O que é um registro de ativos?
Um registro de ativos é uma lista detalhada e contínua de todos os ativos que uma empresa controla. Isso inclui tanto ativos físicos quanto digitais relacionados às operações da empresa.
O objetivo do registro é permitir que as empresas organizem e gerenciem facilmente os ativos que possuem, mantendo registros do aspecto financeiro desses ativos e quaisquer detalhes não financeiros importantes. O registro também pode incluir cronogramas de manutenção para prolongar a vida útil dos ativos mantidos.
Empresas de médio a grande porte geralmente usam software de gestão de ativos empresariais (EAM) para documentar informações sobre seus ativos. Essas ferramentas medem o desempenho e o uso dos ativos e rastreiam informações do ciclo de vida que podem economizar dinheiro em reparos ou substituições.
Tipos de registro de ativos
Para pequenas empresas, um único registro de ativos contendo informações sobre todos os ativos mantidos geralmente é suficiente. Empresas maiores com mais ativos geralmente organizam seus registros por tipo de ativo. Estes podem incluir:
- Ativos digitais. Nem todas as empresas possuem extensos ativos digitais, mas qualquer coisa que a empresa possua deve ser rastreada. Exemplos são arquivos de marketing de imagem ou áudio, documentação de processos ou produtos e serviços, ou até mesmo ativos como criptomoedas ou tokens não fungíveis (NFTs).
- Instalações e propriedades. Espaços físicos como escritórios ou armazéns devem ser listados. Veículos também contam, juntamente com qualquer outra propriedade física que a empresa possua, como móveis, equipamentos ou maquinário.
- Informação. Qualquer documentação, tanto digital quanto impressa, deve ser adicionada a este tipo de registro. Deve-se notar que alguns desses ativos também podem se enquadrar na categoria de ativos digitais.
- TI. Tanto software quanto hardware usados em toda a empresa precisam ser registrados em um registro de TI. Isso pode incluir computadores, smartphones ou tablets.
Elementos básicos dos registros de ativos
Como o objetivo de um registro de ativos é manter as empresas organizadas, certas informações devem sempre ser mantidas no registro.
- Uma descrição dos ativos é um resumo breve do que é o ativo. Identifica facilmente o ativo como essencial ou não. Imagens também devem ser incluídas se o sistema EAM puder lidar com visuais. Detalhes sobre a forma do ativo também podem ser anotados, como se é um arquivo digital ou físico.
- Códigos de barras, números de série dos ativos ou quaisquer outros fatores de identificação únicos devem sempre ser incluídos no registro de ativos para evitar perdas.
- A data e o preço de compra informam muitas outras partes do registro, como previsão de ciclo de vida e valor.
- A localização de ativos físicos e digitais deve ser anotada para fácil manutenção.
- Informações de garantia e seguro, juntamente com quaisquer detalhes sobre políticas conectadas ao ativo, devem ser registradas no arquivo do ativo no registro.
- Os nomes dos proprietários e usuários podem não ser aplicáveis a todos os ativos no registro, mas devem ser registrados se uma pessoa ou grupo específico de indivíduos na empresa tiver controle sobre um determinado ativo.
- Previsões de depreciação dão às empresas tempo para decidir se ou quando devem vender um ativo para recuperar custos ou minimizar perdas.
- Detalhes do cronograma de manutenção também devem estar no registro. Revisões frequentes e manutenção estendem o tempo de uso de um ativo e, em última análise, economizam dinheiro.
- O valor estimado atual e de revenda dos ativos deve estar registrado caso a empresa queira vendê-los.
Benefícios dos registros de ativos
Manter informações sobre ativos em um único lugar economiza tempo e dinheiro significativos. Além de manter registros organizados, os registros de ativos podem:
- Tornar a auditoria mais simples. Seja a auditoria externa ou interna, ter detalhes sobre cada ativo em um local simplifica o trabalho dos auditores.
- Melhorar a manutenção dos ativos. Todos os ativos devem ter algum nível de manutenção ao longo do ano. Estabelecer um cronograma e monitorar continuamente a condição dos ativos pode reduzir o desperdício financeiro em reparos ou substituições dispendiosas.
- Reduzir roubo e perda. O roubo no local de trabalho não é incomum, e sem um registro de ativos, é fácil que algo desapareça. Um conjunto completo e preciso de informações sobre todos os ativos da empresa mitiga a perda, além de fornecer um rastro de auditoria, se necessário.
Melhores práticas para registros de ativos
As organizações têm muitas opções para estabelecer seu próprio registro de ativos. Para manter um conjunto de informações simples e preciso, os registros devem:
- Usar software dedicado. Planilhas são boas para começar, mas uma vez que uma empresa tem mais ativos para gerenciar, usar software EAM torna o processo muito mais simples. Essas ferramentas evitam erros humanos e mantêm as informações organizadas de forma coesa.
- Agrupar ativos semelhantes. Seja usando múltiplos registros ou um único sistema, coletar ativos que são semelhantes em uma seção do banco de dados facilita a organização e as atualizações.
- Atualizar o registro frequentemente. Manter uma lista contínua de ativos que ainda precisam ser rastreados no registro e revisar periodicamente cada ativo já listado. Atualizar informações como descrições ou locais, especialmente se os ativos foram movidos para outro lugar ou estão em um estado visivelmente depreciado desde a última verificação.
Garanta que todos os ativos sejam contabilizados ao longo do ano com software de gestão de auditoria.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
