O que é EDI? Tipos, Aplicações e Soluções de Software

Quantas vezes você começou uma ligação de negócios com "você recebeu meu e-mail"?

Provavelmente mais vezes do que você pode contar. Não importa quais documentos você envie para um parceiro de negócios, esperar por uma confirmação pode parecer um gargalo desnecessário. Esse gargalo pode ser resolvido implementando a troca eletrônica de dados (EDI).

Quando as empresas usam software EDI, elas se beneficiam de uma transferência rápida de documentos, pois substitui a necessidade de preparação e manuseio de correspondência que vem com a comunicação tradicional de negócios, como chamadas telefônicas, faxes ou papel, para pedidos ou vendas de produtos.

Como tudo isso pode ser feito usando EDI, as empresas podem realizar mais ao acelerar os prazos logísticos e eliminar erros manuais que às vezes ocorrem durante as comunicações B2B.

Se isso soa como algo de que sua empresa poderia se beneficiar, é do seu interesse saber tudo o que o EDI pode trazer.

Como o EDI funciona?

Os dados e informações da sua empresa são armazenados em um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP). Isso pode consistir em detalhes relacionados a envio, inventário, compras, faturamento, cobrança e mais. O software EDI se integra a esse sistema ERP e usa as informações para criar a documentação necessária para fazer negócios com outras empresas.

O EDI substitui as comunicações manuais B2B, como correio postal, e-mail e fax, porque os documentos podem fluir diretamente do aplicativo de computador do remetente (como um sistema de logística) para o aplicativo de computador do receptor (como um sistema de gerenciamento de pedidos).

Exemplos comuns de documentos que podem ser enviados usando EDI são:

• Ordens de compra
• Gestão de faturas
• Status de envio
• Informações aduaneiras
• Documentos de inventário
• Confirmações de pagamento

Para entender melhor como o EDI funciona, vamos comparar como uma troca de documentos tradicional ocorreria em comparação com o uso de uma troca eletrônica de dados para trocar documentos.

Usando uma troca de documentos tradicional

Primeiro, o comprador tomaria uma decisão de compra, criaria a ordem de compra e a imprimiria. O comprador então enviaria a ordem de compra para o fornecedor. Assim que o fornecedor recebesse a ordem de compra, ele registraria as informações em seu sistema de entrada de pedidos.

Finalmente, ou o comprador ligaria para o fornecedor para garantir que ele recebeu a ordem de compra, ou o fornecedor enviaria ao comprador um reconhecimento de seu pedido.

Todo esse processo poderia levar entre cinco a sete dias.

Usando EDI para troca eletrônica de documentos

De forma semelhante à troca de documentos tradicional, o comprador tomaria uma decisão de compra e faria a ordem de compra, mas não imprimiria nada. Em vez disso, utilizaria o software EDI para criar uma versão eletrônica da ordem de compra, que seria enviada automaticamente para o fornecedor.

O sistema será atualizado automaticamente assim que o sistema de entrada de pedidos do fornecedor receber o pedido. Finalmente, o sistema deles transmitiria um recibo de confirmação de volta para o comprador.

Todo esse processo poderia levar menos de uma hora.

Quem usa EDI?

O EDI está se inserindo em todos os setores, mas alguns o usam mais comumente do que outros.

Por exemplo, aqueles na indústria da aviação usarão EDI para trocas de informações de voo, registros de nomes de passageiros e conformidade internacional. Trabalhadores da saúde usarão EDI para trocar informações de saúde de pacientes, processar reivindicações de seguro de saúde e trocar informações de prescrição.

Contadores e aqueles em equipes de contabilidade usam EDI para gerar faturas e fornecer trilhas de auditoria. Há também uma grande necessidade de EDI nos setores de varejo, manufatura e cadeia de suprimentos automotiva. Membros dentro desses setores usarão EDI para comprar, cumprir pedidos, manter pedidos internacionais, confirmar envios e encomendar peças.

Tipos de EDI

Escolher o tipo de EDI a ser usado dependerá do que você precisa e de como você o usará.

EDI Direto

O EDI Direto, às vezes referido como ponto a ponto, estabelece uma conexão única entre dois parceiros de negócios. Este método é mais comum entre clientes e fornecedores maiores que trabalham com muitas transações diárias e um alto volume de documentos, como varejistas, fabricantes de equipamentos ou hospitais.

VAN

Redes de valor agregado (VAN) são redes privadas de terceiros onde documentos eletrônicos são trocados entre parceiros de negócios. O provedor VAN gerencia a rede e atua como um intermediário entre os dois parceiros. Eles são responsáveis por armazenar, encaminhar e entregar documentos EDI.

AS2

Um dos métodos mais populares é a declaração de aplicabilidade 2 (AS2), um protocolo de comunicação pela internet que permite que dados sejam transmitidos com segurança pela Internet. Envolve essencialmente dois computadores—um cliente e um servidor—conectando-se ponto a ponto via web. O AS2 então cria um "envelope" para os dados EDI, permitindo que sejam enviados com segurança usando certificados digitais e criptografia pela Internet.

EDI Web

O EDI Web é conduzido através de um navegador de internet, replicando documentos em papel em formato web. O formulário fornece aos usuários certos campos onde as informações precisam ser inseridas. Uma vez que todos os detalhes relevantes tenham sido incluídos, o formulário é automaticamente convertido em uma mensagem EDI.

Pequenas e médias empresas frequentemente optam por essa rota porque o software EDI não é necessário, mas ainda podem criar, receber e gerenciar documentos eletrônicos através de um navegador.

EDI Móvel

A forma mais recente de troca eletrônica de dados é o EDI Móvel. Graças a aplicativos específicos desenvolvidos para suportar EDI, dispositivos móveis podem potencialmente mudar a forma como muitas organizações podem acelerar suas cadeias de suprimentos.

Ter aplicativos EDI em um dispositivo móvel pode facilitar para um vendedor ver o status de entrega para um fornecedor ao viajar ou para um gerente de negócios ver o desempenho do fornecedor em uma reunião.

Terceirização de EDI

Como o nome sugere, também existe o método de terceirizar um programa EDI para um provedor de terceiros. Se sua organização for menor ou você simplesmente não tiver os recursos para lançar uma iniciativa EDI, isso pode ser uma alternativa bem-vinda.

Outra razão pela qual uma empresa pode optar por terceirizar é a redução no custo de investir em sua própria infraestrutura. No entanto, também deve garantir que tenha acesso às habilidades certas para fornecer o serviço necessário que o EDI tem a oferecer.

Implementação de EDI

Implementar EDI pode ser um processo complexo que envolve várias etapas. Requer soluções técnicas, reengenharia de processos de negócios e gerenciamento de mudanças organizacionais.

Além disso, manter-se atualizado com as mudanças nas regulamentações governamentais e gerenciar as complexidades das operações comerciais globais, onde cada parceiro comercial pode ter requisitos únicos, aumenta o desafio.

Etapas para Implementação de EDI:

• Estabelecer infraestrutura e configurar o hardware e software para gerenciar processos EDI, como transmissão, tradução e mapeamento de documentos EDI. Ao gerenciar EDI internamente, certifique-se de ter equipamentos de rede, armazenamento e servidores.
• Estabelecer conexões com parceiros comerciais após a fundação tecnológica estar estabelecida. Implementar padrões EDI para garantir troca de documentos segura e eficiente. Além disso, configure seu sistema EDI para alinhar-se com os padrões usados por seus parceiros comerciais.
• Certifique-se de que seu sistema EDI atende aos padrões e está em conformidade com as regulamentações de proteção de dados específicas do setor. Mantenha-se informado sobre quaisquer mudanças nos padrões usados por seus parceiros comerciais ou de outra forma, e atualize seu sistema conforme necessário.
• Integrar EDI com seu software de negócios atual ou sistemas ERP para simplificar operações, reduzir erros e economizar tempo.
• Mapeamento de dados e uma execução de teste será o próximo passo neste processo. O mapeamento de dados é importante para converter documentos de negócios tradicionais em formatos EDI compatíveis. Realize execuções de teste para identificar e resolver quaisquer problemas antecipadamente.
• Expanda sua rede e trabalhe em estreita colaboração com seus parceiros comerciais para implementar EDI.

Benefícios do EDI

Não importa o tamanho da sua empresa ou o setor em que ela opera, implementar software EDI em seu conjunto de tecnologias pode trazer muitos benefícios.

• Economiza tempo: Utilizar EDI significa que a transmissão de dados passa de levar dias para horas ou até minutos. Isso permite que as empresas em ambas as extremidades da transmissão façam mais rapidamente. Além disso, as equipes gastarão menos tempo criando pedidos, já que isso é feito automaticamente e sem a intervenção do usuário.
• Amigável ao orçamento: Processar pedidos pode ser caro, especialmente ao enviar documentação física. Como o EDI torna esse processo digital, as empresas podem reduzir os gastos com a geração e distribuição de dados.
• Aumenta a eficiência: Uma solução EDI melhora a confiabilidade das informações trocadas entre empresas. Ao eliminar a entrada manual e duplicada de dados, as empresas verão uma diminuição nos erros. Essa eficiência também melhorará os relacionamentos com os parceiros de negócios, enquanto diminui entregas atrasadas e preços de produtos incorretos.
• Maior segurança e simplicidade: Graças à padronização dos dados dentro de seus sistemas, os funcionários e membros da equipe de TI sempre sabem onde encontrá-los, o que reduzirá a probabilidade de violação de dados. Como pedidos de vendas, faturas e registros de remessa são gerados automaticamente, o dia de trabalho é mais simples para a equipe de vendas e de armazém.
• Melhora os relatórios: O EDI permite que documentos eletrônicos sejam integrados a vários sistemas de TI para apoiar a coleta de dados, análise e visibilidade para relatórios refinados.
• Melhor para o meio ambiente: Como o EDI é completamente sem papel, promove a sustentabilidade e reduz as emissões de CO2 ao substituir processos baseados em papel por um sistema totalmente eletrônico.

Desafios com a implementação de EDI

Além das muitas vantagens do EDI, você pode encontrar algumas desvantagens.

• Tempo de configuração longo: Dependendo do método EDI que você escolher, o EDI pode exigir treinamento extensivo da equipe para funcionar, tornando a configuração demorada. O departamento de TI da sua empresa provavelmente precisará equilibrar a configuração da ferramenta EDI com outros projetos em sua lista de tarefas.
• Tecnologia complexa: Ao implementar a tecnologia EDI, sua empresa também deve investir em uma rede adicional para receber e transmitir informações. Isso pode ser uma barreira se você tiver uma pequena ou média empresa.
• Custo: Configurar e treinar o EDI pode às vezes resultar em custos iniciais elevados, então certifique-se de que está no orçamento da sua empresa com antecedência.
• Limita a faturação em papel: Nem todos os fornecedores com os quais você trabalha terão software EDI em seu sistema. Por causa disso, certas equipes podem encontrar gargalos ao lidar com faturas em papel e EDI.

Padrões de EDI

Existem padrões específicos de EDI e regras para criar documentos comerciais comuns. Esses padrões ajudam as empresas a evitar gastar tempo, energia e recursos para definir o layout desses documentos. Existem agências certificadas chave que governam esses padrões, que incluem:

• Instituto Nacional Americano de Padrões (ANSI): Certifica os padrões usados nos Estados Unidos e na América do Norte.
• Centro das Nações Unidas para Facilitação do Comércio e Negócios Eletrônicos (UN/CEFACT): Certifica padrões internacionais.
• Troca Eletrônica de Dados para Administração, Comércio e Transporte (EDIFACT) é um padrão internacional desenvolvido pelas Nações Unidas que fornece mensagens para trocas de documentos multi-países e multi-indústrias.
• Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde (HIPAA): Unifica todos os requisitos específicos de saúde para estabelecer trocas seguras e confidenciais de dados relacionados à saúde.
• GS1: Certifica padrões internacionais de EDI específicos do setor.
• Drummond: Certifica software EDI através de testes para garantir que diferentes ferramentas EDI possam se comunicar com sucesso umas com as outras.

Top 5 softwares de EDI

O software de troca eletrônica de dados funciona criando uma troca de dados segura entre dois ou mais computadores. Este tipo de software é tipicamente usado para a transferência rápida de documentos comerciais dentro das empresas e entre parceiros de negócios, como fornecedores ou clientes.

É comum que as empresas implementem software EDI para substituir a necessidade de e-mail, fax e correio postal.

*Abaixo estão as cinco principais soluções de software de troca eletrônica de dados do Relatório Grid® de Verão de 2024 da G2. Algumas avaliações podem ser editadas para clareza.

1. TrueCommerce EDI

TrueCommerce EDI é um provedor global de conectividade de parceiros comerciais e soluções EDI integradas. Este software revoluciona a conectividade de parceiros comerciais ao conectar fornecedores, hubs de varejo e consumidores finais em uma rede global de comércio. Oferece uma solução de serviço flexível, integrada e totalmente gerenciada para que clientes de qualquer tamanho possam se conectar facilmente com qualquer parceiro comercial.

O que os usuários mais gostam:

“Eu realmente gosto que o TrueCommerce EDI tenha incorporado um centro de aprendizado autoguiado para novos usuários. Eu direcionei todos os novos funcionários para passar por esses módulos de treinamento para se familiarizar com o sistema. Isso me ajuda a treinar minha equipe de EDI de forma mais eficiente.”

- Avaliação do TrueCommerce EDI, Sheila L.

O que os usuários não gostam:

“A falta de disponibilidade de equipe de configuração ou suporte técnico causa atrasos na integração de novos parceiros comerciais ou na resolução de problemas. Além disso, algumas cobranças de dados duplicados. Eles não têm sua própria VAN. E cobram à la carte por cada tipo de transação além do básico.”

- Avaliação do TrueCommerce EDI, Dovid G.

2. SPS Commerce Fulfillment EDI

SPS Commerce Fulfillment é uma solução EDI de serviço completo que oferece tecnologia comprovada e centenas de especialistas em EDI. Todos os dias, esses especialistas trabalham arduamente para monitorar e garantir que o EDI esteja fluindo para dezenas de milhares de clientes em todo o mundo. Eles monitorarão o EDI dos usuários para que eles possam se concentrar em outras tarefas em sua lista.

O que os usuários mais gostam:

“O painel de cumprimento permite monitorar facilmente novos pedidos recebidos, alterações ou erros. Você também pode visualizar todas as transações no portal e aprofundar-se para revisar os detalhes e erros. É relativamente fácil rastrear o status de um pedido do início ao fim.”

- Avaliação do SPS Commerce Fulfillment EDI, Mark O.

O que os usuários não gostam:

“O processo de implementação lento e complicado diminui significativamente a experiência geral do usuário. Atrasos na integração e configuração resultam em frustração e dificultam o funcionamento eficiente dos negócios, impactando a capacidade de realizar transações B2B sem problemas.”

- Avaliação do SPS Commerce Fulfillment EDI, Andrew T.

3. Cleo Integration Cloud

Cleo Integration Cloud (CIC) é uma plataforma de integração baseada em nuvem que projeta, constrói, opera e otimiza processos críticos de integração de ecossistemas. A plataforma CIC traz visibilidade de integração de ponta a ponta em integrações EDI, não-EDI e API, dando aos usuários técnicos e de negócios a confiança para integrar rapidamente parceiros comerciais, habilitar integração entre aplicativos e acelerar processos de negócios geradores de receita.

O que os usuários mais gostam:

“Eu gosto de como o Cleo Integration Cloud fornece uma maneira altamente segura de compartilhar arquivos online. Desde gerenciamento de dados e sincronização em tempo real até controle de acesso e criptografia, ele fornece todas as ferramentas para colaboração eficiente entre equipes ou organizações. Os recursos de arrastar e soltar, monitoramento de fluxo de trabalho e filtragem de pesquisa são úteis para organizar projetos. Eu também aprecio o aplicativo móvel conveniente, que torna o serviço ainda mais acessível a um preço atraente.”

- Avaliação do Cleo Integration Cloud, Shikha G.

O que os usuários não gostam:

“O suporte não é dos melhores. Normalmente, acabo descobrindo o problema sozinho.”

- Avaliação do Cleo Integration Cloud, Tabatha B.

4. MuleSoft Anypoint Platform

MuleSoft’s Anypoint Platform é uma solução para conectividade liderada por API que cria uma rede de aplicativos, dados e dispositivos, tanto no local quanto na nuvem. Os usuários podem projetar e construir APIs e integrações, aproveitar a visibilidade em tempo real a partir de uma interface e desfrutar de uma conexão segura para proteger dados sensíveis.

O que os usuários mais gostam:

“MuleSoft Anypoint Platform é uma plataforma de integração fácil de aprender onde você pode gerenciar todo o ciclo de vida da API a partir de uma única plataforma. Você pode projetar suas APIs usando RAML, que é muito fácil de entender. Você também pode desenvolver APIs usando o Anypoint Studio e realizar testes. Aplicar políticas a várias APIs também é muito fácil de aprender.”

- Avaliação do MuleSoft AnyPoint Platform, Yash G.

O que os usuários não gostam:

“Se eu fosse criticar o MuleSoft Anypoint Platform, diria que uma das desvantagens é sua curva de aprendizado acentuada, especialmente para aqueles novos no campo de integração. A interface pode ser um pouco avassaladora, com vários componentes e funcionalidades que podem confundir novos usuários. Além disso, a plataforma pode ser cara para pequenas e médias empresas, tornando-a menos acessível para aqueles com recursos limitados.”

- Avaliação do MuleSoft AnyPoint Platform, Abhinav M.

5. OpenText Business Network Cloud EDI

OpenText Business Network Cloud EDI é uma solução abrangente de integração B2B projetada para simplificar processos EDI para empresas de todos os tamanhos. Aproveitando a nuvem, garante troca de dados segura e em tempo real entre parceiros comerciais, melhorando a eficiência operacional e reduzindo custos. Os usuários elogiaram sua confiabilidade e escalabilidade, tornando-o uma ferramenta essencial para organizações que buscam otimizar seu gerenciamento de cadeia de suprimentos.

O que os usuários mais gostam:

“OpenText EDI se tornou minha arma secreta! Nada mais de blues de EDI manual - conectores pré-construídos e automação me fizeram economizar inúmeras horas e conectar com parceiros sem problemas. Mas isso é apenas a ponta do iceberg! Esta plataforma transformou nossa visibilidade, nos dando uma bola de cristal em tempo real em todo o nosso fluxo de comércio. Status de pedidos, faturas, pagamentos - tudo lá, nos capacitando a corrigir problemas e otimizar como nunca antes.”

- Avaliação do OpenText Business Network Cloud EDI, Ujwal S.

O que os usuários não gostam:

“Acho que principalmente o helpdesk é um pouco problemático. Demora muito para a equipe resolver o problema. Além disso, o processo de resolver o problema de alguém é muito longo, então você precisa manter a calma.”

- Avaliação do OpenText Business Network Cloud EDI, Mahima S.

Entrega recebida

Quando sua empresa utiliza a troca eletrônica de dados, você pode ter certeza de que todos os seus documentos importantes são enviados para parceiros de negócios rapidamente e com uma conexão segura. Não há mais espera pela entrega e dúvida se os pedidos foram recebidos.

Tudo é exibido dentro do software EDI, o que significa que você e sua equipe podem se concentrar em tarefas mais importantes do que verificar o status de entrega de um formulário de pedido em papel.

Se você está procurando mais maneiras de transferir dados sem alterar seu significado inerente, confira troca de dados.

Este artigo foi publicado originalmente em 2020. Foi atualizado com novas informações.