Horas Faturáveis

O que são horas faturáveis?

Horas faturáveis são o tempo total gasto em projetos ou tarefas que são cobrados de um cliente ou consumidor, mais comumente usado em indústrias de serviços profissionais como advocacia e consultoria.

Normalmente, o trabalho realizado sob horas faturáveis está relacionado a um projeto específico do cliente, pelo qual o cliente deve compensar. Software de rastreamento de tempo é frequentemente usado para registrar essas horas para fins de gerenciamento de tempo interno e para fornecer aos clientes o tempo gasto em seus projetos e quanto eles devem.

A maioria das empresas que usa horas faturáveis opera principalmente sob horas não faturáveis para tarefas padrão do dia a dia, como responsabilidades administrativas, de marketing, vendas ou treinamento. Esses projetos beneficiam todos os clientes da empresa, portanto, não são cobrados de ninguém individualmente.

Tipos de horas faturáveis

Cada empresa decidirá que tipo de trabalho é faturável a um cliente e qual não é. Na maioria das indústrias profissionais, o tipo de trabalho realizado sob horas faturáveis inclui:

• Correspondência com o cliente: Qualquer tempo gasto em e-mails, telefonemas ou reuniões que os funcionários tenham com um cliente específico provavelmente será cobrado de volta para eles.
• Pesquisa de projeto: Quando um funcionário realiza pesquisas em nome do cliente e de seu projeto, as horas gastas nisso geralmente serão faturáveis.
• Revisões de projeto: Se um cliente precisar de alterações em qualquer aspecto de seu projeto, essas horas podem ser cobradas. Algumas modificações podem estar incluídas no escopo do projeto, como duas rodadas de edições para um redesenho de site. Qualquer coisa adicional além do limite contratado será cobrada a uma taxa horária acordada.

Elementos básicos do rastreamento de horas faturáveis

A maioria dos softwares de rastreamento de tempo tem funcionalidade para rastrear horas faturáveis e enviar essas informações a um cliente por meio de ferramentas de faturamento. O processo padrão para calcular e rastrear horas faturáveis é o seguinte:

• Definindo uma taxa horária: Ambas as partes devem concordar com a taxa para cada hora faturável no contrato inicial, incluindo discussões sobre quaisquer requisitos. Isso inclui informar o cliente sobre as horas faturáveis estimadas antes de prosseguir com o projeto, ajudando-o a orçar de forma mais eficaz.
• Rastreando horas gastas em trabalho do cliente: Qualquer tempo que um funcionário trabalhe em algo relacionado ao projeto de um cliente deve ser registrado.
• Totalizando as horas faturáveis: Uma vez que o trabalho do projeto esteja completo para o período de faturamento (geralmente mensal), as horas totais devem ser calculadas e multiplicadas pela taxa horária faturável.
• Adicionando as taxas à próxima fatura do cliente: As horas faturáveis totais para o período dado devem ser faturadas ao cliente além de qualquer outro valor fixo.

Benefícios das horas faturáveis

Existem muitos benefícios em rastrear horas faturáveis dentro de uma empresa. Estes incluem:

• Melhor avaliação de projetos de clientes: Saber o tempo gasto em clientes individuais e todos os projetos dentro de uma equipe é importante. Isso dá às equipes de gestão e vendas dados mais precisos para prever projetos futuros, disponibilidade da equipe e se mais recursos, como funcionários adicionais, são necessários para o crescimento.
• Faturamento mais preciso: Rastrear horas faturáveis significa que não há mais adivinhação envolvida ao faturar clientes por horas gastas em seus projetos. Há um registro de tempo, o que ganha a confiança dos clientes e ajuda a manter a equipe no caminho certo.
• Insight sobre a lucratividade: É fácil gastar mais tempo do que o necessário em projetos de clientes, mas isso pode rapidamente levar a clientes recebendo mais do que pagaram. Faturar por horas faturáveis significa que a empresa sempre ganha dinheiro com qualquer trabalho gasto em projetos individuais.
• Melhoria na gestão da equipe: Rastrear horas significa que os gerentes de projeto podem facilmente ver quem pode precisar de suporte adicional ou tem espaço para assumir mais trabalho. Isso torna a distribuição da carga de trabalho mais eficiente e mantém os funcionários felizes.

Melhores práticas para horas faturáveis

Nem toda tarefa concluída em um dia será faturável. Existem várias melhores práticas para horas faturáveis para tornar as equipes mais eficientes e gerar renda adicional. Estas são:

• Agrupando trabalho não faturável: Distrações podem rapidamente consumir o tempo de trabalho faturável e deixar menos tempo no dia para concluir essas tarefas. Trabalhar em necessidades não faturáveis em um ponto do dia pode ser facilmente riscado de uma lista de tarefas, deixando o restante do tempo de um funcionário para trabalho faturável.
• Automatizando ou delegando tarefas não faturáveis: Alternativamente, os gerentes podem querer delegar tarefas não faturáveis a outros funcionários ou automatizar certas tarefas administrativas. Isso é particularmente útil para aqueles que podem ser mais juniores e têm uma taxa horária faturável mais baixa, deixando tarefas faturáveis para funcionários seniores que podem cobrar mais por hora.
• Rastreando horas faturáveis em tempo real: É fácil esquecer o que aconteceu a cada minuto do dia ao registrar o tempo antes de sair à noite. Em vez disso, os funcionários devem ser incentivados a registrar horas faturáveis enquanto trabalham nelas. Isso mantém os registros mais precisos tanto para equipes internas quanto para o cliente.
• Anotando descrições de faturamento: Adicionar notas a cada tarefa faturável muitas vezes significa que os clientes são menos propensos a contestar essas cobranças em sua próxima fatura. Em vez de "chamada de duas horas", notas como "chamada de duas horas para discutir o caso preliminar de custódia" são mais úteis para o cliente lembrar para que foram essas cobranças.

Rastreie o tempo dos funcionários em projetos de clientes e faturas com mais precisão com software de faturamento dedicado que se integra aos seus sistemas de rastreamento de tempo.