Qual é a melhor maneira de otimizar buscas para retornar o resultado correto?

Oi Ashley, Espero que você tenha achado a resposta da Lisa útil. Eu acrescentaria que você pode simplesmente utilizar o aspecto de controle de versão do DocuShare de forma mais apropriada. Ao configurar o limite de versão para um valor maior do que o padrão de 4, você pode manter todas as suas versões dentro da mesma cadeia de documentos. Assim, ao carregar um novo documento de controle, carregue como uma nova versão do documento existente. O documento mais antigo agora é listado como uma versão do documento visto. Se você cometeu um erro ou deseja reativar uma versão mais antiga para que os usuários vejam, basta selecionar essa versão como a versão ativa. Se você realmente deseja manter as versões dos documentos como documentos separados, considere utilizar campos de metadados apropriados. Crie alguns campos personalizados, como status ou data de arquivamento, ou um campo semelhante apropriado que facilite seus critérios de busca. Compreender como você deseja encontrar os documentos, antes de criá-los, permitirá que você crie os campos de metadados apropriados para recuperar. Isso também pode ser um pouco automatizado pelo uso da opção Regras de Conteúdo, que permite a atualização automática, por exemplo, do campo de status e da data de arquivamento para mudar automaticamente quando colocado em uma certa hierarquia de pastas. Assim, mover um documento para a pasta de arquivo com regras de conteúdo e 2 campos personalizados de status e data de arquivamento atualizaria automaticamente o status para arquivado e a data de arquivamento para o dia em que foi movido. Se esse tipo de busca for muito frequente, você pode salvar a busca e modificar ou habilitar a Busca Rápida, que oferece uma página única para buscar e encontrar objetos rapidamente.

Oi Ashley, Você pode reduzir a busca para uma coleção e/ou incluir suas subcoleções. Uma maneira é, em 'Busca Avançada', selecionar 'Buscar Dentro' de uma coleção específica. Outra dica é mover a coleção de Arquivo para um nível acima ou separado das coleções principais para buscar, assim você pode buscar os documentos ativos e suas subcoleções, mas não a coleção de arquivo. Espero que isso ajude.