Uma Intranet é Adequada para o Seu Negócio? Descubra

Negócios e tecnologia crescem em ritmos semelhantes.

Isso ocorre principalmente por causa de como eles se complementam bem. À medida que novas tecnologias se desenvolvem, as empresas as incorporam em seu conjunto de ferramentas. Da mesma forma, à medida que as empresas progridem, elas criam sua própria tecnologia para atender às suas necessidades únicas.

Com tantas opções de ferramentas e softwares para usar, você pensaria que usar tecnologia empresarial seria simples. Infelizmente, esse não é o caso.

Com o tempo, o inventário de recursos das empresas sai de controle, tornando o acesso à informação um pesadelo. Ao longo do dia de trabalho, você provavelmente se vê fazendo perguntas sobre as informações de que precisa. Onde encontro essa informação? Quem eu pergunto sobre isso? Onde compartilho o que encontrei?

Não seria bom se houvesse um único lugar que permitisse a comunicação e armazenasse os recursos de que você precisa para fazer seu trabalho com sucesso? Esse lugar mágico existe, e é chamado de intranet.

Você não precisa ser uma grande corporação para se beneficiar do software de intranet para funcionários. Essas plataformas podem servir qualquer equipe, em qualquer negócio, em qualquer setor.

Como funciona uma intranet?

Em primeiro lugar, uma intranet precisa de um servidor web seguro e confiável para gerenciar solicitações de dados hospedados no servidor. O servidor web trabalha para encontrar arquivos solicitados e entregá-los ao usuário que precisa deles. Também é essencial ter um sistema de gerenciamento de conteúdo configurado para controlar como o conteúdo na intranet é gerenciado.

Quando um funcionário deseja acessar a intranet de sua empresa, ele precisará estar conectado à rede local (LAN) da empresa e ter uma senha de rede específica. Se a empresa tiver funcionários remotos, esses indivíduos acessam a intranet por meio de uma rede privada virtual (VPN). Uma VPN torna possível para aqueles que não estão conectados à LAN fazer login na intranet e acessar as mesmas informações e recursos.

Um firewall também é usado para manter a intranet de uma organização segura. Ele funciona ficando entre a internet externa e a intranet privada para rastrear todos os dados de entrada e saída, confirmando que eles não contêm solicitações não autorizadas. Firewalls também protegem uma intranet garantindo que malware ou outras ameaças maliciosas não invadam a rede.

Finalmente, uma intranet basicamente se parece com uma versão privada da internet devido ao elemento de tunelamento, que torna possível para as empresas enviar mensagens privadas através da rede. Para fazer isso, as intranets utilizam criptografia e descriptografia para proteger uma parte da intranet de outra.

Qual é o propósito da intranet?

Você provavelmente está se perguntando o que uma intranet pode fazer pelo seu negócio. Mas a melhor pergunta é: o que uma intranet não pode fazer pelo seu negócio?

Uma intranet atua como a espinha dorsal da comunicação interna. O mundo dos negócios se move rapidamente, e estabelecer uma intranet como a única fonte de informação, comunicação e colaboração da sua empresa aumenta a produtividade. Uma vez que sua equipe acerta na produtividade, o sucesso seguirá.

Diferença entre internet, intranet e extranet

É comum confundir uma intranet com simplesmente ser a internet ou uma extranet. As intranets se tornaram populares na década de 1990, ao mesmo tempo que a internet, então é compreensível por que as pessoas podem se confundir – especialmente quando você considera que precisa da internet para uma intranet funcionar.

Essas três ferramentas são semelhantes, então é importante distinguir como elas diferem umas das outras.

A internet está aberta a todos que possuem um dispositivo que pode acessá-la, como um computador ou dispositivo móvel com conexão Wi-Fi. A internet é um espaço livre, por assim dizer, já que é uma rede pública e globalmente conectada.

Uma intranet é uma fonte online de informações usada por empresas. As intranets são bloqueadas e acessíveis apenas para pessoas dentro de uma organização específica. É uma rede privada, local ou restrita e não está disponível para qualquer pessoa tentando se conectar online.

Uma extranet é semelhante a uma intranet, mas certas pessoas fora da organização também podem acessá-la. É essencialmente um ramo da intranet de uma empresa, dado a terceiros como fornecedores, parceiros, fornecedores ou clientes.

Recursos e benefícios da intranet

Se você está pensando em incorporar uma intranet no plano de comunicação interna da sua empresa, você está no caminho da produtividade. Antes de implementar, há alguns recursos que você pode querer garantir que estejam incluídos para que você e sua empresa colham todos os possíveis benefícios da intranet.

Gerenciamento de documentos

Gerenciar e compartilhar documentos é um dos recursos mais importantes de uma intranet. Garantir que todos os membros da equipe tenham a base de conhecimento de que precisam para agregar valor ao negócio deve ser uma prioridade.

Porque os negócios estão longe de serem estáticos, as bases de conhecimento estão em constante mudança. Políticas, procedimentos, metas e pessoal da empresa exigem atualizações regulares, e comunicá-las a toda a empresa pode ser feito usando uma intranet.

Um software de intranet adequado organiza documentos da empresa e os torna facilmente acessíveis aos membros da empresa. De threads de e-mail a documentos no Google Drive, ter uma intranet da empresa permite que os funcionários armazenem e acessem todos os seus arquivos facilmente.

O conhecimento interno é uma informação valiosa e sensível. As intranets podem não apenas atuar como um repositório central para dados da empresa, mas também mantê-los seguros de audiências externas.

Ferramentas de colaboração e comunicação

O trabalho em equipe é fundamental no local de trabalho. Mesmo que você esteja enfrentando um projeto sozinho, haverá momentos em que você precisará de informações, conselhos ou aprovação de outros antes de seguir em frente.

Usar vários canais de comunicação interna dentro de uma empresa pode criar desordem, fazendo com que os funcionários percam informações importantes. Uma intranet da empresa elimina esses problemas.

As intranets incluem recursos para que os membros da equipe colaborem facilmente durante toda a duração de um projeto. Esses recursos de colaboração facilitam o compartilhamento de informações na intranet e estão sempre disponíveis para quem precisar.

Além disso, muitas intranets oferecem perfis de usuário semelhantes ao LinkedIn, para que os funcionários possam carregar seu próprio perfil e incluir seu cargo, descrição e mais. Isso também torna possível descobrir novos colegas e enviar-lhes uma mensagem pela intranet, permitindo maior colaboração e ajudando a estabelecer uma rede no local de trabalho.

Capacidade de criar grupos

Muitos departamentos existem dentro de uma empresa: recursos humanos, contabilidade, marketing e mais. Todos eles são importantes para o sucesso de uma organização, mas exigem informações diferentes para contribuir com ela.

Uma intranet permite que grupos sejam criados para organizar ainda mais as informações de acordo com a função e responsabilidades da equipe. Amontoar todas as informações de cada equipe em um só lugar pode desencorajar as pessoas de usar a intranet da sua empresa, mas organizá-la é uma excelente maneira de evitar isso. Mas, é claro, haverá espaços com informações relevantes para todos os membros da empresa, independentemente do departamento.

Criar grupos na intranet da sua empresa é essencial para o gerenciamento de projetos. Um espaço compartilhado onde aqueles que trabalham no mesmo projeto podem se comunicar, colaborar em tarefas e se manter atualizados sobre o progresso ajuda a simplificar o processo.

Mecanismo de busca e interface de usuário simples

As intranets armazenam todas as informações de uma empresa em um só lugar. Embora isso seja extremamente conveniente, também é muita informação.

Felizmente, as intranets oferecem ferramentas de busca. Os funcionários podem inserir uma palavra-chave geral e navegar pelos resultados para encontrar as informações de que precisam ou até mesmo pesquisar o nome exato do arquivo que estão procurando.

Uma interface de usuário (UI) simplificada tornará sua intranet muito mais fácil de usar. Uma interface clara e organizada com itens de menu suspenso relevantes e botões de ação tornam uma intranet mais funcional e amigável para seus funcionários.

Capacidade de personalizar

Cada empresa é diferente, o que significa que sua intranet deve ser única para sua empresa. O software de intranet que você escolher deve ser flexível para atender às necessidades do seu negócio. Isso pode significar destacar ferramentas específicas para tornar o site mais amigável ou simplesmente adicionar branding do empregador para personalizá-lo.

Um dos recursos mais interessantes e empolgantes sobre o software de intranet é que, se ele não tiver um recurso de que você precisa, ele pode integrar outros softwares comumente usados para serem acessados através da intranet da sua empresa. Algumas intranets modernas podem integrar-se com ferramentas externas como Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Okta e Zendesk.

Desvantagens de uma intranet

Claramente, há muitos benefícios para as organizações que optam por usar uma intranet. No entanto, as empresas também devem estar cientes dos possíveis desafios.

• Desafiador para trabalhadores sem mesa: As intranets podem ser extremamente úteis para empresas com um escritório tradicional. No entanto, trabalhadores sem mesa podem não ter a capacidade de acessar uma intranet, como trabalhadores de varejo, funcionários de armazém, motoristas de caminhão, enfermeiros e até mesmo trabalhadores remotos.
• O suporte a dispositivos móveis nem sempre é oferecido: Muitas intranets não suportam dispositivos móveis desde o início. Às vezes, é comum que as intranets ofereçam suporte a dispositivos móveis como uma atualização ou pacote aprimorado para as empresas comprarem. Ao procurar a melhor intranet para sua organização, certifique-se de procurar uma com um aplicativo de intranet móvel.
• Atualizações podem ser demoradas: A tecnologia de comunicação está constantemente melhorando, mudando e evoluindo. Por causa disso, nos acostumamos a atualizações e novos lançamentos regularmente programados. No entanto, pode levar anos para que uma versão atualizada de uma intranet seja lançada para os clientes.

O pacote completo

Usar uma intranet da empresa ajuda a aliviar os estressores da comunicação interna. A intranet certa pode fornecer um lar para todas as informações, recursos e ferramentas de colaboração de que os funcionários precisam para serem produtivos e contribuir para os objetivos da empresa. Mesmo que seu negócio já funcione como uma máquina bem lubrificada, uma intranet sólida da empresa só pode adicionar mais óleo.

À medida que as empresas crescem, elas incorporam cada vez mais software em seu conjunto de tecnologia. Essas ferramentas podem se acumular rapidamente, e gerenciar software pode se tornar uma grande dor de cabeça. Veja como o G2 Track pode gerenciar e otimizar efetivamente seu gasto com SaaS.