O que é eDiscovery? O Guia Definitivo sobre Informações Eletrônicas Legais

Pense em todos os seus arquivos importantes, fotografias e aplicativos armazenados no seu dispositivo eletrônico.

Dispositivos eletrônicos comumente armazenam e transferem informações através de várias plataformas, como e-mails, redes sociais e aplicativos web. Todos esses dados transferidos por dispositivos eletrônicos podem servir como evidência ou documentação em um processo judicial ou investigação.

A descoberta eletrônica (eDiscovery) é um método de identificar, coletar e produzir informações eletronicamente armazenadas (ESI) para serem apresentadas em tribunal. Software de eDiscovery permite a revisão de documentos eletrônicos durante litígios.

O eDiscovery pode ser extremamente complexo, pois há uma infinidade de tipos de arquivos que podem ser usados (como e-mails, mensagens de voz, vídeos, sites, postagens em redes sociais e bancos de dados) e muitas regras que regem os usos legais.

Assim como existem regras sobre a coleta, preservação e apresentação de evidências físicas, existem regras comparáveis para documentos eletrônicos. O software de eDiscovery é usado ao longo do processo.

Arquivos eletrônicos devem ser preservados de uma maneira específica para se qualificarem para uso legal. Metadados (informações como o que está em um arquivo, quando foi criado, quem o criou, quem o recebeu e outras informações com carimbo de data/hora relevantes para a criação do próprio documento) devem ser preservados para verificar o documento como original e não alterado. Ser capaz de confirmar a veracidade de um documento como um conteúdo não alterado é vital para a inclusão do documento em um caso.

Processo de eDiscovery

O software de eDiscovery foi originalmente usado em uma pequena parte do processo. Mas à medida que a tecnologia se tornou cada vez mais importante na vida e nos negócios, as soluções começaram a se expandir para abranger todo o processo de eDiscovery.

O aumento no número de soluções abrangentes e a aceitação do sistema legal de arquivos eletrônicos como evidência levaram a um mercado massivo. Espera-se que o mercado de software de eDiscovery valha mais de $17 bilhões até 2023.

• Governança da Informação (IG): Usado para descrever os procedimentos, políticas e controles para coleta de dados, o IG é gerenciado pelo Modelo de Referência de Governança da Informação (IGRM), que fornece um framework que as agências podem seguir.
• Identificação: Preservar evidências é vital para garantir um julgamento bem-sucedido. As equipes trabalham na fase de identificação entrevistando as principais partes interessadas, revisando os fatos do caso e analisando evidências digitais para entender quais dados preservar. Uma vez que um arquivo é identificado como relevante para um caso, é colocado um "bloqueio legal" no arquivo. O bloqueio legal determina que os arquivos não podem ser excluídos, destruídos ou alterados de qualquer forma. Uma vez que o bloqueio legal é colocado nos arquivos, aqueles potencialmente relevantes são identificados pelo software de eDiscovery, removidos e colocados em um banco de dados.
• Preservação: Após identificar os dados relevantes, os proprietários preservam esses dados de forma segura. O software escaneia os arquivos e identifica e separa os relevantes dos não relevantes. Os arquivos relevantes são colocados em um espaço digital seguro.
• Coleta: A coleta de dados ocorre em várias tecnologias, dependendo dos requisitos; no entanto, o aplicativo escolhido deve seguir um processo legal. As evidências digitais e os dados – como os metadados, tamanho do arquivo, datas e registros de auditoria – não devem ser comprometidos ou alterados.
• Processamento: Uma vez que os dados são coletados, podem estar desorganizados e não podem ser apresentados aos advogados no tribunal como estão. Processar os dados, organizá-los e usar software de eDiscovery automatizado pode ajudar a extrair informações significativas e garantir a relevância. Certos documentos são convertidos para um formato de arquivo diferente, muitas vezes um PDF, para permitir redações de informações privilegiadas. As redações também podem bloquear informações irrelevantes de serem visualizadas em um arquivo que de outra forma seria relevante.
• Revisão: Revisar e documentar os dados antes de apresentá-los é crítico. O processo de revisão é feito manualmente ou com a ajuda de inteligência artificial. Os documentos que se enquadram no privilégio cliente-advogado são identificados nesta etapa. Paralegais e advogados revisam os documentos.
• Análise: Os ativos digitais e documentos são organizados e prontos para apresentação e análise. Registros digitais que atuam como evidência durante o processo de litígio são analisados.
• Produção: Uma vez que a evidência chave é analisada, o advogado pode transformar o ativo digital em documentação física. Isso ajuda na fácil apresentação durante o julgamento no tribunal. Eles passam pelo processo de produção de documentos, que se refere à preparação de arquivos para serem apresentados em tribunal. Eles são regidos por um conjunto separado de diretrizes em relação à produção de informações eletrônicas. Uma vez produzidos, os arquivos podem então ser apresentados em um tribunal de justiça.
• Apresentação: A evidência final apresentada aos juízes, júri, advogados, participantes da deposição e mediadores é organizada em um formato de fácil leitura.

Importância do eDiscovery

As nove etapas do processo de eDiscovery podem parecer diretas, mas às vezes levam meses ou anos para serem concluídas. O eDiscovery é um processo tedioso, mas extremamente importante nos tribunais de hoje.

Mexer com evidências digitais durante qualquer processo pode resultar na perda do processo. Compreender a importância do processo e garantir a segurança digital, além de cortar o acesso irrelevante, pode garantir que informações importantes não sejam comprometidas.

Decisões inteiras podem depender do conteúdo de e-mails enviados por um executivo corporativo. Mais informações do que nunca são armazenadas eletronicamente, e sua admissibilidade em tribunal pode fazer ou quebrar um caso para a acusação ou defesa. O objetivo inteiro do processo de eDiscovery é compilar uma base de documentos legalmente admissíveis e relevantes sobre os quais tanto a acusação quanto a defesa podem construir seu caso.

Os advogados são obrigados em muitos estados a serem competentes tecnologicamente, o que significa que devem ter um entendimento profundo e conhecimento prático de eDiscovery. À medida que a quantidade de ESI aumenta e mais e mais resultados dependem da inclusão ou exclusão de arquivos eletrônicos, o eDiscovery também está se tornando cada vez mais importante.

Benefícios do eDiscovery

As soluções de eDiscovery fornecem aos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos uma série de benefícios. Elas melhoram o processo de eDiscovery, tornando-o mais eficiente, menos custoso e mais preciso na identificação de documentos relevantes. Alguns dos benefícios comuns do eDiscovery são os seguintes:

• Reduzir custos relacionados à descoberta
• Melhorar a eficiência da descoberta
• Aumentar a precisão na identificação de documentos relevantes
• Aproveitar ferramentas de documentos para colaboração
• Aumentar a acessibilidade
• Oportunidades eficazes de colaboração
• Melhor organização de dados e documentos digitais

Inteligência artificial (IA) e eDiscovery

Nos últimos anos, a Inteligência Artificial tornou-se uma parte fundamental do eDiscovery. Aplicações de IA baseadas em codificação preditiva analisam grandes conjuntos de dados armados com conhecimento sobre a relevância dos documentos e aplicam esse conhecimento para identificar documentos que são relevantes para o caso em questão.

Em resumo, é assim que a IA e o eDiscovery estão interligados. Há uma infinidade de termos usados ao se referir à IA no contexto do eDiscovery. Codificação preditiva, revisão assistida por tecnologia, IA e aprendizado de máquina todos se referem à mesma coisa: eDiscovery impulsionado por IA.

As equipes jurídicas têm algum trabalho a fazer para garantir que a IA extraia documentos relevantes. Isso é feito primeiro inserindo um "conjunto de sementes", que se refere a uma amostra de documentos de todo o conjunto a ser analisado. A equipe marca documentos relevantes e irrelevantes no conjunto de sementes e alimenta essa informação para o aplicativo.

Com base nesses documentos de sementes, o software produz um algoritmo para analisar esse grupo de arquivos. O algoritmo então procura documentos adicionais, e a equipe revisa os resultados e ajusta o algoritmo conforme necessário para produzir o resultado desejado (ou seja, a identificação de todos os documentos relevantes no conjunto de dados).

Uma vez que isso é concluído, a equipe faz o software escanear os documentos restantes para identificar os relevantes e irrelevantes.

Futuro do eDiscovery

A adoção em larga escala de ferramentas de colaboração digital, como videoconferências, plataformas como Zoom ou Microsoft Teams, e reuniões virtuais devido ao aumento do trabalho remoto levou a um aumento no ESI e à adoção do eDiscovery em maior escala. A codificação preditiva e outras tendências de aprendizado de máquina supervisionado ajudam a encontrar a capacidade de resposta e a relevância do ESI.

O eDiscovery é geralmente aceito como prática válida, e espera-se que o mercado de eDiscovery continue seu rápido crescimento. Quando a codificação preditiva (revisão assistida por IA) se tornou prevalente, houve um grande interesse em como os tribunais tratariam a nova tecnologia.

Uma decisão em 2012, da Silva Moore v. Publicis Groupe, estabeleceu o precedente de que a codificação preditiva ou a descoberta e revisão de documentos assistida por IA era uma maneira válida de revisar documentos. Decisões subsequentes confirmaram da Silva Moore, estabelecendo a codificação preditiva como o padrão para revisão de documentos.

O eDiscovery, particularmente o software de eDiscovery impulsionado por IA, continuará a aumentar em prevalência no futuro previsível.

A decisão é a favor do software de eDiscovery!

O software de eDiscovery é o presente e o futuro de todas as coisas legais. Ele ajuda a simplificar o processo, reunir e compartimentar arquivos e analisar os ativos digitais relevantes. O eDiscovery pode ser econômico e economizar tempo para escritórios de advocacia e vários departamentos jurídicos.

Há uma necessidade de transparência e eficiência dentro das equipes jurídicas internas. Saiba mais sobre gestão jurídica empresarial e por que isso é importante.