O que é um fluxo de trabalho de aprovação?
Um fluxo de trabalho de aprovação é um conjunto lógico de atividades para otimizar tarefas ou dados em uma organização. Os fluxos de trabalho de aprovação são distintos porque pausam o processo até que um indivíduo especificado aprove os dados.
Dependendo do processo, as aprovações são frequentemente dadas por gerentes ou executivos de garantia de qualidade (QA). Um fluxo de trabalho de aprovação de faturas é um excelente exemplo de fluxo de trabalho de aprovação. Pode envolver um gerente direto e um membro da equipe financeira para garantir que o processo de reembolso de faturas seja concluído sem problemas.
Com base no escopo do projeto e da organização, o fluxo de trabalho de aprovação varia significativamente. Pode haver poucos ou muitos processos e pontos de verificação de aprovação conforme necessário. Mas pelo menos uma aprovação é necessária antes que algo entre em produção ou seja considerado completo.
Um fluxo de trabalho de aprovação é uma parte vital das operações empresariais. Com as ferramentas certas de gerenciamento de fluxo de trabalho, ajuda as empresas a automatizar as tarefas mais comuns. Um sistema de aprovação permite que os aprovadores revisem e deem feedback sobre qualquer tarefa específica antes que um indivíduo a conclua.
Por que um processo de fluxo de trabalho de aprovação é importante?
Não importa o quão grande ou pequena seja uma organização, ela provavelmente usa uma equipe para lidar com a série de processos empresariais necessários para manter a empresa funcionando sem problemas. Uma maneira de maximizar a eficiência, reduzir erros e aumentar a produtividade é criando um fluxo de trabalho de aprovação.
Os fluxos de trabalho de aprovação são a essência de qualquer processo. Seja para processar despesas ou aprovar tempo de férias, um fluxo de trabalho de aprovação é sempre necessário. Também ajuda os membros da equipe a se comunicarem e colaborarem, garantindo que nenhum erro grave seja cometido ao longo do caminho.
Um processo de fluxo de trabalho de aprovação, quando funcionando corretamente, mantém as tarefas fluindo por um pipeline. Esse tipo de sistema permite que as empresas multitarefas e evitem gargalos. Também proporciona mais transparência com trilhas de auditoria para rastrear etapas de aprovação e permite que os indivíduos acompanhem as solicitações de aprovação com o aprovador em questão.
As empresas podem projetar um processo de aprovação manual no qual os funcionários seguem procedimentos pré-definidos e mantêm um registro manual de seu progresso. Métodos de aprovação manual são demorados e trabalhosos, o que pode resultar em entregas atrasadas e pagamentos perdidos.
Como resultado, muitas empresas mudaram para um processo de aprovação automatizado. As empresas usam software de gerenciamento de fluxo de trabalho para projetar automação de fluxo de trabalho personalizada que guia os usuários na verificação da conclusão e aprovação do trabalho. Esse software de aprovação usa modelos personalizados para diferentes fluxos de trabalho, como pedidos de compra, solicitações de reembolso e propostas de projeto.
As principais vantagens do fluxo de trabalho automatizado incluem economia de tempo, aumento da eficiência e padronização de processos. Alguns dos softwares de fluxo de trabalho populares incluem Microsoft Sharepoint, Kissflow e Asana, entre outros.
Tipos de fluxos de trabalho de aprovação
Os fluxos de trabalho de aprovação são uma das melhores práticas seguidas por muitas organizações para maior eficiência. Essas atividades mantêm o fluxo em andamento e evitam atrasos em um projeto, pois são inevitáveis. As aprovações garantem que todos os detalhes cruciais sejam discutidos e aprovados pelos stakeholders antes de serem implementados.
As empresas têm vários tipos de fluxos de trabalho de aprovação para escolher.
1. Fluxo de trabalho de processo
A forma mais frequente de fluxo de trabalho é um fluxo de trabalho de processo. É destinado a tarefas que são previsíveis e repetíveis. Fluxos de trabalho de processo são ideais para projetos onde a equipe identificou o resultado que deseja alcançar e tem uma rota clara a seguir. Um fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos é um excelente exemplo de fluxo de trabalho de processo. É usado principalmente para permitir que as organizações processem documentos.
2. Fluxo de trabalho de projeto
Os fluxos de trabalho de projeto são mais flexíveis do que os fluxos de trabalho de processo, pois seguem um curso definido. Fluxos de trabalho de projeto são mais adequados para tarefas com um objetivo definido, mas que seguem um caminho ambíguo para alcançá-lo. Isso inclui projetos criativos ou semi-criativos onde a conclusão pretendida é conhecida, mas os métodos para chegar lá estão em discussão.
O fluxo de trabalho de campanha de marketing é um excelente exemplo de fluxo de trabalho de projeto. As campanhas de marketing seguem um objetivo definido: desenvolver uma campanha de marketing bem-sucedida que satisfaça os indicadores-chave de desempenho (KPIs). Etapas específicas em uma campanha de marketing podem precisar ser seguidas várias vezes antes que o projeto seja concluído.
3. Fluxo de trabalho de caso
Um fluxo de trabalho de caso, também conhecido como fluxo de trabalho investigativo, é mais adequado para casos onde não há um caminho óbvio. Pode haver um objetivo claro desde o início, mas os indivíduos podem não saber como alcançá-lo até que mais informações sejam obtidas.
Uma reivindicação de seguro é um excelente exemplo de fluxo de trabalho de caso, onde o resultado e as etapas para alcançar o resultado dependem das informações reveladas em cada estágio do processo.
Elementos de um processo de fluxo de trabalho de aprovação
Um processo de aprovação é qualquer coisa que uma empresa usa para aprovar tarefas para processos empresariais, como solicitações de viagem e pedidos de compra. Também pode se referir a novos métodos ou sistemas que uma empresa deseja adotar. Quanto melhor o fluxo de trabalho de aprovação, mais provável é que as operações continuem a funcionar sem problemas.
Embora cada processo de aprovação seja único, dependendo de seu propósito ou das necessidades da empresa, certos elementos estão presentes na maioria dos fluxos de trabalho de aprovação.
- Submissão: Os indivíduos iniciam um fluxo de trabalho de aprovação submetendo recursos ou materiais (um documento, fatura ou pedido de compra) necessários para cumprir as várias etapas do fluxo de trabalho. Estes podem ser exclusivos para uma etapa ou se aplicar a todo o projeto. Por exemplo, um rascunho completo é a entrada principal na fase de submissão em um fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo.
- Lista de tarefas: Uma lista de tarefas divide o objetivo de nível superior em etapas granulares para que cada funcionário esteja ciente dos papéis e a equipe esteja informada sobre a alocação de recursos.
- Níveis de permissão: Estabeleça o nível de autoridade que cada indivíduo no fluxo de trabalho deve ter. A maioria dos softwares de fluxo de trabalho permite que os indivíduos tenham direitos de visualizador, editor ou administrador. Isso ajuda a empresa a gerenciar quem modifica, rejeita ou aprova entradas.
- Aprovadores: Como o processo de aprovação depende de outro indivíduo para aprovar o trabalho, as equipes precisam determinar quem assinará cada tarefa. Além disso, precisam definir quem aprova quais elementos do trabalho em cada nível, se o processo de aprovação tiver múltiplos níveis de aprovação.
- Condições de aprovação: Estas são as normas pelas quais uma submissão é aprovada ou rejeitada. Os critérios de aprovação dependem do tipo de tarefa e do fluxo de trabalho definido para o projeto. Por exemplo, no fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo, as condições de aprovação podem incluir um "número mínimo de palavras" ou "sem erros gramaticais".
- Alertas e notificações: A maioria dos softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho envia atualizações sobre o status de uma submissão para acelerar o processo. Comentários de aprovação ou rejeição, solicitações de atualização ou uma simples atualização de status notificando os usuários de que o trabalho está progredindo para a próxima etapa no fluxo de trabalho são todos exemplos de alertas automáticos. Alertas automáticos e notificações por e-mail garantem que as tarefas sejam concluídas pontualmente e que todos estejam informados sobre o status atual.
Melhores práticas de fluxo de trabalho de aprovação
Os fluxos de trabalho de aprovação são uma ótima maneira de maximizar a eficiência da sua equipe e reduzir erros humanos desnecessários. Equipes ágeis podem aproveitar a automação de fluxo de trabalho para aprovar mudanças à medida que estão sendo criadas.
Aqui estão algumas melhores práticas a seguir ao implementar um fluxo de trabalho de aprovação.
- Dentro de cada equipe ou espaço de trabalho, determine quem são os aprovadores.
- Otimize aprovações em várias etapas com modelos de fluxo de trabalho automatizados.
- Identifique redundâncias nos fluxos de trabalho para um processo de aprovação otimizado.
- Prepare-se para atrasos e gargalos ao atribuir tarefas.
- Certifique-se de que cada membro da equipe tenha os recursos necessários para concluir as tarefas.
Keerthi Rangan
Keerthi Rangan is a Senior SEO Specialist with a sharp focus on the IT management software market. Formerly a Content Marketing Specialist at G2, Keerthi crafts content that not only simplifies complex IT concepts but also guides organizations toward transformative software solutions. With a background in Python development, she brings a unique blend of technical expertise and strategic insight to her work. Her interests span network automation, blockchain, infrastructure as code (IaC), SaaS, and beyond—always exploring how technology reshapes businesses and how people work. Keerthi’s approach is thoughtful and driven by a quiet curiosity, always seeking the deeper connections between technology, strategy, and growth.
