O que são Registros Públicos? Como obter acesso a qualquer registro

O período anterior a 1966 foi caracterizado por uma transparência e responsabilidade limitadas nos Estados Unidos. O governo operava com um alto grau de sigilo, o que fazia com que cidadãos como nós se sentissem como detetives embarcando em uma busca elusiva.

Então, em 1966, a Lei de Liberdade de Informação (FOIA) foi aprovada nos Estados Unidos. Ela garantiu que documentos e informações do governo fossem acessíveis ao público por meio de registros públicos. O objetivo era aumentar a confiança no governo, permitindo que cidadãos tivessem acesso a informações sobre a conduta do governo.

À medida que os dados crescem e as ameaças à segurança se tornam mais prevalentes, as organizações não podem mais confiar em métodos desatualizados para gerenciar registros públicos. Implementar software de gestão de registros públicos pode ajudar as organizações a atender à crescente demanda por acesso eficiente e seguro aos registros.

Este artigo explorará os diferentes tipos de registros públicos, sua importância e as opções de acessibilidade disponíveis para o público.

Lembre-se, no entanto, de que diferentes estados têm suas próprias leis sobre o que constitui um registro público, então você deve entrar em contato com as agências governamentais do seu estado para obter detalhes específicos.

Importância de acessar registros públicos

Acessar registros públicos melhora a transparência e a responsabilidade no governo e nas instituições públicas, permitindo que os indivíduos tomem decisões informadas sobre seu governo durante as eleições.

Por exemplo, ao acessar informações sobre financiamento de campanhas, você pode compreender as ações de seus representantes e fazer uma escolha informada de governo. Uma vez eleitos, o acesso aos registros públicos também pode ajudá-lo a responsabilizar os funcionários eleitos e garantir que suas ações estejam alinhadas com seus melhores interesses.

Pesquisadores dependem de registros públicos para estudar as ciências sociais, economia, gestão de políticas públicas e mais. Eles fornecem dados valiosos ao analisar tendências, avaliar programas governamentais e desenvolver políticas baseadas em evidências.

Registros públicos são cruciais para necessidades legais e empresariais. Advogados, investigadores e pesquisadores confiam neles para coletar evidências, conduzir análises financeiras, realizar diligências, verificar informações e apoiar processos legais. Da mesma forma, as empresas dependem de registros públicos para avaliar condições de mercado, avaliar parceiros ou concorrentes e tomar decisões informadas.

Além disso, o acesso aos registros públicos garante a proteção dos direitos e da privacidade dos indivíduos. Registros públicos frequentemente incluem informações sobre propriedade, casos judiciais, registros criminais e ações governamentais. Ao acessar e revisar esses registros, os indivíduos podem verificar a precisão das informações, corrigir erros e contestar quaisquer práticas ilegais que possam infringir seus direitos.

11 tipos de registros públicos

Muitas instituições governamentais e privadas criam e mantêm registros públicos para ajudar o público a obter informações necessárias e promover a transparência.

Antes de começar, você deve entender qual tipo de registro público está procurando. Isso pode economizar horas de busca. Cada estado e país tem um processo diferente de gestão de registros, então identificar a categoria que você precisa lhe dá uma vantagem.

Estatísticas vitais

Estatísticas vitais referem-se aos dados quantitativos que o governo coleta para ajudar a gerenciar vários programas, distribuir dinheiro e se comunicar com seus cidadãos. Funcionários do governo usam essas informações para tomar decisões para o público.

O censo é um exemplo famoso de estatísticas vitais, rastreando dados sobre nascimentos, mortes, propriedade, impostos, doenças, votação e serviço militar.

Leis e regulamentos

Indivíduos e organizações devem conhecer as leis e regulamentos que devem seguir. O processo de formação de leis e regulamentos está aberto ao escrutínio público, e os registros sobre se indivíduos e organizações seguem essas leis e regulamentos também são compartilhados.

Jornalistas acessam esses registros públicos para obter informações sobre vários assuntos, como decisões judiciais, propostas legislativas e outras questões importantes.

Processos judiciais

O sistema legal dos EUA é respeitado porque os tribunais fazem seu trabalho sob escrutínio público. Se uma instituição ou indivíduo vai a tribunal, seu caso e quaisquer acusações contra eles se tornam um assunto de registro público, a menos que um juiz sele o registro.

Isso significa que o público pode acessar informações sobre testemunhas, evidências e tudo o que acontece no tribunal. A documentação das atividades do tribunal ajuda a garantir que o sistema legal seja justo e transparente.

Registros de justiça criminal

As agências responsáveis por policiar a sociedade nos níveis local, estadual e federal trabalham sob escrutínio público. Isso significa que informações sobre prisões estão disponíveis ao público, e ninguém deve ser preso sem um registro.

O público pode acessar chamadas de serviço da polícia, bem como registros de prisão. Quando certos criminosos são liberados, os registros públicos mencionam onde eles vivem e o tipo de supervisão a que estão sujeitos.

Registros educacionais

Registros educacionais contêm informações relacionadas à experiência educacional de uma pessoa. Eles são mantidos por escolas, faculdades e universidades e são protegidos por leis de privacidade.

Registros educacionais incluem notas, transcrições, frequência, ações disciplinares, pontuações de testes padronizados e informações pessoais.

Relatórios de avaliação de programas governamentais

Organizações como o escritório de responsabilidade do governo federal ou escritórios de auditores estaduais investigam minuciosamente como os programas governamentais funcionam e criam relatórios de avaliação. Esses relatórios fornecem informações imparciais sobre a eficiência e eficácia dos programas governamentais. Eles são cruciais porque esse tipo de investigação é proibitivamente caro para organizações de notícias, partidos políticos ou candidatos.

Registros de saúde

Registros de saúde contêm informações sobre o histórico médico de um indivíduo, procedimentos, diagnósticos, tratamentos ou medicamentos. Eles estão sujeitos a regulamentos de privacidade rigorosos sob a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) e Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) nos Estados Unidos. Certas circunstâncias podem justificar a disponibilização de documentos médicos ao público, como para pesquisa ou em resposta a uma ordem judicial.

Informações financeiras de várias instituições

Instituições com fins lucrativos, sem fins lucrativos e públicas mantêm registros de suas demonstrações financeiras e atividades. Agências governamentais, como o Serviço de Receita Interna (IRS), a Corporação Federal de Seguro de Depósitos (FDIC) e a Comissão de Valores Mobiliários (SEC), supervisionam esses registros, que geralmente estão disponíveis ao público para garantir responsabilidade e confiança no sistema financeiro.

Registros financeiros de campanhas políticas

Embora decisões da Suprema Corte tenham dificultado a visualização de onde vêm os fundos de campanha, os governos ainda disponibilizam informações sobre doações políticas ao público. A Comissão Federal de Eleições (FEC) possui um extenso banco de dados de informações sobre contribuições de campanha para garantir a transparência no processo político.

Registros de propriedade

Registros de propriedade incluem informações sobre imóveis, como escrituras de propriedade, hipotecas, licenças de construção, violações de código de construção e transferências de propriedade. Escritórios governamentais locais mantêm registros de propriedade para acesso e revisão pública.

Licenças

Os governos geram receita emitindo licenças, que são necessárias para quase todas as empresas. As licenças são extensas e diversificadas. Por exemplo, profissões como médicos, engenheiros, advogados e professores geralmente exigem diferentes licenças. O sistema ajuda a garantir que profissionais e empresas atendam a padrões e regulamentos.

No entanto, certos tipos de registros criados por indivíduos privados, empresas ou outras entidades que são legal e financeiramente parte do estado não são considerados registros públicos pela maioria das leis estaduais.

Como acessar registros públicos

Adquirir registros públicos pode apresentar desafios devido aos diversos períodos de retenção associados aos registros disponíveis. Dois tipos principais de registros públicos são classificados com base em seus períodos de retenção: permanentes e temporários. Registros permanentes são retidos a longo prazo, enquanto registros temporários podem ser descartados se considerados irrelevantes.

Registros públicos são normalmente mantidos em instalações designadas conhecidas como Locais de Depósito (PODs), que armazenam registros originais de agências governamentais locais e estaduais. Existem dois tipos de PODs: Classe A e Classe B. PODs de Classe A armazenam tanto registros permanentes, como certidões de nascimento e óbito, escrituras de propriedade, licenças de casamento e julgamentos judiciais, quanto registros temporários. Por outro lado, PODs de Classe B são permitidos apenas para armazenar registros públicos temporários, como contas de serviços públicos, atas de reuniões públicas e registros de folha de pagamento.

Antes de iniciar uma busca por registros públicos, é crucial determinar as informações específicas de que você precisa. Desenvolver habilidades essenciais para refinar sua busca e filtrar informações desnecessárias é vital para navegar efetivamente por esse processo. É importante notar que conduzir tais buscas de forma independente pode ser demorado, potencialmente levando semanas. Portanto, reunir as informações básicas necessárias com antecedência é essencial para evitar perder tempo valioso.

Navegar pelas complexidades de uma solicitação de registros públicos exige um conjunto específico de habilidades. Felizmente, existem recursos disponíveis para ajudá-lo a iniciar sua busca por registros públicos, que podem variar com base nas leis e regulamentos do seu estado.

Quem pode solicitar registros públicos?

A FOIA estipula que os escritórios públicos devem disponibilizar registros uma vez que uma solicitação formal seja recebida. Qualquer pessoa pode solicitar registros públicos simplesmente pedindo por eles, embora seja aconselhável solicitar acesso de forma educada. Normalmente, a solicitação pode ser feita de qualquer maneira que o solicitante escolher: por telefone, pessoalmente, ou por e-mail ou carta.

Muitas agências governamentais oferecem formulários de solicitação online para ajudar indivíduos a solicitar registros públicos. Governos que utilizam software de registros públicos, ferramentas de gestão de solicitações de cidadãos ou portais de registros abertos tendem a ter um processo de acesso mais transparente.

Alguns governos podem exigir que as pessoas compareçam pessoalmente para solicitar registros públicos, e alguns estados podem exigir que você seja residente desse estado para fazer uma solicitação.

Embora os registros públicos devam ser livremente acessíveis, taxas podem ser aplicadas para acessá-los, particularmente para cópias impressas.

Quanto custam os registros públicos?

Uma taxa é cobrada para recuperar registros públicos. O custo de obtenção de registros públicos varia em todo o país, com alguns estados tendo uma tabela de taxas estadual que as agências governamentais devem seguir. Em contraste, outros, como o Alabama, deixam a critério da agência determinar uma taxa razoável.

Algumas agências governamentais cobram uma taxa horária fixa com base no tempo gasto na busca, revisão e redação de registros públicos. Em Rhode Island, há uma taxa de busca e recuperação de $15 por hora, aplicável após a primeira hora, enquanto no Colorado, a taxa correspondente é de $30 por hora. Alguns também cobram pela impressão de registros públicos ou pelo trabalho envolvido em sua recuperação.

Por outro lado, estados como Califórnia, Illinois, Ohio, Pensilvânia e Washington proíbem a cobrança de taxas para registros públicos e podem ocasionalmente impor cobranças para tipos específicos de registros ou sob certas circunstâncias.

Você deve pesquisar o processo em seu estado ou jurisdição antes de solicitar para entender quaisquer taxas ou requisitos potenciais com antecedência.

Acessando registros públicos gratuitamente

Acessar registros públicos gratuitamente pode ser um recurso valioso para obter informações. Aqui estão alguns métodos comuns que você pode explorar.

• Muitas agências governamentais têm sites que disponibilizam registros públicos online. Use o site do seu governo federal, estadual ou local e procure pela seção de registros públicos.
• Alguns sites privados, como Instant Checkmate e Truthfinder, oferecem acesso gratuito a registros públicos. Eles ajudam você a obter registros públicos de forma mais conveniente do que sites governamentais.
• Use seu banco de dados de bibliotecas locais ou tribunais que mantêm registros de todos os procedimentos em seus arquivos.
• Use um mecanismo de busca que se concentra em encontrar registros públicos, como Pipl. Lembre-se de tornar a consulta o mais precisa possível para encontrar exatamente o que você precisa.
• Você pode solicitar informações da agência pública que detém os registros por e-mail ou carta.

Aplicação das leis de registros públicos

A aplicação das leis de registros públicos difere de estado para estado. No entanto, em muitos estados, procuradores-gerais são responsáveis por supervisionar e garantir a conformidade com as leis de registros públicos por agências estaduais. Em estados onde os procuradores-gerais geralmente não têm autoridade de aplicação, você pode entrar com uma ação civil se for negado o acesso a registros públicos.

Se uma agência estadual violar intencionalmente as leis de registros públicos, os procuradores-gerais podem iniciar uma ação judicial para garantir a conformidade. Além disso, os procuradores-gerais são responsáveis por estabelecer políticas e procedimentos que orientem as agências estaduais sobre as leis de registros públicos. Isso garante que as agências estaduais mantenham e compartilhem registros públicos em conformidade com a lei.

Folheando os documentos

A fundação dos Estados Unidos está no princípio de 'nós, o povo', e o acesso a registros públicos promove uma sociedade onde a informação está prontamente disponível e as decisões são tomadas no melhor interesse do povo.

Ao se familiarizar com os diferentes tipos de registros públicos e os métodos para acessá-los, você pode participar ativamente dos processos democráticos, proteger seus direitos e contribuir para uma sociedade transparente e responsável.

Abrace a tecnologia para simplificar suas interações com governos locais e estaduais usando software de solicitação de cidadãos.

Este artigo foi originalmente publicado em 2023. Foi atualizado com novas informações.