Como Reivindicar Seu Tempo Com Software de Automação de Fluxo de Trabalho

A semana de trabalho média é de 40 horas, mas quanto desse tempo você gasta em tarefas repetitivas?

Enviar e-mails, fazer follow-up com clientes, agendar campanhas. Mesmo os "empregos dos sonhos" mais glamourosos têm trabalhos tediosos associados a eles. Essas tarefas, embora entediantes, são muitas vezes cruciais para o seu sucesso geral no trabalho. Equilibrar seu tempo entre trabalho estratégico genuíno e manter as luzes acesas com essas tarefas mundanas pode ser um pesadelo.

À medida que o mundo avança em direção à transformação digital e soluções de software para todas as necessidades relacionadas ao trabalho, a automação de fluxo de trabalho surgiu como a resposta para esse problema.

Essas soluções de software permitem que as equipes simplifiquem os fluxos de trabalho e reduzam o número de tarefas manuais exigidas da sua equipe. Ao se livrar desses processos de fluxo de trabalho demorados e focar em processos automatizados, você transforma sua abordagem de gerenciamento de tarefas.

A automação de fluxo de trabalho se concentra em remover os funcionários de tantas tarefas mundanas e repetitivas quanto possível, para que eles possam se concentrar em trabalhos mais técnicos. Remover os funcionários da gestão dessas tarefas significa que você precisará investir em software de gerenciamento de fluxo de trabalho para manter as coisas funcionando em segundo plano. É importante escolher um software poderoso o suficiente para lidar com uma variedade de tarefas, campanhas e fluxos de trabalho ao mesmo tempo.

Quem usa automação de fluxo de trabalho?

Nem todos os fluxos de trabalho podem ser automatizados, mas com o rápido crescimento das ferramentas SaaS e da tecnologia, a maioria das equipes pode se beneficiar do software de automação de fluxo de trabalho. Empresas que assumem que a tecnologia de automação é exclusivamente para equipes de marketing podem se surpreender ao descobrir o quão diversificadas essas soluções são.

Se você está procurando um truque de produtividade que pode impactar equipes em toda a sua empresa, a automação de fluxo de trabalho deve estar no topo da sua lista de candidatos. Aqui está uma visão de como diferentes equipes podem usar a automação de fluxo de trabalho a seu favor.

Marketing

A automação de fluxo de trabalho é uma estratégia muito popular para os profissionais de marketing porque permite que eles automatizem qualquer número de campanhas de marketing digital, comunicações online e mais.

Muitos profissionais de marketing gostam de combinar a automação de fluxo de trabalho com sua abordagem existente de automação de marketing para criar uma experiência digital online perfeita para seus clientes, leads e públicos online.

Vendas

Quando se trata de vendas, tempo é dinheiro. E se você está aí coçando a cabeça tentando descobrir onde pode reduzir a rotatividade de clientes, não procure mais do que seus próprios processos ruins. As organizações perdem de 20 a 30% da receita anualmente devido a processos ineficientes.

A automação de fluxo de trabalho elimina dezenas de erros de vendas caros ao automatizar processos de vendas. Também permite que seus representantes parem de perder tempo em tarefas repetitivas e se liberem para criar abordagens de contato mais personalizadas e diretas para clientes-alvo. Com a automação de fluxo de trabalho de vendas, sua equipe verá menos erros e mais valor.

RH

A automação de fluxo de trabalho é inegociável para grandes organizações. À medida que sua equipe cresce, haverá um ponto de inflexão em que você não poderá contratar funcionários de RH suficientes para cobrir o trabalho manualmente.

O software de gerenciamento de fluxo de trabalho é uma parte essencial do stack de tecnologia de recursos humanos porque se integra facilmente a outras soluções de software e permite automação em várias disciplinas de RH.

TI

O aumento do trabalho remoto e da transformação digital mudou a forma como as empresas utilizam seus departamentos de TI. Muitas vezes, os departamentos de TI gerenciam uma série de processos relacionados a dados da empresa, tickets de suporte e mais.

Devido à natureza técnica de seu papel, os profissionais de TI provavelmente precisam de software de gerenciamento de fluxo de trabalho mais do que qualquer outra equipe.

Finanças

Muitas equipes financeiras são atrasadas em seu trabalho por longos processos de aprovação e pela busca das pessoas certas para suas assinaturas. As equipes financeiras podem usar o gerenciamento de fluxo de trabalho para definir um fluxo de trabalho predeterminado para cada tarefa no software, com aprovações e assinaturas e verificações todas incorporadas na linha do tempo. Isso permite que eles concentrem sua atenção em questões financeiras mais urgentes relacionadas à empresa.

Melhor software de gerenciamento de fluxo de trabalho

O software de gerenciamento de fluxo de trabalho é projetado para melhorar a produtividade dos funcionários e otimizar a utilização de recursos gerenciando as dependências entre tarefas e fluxo de trabalho. Também pode aumentar a colaboração entre equipes e departamentos. É frequentemente usado junto com software de gerenciamento de projetos, automação de marketing e CRM para criar fluxos de trabalho digitais totalmente otimizados.

* Abaixo estão as cinco principais soluções de software de automação de marketing do Relatório Grid® de Verão de 2020 da G2. Algumas avaliações podem ter sido editadas para maior clareza.

1. monday.com

monday.com é um Work OS baseado em nuvem, onde as equipes criam aplicativos de fluxo de trabalho em minutos para executar seus processos, projetos e trabalho diário. As equipes moldam seus fluxos de trabalho e projetos, sem código, com uma plataforma que se adapta rapidamente às necessidades em mudança, liberta as equipes do trabalho manual e conecta as equipes em um espaço de trabalho colaborativo.

O que os usuários gostam:

“Adoro a flexibilidade do que você pode fazer com integrações e automações, bem como os painéis de relatórios interativos. Usamos esta ferramenta para acompanhar tarefas, projetos e produtos enquanto fundimos duas instituições bancárias com mais de 10.000 membros da equipe. Isso é muita mudança em sistemas, organogramas, departamentos, e o monday.com nos ajudou em tudo.

Tivemos resistência no início, porque tínhamos muitos membros da equipe que faziam tudo no Excel. Mas quando perceberam que podiam importar e exportar arquivos do Excel, isso abriu caminho para eles. Agora eles preferem o monday.com esmagadoramente.”

– Revisão do monday.com, Christopher O.

O que os usuários não gostam:

“Embora seja extremamente flexível, minha equipe passou por cinco layouts de quadro antes de nos estabelecermos em um que fosse adequado para nossas equipes. Os modelos oferecidos são ótimos para gerenciamento de produtos, mas em nossa agência eles não ajudaram muito. Também precisa haver um painel melhor e mais personalização. Apenas uma caixa de entrada simples não parece suficiente depois de olhar para outras ferramentas.”

– Revisão do monday.com, Josh J.

2. Asana

O Asana ajuda as equipes a orquestrar seu trabalho, desde tarefas diárias até iniciativas estratégicas. Com o Asana, as equipes têm mais confiança, se movem mais rápido e realizam mais com menos, não importa onde estejam localizadas. Gerencie tudo, desde objetivos da empresa até transformação digital, lançamentos de produtos e campanhas de marketing. O Asana permite que as equipes tenham a confiança para planejar, organizar e executar seu trabalho mais ambicioso de qualquer lugar.

O que os usuários gostam:

“Esta plataforma é tão versátil e fácil de usar. Eu a uso com minhas equipes para gerenciar projetos maiores, agendas individuais e comunicações de equipe. Também utilizamos o layout de quadros para quase todos os contratados com quem trabalhamos para acompanhar seu progresso em projetos específicos, desde a submissão até a conclusão, o que é extremamente útil.

Criei projetos e adicionei membros da minha equipe que nunca estiveram na plataforma e eles conseguem facilmente entrar e entender a plataforma. A simplicidade do Asana é seu valor.”

– Revisão do Asana, Steven J.

O que os usuários não gostam:

“Para o Asana funcionar, TUDO tem que estar lá – sem notas rabiscadas em um bloco de notas e um e-mail avulso. Tudo tem que voltar para que o conteúdo seja consistentemente atualizado. Minha equipe estava mais acostumada a uma lista de tarefas em papel/caneta e conversas por e-mail para cada tarefa, então houve um período de adaptação.

Ainda tivemos muito sucesso, mas exigiu um pouco de esforço extra da minha parte. Também sentimos que algumas das opções integradas simplesmente não são variadas o suficiente para capturar nossos projetos.”

– Revisão do Asana, Laura A.

3. Laserfiche®

Laserfiche® é o principal fornecedor global de gerenciamento de conteúdo inteligente e automação de processos de negócios. Através de fluxos de trabalho poderosos, formulários eletrônicos, gerenciamento de documentos e análises, o Laserfiche® elimina processos manuais e automatiza tarefas repetitivas, acelerando como os negócios são realizados. Hoje, o Laserfiche® está inovando com nuvem, aprendizado de máquina e IA para permitir que organizações em mais de 80 países se transformem em negócios digitais.

O que os usuários gostam:

“Algumas das melhores características do Laserfiche são a capacidade de ver formulários à medida que passam por um processo de negócios, quem foi designado para tarefas em instâncias e quem será responsável pelos próximos passos. Notificações e comunicações por e-mail geradas automaticamente ajudaram consideravelmente.

A capacidade de procurar e preencher automaticamente dados nos formulários também melhorou muito muitos de nossos processos de negócios. Os recursos de segurança e a capacidade de criar e gerenciar o acesso de usuários através do nosso diretório ativo reduziram nossa carga de trabalho e aumentaram a segurança.”

– Revisão do Laserfiche, Michael Q.

O que os usuários não gostam:

“Nem todas as práticas de negócios que nossa organização tem em vigor podem se encaixar em uma solução personalizada do Laserfiche. O Laserfiche é brilhante com sistemas lineares e, embora a maioria de nossos processos se encaixe nesse modelo, tivemos que recorrer a ideias criativas alternativas para acomodar outros. É difícil e, até certo ponto, irrealista implantar uma única plataforma que 'faça tudo', mas idealmente, o objetivo seria poder gerenciar 100% dos negócios com o Laserfiche.”

– Revisão do Laserfiche, Chelsey H.

4. Kissflow

O Kissflow é a primeira plataforma de local de trabalho digital unificado que permite gerenciar todo o seu trabalho em um só lugar. O Kissflow é usado por mais de 10.000 clientes em 160 países. A plataforma do Kissflow permite que todos os usuários de negócios descubram, criem, modifiquem e implementem aplicativos de negócios. Cada aplicativo é feito usando tecnologia bonita, fácil de usar e moderna para ajudar até mesmo pessoas não técnicas a criar aplicativos incríveis. Não é necessário codificação ou mapeamento complexo.

O que os usuários gostam:

“O Kissflow realmente simplificou nosso processo de contas a pagar. Podemos fazer com que os superiores vejam o que estamos comprando para que possam aprovar ou negar. Também nos permitiu analisar os gastos dos funcionários via reembolsos e cartões da empresa de uma maneira detalhada que nos permitiu reduzir custos. Além disso, pedimos que todos coloquem uma quantidade detalhada de informações em cada submissão para que não haja mais idas e vindas ao tentar encontrar informações para contabilidade.”

– Revisão do Kissflow, Catherine M.

O que os usuários não gostam:

“Com o aumento do uso do Kissflow em nossa empresa, o site está sempre carregando, causando atraso no preenchimento de formulários e, assim, o tempo do ciclo do processo geral é afetado. Também há momentos em que o Kissflow não responde ao progredir no fluxo ou ao enviar o formulário.

Como analista, ainda não exploramos a integração dos dados do Kissflow com nossos bancos de dados em nuvem/servidor, então o que estamos usando atualmente é a API da web para recuperar dados do Kissflow. Isso é um pouco incômodo, já que o uso de nossos aplicativos é alto.”

– Revisão do Kissflow, Erick S.

5. Pipefy

O Pipefy é o software de gerenciamento de fluxo de trabalho que torna processos de negócios como compras, abertura de vagas, contas a pagar e integração de funcionários sem complicações, para que solicitantes, processadores e gerentes sejam mais eficientes. Através de fluxos de trabalho automatizados, sem código e rápidos de implantar, o Pipefy aumenta a velocidade, aumenta a visibilidade e entrega resultados de maior qualidade sem a necessidade de implementação de TI.

O que os usuários gostam:

“É uma ferramenta incrível e acessível que posso gerenciar todos os dados que quero que venham da minha equipe interna e externa, criando diferentes processos para cada produto que temos em andamento no momento. A plataforma oferece múltiplos recursos sobre gerenciamento de fluxos de trabalho, criação de processos e compreensão da própria ferramenta. Recebo todo o suporte que preciso, e é realmente rápido! Nunca na minha vida tive que gerenciar uma grande quantidade de trabalho e gerenciá-lo em uma grande equipe, e realmente me surpreendeu que ter as ferramentas certas pode realmente ajudá-lo a crescer.”

– Revisão do Pipefy, Nicole H.

O que os usuários não gostam:

“Considerando todos os seus recursos, integrações e também automação, o Pipefy tem uma falta de funcionalidades e algumas inconsistências que às vezes podem ser dolorosas. Não é possível fazer um cálculo matemático em um campo numérico, mas você pode usar esse recurso na página de relatórios. Outro exemplo, não é possível extrair um banco de dados inteiro com apenas um clique. São apenas alguns [desses] detalhes que eles deveriam corrigir no futuro.”

– Revisão do Pipefy, Lucas P.

Melhores práticas de automação de fluxo de trabalho

O software de gerenciamento de fluxo de trabalho pode vir empilhado com modelos de painel e recursos de relatórios, mas você precisará investir tempo na configuração. Dados do nosso relatório G2 Grid® de Verão de 2020 para gerenciamento de fluxo de trabalho mostram que pode levar de um a quatro meses para implementar totalmente uma nova solução de software de fluxo de trabalho.

É possível acelerar seu tempo de implementação utilizando algumas melhores práticas ao configurar seu novo fluxo de trabalho. Aqui estão quatro melhores práticas a serem consideradas ao configurar seus fluxos de trabalho.

Concentre-se primeiro nas integrações

Se você está trabalhando em uma equipe que já utiliza muitos produtos SaaS, comece com as integrações antes de fazer qualquer outra coisa. Muitas soluções de software de gerenciamento de fluxo de trabalho estão repletas de integrações de produtos que se alinham perfeitamente com seus fluxos de trabalho atuais.

Integrar seu software primeiro preserva a qualidade dos seus dados e relatórios. Em muitos casos, adicionar integrações retroativamente fará com que os dados de relatórios históricos flutuem e se tornem sutilmente inconsistentes. Isso derrota o propósito da automação porque exige que você volte e ajuste manualmente os números. Evite essa dor de cabeça integrando antes de começar a aprender como seu software de gerenciamento de fluxo de trabalho funciona.

Avançar com a integração de produtos primeiro também é uma ótima maneira de evitar a criação de fluxos de trabalho duplicados. Se você construir fluxos de trabalho antes de integrar com seus outros produtos, há uma boa chance de ter que voltar e ajustar processos, atribuições e mais. Integre antes de começar a construir processos e você garantirá evitar configurações desnecessárias.

Construa seus fluxos de trabalho ao contrário

Construir um fluxo de trabalho pode ser complicado mesmo com software ao seu lado. Há muitas pessoas e processos necessários para garantir que os fluxos de trabalho funcionem sem problemas. Muitas pessoas acham mais fácil lidar com todas essas informações começando com o resultado final do projeto e construindo seus fluxos de trabalho de trás para frente a partir daí. Visualizar o produto final primeiro pode ajudar as pessoas a ver o escopo completo do projeto e, por sua vez, criar um fluxo de trabalho melhor.

A partir daí, você pode usar todas essas informações para criar permissões, gatilhos e automações no seu software de gerenciamento de fluxo de trabalho.

Também é crucial que você construa tempo de buffer em cada etapa do processo antes de finalizar seus fluxos de trabalho. Construa tempo para contabilizar férias de funcionários, prazos perdidos e qualquer outra coisa que normalmente atrasa os processos de trabalho. Isso garante que mesmo esse tempo de inatividade seja contabilizado e todos os seus projetos sejam lançados na data de vencimento.

Centralize a propriedade dos seus fluxos de trabalho

Embora a automação seja o nome do jogo, mesmo o melhor software de gerenciamento de fluxo de trabalho precisa de alguém gerenciando o backend.

Designar alguns jogadores-chave para aprender o software e construir seus fluxos de trabalho é uma ótima maneira de garantir que você obtenha o máximo da sua solução de escolha. Muitas empresas optam por ter suas equipes de operações gerenciando a automação de fluxo de trabalho porque já trabalham de perto com processos e dados da empresa. É essa mistura de expertise que torna as equipes de operações a escolha perfeita para gerenciar seu processo de automação de fluxo de trabalho.

Dar controle total dos processos a uma única equipe também permite que esses funcionários se tornem especialistas no assunto. À medida que se familiarizam mais com o produto, podem ajudar outros departamentos a construir fluxos de trabalho mais rápidos. Isso ajudará a aumentar a produtividade e economizar dinheiro à medida que sua equipe se sentir mais confortável com o uso do processo de automação de fluxo de trabalho.

O poder da automação pode ser seu

O passo mais difícil para construir uma estratégia de automação de fluxo de trabalho funcional é escolher o software certo para suas necessidades.

Considere cuidadosamente o que você deseja automatizar e quais equipes usarão esse processo para guiá-lo na direção certa. Faça muitas perguntas. E, como sempre, faça um pouco de pesquisa por conta própria antes de se comprometer com uma solução de software.

Curioso sobre todos os lugares onde você pode usar a automação de fluxo de trabalho? Confira esses fluxos de trabalho automatizados que economizam tempo e aumentam as vendas.