicação se torna mais honesta e eficiente. A resolução de problemas é mais fácil quando toda a equipe une esforços e trabalha como uma só.
Elementos básicos do planejamento colaborativo de projetos
O planejamento colaborativo de projetos envolve elementos semelhantes ao planejamento tradicional de projetos. A principal diferença é a ênfase na comunicação eficaz. Aqui estão os elementos básicos do planejamento colaborativo de projetos:
- Declaração de escopo do projeto: Delimita a base do planejamento do projeto. O escopo é onde detalhes importantes do projeto, etapas básicas e requisitos são delineados.
- Lista de entregas e datas de vencimento: A equipe delineia todos os itens necessários, marcos e datas de vencimento. É aqui que a equipe dividirá e atribuirá tarefas a cada membro.
- Cronograma do projeto: O cronograma delineia quando as tarefas e o projeto final serão concluídos. Deve acomodar quaisquer atrasos potenciais e definir claramente as datas de início e término de cada tarefa.
- Funções e responsabilidades definidas: Especificar funções e responsabilidades para cada membro da equipe mantém todos responsáveis e no caminho certo para terminar sua parte do projeto a tempo.
- Alocação de recursos: As equipes alocam recursos, tempo e orçamento para completar o projeto da maneira mais eficiente possível.
- Plano de comunicação: Delimita como os membros da equipe se comunicarão entre si ao longo do projeto. Também delineará quem reporta a quem, quando esses relatórios são devidos e onde as informações e o conhecimento do projeto são armazenados.
Melhores práticas de planejamento colaborativo de projetos
O planejamento colaborativo de projetos requer sistemas para comunicação clara e organização adequada. Para colher os benefícios, as empresas devem aderir às seguintes melhores práticas:
- Use as ferramentas certas: O software de planejamento colaborativo de projetos é necessário para permitir a comunicação e organização dentro de equipes internas e distribuídas. Ferramentas adequadas criam um espaço para discussões de brainstorming, gestão de tarefas, gestão de recursos, calendários e mais. Essas ferramentas permitem que as equipes planejem projetos juntas sem precisar de um gerente de projetos.
- Descentralize o compartilhamento de conhecimento: O planejamento colaborativo requer que o conhecimento seja aberto e disponível para toda a equipe. Se os membros da equipe tiverem que solicitar materiais a outros para concluir tarefas ou responsabilidades, alguns benefícios são perdidos na espera. As informações devem ser facilmente acessíveis aos membros da equipe para um planejamento de projeto tranquilo.
- Incentive e recompense a honestidade: A veracidade é crucial para a colaboração em qualquer formato. Defender que os funcionários falem honestamente sobre quaisquer problemas que surjam durante o processo de planejamento do projeto resultará em uma comunicação e colaboração de melhor qualidade. Quando os funcionários não têm medo de se manifestar, questões que impedem o progresso podem ser resolvidas antes de surgirem, e as equipes podem colaborar no brainstorming das melhores soluções.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
