O que é Gestão de Força de Trabalho? Como ela aumenta a produtividade

Você já ouviu um funcionário ligar para confirmar seu horário ou encontrar o formulário de solicitação de folga? Estas são ocorrências comuns e destacam o problema da inacessibilidade da informação no local de trabalho.

Os funcionários não deveriam perder tempo navegando por um labirinto de informações. Os departamentos de RH muitas vezes têm que responder às mesmas perguntas sobre horários, tempo de férias, folha de pagamento e outras políticas. Não seria ótimo se todas essas respostas pudessem ser encontradas em um só lugar?

Soluções de gestão de força de trabalho centralizam essas informações, capacitando os funcionários e simplificando os processos de RH.

Gestão de força de trabalho eficaz garante que seu escritório, não importa o quão grande ou em qual setor atue, funcione sem problemas, que todos os seus funcionários tenham as ferramentas e recursos certos de que precisam, que todos tenham acesso às mesmas informações e que sua equipe esteja proporcionando uma experiência positiva ao cliente. 

Quando você pode incorporar um sistema que faz tudo isso por você, não só pode impactar positivamente seu resultado final, mas também ajuda as pessoas que fazem tudo acontecer. Quando o trabalho é simplificado e facilitado para seus funcionários, isso pode trazer grandes benefícios. 

Características dos sistemas de gestão de força de trabalho

Gestão de força de trabalho é sobre ter as pessoas certas, com as habilidades certas, nos lugares certos, nos momentos certos. Pode ser aplicada a uma ampla gama de programas de funcionários. Esses sistemas geralmente se aplicam a muitos aspectos da administração de RH e são usados para simplificar uma variedade de tarefas do dia a dia.

Gestão de força de trabalho abrange uma ampla gama de setores e tarefas de RH, enquanto fornece informações e dados em tempo real. É uma abordagem de visão ampla que ajuda as empresas a otimizar sua força de trabalho, reduzir redundâncias, resolver discrepâncias e economizar tempo. 

Alguns elementos comuns dos sistemas WFM são:

• Integração: Quando um novo funcionário está sendo integrado, ele pode completar a papelada de novo contratado e outras tarefas de integração em um sistema abrangente. Isso permite que o RH automatize e acompanhe o status de cada item para uma melhor gestão de recursos. 
• Orçamento de mão de obra: Quando você é capaz de planejar novos projetos e avaliar a capacidade de certas equipes ou funcionários específicos, sua organização pode garantir que está devidamente equipada para atender a qualquer demanda enquanto mantém os custos de mão de obra sob controle.
• Previsão: Uma característica chave em muitos sistemas de gestão de força de trabalho é a capacidade de prever demandas de mão de obra, o que pode ajudar a reduzir dias de trabalho com excesso ou falta de pessoal. Isso pode evitar que as empresas paguem horas extras desnecessariamente e melhorar sua estratégia de planejamento de força de trabalho. 
• Agendamento de pessoal: Um sistema WFM pode ser usado para criar horários para funcionários que trabalham por hora ou meio período. É crucial que não ocorram erros aqui, pois podem levar a turnos perdidos, funcionários insatisfeitos e mau atendimento ao cliente. 
• Tempo e presença: Sistemas WFM fornecem rastreamento de tempo e monitoramento de presença automatizados. A precisão no controle de tempo garante que os funcionários sejam pagos corretamente e ajuda a identificar áreas onde o agendamento pode precisar de ajustes.
• Portal do funcionário: Muitos produtos WFM têm portais de autoatendimento do funcionário integrados, onde os funcionários podem fazer login e ver quando estão programados para trabalhar, solicitar folgas e registrar entrada e saída. 
• Rastreamento de ativos: Sua empresa precisa acompanhar recursos que se movem entre departamentos ou equipes? Ou que tal outros itens, como veículos ou cartões da empresa? Tudo isso pode ser registrado no software WFM.
• Compensação e benefícios: Folha de pagamento, compensação e benefícios são facilitados porque todas as informações de trabalho e depósito direto dos funcionários estão localizadas em um local central.
• Gestão de desempenho dos funcionários: Ferramentas WFM podem ajudar a garantir que as atividades e resultados dos funcionários em projetos e tarefas específicas atendam aos objetivos da sua empresa ou organização.
• Planejamento de férias e licenças: WFM permite que profissionais de RH e funcionários colaborem para solicitar e aprovar ausências, férias e folgas. 

Como criar uma estratégia de gestão de força de trabalho

WFM entende as necessidades de uma empresa analisando dados históricos, como números de vendas ou volume de chamadas de clientes, para prever a carga de trabalho futura. Com uma noção das demandas futuras, as empresas podem então prever as necessidades de pessoal. Isso pode envolver o uso de software com aprendizado de máquina para criar horários que correspondam à carga de trabalho prevista.

Mas para realmente tirar o máximo proveito deste sistema, você precisará construir uma estratégia robusta por trás dele. Caso contrário, você terá dificuldades para alcançar o nível de produtividade, rentabilidade e flexibilidade necessários para administrar um negócio completamente organizado. 

Identifique seus objetivos

Antes de explorar funcionalidades específicas, identifique seus principais objetivos de gestão de força de trabalho. Você está buscando melhorar o engajamento dos funcionários, reduzir custos de mão de obra ou simplificar o agendamento? Uma compreensão clara de seus objetivos ajudará a guiar sua estratégia e decisões sobre o uso do sistema de gestão de força de trabalho.

Coloque seus processos e políticas em prática

Quando se trata de elementos do seu negócio, como tempo e presença dos funcionários, agendamento e licenças, se você quer que tudo funcione sem problemas, precisará padronizar todas as suas regras e políticas. Ser o mais consistente e transparente possível é crucial para que seja aplicado de forma justa em toda a sua organização. 

Automatize o rastreamento de presença

Em certas indústrias, como call centers, varejo e entretenimento, manter a presença e saber quantas pessoas da sua equipe estão programadas para trabalhar pode fazer ou quebrar o dia de trabalho.

Além disso, você nunca quer que seus gerentes passem incontáveis horas analisando uma folha de ponto quando há tarefas mais importantes a serem feitas. Com tanta tecnologia ao nosso alcance, não faz sentido não dedicar tempo para automatizar como você rastreia tempo e presença. Quando você faz isso, seus departamentos de RH e finanças têm mais tempo para gerenciar sua equipe de maneira produtiva. Isso também melhorará a precisão dos dados e reduzirá erros na folha de pagamento.

Regule o agendamento

Ter um número excessivo de funcionários em um turno pode afetar o lucro ou prejuízo de uma empresa. Para realmente otimizar as relações custo-receita, você precisará automatizar o agendamento e eliminar relógios de ponto antigos. O software de gestão de força de trabalho pode ajudar supervisores e gerentes a prever suas demandas de mão de obra, tornando isso mais fácil do que nunca.

Comunicação e feedback

Uma estratégia bem-sucedida vai além de apenas implementar o software. Desenvolva um plano para comunicar o sistema de gestão de força de trabalho aos funcionários e abordar suas preocupações. Recolha feedback regularmente para garantir que o sistema está sendo usado de forma eficaz e atendendo às necessidades tanto da organização quanto da força de trabalho.

Benefícios de incorporar ferramentas de gestão de força de trabalho

Claramente, as ferramentas WFM oferecem uma ampla variedade de recursos e casos de uso, mas você pode não ter certeza de por que deveria estar utilizando essas ferramentas em seu negócio.

Quando você aproveita ao máximo tudo o que uma ferramenta WFM pode fazer, em vez de depender de folhas de ponto e outros procedimentos desatualizados, alguns benefícios que você começará a notar são:

• Visibilidade aprimorada: Ferramentas WFM colocam tudo em um só lugar, independentemente do recurso ou processo que você esteja interessado em verificar.
• Automação de última geração: Diga adeus à atualização manual de uma longa lista de documentos, pois o software de gestão de força de trabalho pode automatizar processos para você.
• Agendamento sem erros: Como a maior parte dos recursos WFM está centrada no agendamento, você pode confiar nos algoritmos para economizar tempo e recursos enquanto elimina qualquer preocupação com falta de pessoal.
• Avaliação em tempo real: Com ferramentas de gestão de força de trabalho, você não terá que esperar até o final do trimestre, semestre ou ano fiscal para avaliar o desempenho de seus funcionários. Você poderá monitorar o desempenho deles com relatórios em tempo real, para que nada seja uma surpresa. 
• Melhor engajamento dos funcionários: Quando você está buscando melhorar o moral dos funcionários e aumentar o engajamento, a gestão de força de trabalho pode ajudar aumentando a transparência em todos os departamentos e processos. Fazer isso também pode resultar em melhor satisfação do cliente e um aumento no atendimento ao cliente. 
• Reduzir riscos de não conformidade: Este é um grande benefício se você trabalha em uma organização maior, pois deve cumprir não apenas as ordenanças locais e regras sindicais, mas também contratos de trabalho individuais e políticas da empresa. Qualquer lacuna na conformidade pode resultar em uma multa cara e outros custos associados. 

Desafios das soluções de gestão de força de trabalho

Embora as soluções de gestão de força de trabalho possam simplificar muitas tarefas de RH, ainda existem desafios a serem considerados. Aqui estão alguns dos mais comuns:

• Encontrar o ajuste certo: O software de gestão de força de trabalho vem com uma variedade de recursos. Escolher aquele que se alinha às suas necessidades específicas e ao tamanho da empresa pode ser complicado. Também pode haver um fator de custo a considerar - encontrar uma solução que atenda ao seu orçamento enquanto oferece as funcionalidades de que você precisa pode ser um ato de equilíbrio.
• Integração de dados: Sistemas de gestão de força de trabalho muitas vezes precisam se integrar com outros sistemas de RH, como folha de pagamento ou controle de tempo. Isso pode ser complexo, especialmente se os sistemas existentes estiverem desatualizados ou usarem formatos diferentes.
• Adoção pelos funcionários:  Novo software pode ser disruptivo. Conseguir que os funcionários adotem um novo sistema de gestão de força de trabalho requer treinamento adequado e abordar quaisquer preocupações que possam ter sobre privacidade ou carga de trabalho adicional.
• Complexidade do agendamento: Criar horários de trabalho que levem em conta as preferências dos funcionários, habilidades e necessidades do negócio pode ser um desafio, especialmente para empresas com trabalhadores por hora ou várias localizações. O software de gestão de força de trabalho pode ajudar a automatizar esse processo, mas ainda precisa ser configurado de forma eficaz para evitar conflitos e garantir níveis adequados de pessoal.
• Manter a conformidade: Leis e regulamentos trabalhistas podem ser complicados. Soluções de gestão de força de trabalho podem ajudar com a conformidade, mas é importante garantir que o sistema esteja configurado para aderir às diretrizes relevantes e atualizá-las à medida que os regulamentos mudam.

Melhor software de gestão de força de trabalho

Aqueles interessados em software de gestão de força de trabalho estão procurando uma aplicação que possa ajudar seu negócio a planejar, gerenciar e rastrear o trabalho dos funcionários, incluindo requisitos de mão de obra, horários dos funcionários e folgas remuneradas (PTO). O software WFM é frequentemente usado para prever a demanda de mão de obra, criar e atribuir horários de funcionários, rastrear presença e relatar eficiência.

Para ser incluído nesta categoria, um produto deve:

• Rastrear a presença dos funcionários e competências da força de trabalho.
• Permitir que profissionais de RH possam prever demandas de mão de obra e desenvolver planos de contingência.
• Gerenciar horários de funcionários, solicitações de licença e PTO.
• Permitir relatórios sobre atividades de mão de obra e análises da força de trabalho.

* Abaixo estão as cinco principais soluções de software de gestão de força de trabalho do Relatório Grid® da G2 para a Primavera de 2024. Algumas avaliações podem ter sido editadas para maior clareza.

1. BambooHR

Se sua pequena ou média empresa superou o uso de planilhas, então considere o BambooHR. Este aplicativo baseado em nuvem permite que profissionais de RH rastreiem e gerenciem todas as informações essenciais dos funcionários em um Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS) personalizado. 

O que os usuários mais gostam:

“A melhor parte do BambooHR para mim é a facilidade de uso como um novo profissional de RH, em um departamento de RH solo. Tudo está em um só lugar, funciona junto e torna super fácil para os funcionários e para mim usar. Além disso, é extremamente personalizável e fácil de implementar. Sempre que precisei de ajuda, recebemos uma resposta imediatamente. Eu sei quem é meu representante de vendas para atualizações e integrações, e posso sempre entrar em contato com ela e saber que vou obter uma resposta precisa rapidamente."

- Avaliação do BambooHR, Tyler T. 

O que os usuários não gostam:

"Está faltando uma grande quantidade de recursos robustos e pesados, pelo que posso dizer. Por exemplo, poderia ter recursos para permitir notas de 1:1 e acompanhamento de progresso. Entradas e métricas de OKR estão faltando. Integrações estão faltando."

- Avaliação do BambooHR, Kurt A.

2. Rippling

Rippling é uma plataforma de gestão de força de trabalho baseada em nuvem projetada para simplificar seus departamentos de RH, TI e finanças. Oferece um hub central para gerenciar tudo relacionado aos seus funcionários, desde a integração até a saída e tudo mais. 

O que os usuários mais gostam:

“Meus funcionários adoram a ferramenta e elogiam a facilidade de integração, submissão de despesas e tarefas de conformidade de RH. Como proprietário de uma empresa, aprecio ter um sistema HRIS que realmente se concentra no que importa sem ter interfaces complexas e múltiplas etapas para realizar tarefas simples. Estou no sistema várias vezes por semana e preciso de simplicidade! Continuem fazendo coisas ótimas."

- Avaliação do Rippling, Jonathan W. 

O que os usuários não gostam:

“Algumas das funcionalidades básicas requerem tempo e esforço adicionais em uma base caso a caso, como organogramas que exigem muito planejamento antecipado em filtros para mostrar subconjuntos da empresa (e mesmo com filtros não criam um arquivo que pode ser manipulado para mostrar estruturas organizacionais alternativas).”

- Avaliação do Rippling, Patrick D.

3. HROne

HROne é uma solução abrangente de gestão de força de trabalho projetada para capacitar empresas de todos os tamanhos a otimizar suas operações de RH.  Aumente a eficiência, reduza custos e melhore a satisfação dos funcionários com a suíte de recursos do HROne, como agendamento automatizado, rastreamento de tempo e mais.

O que os usuários mais gostam:

"HRone ajudou nossa organização a resolver nossos principais problemas, como gestão de força de trabalho, presença e folha de pagamento. O software é muito fácil de usar, e a melhor parte é o aplicativo móvel, que pode ser acessado em movimento. A equipe de implementação fornecida para nós era muito conhecedora e prestativa. Nossos funcionários usam o aplicativo móvel todos os dias para usar recursos como marcação de presença, solicitação de licença, leitura de políticas de RH, etc. O software fornece uma fácil integração com o dispositivo biométrico para rastreamento de presença."

- Avaliação do HROne, Rupesh K. 

O que os usuários não gostam:

"Embora o aplicativo móvel seja conveniente para acesso rápido, alguns recursos adicionais disponíveis na versão desktop não estão totalmente integrados, levando a uma funcionalidade um tanto limitada em dispositivos móveis."

- Avaliação do HROne, Tabassum A.

4. Keka

Keka é sua loja única para uma gestão de força de trabalho mais inteligente.  Automatize o agendamento, simplifique o rastreamento de tempo com aplicativos móveis e capacite os funcionários com ferramentas de autoatendimento. Obtenha insights valiosos para otimizar o pessoal, garantir conformidade e melhorar a comunicação.

O que os usuários mais gostam:

"Keka é muito útil para rastrear todas as minhas licenças e presença, ajudando na folha de pagamento e lembrando os aniversários/aniversários dos funcionários. É muito simples para uso diário e frequente, pois sua interface é muito simples. Ajuda a solicitar licenças facilmente e torna o rastreamento fácil. Também me ajuda a rastrear a atividade do dia a dia. Keka também fornece fácil acesso de qualquer lugar com uma conexão à internet, permitindo flexibilidade de trabalho remoto e eliminando a necessidade de instalação de software no local."

- Avaliação do Keka, Carla M.

O que os usuários não gostam:

"Alguns recursos não estão funcionando corretamente regularmente, como o recurso Aplicar para Trabalho de Casa, que às vezes não aceita a data esperada que queremos aplicar. O suporte ao cliente também não é acessível."

- Avaliação do Keka, Neeraj G.

5. greytHR

greytHR é projetado para simplificar os processos de gestão de pessoas. Oferece uma suíte abrangente de recursos para automatizar funções principais de RH, processamento de folha de pagamento e autoatendimento de funcionários,  tudo em uma plataforma fácil de usar.

O que os usuários mais gostam:

“Como funcionário usando o Greythr, achei a plataforma revolucionária na gestão de RH. A interface amigável simplifica tarefas como solicitações de licença e acesso a detalhes de pagamento. As atualizações em tempo real sobre o status da licença garantem transparência, enquanto o aplicativo móvel permite flexibilidade em movimento. O atendimento ao cliente responsivo do Greythr adiciona à experiência geral positiva. Em essência, o Greythr tornou os processos de RH sem complicações, aumentando a eficiência e a satisfação do usuário. Altamente recomendado para organizações que priorizam soluções de RH modernas e eficientes"

- Avaliação do greytHR, jahnavi T.

O que os usuários não gostam:

“Os recursos fornecidos são um tanto limitados e carecem de uma aparência e sensação modernas em comparação com as soluções mais recentes. O produto parece menos envolvente e carece de personalizações detalhadas para definição de metas."

- Avaliação do greytHR, Abhay Singh R.

Um lugar melhor para trabalhar

Seja você administrar uma operação multimilionária ou uma pequena loja de varejo, toda empresa pode se beneficiar da implementação de gestão de força de trabalho. Quando você simplifica a carga de trabalho da gestão enquanto também proporciona mais transparência para toda a equipe em relação ao agendamento, todos ganham – incluindo seus clientes.

Descubra as 8 melhores opções de software de gestão de força de trabalho para 2025, incluindo recursos detalhados, prós, contras e feedback de usuários reais.

Este artigo foi publicado originalmente em 2020. Foi atualizado com novas informações.