Seja você uma pequena empresa ou uma grande corporação, um processo de folha de pagamento simplificado é crucial para manter seus funcionários felizes e suas finanças em ordem.

Desde o uso de software de folha de pagamento até a terceirização, sua empresa pode determinar qual opção de folha de pagamento melhor se adapta às suas necessidades de negócios.

O que é folha de pagamento?

Então, o que é exatamente folha de pagamento?

A folha de pagamento faz parte da estratégia maior de compensação e benefícios que a maioria das empresas possui. Os departamentos de RH também se referem a "executar a folha de pagamento" como o processo de calcular os pagamentos que você deve a cada funcionário. As empresas geralmente executam a folha de pagamento semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente.

Como fazer a folha de pagamento

O processamento da folha de pagamento pode ser feito de três maneiras diferentes:

1. Faça a folha de pagamento você mesmo

2. Use software de gestão de folha de pagamento

3. Use um serviço de folha de pagamento

Compreender os passos de cada opção, bem como os prós e contras, ajudará sua empresa a decidir qual opção de folha de pagamento melhor se adapta às suas necessidades de negócios.

Como fazer a folha de pagamento você mesmo

O processamento manual permite que as empresas façam a folha de pagamento por conta própria. Esta opção é inteligente para pequenas empresas que estão começando e podem ter recursos limitados. Se você está tentando descobrir como processar a folha de pagamento por conta própria, será útil seguir os passos abaixo:

1. Obtenha um Número de Identificação do Empregador

Antes de começar a executar a folha de pagamento para sua empresa, você deve obter um número de identificação do empregador (EIN). Um EIN permite que sua empresa se identifique como um negócio para que você possa pagar seus funcionários. Você pode solicitar um número de identificação do empregador no site do IRS.

2. Faça com que os funcionários preencham um formulário W-4

Os formulários W-4 informam aos empregadores quanto dinheiro reter de cada contracheque para fins fiscais. Este é um formulário único que novos funcionários devem preencher antes de começar a trabalhar em sua empresa. Novos funcionários devem preencher um W-4 antes de receber seu primeiro contracheque. (Aqui está um formulário W-4 oficial para 2019.)

3. Estabeleça um cronograma de pagamento

As empresas podem optar por pagar seus trabalhadores semanalmente, bimestralmente ou mensalmente. Estabelecer datas de pagamento é importante para que você possa então agendar pagamentos de impostos e prazos de declaração de impostos.

4. Calcule os impostos sobre a renda

Para evitar auditorias governamentais, você precisa calcular com precisão os impostos federais e estaduais sobre a renda a serem subtraídos dos contracheques de seus funcionários. Encontre os impostos do seu estado aqui.

5. Arquive formulários W-2 anuais

Fazer com que os funcionários arquivem formulários W-2 ajuda o IRS a determinar quanto dinheiro foi retido de cada funcionário para que possam coletar reembolsos de impostos. Você deve enviar este arquivo uma vez por ano ao IRS.

Software de folha de pagamento

Se você gostaria de executar a folha de pagamento internamente sem o trabalho manual, usar software de folha de pagamento pode ser a melhor opção para o seu negócio. Algumas etapas do processo de folha de pagamento por conta própria também devem ser concluídas antes de usar o software de folha de pagamento. Aqui estão os passos para completar a folha de pagamento usando software de folha de pagamento:

1) Escolha um software de folha de pagamento

Para escolher o software de folha de pagamento que funcionará melhor para sua empresa, será útil escolher um software que se correlacione com o tamanho do seu negócio. Então, dependendo se você é uma empresa pequena, média ou grande, você pode escolher um software de folha de pagamento para pequenas empresas, médias ou grandes. Ao procurar software, também é benéfico considerar os recursos específicos que sua empresa pode precisar.

2) Insira as informações da empresa

Depois de escolher um software de folha de pagamento que atenda às necessidades da sua empresa, você inserirá as informações da sua empresa e dos funcionários. Isso inclui seu número de identificação do empregador e formulários W-4 da empresa.

3) Faça com que os funcionários registrem seu tempo

Antes que seus funcionários sejam pagos, eles devem inserir as horas que trabalharam. Eles podem fazer isso usando software de controle de tempo e presença ou software de gestão de força de trabalho.

4) Execute a folha de pagamento da empresa

Depois que os funcionários inserirem suas horas de trabalho, os administradores ou gerentes de folha de pagamento devem revisar se as horas de trabalho estão corretas e, em seguida, aprovar seu pagamento. Isso automatizará a folha de pagamento para ser executada na data agendada.

5) Calcule os impostos dos funcionários

A última etapa é arquivar os impostos da sua empresa. Se você optar por um software de folha de pagamento completo, ele calculará automaticamente os impostos da sua empresa.

Imagem cortesia do Patriot Software

Serviços de folha de pagamento

Se sua empresa não quiser executar a folha de pagamento internamente, você pode terceirizar para um serviço de folha de pagamento. Existem dois tipos de serviços de folha de pagamento:

1. Serviços de folha de pagamento assistidos

2. Serviços de folha de pagamento de autoatendimento

Serviços de folha de pagamento assistidos

Os serviços de folha de pagamento assistidos completam a maior parte ou toda a folha de pagamento da sua empresa para você. Esses serviços podem calcular o pagamento dos funcionários, fazer pagamentos e gerar formulários fiscais como W-2s.

Os serviços de folha de pagamento lidam com todos os impostos dos funcionários, economizando tempo de arquivamento para as empresas. Se sua empresa tem funcionários em vários estados, acompanhar vários impostos locais e estaduais é difícil. Os serviços de folha de pagamento assistidos podem ajudar com tarefas como essas.

Uma vez que você opte por um serviço assistido, não restam muitos passos para você. Você será designado a um especialista em folha de pagamento que cuidará da sua folha de pagamento.

A principal vantagem de um serviço de folha de pagamento assistido é que a folha de pagamento é sempre concluída a tempo. Os serviços de folha de pagamento assistidos garantem que sua empresa nunca perca um pagamento ou esqueça de arquivar impostos, ambos os quais podem incorrer em grandes penalidades.

Serviços de folha de pagamento de autoatendimento

Em contraste com os serviços de folha de pagamento assistidos, o autoatendimento coloca a responsabilidade da folha de pagamento nas mãos da empresa.

Os passos para completar a folha de pagamento de autoatendimento são semelhantes aos passos do software de folha de pagamento.

Os serviços de folha de pagamento de autoatendimento permitem que sua empresa execute a folha de pagamento 24/7. Eles também permitem que os funcionários editem detalhes pessoais, alterem sua retenção de impostos, insiram horas trabalhadas, visualizem opções importantes de benefícios e acessem seu histórico de folha de pagamento.

Os serviços de folha de pagamento de autoatendimento geralmente cobram das empresas com base no número de funcionários que elas têm. Isso pode ajudar se você for uma pequena empresa com apenas alguns funcionários.

A principal vantagem de escolher uma opção de folha de pagamento de autoatendimento é que ela coloca muita autonomia nos funcionários. Eles podem inserir suas próprias horas, visualizar suas retenções e se inscrever para benefícios da empresa.

A desvantagem é que cada funcionário deve aprender a usar o sistema. Isso significa treinar cada novo funcionário, o que pode levar um bom tempo.

Conclusões

Existem muitas opções diferentes de folha de pagamento para escolher. Algumas opções colocam mais responsabilidade em seus funcionários, mas são menos caras, enquanto outras terceirizam todo o processo para serviços, mas custam mais dinheiro. O objetivo é encontrar a opção que melhor se adapta à sua empresa.

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