Um dos aspectos mais importantes de administrar um negócio é acompanhar as finanças da empresa.

Embora as empresas muitas vezes acreditem que têm os recursos e o dinheiro para manter um fluxo de caixa positivo, elas podem não ter conhecimento ou compreensão de como é fácil ficar para trás nos pagamentos. Isso contribui para o fato de que 82 por cento de todas as empresas falham devido a uma gestão de fluxo de caixa ruim ou negativa.

Com muitas empresas falhando em ver as armadilhas financeiras que estão à sua frente, é óbvio que a maioria das empresas não entende como determinar com precisão a saúde de suas finanças. Toda empresa deve dedicar tempo para garantir que está registrando e analisando cada demonstração financeira. É aqui que entra a contabilidade.

O que é contabilidade?

Em sua essência, a contabilidade é sobre acompanhar as finanças do seu negócio.

Quando as empresas se referem a práticas contábeis fortes, elas querem dizer a capacidade de uma empresa de acompanhar todas as transações financeiras que ocorrem.

Acompanhar todas as finanças do seu negócio oferece uma variedade de benefícios: ajuda a identificar problemas financeiros o mais cedo possível, mostra aos investidores que sua empresa é financeiramente saudável e ajuda a gerenciar o fluxo de caixa.

Em última análise, são suas práticas contábeis que também permitirão que você envie relatórios fiscais precisos e evite que sua empresa seja auditada.

Seja através do uso de software de contabilidade ou utilizando serviços de contabilidade, manter um sistema de contabilidade consistente e preciso é fundamental para entender o estado das finanças da sua empresa.

Noções básicas de contabilidade

Antes de nos aprofundarmos nas diferentes maneiras de realizar a contabilidade, é importante entender alguns princípios básicos de contabilidade.

Existem essencialmente dois sistemas principais que são consistentemente usados: contabilidade de entrada única e contabilidade de entrada dupla.

1. Contabilidade de entrada única

exige que sua empresa registre uma transação financeira apenas uma vez. Isso significa que sempre que sua empresa faz ou recebe um pagamento, você insere essa despesa na coluna de crédito (recebendo dinheiro) ou débito (pagando dinheiro). Se você receber um pagamento, você inseriria esse dinheiro na coluna de crédito, e se fizer um pagamento, você colocaria isso na coluna de débito. O sistema de contabilidade de entrada única é frequentemente utilizado por pequenas e novas empresas. Isso porque essas empresas têm um baixo nível de transações e não precisam de tanto foco.

2. Contabilidade de entrada dupla

exige que você insira uma transação financeira duas vezes. Isso significa que sempre que sua empresa faz ou recebe um pagamento, você insere essa despesa em ambas as colunas de crédito e débito. Profissionais de contabilidade usam este sistema para que nenhuma entrada financeira fique sem registro. Isso garante que toda vez que você faz um pagamento, você está subtraindo esse dinheiro de ambas as contas de débito e crédito. Se um sistema de contabilidade de entrada dupla for feito corretamente, o número total em suas entradas contábeis deve ser igual a zero. Isso significa que o total de débitos é igual ao total de créditos. Isso significaria que você contabilizou com precisão cada pagamento que recebeu e cada pagamento que fez. Embora este sistema seja mais tedioso e muitas vezes exija o tempo de um contador dedicado, ele garante um nível mais alto de precisão para manter as finanças da sua empresa.

É benéfico ter uma melhor compreensão desses princípios básicos, pois isso o familiarizará com a contabilidade manual e com o que um contador faz.

Como fazer contabilidade

Como proprietário de uma empresa, você tem algumas opções quando se trata de configurar um sistema de contabilidade. Se você é uma pequena empresa com poucas pessoas, pode ser mais fácil e econômico fazer a contabilidade por conta própria. Isso pode ser feito manualmente à mão ou com software de contabilidade. Se você é uma grande empresa que precisa gerenciar um conjunto maior de finanças, então valerá a pena utilizar serviços de contabilidade ou até mesmo um software ERP. Seja você uma grande empresa ou uma startup em crescimento, vamos delinear suas opções e encontrar a maneira mais eficaz de gerenciar as finanças da sua empresa.

Software de contabilidade

O software de contabilidade e contabilidade está se tornando uma opção cada vez mais popular para pequenas empresas usarem. Pesquisas mostram que apenas 14 por cento das pequenas empresas terceirizam seus serviços de contabilidade, o que significa que a maioria das pequenas empresas opta por realizar sua contabilidade internamente.

O software de contabilidade é uma excelente solução para pequenas empresas, pois a maioria não está disposta a gastar dinheiro para pagar por pessoal de contabilidade. O software de contabilidade permite que as empresas gerenciem todas as suas finanças digitalmente e insiram todas as suas transações diárias. Também permite que as empresas registrem lucros/perdas, despesas e visualizem sua renda geral.

Os benefícios de fazer a contabilidade por conta própria incluem economizar em custos de mão de obra e assumir a responsabilidade sobre as finanças da sua empresa. Por outro lado, a contabilidade pode ser tediosa e pode levar algum tempo para aprender. À medida que sua empresa cresce, será importante avaliar em que ponto seria inteligente transferir as responsabilidades contábeis para um contador em tempo integral.

Serviços de contabilidade

Embora custe mais do que o método faça você mesmo, os benefícios de terceirizar sua contabilidade incluem liberar tempo e uma maior chance de registro financeiro preciso.

Abaixo estão uma variedade de serviços de contabilidade que uma empresa pode aproveitar.

Contabilidade virtual

Contabilidade virtual é quando um contador fornece serviços de contabilidade para uma empresa ou cliente de um local remoto. A terceirização de trabalhos de contabilidade tornou-se cada vez mais popular nos últimos anos, pois a tendência se mostra mais econômica e flexível tanto para empregadores quanto para trabalhadores. Esta pode ser uma opção atraente para pequenas empresas, pois elas não precisam fornecer ao contador qualquer seguro, benefícios ou suprimentos de escritório.

Serviços de contabilidade mensais

Os serviços de contabilidade mensais são seus serviços de contabilidade padrão. Um serviço de contabilidade mensal é um serviço coletivo que inclui monitoramento de contas bancárias, alertas para transações suspeitas, gestão de orçamentos da empresa e muito mais. O preço médio para terceirizar sua contabilidade varia de $500 a $2.500 por mês, dependendo do número de transações e da complexidade dos serviços necessários. Abaixo está um exemplo de como uma empresa pode optar por cobrar das empresas com base no que elas precisam ser concluídas.

Contratar um contador interno

40 por cento dos proprietários de pequenas empresas dizem que a contabilidade e os impostos são a pior parte de possuir um negócio. Como evitar isso? Contrate um contador interno, o que pode ser extremamente vantajoso para uma empresa. Ter uma reunião diária com um contador permite que você visualize o estado das finanças da sua empresa e pode influenciar as decisões que você toma no dia a dia. Isso pode ajudar a definir metas de vendas, analisar quantos clientes você tem e identificar tendências financeiras. Embora possa ser caro, muitos proprietários de empresas pagam o custo, pois entendem o quanto um contador pode agregar valor a uma empresa.

Contabilidade vs. contabilidade

Com a contabilidade e a contabilidade sendo intimamente relacionadas, muitos proprietários de empresas frequentemente se perguntam qual é a diferença entre as duas.

Enquanto a contabilidade lida com a interpretação, classificação e análise de dados financeiros, a contabilidade está mais preocupada com o registro de todas as transações financeiras.

Nesse sentido, é crucial entender que um contador também pode atuar como um consultor que entende como analisar dados financeiros e tomar decisões informadas com base nesses dados. Um contador tem um alto nível de especialização e geralmente é muito bem versado em dar sentido a dados financeiros complexos.

Contadores, por outro lado, têm uma expertise mais limitada. Contadores geralmente mantêm o quadro financeiro para empresas e geralmente não são encarregados de fornecer análises aprofundadas das finanças da empresa.

Enquanto algumas empresas optam por ter tanto um contador quanto um contador, a realidade é que um contador geralmente possui as habilidades para fazer ambos. Além disso, como o software de contabilidade pode automatizar a maioria das responsabilidades de um contador, empresas com orçamento mais apertado geralmente optam por contratar apenas um contador.

Por outro lado, empresas que podem se dar ao luxo de ter tanto um contador quanto um contador podem ter uma vantagem competitiva. Ter um contador que pode manter as operações diárias das finanças de uma empresa deixa um contador com mais tempo para analisar os custos operacionais. Se você deseja ter tanto um contador quanto um contador, pode se referir às opções de contabilidade que foram detalhadas na seção sobre serviços de contabilidade.

Enquanto você avalia as necessidades da sua própria empresa, é importante entender que à medida que sua empresa cresce, mais contabilidade precisará ser feita.

Toda empresa deve ter um sistema de contabilidade

A contabilidade é a bússola que orienta o fluxo de caixa da sua empresa. Sem ela, as empresas estão perdidas e não entendem a saúde financeira de sua empresa.

Empresas que não acompanham suas finanças à medida que sua empresa cresce são as mesmas empresas que falham devido a uma gestão de fluxo de caixa ruim. As empresas mais bem-sucedidas utilizam sua contabilidade como uma ferramenta para impulsionar vendas, marketing e definir metas financeiras.

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