Como Dar Vida à Sua Apresentação Virtual

Não importa quantas apresentações você já liderou, é normal sentir um frio na barriga.

Especialmente se você estiver apresentando virtualmente pela primeira vez.

Uma apresentação virtual é quando tanto o anfitrião quanto o público assistem à apresentação remotamente, seja de casa ou de um prédio de escritórios do outro lado do país.

É compreensível não saber como abordar uma apresentação completamente virtual. Você não só precisa considerar o design dos slides, mas também como manter um público remoto engajado à distância.

À medida que a tecnologia e o software de apresentação evoluem e a demanda por apresentações virtuais continua a aumentar, é do seu interesse dominar as habilidades necessárias para liderar uma apresentação virtual eficaz.

Como criar uma apresentação virtual

Antes de se sentar e ligar sua webcam, você precisa primeiro planejar como sua apresentação virtual será do início ao fim.

Escolha o software de apresentação certo

O primeiro passo para criar uma apresentação virtual vencedora é escolher qual software de apresentação você usará. Embora construir slides bem projetados possa fazer uma grande diferença, as ferramentas de apresentação certas podem facilitar, mesmo que você não seja especialmente familiarizado com tecnologia.

Alguns benefícios de usar software de apresentação incluem:

• Ser capaz de comunicar de forma organizada e compreensível
• Engajar visual e oralmente os ouvintes da sua apresentação
• Fornecer o conjunto de slides como um recurso pós-apresentação
• Converter ouvintes em leads através do interesse e engajamento

Não importa seu setor ou o motivo pelo qual você está recorrendo ao software de apresentação, você se sentirá capacitado para criar um visual atraente que, com sorte, engajará seu público muito depois que a apresentação terminar.

Mantenha a simplicidade

Ao criar e planejar sua apresentação, não se esqueça de que seu público só pode lembrar e reter uma quantidade limitada de informações de uma vez. Isso é chamado de teoria da carga cognitiva, e é importante que você respeite seu público e o quanto eles podem lidar.

Com a teoria da carga cognitiva em mente, mantenha sua apresentação o mais simples possível e não tenha medo de encontrar maneiras de dividir seu conteúdo para ajudar a decompor as informações em pedaços menores.

Coloque-se no lugar do seu público. É provável que, quando eles virem um slide com uma longa lista de tópicos ou vários parágrafos de texto, seus olhos comecem a se desviar e eles percam o interesse rapidamente. Se você se encontrar criando um slide assim, considere dividi-lo em três slides separados.

Use cores de forma eficaz

Ao construir seus slides, não se esqueça das cores. Embora em alguns casos você possa estar limitado a cores específicas da marca ou diretrizes da empresa, às vezes você poderá ser mais criativo com o tipo de slides a incluir.

Nesse caso, preste atenção ao esquema de cores específico que você deseja usar. Evite qualquer coisa difícil de ler ou excessivamente chamativa. Se algo, as cores que você escolher precisam complementar o propósito da apresentação e os pontos que você fará.

Por exemplo, você pode considerar usar um esquema de cores complementares se estiver explicando dois elementos distintos e como eles diferem um do outro.

Crie títulos significativos

Em uma nota semelhante, considere os títulos dos seus slides e certifique-se de que sejam significativos. O título de cada slide desempenha um papel importante em sua apresentação virtual, pois eles informam os espectadores sobre o contexto do que está sendo discutido.

Eles também ajudam os espectadores a seguir a apresentação mais facilmente, especialmente aqueles que podem estar visualizando os slides após a apresentação.

Escolha uma fonte segura

Ao escolher um tipo de fonte, certifique-se de que seja fácil de ler em seus slides.

É do seu interesse evitar fontes cursivas que tenham um visual mais formal e decorativo, pois podem ser difíceis de ler e muitas vezes não combinam com o tom da sua apresentação.

Escolha algo tradicional com o qual as pessoas estejam familiarizadas e mantenha-o consistente em todos os seus slides. Você também deve considerar como as fontes parecerão em dispositivos variados, levando em conta telas menores e maiores onde a fonte pode ser distorcida.

Limite a quantidade de dados que você apresenta

Certos elementos irão melhorar sua apresentação virtual e alguns serão simplesmente distrativos.

Embora gráficos e diagramas possam ajudar a apresentar dados de forma mais convincente, apresentar muitos dados pode sobrecarregar seu público. Em vez de explicar e tornar os dados mais claros, isso só os confundirá ainda mais.

Isso remonta ao que discutimos anteriormente sobre a sobrecarga cognitiva. É melhor usar gráficos e diagramas apenas quando necessário, como quando as informações mostradas precisam ser simplificadas.

O mesmo pode ser dito sobre transições e animações. Como sua apresentação virtual será exibida pela internet, sempre há a chance de que você possa experimentar algum atraso ou que alguns elementos de áudio fiquem fora de sincronia com a apresentação, dependendo da qualidade da conexão de cada espectador.

Por causa disso, mantenha as animações e transições de slides no mínimo. Elas serão apenas uma distração para seu público se forem usadas em excesso.

Aproveite ao máximo o espaço em branco

Se você conhece um designer, ele lhe dirá o quanto o espaço em branco pode ser importante. Embora você possa não ser capaz de identificar quando ele é usado corretamente, você saberá quando não é.

Em sua apresentação virtual, o espaço em branco é qualquer espaço claro e vazio ao redor dos elementos dos seus slides, como imagens, títulos e caixas de texto. Quando você tem espaço em branco suficiente incorporado, cada slide será fácil de ler e parecerá menos carregado. Também tornará mais fácil para você transmitir a mensagem desejada da apresentação.

6 dicas para dar uma apresentação virtual bem-sucedida

Depois de criar seus slides, completos com títulos significativos, espaço em branco eficaz, uma fonte fácil de ler e diagramas simples, é hora de realmente apresentar sua apresentação virtual.

Antes de ligar sua webcam, há algumas dicas a seguir para garantir o sucesso.

1. Planeje com antecedência

Você pode pensar que planejar com antecedência significa simplesmente criar seus slides antes da última hora... mas há mais do que isso.

Use um fundo profissional

Há certos elementos que você precisará considerar antes de começar. Para começar, seu fundo virtual.

Embora você possa pensar que sua geladeira e tapeçaria vintage são ótimos, eles não são fundos ideais para sua apresentação virtual. Reserve um tempo para garantir que o que está atrás de você seja visualmente atraente, não seja distrativo e não mostre o canto bagunçado da sua sala de estar.

Alguns softwares de videoconferência oferecem fundos virtuais que eliminam as dúvidas sobre se seu apartamento está pronto para a câmera ou não.

Invista em uma iluminação básica

Quer realmente brilhar? Então você precisa de uma iluminação decente que não seja apenas um abajur de mesa.

Embora a iluminação natural seja boa, ela pode ser incrivelmente imprevisível. Talvez uma nuvem rebelde passe na frente do sol e seu rosto de repente fique na sombra.

Você não precisa comprar nada muito sofisticado ou caro, mas se apresentações virtuais são algo que você planeja fazer mais de uma vez, vale a pena o investimento. Mesmo algo tão simples como uma luz de anel pode fazer uma grande diferença.

Vista-se

Todos nós já ouvimos as piadas sobre se vestir apenas pela metade para reuniões virtuais, ou seja, usar uma camisa profissional combinada com calças de moletom ou shorts de ginástica.

Ao apresentar, você deve se vestir profissionalmente da cabeça aos pés. Afinal, você nunca sabe quando pode ter que se levantar inesperadamente e revelar seu segredo.

Ao planejar uma roupa, escolha algo simples. Não escolha uma camisa com um padrão louco ou que seja verde neon. Sua roupa precisa ser capaz de se traduzir na câmera, e qualquer coisa muito chamativa pode ser distrativa.

Elabore um cronograma

Seja para eliminar o nervosismo ou para se manter organizado, você deve sempre criar um cronograma detalhado de como sua apresentação virtual será.

Por exemplo, como anfitrião da apresentação virtual, é imperativo que você comece no horário. Não existe isso de chegar atrasado quando você é o anfitrião.

No entanto, você pode perceber que alguns participantes estão um pouco atrasados para entrar. Por causa disso, considere ter duas aberturas. Uma que seja "suave" e projetada para engajar seu público sem se aprofundar muito no conteúdo, e outra que será sua abertura "dura". Esta segunda será reservada para quando todos, ou quase todos, estiverem presentes.

Além disso, seja respeitoso com o tempo do seu público e termine pontualmente também. Eles podem ter outras reuniões para atender ou um filho para buscar no treino de futebol. No início da sua apresentação, deixe claro quanto tempo ela deve durar e se haverá tempo para perguntas no final.

Certifique-se de fornecer seu cronograma de apresentação com antecedência para que seu público saiba exatamente o que esperar.

Pratique antes

Quando se trata de dar sua apresentação virtual, é do seu interesse não "improvisar"... ou seja, certifique-se de praticar antes!

Isso inclui não apenas passar pelos seus slides e o que você quer dizer algumas vezes, mas também praticar como usar o software e configurar seu fundo.

Depois de fazer alguns ensaios, ouça como você soa. É aqui que você poderá testar o áudio para garantir que não haja problemas de reprodução. Você também poderá ouvir para garantir que seu ritmo não esteja muito acelerado.

2. Conheça seu público

Entender seu público é absolutamente necessário ao apresentar virtualmente. Descubra quem eles são, por que decidiram participar e quais pontos problemáticos sua apresentação pode, com sorte, resolver.

Além disso, descubra onde eles estão localizados para que quaisquer objetivos principais que você planeja abordar sejam traduzidos entre diferentes culturas, se necessário.

3. Varie o conteúdo

Ao apresentar pessoalmente, seja no trabalho ou em uma conferência, você pode manter a atenção do seu público fazendo contato visual e através de linguagem corporal específica. Ao apresentar virtualmente, seu conteúdo terá que fazer o trabalho pesado.

Por causa disso, você vai querer variar o tipo de mídia com a qual eles podem interagir.

Lembre-se de que você não está tentando exagerar ou sobrecarregar seu público, mas sim está se esforçando para combater o tédio que vem ao ver slide após slide de tópicos e parágrafos.

4. Use slides envolventes

Adicione elementos envolventes aos seus slides para evitar a hipnose dos slides. Para fazer seu público se sentir envolvido com sua apresentação, considere incorporar pesquisas, enquetes ou uma sessão de perguntas e respostas no final da apresentação.

No entanto, faça todo o engajamento valer a pena e não uma parte superficial da apresentação. Ao fazer uma pergunta ao público, certifique-se de que seja significativa e tenha valor.

Além disso, ao planejar o tempo de execução, não se esqueça de incluir tempo para interação para que não seja deixado de lado ou pareça que você está correndo por ele.

5. Elimine distrações

Se você estiver apresentando do seu escritório em casa, coloque seu smartphone fora do alcance e não se esqueça de colocá-lo no modo silencioso.

Ative o "Não Perturbe" para qualquer notificação que possa soar do dispositivo no qual você está conduzindo a apresentação, como e-mails ou mensagens de texto. Isso não só será uma distração para você enquanto apresenta, mas seu público ouvirá essas notificações do lado deles.

Além disso, feche a porta do seu escritório em casa ou de onde você estiver apresentando para não se distrair com um animal de estimação que possa vagar por perto. Isso também ajudará a abafar qualquer ruído de outros membros da sua casa que seu público possa ouvir.

6. Mantenha a conversa

Quando sua apresentação virtual estiver terminando, certifique-se de terminar com uma nota instigante. Seja fazendo uma pergunta ou até mesmo dando ao seu público algum dever de casa para completar por conta própria, isso ajudará a engajar seu público muito depois que ela terminar.

Além disso, não se esqueça de pedir feedback ao seu público ou incentivá-los a interagir com você nas redes sociais para discutir qualquer ponto mais a fundo.

Boa sorte!

Agora você está pronto para liderar uma apresentação virtual envolvente e bem pensada. Siga estas etapas e dicas sempre que tiver uma apresentação para criar.

Não se esqueça de se divertir ao longo do caminho, rir com seu público e lidar com os imprevistos.

Leve seu aprendizado um passo adiante e explore cinco dicas de especialistas sobre como criar uma apresentação de marketing eficaz.