Trilha de Auditoria

O que é uma trilha de auditoria?

Uma trilha de auditoria é um registro linha por linha de detalhes de transações, contabilidade e outras informações financeiras que podem ser rastreadas até sua fonte específica. Trilhas de auditoria são frequentemente usadas para verificar e rastrear várias transações para organizações. Essas transações podem incluir compras, vendas, receitas, lucros líquidos e despesas. Documentos dentro de uma trilha de auditoria incluem faturas comerciais, estimativas escritas, ordens de compra e quaisquer e-mails com detalhes de transações.

Manter um relatório de trilha de auditoria financeira é frequentemente um requisito regulatório e é visto como uma prática contábil recomendada dependendo do domínio financeiro. As organizações geralmente usam software de gestão de auditoria para agilizar seus processos de auditoria e cumprir regulamentos ou políticas internas.

As indústrias mais comuns que realizam logs de auditoria são:

• Financeira
• Contabilidade
• Organizações de saúde e médicas
• Indústrias de TI
• E-commerce
• Universidades

Software de Trilha de Auditoria

Software que menciona trilha de auditoria como recurso ou termo.

Xodo Sign

Stampli

Dropbox Sign (formerly HelloSign)

Sage Intacct

BlackLine Financial Close Management

Fastpath

Exemplos de trilhas de auditoria

Qualquer tipo de trilha de auditoria que se realize será tipicamente mais ou menos a mesma, no entanto, esses exemplos comuns podem ser usados para entender melhor o que é uma trilha de auditoria.

• Ao lidar com compradores de imóveis, um credor hipotecário provavelmente realizará uma trilha de auditoria para determinar de onde vieram os fundos do pagamento inicial. Este tipo de registro de auditoria incluirá extratos bancários que mostram os fundos sendo depositados.
• Quando uma empresa precisa comprar um novo veículo para entregas, a empresa cria uma ordem de compra com o tipo de veículo necessário e a faixa de preço. Uma vez que o veículo de entrega é comprado, a concessionária de automóveis fornece uma nota de venda que detalha o tipo de veículo, termos e valor.

Benefícios das trilhas de auditoria

Quando feitas corretamente, a realização de trilhas de auditoria pode levar a muitos benefícios. Alguns desses benefícios incluem:

• Proteção contra fraudes: O principal objetivo de uma trilha de auditoria é prevenir fraudes, pois ajudam as empresas a terem melhor controle sobre o que está acontecendo com vários detalhes em relação à sua organização. Trilhas de auditoria também mitigam fraudes internas, enquanto reduzem ameaças externas mantendo um controle rigoroso sobre as finanças.

• Auditorias sem estresse: Empresas de capital aberto são obrigadas a ter uma fonte independente e de terceiros para realizar uma auditoria uma vez por ano. Ter um registro adequado na forma de uma trilha de auditoria torna isso mais fácil e menos estressante. Quando todos os detalhes financeiros e transações são mantidos dentro da trilha, o processo de auditoria será mais rápido e menos dinheiro será gasto em taxas.

• Aumento da eficiência: Quando uma empresa precisa encontrar rapidamente informações financeiras, ter uma trilha de auditoria abrangente economiza tempo e energia de todos ao procurar nos livros. Todas as informações estarão sempre acessíveis quando necessário.

• Compreensão dos requisitos de conformidade: Os padrões de conformidade variam de indústria para indústria, mas estar ciente dos requisitos e manter uma trilha de auditoria ajuda as empresas a evitar perda de receita e quaisquer multas adicionais.

• Recuperação de desastres: Se ocorrer uma crise inesperada, ter uma trilha de auditoria abrangente é como ter um seguro. Embora possa não ser necessário para as operações do dia a dia, a empresa sempre ficará feliz por ter criado uma em caso de desastre. Se um incidente climático severo ocorrer, este registro de atividades comerciais, despesas, receitas e custos pode ajudar a superar um possível desastre que poderia encerrar o negócio.

• Posicionamento para investimentos e empréstimos: Quando uma organização busca investidores para investir na empresa, o investidor provavelmente pedirá para ver a trilha de auditoria da organização antes de tomar uma decisão. Além disso, um oficial de empréstimos sempre verificará se uma empresa é financeiramente segura antes de conceder um empréstimo. Ter dados financeiros precisos é benéfico em ambos os casos.

Elementos básicos das trilhas de auditoria

Uma trilha de auditoria padrão consiste em detalhes financeiros específicos. Tipicamente, esses requisitos básicos de trilha de auditoria incluem:

• O carimbo de data/hora da compra
• O comprador
• A hora da venda
• O local da venda

Em termos mais simples, uma trilha de auditoria é extremamente semelhante a um recibo de supermercado. Quando uma dúzia de ovos é comprada em um supermercado, o recibo é o registro completo da transação.

Melhores práticas para trilhas de auditoria

Ao construir uma trilha de auditoria, existem práticas recomendadas específicas a seguir para garantir que seja feita corretamente.

• Tipicamente, uma trilha de auditoria começa com um recibo de fatura de compra.
• A trilha deve incluir uma lista cronológica de etapas que ocorreram para que a transação começasse e fosse concluída.
• Se possível, as trilhas de auditoria devem ser mantidas durante a vida útil dos registros. Essas trilhas podem ser altamente benéficas em relatórios históricos e na resolução de problemas que possam surgir no futuro.
• Como o espaço de armazenamento pode ser limitado, as empresas devem coletar apenas informações úteis e necessárias na trilha de auditoria.
• Todas as informações da trilha de auditoria devem ser armazenadas em um local seguro e regularmente copiadas para evitar a perda de registros.
• Os registros de auditoria devem ser revisados em uma base programada para mitigar o risco tanto quanto possível.
• Envolva o departamento de TI e a liderança dos departamentos apropriados em todas as atividades de auditoria para uma comunicação adequada.