Como posso fazer para que os usuários possam ver os arquivos que outros usuários carregam, mas não todos os arquivos?

Cada documento de processo tem sua permissão específica. Ao projetar o processo e criar o documento, você pode definir a permissão do documento, normalmente deve ser necessário que o usuário faça parte do processo, mas se você criar um link para ele, o link criado permitiria que qualquer usuário acessasse um documento se as permissões para o grupo/processo se aplicarem.