Quando eu era jovem, começando a me aventurar nas complexidades da redação de ensaios pela primeira vez, recebi conselhos sobre como melhor estruturar qualquer tipo de ensaio.

“Pense nisso como um guarda-chuva”, disse meu professor de inglês. “Comece grande e geral, e depois estreite o foco em cada parágrafo subsequente.”

Agora, embora a regra não seja rígida, é extremamente útil para os alunos ao configurar a estrutura do ensaio e evitar tangentes irrelevantes.

Mas por que estamos falando sobre conselhos de redação do sexto ano? Porque essa ideia de guarda-chuva pode ser aplicada a uma série de cenários, incluindo onde o gerenciamento de projetos (e o software de gerenciamento de projetos) está envolvido. Especificamente, a ideia do guarda-chuva se alinha perfeitamente com uma estratégia chamada “estrutura de decomposição do trabalho”.

Imagine uma estrutura de decomposição do trabalho, também conhecida como WBS, como uma árvore genealógica. A árvore genealógica começa com o projeto geral e depois se divide em ramos distintos, que são tarefas e entregáveis identificados. Esses ramos se dividem em folhetos mais específicos, atribuindo adequadamente esses entregáveis ao membro apropriado da equipe.

O Que É Estrutura de Decomposição do Trabalho

Vamos ser ainda mais específicos.

Uma estrutura de decomposição do trabalho é um método deliberado de dividir os requisitos do projeto em partes tangíveis e gerenciáveis. Um WBS bem ajustado é integral para o sucesso de um projeto. Com o WBS, o gerente de projeto ou líder de equipe pode impulsionar a eficiência, responsabilidade e produtividade. Em vez de se perder nos detalhes ou empreender um projeto sem supervisão adequada, uma estrutura de decomposição do trabalho divide e conquista.

Infelizmente, não há uma história de origem discernível para uma estrutura de decomposição do trabalho. O conceito formalizado existe desde o final dos anos 1970, anunciado por líderes de pensamento reconhecíveis em gerenciamento de projetos, como Dr. Harold Kerzner. Kerzer aproveitou seu histórico como engenheiro para sistematizar a abordagem geral para o gerenciamento estratégico de projetos. Uma estrutura de decomposição do trabalho eficaz é, afinal, racional e requer uma análise minuciosa.

O aspecto mais significativo para gerentes de projeto e membros da equipe perceberem em relação ao WBS é que ele não divide trabalho, ele divide entregáveis. Da mesma forma, um WBS não precisa ou requer um cronograma.

Um WBS não é fácil de criar, mas é essencial para iniciar um projeto e garantir que o projeto seja concluído. Estruturas de decomposição do trabalho são difíceis de criar porque não são exatamente escopos de projeto; nem são propostas de projeto. Elas também exigem bastante planejamento de todos que serão envolvidos no projeto. O formato de um WBS também é estranhamente desconhecido; a maioria das soluções de "listas de tarefas" ou gerenciamento de tarefas apresenta itens de ação, como "lembre-se de comprar leite" ou "a tarefa X depende da tarefa Y". Discutiremos isso mais adiante, mas um WBS não pode, não pode, ser composto de verbos ou itens de ação.

Gerenciamento de projetos jargão para "Trabalho" difere da percepção comum da palavra.

Termos Chave da Estrutura de Decomposição do Trabalho

Como a maioria das outras coisas, os elementos gerenciados de um WBS referenciam jargões específicos que são reconhecidos dentro da indústria, mas talvez não por gerentes de projeto de primeira viagem ou gerentes de projeto que nunca escreveram um WBS antes.

Como os Gerentes de Projeto Criam Estruturas de Decomposição do Trabalho?

O método geral de criação de estruturas de decomposição do trabalho é:

1. Identificar e listar todos os entregáveis necessários.

2. Identificar todo o trabalho necessário para garantir que cada entregável seja concluído.

3. Elaborar pacotes de trabalho para o trabalho necessário mencionado no segundo passo. Os pacotes de trabalho serão compostos de tarefas e/ou produtos individuais que eventualmente serão atribuídos a membros específicos da equipe.

As regras para elaborar um WBS eficaz podem variar, mas desde que você siga estas quatro, você está no caminho certo.

Regras para Criar uma Estrutura de Decomposição do Trabalho

Existem algumas "regras" ao criar estruturas de decomposição do trabalho eficazes. Dependendo de qual recurso um gerente de projeto recorre ao pesquisar como melhor elaborar um WBS, os detalhes individuais dessas regras podem variar.

Mas, essencialmente, existem quatro regras principais: Certifique-se de que todos os resultados representem 100% do trabalho, garanta que todos os elementos sejam mutuamente exclusivos, foque em resultados e não em ações, e adote a mentalidade 8/80.

A Regra dos 100%

O WBS deve somar 100%. Isso significa que todo o trabalho necessário representado dentro do WBS não pode exceder 100%, ou, o que equivale a 100% das horas e recursos necessários para completar um projeto. Novamente, para ser claro, essas tarefas só podem ser entregáveis e produtos absolutamente necessários. Qualquer trabalho ou entregáveis que sejam extraneous ou não relacionados não contam para os 100%. Além disso, qualquer tarefa "pai" também deve seguir a regra dos 100%: Cada tarefa "filho" agrupada sob a tarefa pai deve somar 100%.

Mutuamente Exclusivo

Todos os elementos em uma estrutura de decomposição do trabalho são mutuamente exclusivos. A regra mutuamente exclusiva deriva da regra dos 100%. À medida que o gerente de projeto elabora seu WBS, ele deve estar atento a todas as subtarefas, entregáveis ou tarefas para não repetir nenhuma delas. Se um entregável for listado duas vezes em um WBS, então o WBS violaria a regra dos 100%, e esses entregáveis podem, infelizmente, se sobrepor, ser desnecessariamente duplicados ou sofrer de má comunicação. Esta regra mutuamente exclusiva resulta em responsabilidade dentro da equipe.

Foco em Resultados

Resultados e entregáveis são os elementos que compõem um WBS. O WBS não deve e não deve incluir nenhuma palavra de ação. Marcar os produtos e entregáveis que foram criados é mais importante do que ficar de olho nas partes móveis que possibilitaram a conclusão dessas tarefas. Em resumo: A estrutura de decomposição do trabalho deve ter zero verbos, apenas substantivos.

A Regra 8/80

Pacotes de trabalho dentro de um WBS geralmente exigem um mínimo de oito horas de esforço e não devem exceder 80 horas de esforço. Essa é a regra 8/80. (Para simplificar ainda mais: Um pacote de trabalho deve levar entre um e 10 dias de trabalho em tempo integral para ser concluído.) A regra 8/80 é crucial para determinar os níveis apropriados de detalhe que comporão tanto o escopo do projeto quanto o WBS. A maioria das estruturas de decomposição do trabalho inclui três níveis de detalhe. Projetos mais complexos exigirão um WBS mais granular, mas eles são a exceção. Regra geral: Se um pacote de trabalho proposto exigirá, por exemplo, duas semanas de esforço, então esse pacote de trabalho precisa ser dividido.

Benefícios Significativos das Estruturas de Decomposição do Trabalho

• Otimização do Agendamento e Gerenciamento de Projetos — Embora as estruturas de decomposição do trabalho não estabeleçam cronogramas e marcos dentro de sua documentação, elas facilitam sua criação e gerenciamento. Uma vez que o WBS está definido, os gerentes de projeto podem prosseguir com seu cronograma e orçamento propostos. O lado positivo de tal supervisão é que os gerentes podem obter uma visão mais realista sobre o gerenciamento de expectativas e prazos para o trabalho que existe fora do projeto.
• Execução Eficaz do Projeto — Estruturas de decomposição do trabalho não são necessariamente gravadas em pedra, mas elas impressionam tanto os gerentes de projeto quanto os membros da equipe com a "contabilidade meticulosa" de todos os detalhes. Afinal, os gerentes de projeto só devem submeter um WBS depois de considerar cada detalhe, necessidade e probabilidade que pode surgir durante a execução de um projeto. Uma estrutura de decomposição do trabalho se presta ao gerenciamento eficaz de riscos do projeto, dando aos gerentes de projeto a chance de antecipar possíveis obstáculos e contabilizá-los antes que o projeto decole.
• Gerenciamento da Visão do Projeto — Tanto os escopos do projeto quanto as estruturas de decomposição do trabalho apresentam parâmetros e estrutura para projetos. Cada pessoa envolvida em um projeto pode se referir de volta à declaração de trabalho, ou outra documentação do projeto, para garantir que estão se mantendo no caminho certo e no objetivo.
• Melhoria na Comunicação e Colaboração — Com um WBS, os membros da equipe podem manter a comunicação e reduzir ambiguidades entre si ao longo de cada etapa do processo. Ao criar um WBS, os gerentes de projeto não devem e não devem planejar em um vácuo; o diálogo é um componente chave do planejamento e implementação de estruturas de decomposição do trabalho.
• Responsabilidade — A atribuição de tarefas e expectativas dentro de um WBS ocorre após a identificação e determinação dos entregáveis. Tanto os gerentes de projeto quanto os membros da equipe obtêm uma visão geral de como são as responsabilidades de vários membros da equipe. Isso promove responsabilidade e propriedade sobre a conclusão e apresentação desses entregáveis.

Embora um WBS completo não pareça uma visão geral do projeto repleta de marcos, ele ainda oferece muitos benefícios para toda a equipe.

Obstáculos Potenciais para um Gerenciamento de Projetos Eficaz

Não para desanimar seus objetivos de gerenciamento de projetos, mas simplesmente criar um WBS não realizará todos os seus desejos. Como qualquer estratégia ou outro software, um WBS é tão bom quanto a pessoa que o criou e que continua a mantê-lo. Se um gerente de projeto se perder planejando as complexidades de um WBS, então o projeto real não se beneficiará.

Como você enfrentou a criação de estruturas de decomposição do trabalho?

Existem softwares específicos de WBS (veja o WBS Schedule Pro, por exemplo), mas você não precisa restringir seu foco a ferramentas tão específicas se quiser que esse software cubra mais funcionalidades de gerenciamento de projetos.

Soluções como Planhammer e OpenProject oferecem aos usuários a capacidade de criar suas próprias estruturas de decomposição do trabalho. Os usuários podem aproveitar ferramentas de mapeamento mental como XMind e MindGenius para arrastar e soltar suas próprias. (Na verdade, o software de mapeamento mental MindMeister é construído para sincronizar com a solução abrangente de gerenciamento de projetos MeisterTask para fins de construção de WBS.)

Próximos Passos para Implementar um WBS

Você usa um software específico de gerenciamento de projetos que oferece funcionalidade WBS embutida? Ou você usa cartões de anotações e delibera manualmente sobre um quadro branco físico? Se for o primeiro, deixe uma avaliação sobre sua solução de gerenciamento de projetos de escolha; se for o último, dê uma olhada nos mais de 450 softwares de gerenciamento de projetos que estão em destaque no G2 Crowd para ajudá-lo a fazer a transição do papel para o digital.

Para saber mais sobre termos e conceitos de gerenciamento de projetos, não deixe de ler como uma declaração de escopo do projeto pode ajudar seus projetos a terem sucesso.