Sala de Dados Virtual: Não se Preocupe com Dados Durante Negociações

Os dados são fundamentais para os negócios modernos.

Eles alimentam a tomada de decisões em vários ambientes corporativos e são um componente crítico de processos como fusões e aquisições, captação de recursos e quase todos os negócios estratégicos.

Devido a esse aspecto crítico, você precisa manter seus dados seguros e compartilhá-los com partes autorizadas para evitar que se tornem uma responsabilidade. Uma sala de dados virtual pode ser uma solução ideal para armazenar e compartilhar dados em um ambiente seguro e controlado.

Geralmente, uma sala de dados virtual é usada nos assuntos financeiros, corporativos ou legais de uma empresa. As informações armazenadas em uma VDR são críticas para o negócio ou proprietário da VDR. Elas podem variar de registros comerciais tradicionais a informações confidenciais de alto valor, como transações financeiras em rodadas de financiamento ou segredos comerciais de uma empresa. Ela também facilita o processo de due diligence durante uma fusão ou aquisição (M&A), transação de private equity ou venture capital, ou sindicação de empréstimos.

Em resumo, uma sala de dados virtual fornece um espaço seguro para organizações que precisam armazenar dados de alto valor e acessá-los com segurança durante negociações e transações. Software de sala de dados virtual reduz as limitações geográficas que antes tornavam o processo de negociação e comunicação entre fronteiras extremamente trabalhoso.

Com a globalização dos negócios, uma VDR substituiu a sala de dados física que antes era usada para armazenar e compartilhar dados. As empresas modernas precisam de medidas de segurança robustas e controles de acesso para proteger suas informações críticas, e as salas de dados virtuais cumprem esse propósito enquanto também previnem violação de dados.

Entendendo a necessidade de uma sala de dados virtual

Uma sala de dados virtual é uma solução sob demanda para armazenar, organizar e compartilhar dados com segurança, ou seja, você pode usá-la para o que quiser e quando precisar. Uma VDR oferece armazenamento de dados eficiente e econômico e permite o compartilhamento de informações entre funcionários da mesma empresa ou entre diferentes organizações.

Uma VDR oferece uma solução de software de armazenamento e compartilhamento de dados menos custosa e altamente confiável do que as predecessoras salas de dados tradicionais. O uso de VDRs elimina a necessidade de documentos físicos, o que, por sua vez, reduz os custos associados à impressão, arquivamento e armazenamento de documentos. Um grande custo que é reduzido ou muitas vezes completamente eliminado com VDRs é o de viagens com o único propósito de visualizar documentos corporativos.

Devido à sua relação custo-benefício, eficiência e conveniência, o software de sala de dados virtual é uma solução preferida para empresas que desejam compartilhar com segurança pesquisas de due diligence de M&A, transações financeiras ou outros dados.

Quem usa uma sala de dados virtual?

Muitas empresas usam uma solução de sala de dados virtual em diferentes indústrias que veem o armazenamento e compartilhamento seguro de dados como uma funcionalidade proeminente que habilita negócios. Embora sua adoção seja realizada em muitos setores, algumas empresas específicas usam VDR de forma eficaz.

Diferentes empresas aproveitam a VDR para armazenamento e compartilhamento seguro de dados.

• Private equity e venture capital usam uma sala de dados virtual para armazenar e compartilhar dados entre várias partes interessadas durante aquisições, investimentos em ações, comunicações com parceiros ou investidores, saídas ou captação de capital.
• Autoridades legais e regulatórias utilizam uma sala de dados virtual para compartilhar informações confidenciais entre diferentes partes durante parcerias estratégicas, litígios, captação de recursos, fusões e aquisições.
• Empresas de tecnologia precisam de uma maneira segura de armazenar e compartilhar informações sensíveis durante a captação de recursos, abertura de capital, aquisição, entre outros, para os quais aproveitam as capacidades da sala de dados virtual.
• Biotecnologia e farmacêutica (ou ciências da vida) usam VDRs para proteger sua propriedade intelectual durante ensaios clínicos, licenciamento de propriedade intelectual, parcerias, captação de recursos, fusões e aquisições.
• Banqueiros de investimento encontram uso de VDR na simplificação do ciclo de vida do negócio, fornecendo due diligence eficiente em episódios de fusões e aquisições, ofertas públicas iniciais (IPO), parcerias e captação de capital.

Como uma sala de dados virtual protege dados e informações

Uma sala de dados virtual é às vezes chamada de sala de dados segura devido ao nível de segurança que fornece aos dados e informações armazenados. Ela possui uma ampla gama de defesas de segurança estabelecidas para proteger informações contra acesso não autorizado.

Aqui estão algumas camadas de segurança através das quais uma VDR mantém dados e informações seguros:

• Segurança física dos dados garante backup contínuo de dados e disponibilidade acima de 99,9%.
• Segurança da infraestrutura permite criptografia AES de 256 bits e protege dados armazenados em data centers remotos.
• Segurança de aplicação implementa protocolos de criptografia robustos, autenticação multifator e facilita o isolamento de dados em nuvens privadas servidores.
• Auditoria e conformidade ajudam a analisar logs de atividades fornecidos pela VDR e provar conformidade com os padrões regulatórios relevantes.

Uma sala de dados virtual é como uma sala física cheia de arquivos guardados por um porteiro. O porteiro sabe quem pode acessar diferentes tipos de documentos armazenados em pastas e regula os controles de acesso de acordo. Os porteiros estão bem cientes dos arquivos que podem ser acessados e dos arquivos que devem ser mantidos ocultos das pessoas até que permissões de acesso privilegiadas sejam concedidas.

Portanto, ao implementar uma sala de dados online, o primeiro passo é identificar papéis e responsabilidades dos usuários e estabelecer controles para governar suas permissões de acesso.

Usos populares de uma sala de dados virtual

Uma sala de dados virtual atende a várias necessidades empresariais ao fornecer opções seguras de compartilhamento e armazenamento de dados, tornando-se uma solução popular em toda a extensão de diferentes indústrias.

Embora os casos de uso de VDRs não sejam limitados, você pode ver sua ampla adoção nestas áreas:

• Fusões e aquisições: As empresas usam uma sala de dados virtual para realizar a devida diligência adequada em transações de M&A onde vários documentos são estudados para chegar a uma decisão. Em tais casos, VDRs construídas para esse propósito são usadas onde o acesso é fornecido até que a decisão seja tomada, e depois disso, o acesso é restrito.
• Ofertas públicas iniciais: Quando as empresas se tornam públicas, elas precisam cumprir várias regulamentações adicionais com base na localização, tipos de negócios, etc. Nesse fluxo de trabalho, a retenção e gestão de documentos se tornam fundamentais para as empresas sobreviverem a um IPO, tornando a sala de dados virtual uma solução ideal.
• Gestão de propriedade intelectual (PI): Startups ou empresas que dependem de sua propriedade intelectual para crescer confiam em uma sala de dados virtual. VDRs fornecem segurança de informações adequada segurança da informação para proteger seus ativos relacionados à PI e garantir padrões máximos de segurança.
• Captação de recursos: Durante investigações de due diligence, a captação de recursos envolve uma quantidade massiva de dados e compartilhamento de documentos. Uma sala de dados virtual garante que dados sensíveis sejam compartilhados com segurança entre as equipes de liderança e garante que controles apropriados estejam em vigor.
• Parcerias estratégicas: As empresas frequentemente fazem parcerias com outras empresas para crescer. Esse processo envolve compartilhamento de arquivos para trabalhar em um acordo justo para ambas as partes. VDRs confortam os líderes empresariais ao assegurar que seus dados estão seguros e inacessíveis a entidades não autorizadas.
• Comunicações remotas: A tomada de decisões empresariais envolve a aprovação de muitos stakeholders no processo. É menos provável que todos os stakeholders (equipes de liderança, membros do conselho, etc.) estejam presentes no mesmo lugar ao mesmo tempo. Em tais casos, as equipes usam uma sala de dados virtual para compartilhar informações confidenciais com segurança e obter aprovação de stakeholders remotos.

Uma sala de dados virtual resolve problemas empresariais urgentes ao compartilhar e armazenar dados com segurança. Ela ajuda as equipes de auditoria a obter a documentação de que precisam sem o risco de comprometimento. Além disso, não apenas as equipes de auditoria se beneficiam das VDRs, mas todas as equipes que dependem de compartilhamento seguro de arquivos colhem as vantagens de ter uma sala de dados virtual.

Top 5 softwares de sala de dados virtual

Software de sala de dados virtual permite que as empresas armazenem seus dados confidenciais ou informações proprietárias e os compartilhem remotamente. Ele utiliza vários mecanismos de segurança como autenticação de dois fatores (2FA), criptografia, login único, e mais, permitindo o armazenamento de informações confidenciais sob permissões de acesso robustas.

Uma sala de dados virtual limita a capacidade de um visualizador de copiar, imprimir ou encaminhar documentos e garante que as informações sejam acessíveis apenas a usuários autorizados. Durante o processo de due diligence para fusões e aquisições e transações de private equity e venture capital, a gestão de direitos digitais se torna um aspecto crítico, e a VDR atende a isso de forma perfeita.

Para se qualificar para inclusão na lista de software de sala de dados virtual, um produto deve:

• Armazenar e distribuir conteúdo, dados ou documentos de maneira controlada e segura
• Equipar medidas de segurança como 2FA, criptografia e controles de login único.
• Fornecer estruturas de permissões personalizáveis
• Implementar gestão de direitos digitais e controlar arquivos remotamente
• Verificar, rastrear e aplicar permissão de acesso a documentos
• Garantir zero sobreposições de interação entre projetos individuais através da compartimentalização de dados

*Abaixo estão os cinco principais softwares de sala de dados virtual do Relatório Grid® da G2 da Primavera de 2021. Algumas avaliações podem ser editadas para clareza.

1. iDeals Virtual Data Room

iDeals Virtual Data Room oferece uma sala de dados virtual sofisticada e confiável que não requer nenhum treinamento prévio e oferece notável facilidade de uso. Você pode implantar rapidamente o software e usá-lo em qualquer computador, navegador ou dispositivo móvel sem instalar plugins adicionais.

Ele suporta vários formatos de documentos para que os documentos possam ser armazenados e compartilhados com segurança sem preparação de documentos. iDeals vem equipado com capacidades intuitivas de gestão de documentos que facilitam a configuração de arquivos e suas permissões de visualização, impressão ou download.

Com o iDeals Virtual Data Room, você pode proteger documentos com marca d'água, verificação em duas etapas e restringir o acesso do usuário com base em limite de tempo e endereço IP.

O que os usuários gostam:

“Muito fácil de usar - já criei várias salas de dados agora. É fácil criar diferentes grupos com diferentes níveis de acesso. Também é fácil fazer download em massa, ver quais arquivos foram carregados que são novos e criar uma estrutura de pastas na sala de dados.”

- IDeals Virtual Data Room Review, Rachael W.

O que os usuários não gostam:

“Uma área para melhoria poderia ser uma revisão mais detalhada do uso para os usuários individuais. Isso não é o maior problema, pois há relatórios, mas às vezes é necessário fazer um pouco de trabalho manual.”

- IDeals Virtual Data Room Review, Tommy M.

2. DocSend

DocSend oferece uma sala de dados virtual moderna e fácil de usar que simplifica o compartilhamento seguro de documentos para impulsionar resultados empresariais. Ele permite que os usuários compartilhem vários documentos em um único link, permitindo que os visualizadores tenham todas as informações de que precisam em um só lugar.

A sala de dados virtual do DocSend permite que os usuários gerenciem o acesso individual a documentos e usem proteção por senha para adicionar uma camada extra de segurança e controle. Os usuários podem definir preferências de segurança para cada stakeholder, receber notificações quando alguém visualiza arquivos e analisar o desempenho do conteúdo em uma base página por página aproveitando os sistemas robustos baseados em links do DocSend. Ele fornece um espaço seguro para armazenar e compartilhar documentos digitais e oferece uma experiência de visualização personalizada com um logotipo e imagem de banner personalizáveis.

O que os usuários gostam:

“A melhor coisa sobre o DocSend é a simplicidade e a capacidade de rastrear potenciais investidores. Como Assistente Executivo, leva segundos para informar nossa equipe sobre quem abriu o documento e o tempo que passaram.

Também ajuda a decidir quais compromissos agendar com base no interesse. De fato, a capacidade de determinar quais reuniões agendar economizou tempo do nosso CEO, Analista Financeiro e executivos, levando a não desperdiçar recursos. No final do dia, o DocSend não apenas atendeu às nossas necessidades, mas é a razão pela qual continuamos a usá-lo negócio após negócio.”

- DocSend Review, Mariana B.

O que os usuários não gostam:

“Alguns recursos são difíceis de implementar e gerenciar, poderia ser mais fácil, especialmente na parte de assinatura. A gestão de branding personalizado também não é fácil e poderia ser melhor adaptada à aparência de cada empresa.

Os controles e o rastreamento também poderiam ser mais precisos. Alguns dos e-mails recebidos não eram precisos o suficiente para medir quanto tempo alguém passa na apresentação, quais slides eventualmente não foram úteis e quais são os mais acessados. Algumas dessas informações poderiam ser facilmente compartilhadas por e-mail em um resumo diário ou semanal da plataforma. Fora isso, acho que a plataforma é útil e definitivamente a recomendaria.”

- DocSend Review, Daniel I.

3. Sync.com

Sync.com torna fácil armazenar, compartilhar e acessar suas informações de qualquer lugar e protege sua privacidade com criptografia de ponta a ponta. Ele protege seus documentos confidenciais contra acesso não autorizado e permite que você compartilhe rapidamente arquivos com partes mesmo quando elas não têm uma conta Sync.

Ele fornece recursos como solicitações de arquivos, proteção por senha, notificação, datas de expiração e permissão para garantir aos proprietários de VDR que eles estão no controle das informações armazenadas.

O que os usuários gostam:

“A primeira coisa que vem à mente é a palavra "facilidade", e é que tudo é bastante fácil de fazer com este programa, desde a instalação e configuração até a gestão de armazenamento de documentos, tornam-se tarefas bastante simples de realizar. É quase desnecessário que estejamos presentes porque tudo é feito automaticamente.

A velocidade de carregamento de documentos é bastante boa, então não perco tanto tempo esperando que arquivos leves sejam carregados no sistema. O fato de a informação estar na nuvem me permite acessar de qualquer dispositivo para consultar ou baixar as informações que estão na minha conta.”

- Sync.com Review, Martin W.

O que os usuários não gostam:

“Sync.com é um excelente programa para gestão de informações baseadas na web e tem características muito boas. O que pode ser considerado negativo deste programa é quando o comparamos com serviços similares, pode ser seu preço, outros serviços oferecem armazenamento ilimitado por custos mais baixos.”

- Sync.com Review, Andreina Del valle S.

4. SecureDocs Virtual Data Room

SecureDocs fornece uma sala de dados virtual segura com uma interface intuitiva e fácil de usar. Ele permite que os usuários armazenem, gerenciem e compartilhem documentos corporativos facilmente.

SecureDocs Virtual Data Room apresenta insights valiosos sobre a atividade em sua sala de dados, com recursos como relatórios de trilha de auditoria, alertas de atividade, painéis e concede a visibilidade necessária para avaliar o interesse de compradores ou investidores. O VDR SecureDocs vem com recursos de segurança construídos para esse propósito que incluem 2FA, criptografia, funções de usuário baseadas em permissão, acordos de não divulgação personalizáveis e mais.

O que os usuários gostam:

“SecureDocs é uma instalação de sala de armazenamento de dados fácil de usar e conveniente que já usamos. As abas são autoexplicativas, e é fácil criar e carregar pastas. Gestão de usuários, criação e atribuição de funções, concessão de permissão, etc., são compreensíveis para qualquer pessoa. Acima de tudo, o preço é acessível.”

- SecureDocs Virtual Data Room Review, Mohammed S.

O que os usuários não gostam:

“Não há muito do que não gostar sobre este produto. Com base na maneira como configurei muitos perfis de usuário, gostaria de uma maneira adicional de fazer atualizações em massa nos perfis de usuário.”

- SecureDocs Virtual Data Room Review, Patrick T.

5. ShareVault

ShareVault fornece salas de dados virtuais com segurança robusta mesmo em dispositivos que estão fora do controle do departamento de TI. ShareVault torna mais fácil compartilhar informações confidenciais com partes externas e oferece recursos granulares que dão controle sobre as informações armazenadas enquanto garantem proteção e monitoramento excepcionais de documentos.

O VDR do ShareVault oferece análises de compartilhamento de documentos que fornecem insights em tempo real sobre o engajamento do usuário até o nível da página. As análises de compartilhamento tornam mais fácil para você saber quem está acessando seus documentos e quando. Ele vem com muitos recursos, como trilhas de auditoria com relatórios interativos, rastreamento de endereço IP, mapas de calor e mais, permitindo que você seja mais estratégico em seus negócios.

O que os usuários gostam:

“Adoro a flexibilidade com a criação de usuários e grupos e a capacidade de especificar as funções para cada um. Temos muitos casos em que certos usuários são configurados para serem colaboradores enquanto outros são configurados apenas para serem revisores. Isso é importante, pois nem todos os níveis de pessoal devem ter o mesmo acesso ao sistema. Além disso, nossa empresa e especialmente nossos clientes apreciam muito a segurança aprimorada que o ShareVault oferece. A cibersegurança é de extrema importância em nossa indústria, então é fundamental que nossos dados e os dados de nossos clientes permaneçam seguros e possam ser compartilhados com segurança.”

- ShareVault Review, Adam W.

O que os usuários não gostam:

“Não muito. É um ótimo produto e muito fácil de usar. Tem sido um dos nossos melhores pequenos investimentos nesta fase inicial.”

- ShareVault Review, Damian M.

Armazene e compartilhe, mas esteja ciente

Use uma sala de dados virtual para armazenar e compartilhar seus documentos confidenciais ou sensíveis durante transações comerciais, e tenha a certeza de que eles estão acessíveis apenas para partes autorizadas.

Explorando várias opções de armazenamento de dados? Saiba mais sobre armazenamento em nuvem e como escolher um para o seu negócio.