O que é um Webinar? Como Criar Eventos Online Envolventes

Imagine que você pode educar um público global, capturar leads de alta qualidade e treinar sua equipe remota – tudo do conforto da sua mesa. Webinars, uma mistura de "web" e "seminário", são poderosos workshops ou conferências online que podem alcançar tudo isso e muito mais.

Plataformas de webinar facilitam o desenvolvimento de apresentações que se alinham com as diretrizes da sua marca e aumentam o engajamento do público. Ao contrário dos seminários físicos, os webinars eliminam limitações geográficas, permitindo que o anfitrião se conecte com participantes em todo o mundo. 

Embora não seja necessário alugar um local e contratar uma empresa de catering, hospedar um webinar online requer algum planejamento.

Como funciona um webinar?

Webinars oferecem uma maneira simplificada de aprendizado e comunicação eficaz entre o anfitrião e seus públicos. Aqui estão as etapas envolvidas na organização de um webinar:

Escolhendo uma plataforma

O organizador selecionará uma plataforma de webinar para hospedar o evento online. Essas plataformas de webinar oferecem recursos úteis para registro, gerenciamento de participantes, captura de leads e apresentação de conteúdo.

Planeje o webinar

O organizador deve estabelecer o objetivo do webinar, seja para gerar leads ou educar os participantes. O planejamento também envolve identificar o público-alvo e o conteúdo. Finalmente, uma data e hora que funcionem para o público-alvo e os palestrantes são escolhidas.

Promova o webinar

Após o planejamento, é hora de promover o webinar por meio de vários canais, como email marketing, redes sociais ou publicidade paga. Isso geralmente envolve a criação de uma página de destino onde os participantes podem se registrar para o evento.

Prepare a apresentação

Neste ponto, os palestrantes do webinar desenvolverão o conteúdo da apresentação, incluindo slides, demonstrações ou quaisquer outros visuais que planejam usar.

Realize um ensaio técnico 

Antes do evento ao vivo, o organizador realiza um ensaio com os palestrantes para garantir que tudo funcione sem problemas. Isso inclui testar áudio, vídeo, compartilhamento de tela e software de apresentação.

Tipos de webinar

Webinars podem assumir diferentes formas para atender a diferentes necessidades empresariais. Confira alguns dos tipos de webinar mais comuns abaixo:

• Webinars ao vivo são os mais interativos, ocorrendo em tempo real. Os participantes podem interagir por meio de chat, enquetes e perguntas e respostas ao vivo. Webinars ao vivo são ideais para apresentações, workshops e discussões onde o engajamento imediato é crucial.
• Webinars pré-gravados/sob demanda são apresentações pré-gravadas que os participantes podem acessar quando lhes for conveniente. Eles oferecem flexibilidade, mas limitam a interação. Webinars sob demanda são adequados para conteúdo perene, demonstrações de produtos ou palestras onde a informação consistente é fundamental.
• Webinars automatizados combinam conteúdo pré-gravado com elementos automatizados, como gatilhos de email e mensagens de marketing. Eles são úteis para geração de leads, nutrição ou entrega de conteúdo introdutório sem um apresentador ao vivo.
• Webinars híbridos combinam elementos ao vivo e virtuais. Eles podem envolver um palestrante ao vivo em um local físico apresentando para um público remoto ou uma discussão em painel com alguns participantes participando virtualmente. Isso é ideal para grandes eventos ou situações onde viajar é impraticável.

Recursos de webinar 

O propósito de um webinar depende do anfitrião, mas as opções disponíveis são amplas. Isso significa que as ferramentas que você usa para lançar seu webinar precisam ser flexíveis o suficiente para fornecer recursos que manterão seu público engajado, independentemente do tópico. 

Abaixo estão alguns dos recursos que a maioria das ferramentas de webinar fornece. Aprenda como você pode aproveitá-los enquanto hospeda seu próprio webinar. 

Chat de texto

Engajar um público, grande ou pequeno, pode ser feito de várias maneiras diferentes, mas um dos métodos mais simples é habilitar o chat de texto. Isso permite que seu público faça perguntas relacionadas ou responda a perguntas que você propõe. Sem estar na mesma sala, é difícil chamar a atenção de um apresentador com uma pergunta ou resposta, mas o chat de texto nas ferramentas de webinar torna isso possível.

Apresentações de slides 

Fazer um webinar envolvente pode ser difícil. Se o seu webinar for educativo de alguma forma, considere ter uma apresentação de slides à mão para apresentar ao seu público enquanto você fala sobre ela. Ter uma apresentação de slides também permite que você forneça uma agenda clara para seus espectadores, incentive o engajamento e dê ao público algo para levar consigo.  

Gravação

Tradicionalmente, webinars são realizados ao vivo para que o público possa fazer perguntas ao apresentador e obter respostas em tempo real. Embora assistir a um webinar pré-gravado se torne menos envolvente, a informação sendo apresentada ou discutida pode ser vista por aqueles que perderam a versão ao vivo, pode ser referida mais tarde pelo seu público ou gravada com um convidado que não pode comparecer no horário agendado. 

Compartilhamento de tela

Se o seu tópico requer uma demonstração, soluções de compartilhamento de tela em webinars serão úteis. Os espectadores poderão ver exatamente quais ações você está realizando na sua tela e acompanhar por conta própria, se necessário.

O compartilhamento de tela pode ser útil além das demonstrações, também. Se você estiver compartilhando um vídeo ou apresentação de uma maneira não tradicional, o compartilhamento de tela é uma maneira de mostrar ao seu público o que você está vendo. Além disso, se você estiver demonstrando mais de um processo ou usando mais de uma ferramenta ou arquivo, o compartilhamento de tela é frequentemente mais eficaz do que capturas de tela para os espectadores.

Quadro branco

Se você estiver explicando um tópico complexo e quiser fazê-lo ao vivo, usar um quadro branco colaborativo permite que você e outros anfitriões façam anotações, ilustrem ideias com desenhos ou desenhem setas para demonstrar um processo. O recurso de quadro branco que alguns softwares de webinar fornecem permite que seu público sinta que está bem ali com você e dá a eles uma ideia mais clara do seu assunto.  

Pesquisas e enquetes

Fornecer enquetes durante seu webinar permite que você dê ao seu público um conjunto de opções para escolher, mantendo seus resultados organizados em um só lugar. Enquetes e pesquisas dão ao seu público uma maneira fácil de se envolver com sua apresentação e perguntas de forma rápida e ordenada.

Benefícios de hospedar webinars

De treinamento interno a captura de leads, os profissionais de marketing de todas as indústrias usam e definem webinars para vários propósitos. Não importa em que indústria você esteja, abaixo estão algumas das muitas maneiras de usar um webinar.

Apresente seu produto mais recente

Não faz muito sentido esperar que todos os seus clientes reservem um voo para sua conferência toda vez que você lançar um novo produto. No entanto, pedir-lhes uma hora do seu tempo online para mostrar sua última criação é muito mais viável. 

Webinars de produtos são uma chance para você reunir todos, desde seus leads até seus evangelistas de marca, em um só lugar. Você não está apenas lá para educar os inscritos sobre as últimas atualizações, mas também para responder a perguntas.

Dedicar tempo para discutir as perguntas dos seus espectadores e responder a cada uma pode tranquilizar os clientes atuais de que estão em boas mãos, enquanto também empurra os leads pelo funil em direção à compra. 

Posicione-se como o especialista

Hospedar um webinar sobre um tópico – seja relacionado a como codificar um site ou saúde mental – coloca o apresentador em um pedestal virtual. Enquanto alguns inscritos escolhem participar para apoiar, muitos dos seus participantes estão sintonizando para ouvir o que você tem a dizer como líder de pensamento. 

Mesmo que seu webinar seja gratuito, eles ainda estão lhe dando suas informações de contato e tempo do dia para ouvir o que você tem a dizer. Os inscritos confiam que você está entregando informações valiosas, únicas e interessantes. 

Engaje seu público

Ao contrário do marketing de mídia social ou anúncios em banner, os webinars têm um poder diferente sobre seu público: o poder da escassez. As postagens nas redes sociais estão aqui para ficar, e os anúncios são difíceis de evitar. Mas os webinars ao vivo prometem um valor acima das táticas de marketing tradicionais, e esse valor é muito mais único. 

Chegar atrasado, sair cedo ou esquecer de participar do seu webinar ao vivo significa que seu espectador – prospecto, lead ou cliente – está perdendo algo. Outros participantes agora sabem algo que eles não sabem, e a pessoa que perdeu está sentindo isso. 

Mesmo que você escolha gravar seu webinar e postá-lo mais tarde, é como se seu espectador estivesse escolhendo assistir a uma série viral na Netflix meses depois de ela ir ao ar. Eles estarão por dentro, mas apenas depois de todos os outros. Além disso, eles não terão a chance de fazer perguntas ou responder às dos outros, deixando-os no escuro quando se trata de interação. 

Gere novos leads

Sem leads, não há negócios. Os profissionais de marketing podem gerar leads de várias maneiras, mas podem ter dificuldades para atrair leads de alta qualidade. Webinars sobre tópicos relevantes para o seu negócio são uma ótima maneira de gerar leads de alta qualidade que os profissionais de marketing estão procurando. Por quê?

As pessoas que veem que você está promovendo seu webinar provavelmente visitarão sua página de destino e interagirão com seu formulário ao se registrarem para o evento. Essas são as pessoas que estão lhe dizendo que estão interessadas no que quer que você tenha a dizer. 

Algumas pessoas podem clicar acidentalmente em um link ou baixar um ativo e serem incluídas na sua lista de leads, mas aqueles que se registram e participam do seu webinar são tão de alta qualidade quanto possível. 

Desafios de um webinar

Os benefícios de hospedar um webinar são abundantes, mas eles não vêm sem seus próprios desafios, também.

Desde atrair pessoas para o seu evento até mantê-las engajadas, abaixo estão alguns dos desafios mais comuns que os anfitriões de webinars enfrentam e como resolvê-los antes mesmo de surgirem. 

Problemas técnicos

Webinars têm um conjunto único de desafios, mas problemas técnicos são universais em todas as indústrias, atividades e pessoas ao redor do mundo.

Se você está organizando um webinar, o maior desafio que você terá que se preparar para enfrentar são as dificuldades técnicas. Desde uma conexão de internet até um sistema operacional, o número de diferentes problemas que você enfrentará é interminável. 

Promoção

Se uma árvore cai em uma floresta e ninguém está por perto para ouvir, ela faz algum som? Se um webinar é transmitido e ninguém participa, você realmente tem um webinar? A resposta para essa segunda pergunta é definitivamente "não".

Preparar um webinar não significa nada se ninguém vê ou ouve o que você tem a dizer. As promoções comporão a maior parte do sucesso do seu webinar, assim como o sucesso de qualquer evento. Promover no momento errado nos canais errados não gerará leads de alta qualidade, e pode não atrair nem mesmo um público. 

Mantendo seu público engajado

Nossos períodos de atenção são mais curtos do que nunca, o que significa que se houver uma maneira de perdermos o foco, nós perderemos. Manter a atenção de alguém em uma reunião ou apresentação tradicional é uma coisa, mas fazer isso virtualmente é outro obstáculo a ser superado. 

O formato do seu webinar determinará a dificuldade deste primeiro passo, mas uma das coisas que mantém as pessoas engajadas é incluí-las na sua conversa.

"Uma ótima maneira de quebrar a tensão é ter algumas piadas preparadas para a introdução. Ter alguns comentários leves prontos para ir enquanto apresenta convidados, toca em questões administrativas ou dá as boas-vindas às pessoas pode colocá-lo em um estado de espírito relaxado e ajudá-lo a navegar por qualquer constrangimento."

AJ Alonzo
Diretor de Marketing, Demand Drive

Medição de sucesso 

É improvável que você faça vendas diretas durante seu webinar, e a maioria das empresas transmite webinars gratuitos. Se você não está ganhando dinheiro durante ou imediatamente após seu webinar, como o sucesso é medido?

Como você determina o sucesso deve ser decidido muito antes do lançamento do seu webinar.

Dicas para criar um webinar eficaz

Os benefícios dos webinars podem ser aproveitados, e os desafios que surgem podem ser resolvidos, mas não importa o quão bem você se prepare, seu sucesso nunca é garantido.

Se você está transmitindo um webinar pela primeira vez ou não viu os resultados que gostaria em webinars anteriores, certifique-se de usar estas dicas. 

Antes do webinar

• Conheça seu público: Adapte seu conteúdo e estilo de entrega às necessidades e interesses do seu público-alvo.
• Escolha um tópico atraente: Escolha um tópico que seja relevante, oportuno e ofereça valor. Considere os pontos de dor do público e o que eles gostariam de aprender.
  
• Estruture seu conteúdo: Crie um fluxo claro para seu webinar. Inclua uma introdução, um corpo forte com principais conclusões e uma seção dedicada a perguntas e respostas no final.
  
• Crie slides envolventes: Use visuais claros, texto conciso e imagens de alta qualidade para aumentar o engajamento do público.
  
• Promova efetivamente: Use múltiplos canais para divulgar e aumentar as inscrições no webinar.
• Pratique: Ensaiar sua apresentação com antecedência para garantir uma entrega suave e pontual e resolver quaisquer falhas técnicas.

Durante o webinar

• Comece forte: Prenda a atenção do seu público desde o início com uma introdução cativante e uma visão clara do que eles aprenderão.
• Seja envolvente: Fale claramente e com confiança, varie seu ritmo e tom, e use visuais de forma eficaz.
• Incentive a interação: Enquetes, questionários e sessões de perguntas e respostas são ótimas maneiras de interagir com o público e garantir que eles permaneçam envolvidos.
• Gerencie o tempo de forma eficaz: Siga seu cronograma e aloque tempo suficiente para apresentações, demonstrações e perguntas do público.
• Abrace a tecnologia: Utilize os recursos da sua plataforma de webinar para compartilhar telas, conduzir enquetes e gerenciar a função de chat.

Após o webinar

• Faça o acompanhamento: Envie um email de agradecimento aos participantes com uma gravação do webinar e quaisquer recursos adicionais.
• Recolha feedback: Use pesquisas ou enquetes para obter feedback dos participantes.
• Promova após o evento: Torne a gravação do seu webinar disponível sob demanda para alcançar um público mais amplo.

Melhor software de webinar em 2024

O software de webinar difere das ferramentas de webconferência e conferência de áudio porque são criados para ter um foco em uma autoridade e muitos espectadores.

Como todo software, não há uma ferramenta de webinar única que funcione para todos os negócios. Dependendo do estado financeiro da sua empresa, objetivos, prioridades e tamanho, alguns softwares podem ser mais adequados do que outros.

Para se qualificar para inclusão na categoria de webinar, um produto deve:

• Ser destinado a múltiplos apresentadores com até centenas ou até milhares de participantes em sessões de webinar ao vivo
• Incluir capacidades de captura de leads e registro
• Permitir a criação de apresentações e vídeos envolventes para visualização ampla
• Incluir rastreamento de desempenho e análises de público

* Abaixo estão os cinco principais softwares de webinar do Relatório Grid® da G2 de Primavera de 2024. Algumas avaliações podem ser editadas para clareza. 

1. Webex Webinars 

Webex Webinars capacita você a se conectar com públicos de todos os tamanhos e oferecer experiências virtuais excepcionais.  Seja você uma pequena empresa ou uma grande empresa, o Webex Webinars fornece os recursos e a escalabilidade de que você precisa para alcançar um público global, oferecer apresentações profissionais e obter insights valiosos.

O que os usuários mais gostam: 

"O Webex tem um bom número de recursos, como videoconferência, webinars, etc. Pudemos facilmente participar das sessões de treinamento online organizadas por nossa organização remotamente. Geralmente não trava ou falha como seus concorrentes. Não apenas o treinamento online é bastante útil em videoconferências com n número de pessoas em movimento usando nosso celular ou laptop. É bastante fácil de instalar e participar de reuniões em qualquer dispositivo."

– Revisão do Webex Webinars, Anand K.

O que os usuários não gostam: 

"Eles precisam trabalhar no suporte móvel. O aplicativo não funciona como eu gostaria; às vezes, ele apresenta erros de vídeo ou áudio; eles deveriam trabalhar na personalização do programa para o sistema operacional Linux. Eu não recomendo trabalhar com o navegador Firefox. A qualidade do áudio e do vídeo diminui consideravelmente."

– Revisão do Webex Webinars, Zain K. 

2. Livestorm 

Livestorm é a plataforma perfeita e fácil de usar que simplifica cada etapa das suas necessidades de videoconferência. Ele capacita você a hospedar webinars de alta qualidade, demonstrações de produtos, sessões de treinamento online e reuniões virtuais – tudo a partir de uma interface única e intuitiva.

O que os usuários mais gostam:

"O Livestorm é acessível e tem todos os recursos de que precisamos. Podemos facilmente adicionar formulários de registro ao nosso site; todos os webinars são automaticamente gravados – e em qualidade bastante boa também, em comparação com muitas das outras ferramentas de webinar que já usei. Mais importante ainda, você pode integrar o Livestorm com o Hubspot para que todos os inscritos sejam automaticamente adicionados à sua lista de contatos, o que é realmente importante para nós."

– Revisão do Livestorm, Elisabet N.

O que os usuários não gostam: 

"O Livestorm não é a plataforma mais intuitiva. A experiência da sala de eventos interna pode ser chocante para os membros da equipe que não a usaram antes, pois não está claro que você não é visível para os participantes externos quando entra no palco até começar o evento real. Tivemos vários problemas com a configuração de sessões de eventos, mais recentemente causados por uma migração não comunicada para um novo plano que nos impediu de configurar anfitriões em uma sessão de webinar existente. Eu também gostaria que o Livestorm oferecesse mais controle sobre a exibição dos membros da equipe durante a apresentação, incluindo a opção de mostrar apenas o membro da equipe que está falando no momento."

– Revisão do Livestorm, Emily M. 

3. Zoho Meeting

Zoho Meeting é uma plataforma de webconferência segura projetada para capacitar sua colaboração remota.  Vai além de simples chamadas de vídeo, oferecendo uma experiência rica em recursos para reuniões online, webinars e até mesmo reuniões híbridas em salas de conferência físicas. A ferramenta permite reuniões de vídeo em alta definição com compartilhamento de tela, quadro branco colaborativo e chat em tempo real para comunicação eficaz.

O que os usuários mais gostam:

“Avaliamos o Zoho Webinar para nossa organização social sem fins lucrativos por um mês. Realizamos um webinar real com vários anfitriões e aproximadamente 100+ participantes. Pretendemos continuar com o Zoho após comparar outras ferramentas para nossas necessidades. A ferramenta é fácil de usar por pessoas que não são necessariamente técnicas. No mundo do serviço social, encontramos muitas pessoas que não são familiarizadas com tecnologia. Em um evento virtual, a facilidade de uso da ferramenta é crítica para envolver esses stakeholders.

As pessoas do atendimento ao cliente do Zoho e da equipe de gerenciamento de contas são muito solidárias e genuinamente fornecem conselhos no nosso melhor interesse."

– Revisão do Zoho Meeting, Ashutosh K.

O que os usuários não gostam: 

"O que eu não gosto no Zoho Meeting é que o áudio nas reuniões às vezes pode se degradar. Quando informei o Zoho sobre isso, foi investigado imediatamente, e alguns ajustes foram feitos, o que pareceu ter resolvido o problema. Outro incômodo é a qualidade do recurso de fundo. Se não estiver em um bom local, ele fará você desaparecer em parte para revelar qualquer atividade que possa estar acontecendo ao fundo."

– Revisão do Zoho Meeting, Dwayne S.

4. Zoom Events and Webinars 

Zoom Events and Webinars é uma plataforma tudo-em-um projetada para capacitar você a hospedar eventos virtuais e híbridos impactantes de qualquer tamanho. Construído na tecnologia de videoconferência segura e confiável do Zoom, oferece uma experiência perfeita tanto para você quanto para seus participantes.

O que os usuários mais gostam: 

"É muito fácil de usar e tem toneladas de recursos úteis para ajudar a dar uma ótima aula de webinar; tem ferramentas de IA, e se por algum motivo você tiver problemas, eles sempre têm suporte ao cliente pronto para ajudar a responder a quaisquer perguntas. Tem uma integração fácil de entender, e este é o único aplicativo que uso para ministrar minhas aulas online."

– Revisão do Zoom Events and Webinars, Alberto S.

O que os usuários não gostam: 

"Há um tempo de espera para usuários gratuitos se eles usarem a maior parte dos últimos 10 minutos do tempo de chamada de vídeo gratuito de 40 minutos. Este tem sido meu problema desde sempre. Não posso ir além de 35 minutos, ou então não poderei fazer login por bons 10 minutos na próxima sessão."

– Revisão do Zoom Events and Webinars, Eunice R.

5. BigMarker

BigMarker oferece uma solução abrangente para criar webinars profissionais, interativos, eventos virtuais e experiências híbridas. É a plataforma perfeita para empresas, instituições educacionais e qualquer pessoa que queira criar eventos online impactantes e se conectar com seu público de maneira significativa.

O que os usuários mais gostam: 

“Os recursos que mais gostamos que o BigMarker oferece incluem as atualizações instantâneas do back-end do administrador diretamente para o aplicativo, widgets de tela inicial, imagem de fundo, "Meus Favoritos" agenda, processo de check-in no local com pergunta personalizada, digitalização de código QR do participante para networking/leads, matchmaking de IA com base em categorias de produtos da indústria e região, notificações push pré-agendadas e análises pós-conferência."

– Revisão do BigMarker, Cassie S.

O que os usuários não gostam: 

“A curva de aprendizado inicial para alguns dos recursos mais avançados. Embora a plataforma seja geralmente fácil de usar, mergulhar em algumas das funcionalidades mais complexas exigiu um pouco de exploração e experimentação. No entanto, a extensa documentação de ajuda e a equipe de suporte ao cliente responsiva estavam sempre lá para ajudar sempre que eu encontrava algum desafio."

– Revisão do BigMarker, Robert Attila F.

Pronto para sintonizar? 

O potencial que seu webinar pode alcançar vai além da sua própria imaginação. Mas é impossível para um webinar superar as expectativas sem se preparar adequadamente.

Assim como qualquer outro esforço de marketing, é fundamental que seus objetivos sejam definidos claramente, a maneira como você medirá o sucesso do seu webinar seja determinada com antecedência, a promoção esteja presente nos canais adequados, e você e outros apresentadores estejam bem ensaiados antes da hora do show. 

Interessado em conferir como outros webinars se parecem e soam? Veja exemplos dos próprios webinars da G2.

Este artigo foi publicado originalmente em 2020. Foi atualizado com novas informações.