Qualquer organização com entrada e saída de fundos (débito e crédito) — renda, doações, depreciação ou despesas — precisa registrar e acompanhar essas transações. O objetivo é preparar as demonstrações financeiras da empresa e, assim, obter uma visão sobre o status financeiro.

Um livro razão geral, mais comumente conhecido como GL, é um sistema de registro que acompanha esses dados financeiros, um processo que pode ser significativamente simplificado com o uso do software de contabilidade adequado.

Contas GL e por que as empresas precisam delas

Alguns exemplos comuns dessas contas estão listados abaixo:

• Ativos: dinheiro, contas correntes ou poupança, propriedade e qualquer estrutura anexada a ela, inventário, patentes, contas a receber
• Passivos: salários ou vencimentos a pagar aos funcionários, empréstimos ou dívidas, certos impostos, contas a pagar
• Subsidiárias: uma empresa independente que é mais de 50% propriedade de outra empresa, geralmente referida como sua empresa-mãe
• Despesas: custo das mercadorias vendidas (COGS), comissões de vendas, publicidade, depreciação, suprimentos, utilidades
• Receita: vendas, receita de juros, receita de dividendos, receita de aluguel, contribuições ou doações
• Patrimônio: mais comumente referido como patrimônio dos acionistas, este é o valor de uma empresa se todos os seus ativos fossem liquidados e as dívidas pagas (em termos mais simples, patrimônio é igual a ativos menos passivos)

Durante um determinado período de tempo, contadores e outros funcionários financeiros registram débitos e créditos de contas pagas e pagamentos recebidos. Isso é feito para verificar se todas as transações do período estão registradas nas contas corretas e se os valores corretos estão anotados. Eles também precisam traçar uma linha firme entre um período e o próximo para que haja um corte definitivo para as atividades de cada período. É bastante comum que a maioria das organizações equilibre os livros mensalmente, trimestralmente e anualmente.

Cada transação registrada em um GL é chamada de lançamento contábil e é postada nas contas do livro razão com base no plano de contas da empresa. Um plano de contas é uma divisão dos tipos de contas por faixa numérica ou um tipo de sistema de arquivamento para categorizar transações de acordo com as contas que elas afetam. Quando finalizado, um GL deve ser uma fonte única de verdade acordada para a posição financeira de uma empresa, que por sua vez é usada para criar demonstrações financeiras, realizar análise financeira e conduzir auditorias.

O que torna um GL indispensável para as empresas?

Um GL conta a história do bem-estar financeiro de um negócio. Por exemplo, se as despesas aumentarem em um determinado período de tempo, os dados incluídos em diferentes contas GL podem ajudar a explicar como esse aumento nas despesas afeta a receita ou as contas a pagar. Essa capacidade de aprofundar-se em transações específicas ajuda as empresas a localizar a origem do problema, permitindo que os tomadores de decisão reajam de acordo. A precisão de todos os dados em um GL é imperativa para que os relatórios, análises e demonstrações financeiras exibam informações confiáveis.

Um dos resultados mais importantes de um GL é a criação de demonstrações financeiras. No entanto, os três aspectos mais importantes do GL são o balanço patrimonial, a demonstração de resultados e a demonstração de fluxo de caixa.

Equipes de contabilidade precisam desses relatórios para entender melhor quais são seus ativos e passivos atuais, bem como quanto dinheiro têm (ou não têm) e para onde esse dinheiro está indo ou de onde está vindo. Investidores, analistas, gestão e outras partes interessadas também estão interessados nessas demonstrações financeiras para se manterem informados sobre o desempenho e a posição financeira de uma empresa de forma contínua.

O analista financeiro sênior da G2, Felipe Torres, explica ainda por que os GLs são tão importantes para as empresas:

“No departamento de finanças e contabilidade, o GL é a raiz de tudo o que fazemos. Dentro do GL, mantemos todos os detalhes das finanças da nossa empresa, juntamente com metadados sobre o tempo das transações, os fornecedores ou clientes, os departamentos e os valores. Para esse fim, o GL é a espinha dorsal não apenas das nossas demonstrações financeiras, mas também das nossas capacidades de FP&A (planejamento e análise financeira), permitindo-nos analisar tendências e atividades da empresa, para informar nossas decisões sobre o futuro.”

Software de contabilidade torna o GL facilmente acessível

Antes da internet e do avanço da tecnologia contábil, a contabilidade e as transações contábeis eram registradas à mão e escritas em papel em vários diários. Esses lançamentos contábeis eram então organizados, resumidos, totalizados e copiados para o GL. Você pode imaginar, não apenas quão tedioso isso era, mas quão facilmente erros humanos poderiam ser cometidos. Até hoje, a ideia dos GLs é semelhante, mas mais simplificada, organizada e fácil de acompanhar, graças a alguns recursos básicos do software de contabilidade.

O software de contabilidade atual, entre outros recursos, pode ajudar as equipes de contabilidade a manter lançamentos contábeis calculando automaticamente débitos e créditos e garantindo que todos os lançamentos atendam a diretrizes específicas. Além disso, o software de contabilidade armazena informações financeiras cruciais em um banco de dados, o que torna o processo de reconciliação mais simplificado e eficiente, porque os dados são facilmente acessíveis, organizados e válidos.

Um GL preciso e facilmente acessível permite que empresas de qualquer tamanho, com qualquer orçamento (existem várias plataformas de contabilidade gratuitas disponíveis) planejem melhor o inventário, preços, garantam que os livros estejam equilibrados, detectem atividades fraudulentas e tenham um rastro de papel legítimo em caso de auditoria. E manter um GL não é importante apenas para organizações com fins lucrativos. Organizações sem fins lucrativos devem acompanhar suas doações, presentes ou contribuições de membros para permanecerem financeiramente transparentes para seus doadores, bem como cumprir com as regulamentações de doações e impostos.

Das centenas de avaliações de software de contabilidade que a G2 coletou nos últimos 12 meses, a importância de um GL foi mencionada várias vezes, e dentro dessas avaliações, os usuários destacaram repetidamente o recurso GL que é importante para eles; simplicidade.

Um engenheiro de software em uma pequena empresa escreveu recentemente sobre AlignBooks, “A criação do livro razão geral é simples e detalhada”, enquanto um oficial de contabilidade usando Sage50 Cloud Accounting disse, “a criação de livros razão gerais é relativamente simples e também é muito detalhada e pode-se criar quantos gráficos de contas forem necessários.”

O software de contabilidade percorreu um longo caminho desde que os GLs eram acompanhados por caneta e papel e planilhas. Assim, encontrar a solução certa pode ajudar a simplificar o registro de todas as transações financeiras e pintar um quadro maior de uma empresa.