Seu Guia para os Tipos Mais Eficazes de Sistemas ERP

O desenvolvimento de ERP tem se esforçado por um ideal quase utópico: a consolidação de todos os processos de negócios sob um único sistema de software.

Claro, com a vida assim como com a tecnologia, nenhum plano sobrevive ao primeiro contato com o inimigo. Com cada nova inovação, as pessoas conseguiram encontrar novas maneiras de se engajar com o mundo e expandir o escopo de suas ambições empresariais.

Por causa dessa incerteza, o projeto de criar uma única aplicação de software para uma única indústria — quanto mais para a totalidade da atividade humana — tornou-se uma façanha que pode nunca ser realizada em nossas vidas.

Sistemas ERP evoluíram para cobrir uma ampla gama de indústrias, tipos de negócios e usuários. Embora a funcionalidade central de todas essas iterações permaneça geralmente a mesma, há uma enorme variação entre os sistemas quando se trata de acessibilidade e módulos específicos da indústria que podem fazer ou quebrar sua experiência com uma determinada solução de software.

Tipos de ERP por modelo de sistema

Quando se trata de selecionar o melhor software para o seu negócio, a indústria na qual você trabalha provavelmente terá o maior impacto sobre qual software você compra.

Isso é especialmente verdadeiro com sistemas expansivos como ERP, que geralmente se beneficiam de ter módulos e aplicações que são ajustados para utilizar a especialização adquirida por estarem inseridos em um setor particular do cenário de trabalho moderno.

No entanto, isso não significa que você sempre precisará encontrar o sistema ERP mais específico ou expansivo para cobrir suas necessidades. Algumas indústrias que exigem conhecimento particular, como contabilidade, podem estar bem usando um sistema ERP básico ou de espectro amplo. Essa variação nos modelos de sistema é uma maneira chave de diferenciar ERP de soluções de software como CRM.

Por outro lado, para indústrias que têm demandas materiais específicas que podem ser negligenciadas por alguém que não está bem versado nos detalhes do negócio, uma opção mais específica será a única maneira de atender adequadamente a essas demandas.

Abaixo estão alguns modelos que podem ser usados para atender às diferentes demandas do mundo dos negócios. Continue lendo para descobrir qual opção pode ser potencialmente a mais adequada para sua organização.

Best-of-breed

Sistemas ERP Best-of-breed ou "generalistas" são uma categoria que geralmente é composta pelos grandes fornecedores de renome. Esses sistemas oferecem uma enorme opção de módulos para sua empresa utilizar e podem melhorar as operações de uma ampla variedade de tipos de indústria. No entanto, todas as peças de um único produto devem ser adquiridas como um sistema semi-compreensivo.

Um sistema ERP best-of-breed pode ser adequado para você se:

• Você está procurando por um sistema de ponta, bem gerido e de qualidade para lidar com os aspectos gerais do seu negócio.
• Você deseja adquirir todos os módulos de um sistema ERP como um único pacote e garantir que todos os departamentos estejam operando com a mesma solução de software.
• Você deseja acesso a uma ampla gama de funções de melhor qualidade que podem ser ajustadas para cada um de seus departamentos específicos.
• Você tem um grande negócio empresarial que precisa de uma ampla gama de recursos.

Com ERP, assim como com muitas coisas na vida, você obtém o que paga. Sistemas best-of-breed são geralmente altamente ajustados e oferecem um nível mais alto de qualidade do que outros tipos de sistema.

Apesar dessas consideráveis vantagens, um ERP best-of-breed pode não ser a solução correta para você se:

• Você precisa de sistemas extremamente especializados para ajudar a gerenciar elementos precários de sua indústria e gerenciar riscos que podem ser negligenciados por um estranho ao seu negócio e organização. Sistemas best-of-breed são ferramentas poderosas, mas são um tanto rígidos e inflexíveis quando se trata de personalização.
• Você precisa de um sistema que seja simples de usar e fácil de integrar. Esses tipos de sistemas ERP geralmente exigem um grande grau de coordenação em todos os níveis e departamentos de uma determinada organização para evitar inconsistências de informações.
• Você precisa de um sistema que seja capaz de mudar com sua empresa à medida que você cresce e se expande. Embora os sistemas ERP best-of-breed cubram uma gama tão ampla de utilidades que muitas vezes podem se adaptar à maioria das mudanças gerais, às vezes podem ser insuficientes se sua organização planeja começar a se especializar em elementos e práticas de nicho específicos da indústria.
• Seu negócio é hiper-focado em uma área específica.

ERP Modular

Sistemas ERP modulares são, de muitas maneiras, um desdobramento de como os sistemas ERP funcionaram no passado: eles começaram com uma única função, como contabilidade, e gradualmente adicionaram mais recursos à medida que a necessidade deles crescia.

Essa abordagem permite que o usuário final reduza os custos de implementação de um sistema ERP comprando apenas as partes de que precisa, sem nenhum dos excessos que podem ser encontrados em sistemas ERP maiores e empacotados.

Esses sistemas são geralmente sinônimos do que é conhecido como ERP "vertical" ou ERP "específico da indústria", dadas suas aplicações específicas.

Você pode querer considerar a implementação de um sistema ERP modular se:

• Você trabalha em uma indústria especializada que tem um alto nível de risco ou perda potencial associada aos seus bens ou serviços. Um exemplo disso pode ser empresas de produção ou distribuição de alimentos.
• Seu negócio lida com informações altamente sensíveis que precisam de recursos especializados para garantir a gestão adequada de riscos.
• Você está interessado em distribuir os custos de implementação de ERP. Um sistema best-of-breed completo pode ser proibitivamente caro, e com uma solução modular, você pode implementar diferentes funções uma de cada vez para reduzir seu gasto total com software.

Algumas desvantagens potenciais dos sistemas ERP modulares incluem:

• A falta de coordenação entre diferentes módulos pode levar a uma integração desigual e difícil para sua empresa devido a informações redundantes ou ausentes.
• ERP modular e as novas tendências em SaaS e na Nuvem como métodos para implantação de ERP não se dão bem juntos. A falta de um único sistema geral torna difícil para apenas um fornecedor fornecer o software necessário para construir um sistema verdadeiramente "modular". Se você precisa dos baixos custos iniciais fornecidos pelo ERP em nuvem, um sistema modular provavelmente não é para você.
• Gerenciar grandes empresas pode ser difícil em um sistema verdadeiramente "modular". Requer tantas aplicações diferentes que você estaria melhor considerando um sistema híbrido se ainda precisar gerenciar aplicações e processos de negócios de nicho.

Suítes ERP

Uma "suíte ERP" completa é identificável através da fusão de vários outros módulos menores em um sistema completo que pode assumir o papel de uma peça "verdadeira" de software ERP.

Muitas vezes, esses podem ser pedaços de software que nem mesmo estão afiliados à indústria de ERP ou a desenvolvedores ou fornecedores tradicionais. Apesar disso, eles ainda têm funcionalidade suficiente para contar ao lado de fornecedores de ERP reais.

Como o nome sugere, as suítes ERP são compostas por uma variedade de aplicações menores que são fundidas para criar um único sistema ERP. Isso pode ser qualquer coisa, desde uma peça independente de software de contabilidade até ferramentas especializadas de gestão da cadeia de suprimentos que são ajustadas para uma indústria específica.

Geralmente, embora nem sempre, isso funciona tendo certos fornecedores de software atuando como "parceiros" para produzir uma solução única para clientes muito específicos. Curiosamente, isso pode incluir parcerias entre fornecedores best-of-breed e desenvolvedores mais específicos para criar sistemas para indústrias específicas, fazendo com que uma empresa seja tanto parceira quanto concorrente de algumas suítes ERP.

Você pode querer considerar suítes ERP se:

• Você precisa tanto da funcionalidade ampla quanto da utilidade de um sistema ERP completo, além de módulos especializados.
• Seu negócio tem operações de grande alcance que se estendem verticalmente pela cadeia de suprimentos ou horizontalmente entre indústrias.
• Você tem um grande negócio que trabalha em uma área especializada.

Uma suíte ERP pode não ser a melhor ideia para sua organização se:

• Você só precisa de módulos especializados ou de um sistema ERP geral. As suítes ERP podem ser caras de adquirir e difíceis de manter, então certifique-se de que os benefícios que ela traz para o seu negócio superam essas desvantagens.
• Você tem um pequeno negócio. Independentemente da indústria, sistemas híbridos podem ser um tanto difíceis para operações menores implementarem e manterem.

Tipos de ERP por implantação

Quando se trata de realmente usar software, a maneira como ele é implantado (entregue dos programadores e fabricantes para os fornecedores e nas mãos do usuário final) tornou-se um fator cada vez mais relevante ao selecionar a peça certa de software.

Costumava ser o caso de que todo software de negócios exigia uma infraestrutura física pesada hospedada no local nos escritórios de uma empresa para funcionar. Hoje em dia, existem várias opções de implantação que podem ser ajustadas para melhor atender às necessidades do seu negócio.

ERP On-premise

Sistemas on-premise referem-se ao estilo "tradicional" de implantação de software, onde o programa é instalado manualmente nos computadores e servidores locais de propriedade e operados pela própria empresa.

Esse tipo de implantação de ERP requer um gasto de capital (um custo inicial elevado) para comprar uma licença para o programa que então dá ao comprador final controle total sobre o sistema.

No entanto, controle total também implica responsabilidade total, o que significa que cabe ao usuário final fornecer segurança e manutenção em seus sistemas de hardware e fornecer segurança e solução de problemas aos usuários individuais. Isso geralmente pode assumir a forma de uma grande equipe de TI interna, mas também pode ser terceirizado para fornecedores confiáveis.

Você pode querer considerar um sistema ERP on-premise se:

• Você deseja evitar gastos desnecessários com software ao longo de um longo período de tempo e está procurando comprar uma solução de uma vez.
• A flexibilidade do software é uma preocupação para você e você não quer que os módulos específicos do seu sistema sejam determinados pelo fornecedor que produz um determinado sistema ERP.
• Sua organização já possui uma equipe de TI bem desenvolvida e bem treinada que pode ajudar na manutenção de um sistema ERP.
• O controle de dados é uma preocupação para você e sua empresa. Embora intermediários façam negócios sendo confiáveis com as informações de seus clientes, às vezes vale a pena ter controle total sobre a disseminação das informações do seu negócio.
• Você trabalha na indústria de manufatura, saúde, ou construção e precisa de um sistema para ajudá-lo a gerenciar seus registros específicos e garantir a segurança dos dados.

Algumas desvantagens dos sistemas ERP on-premise incluem:

• Um custo inicial extremamente alto que pode limitar sua acessibilidade a todas, exceto as maiores organizações.
• Uma vida útil mais curta do que a dos sistemas ERP em nuvem. Embora o que você compre possa ser o estado da arte no momento da compra, o avanço da tecnologia é tão certo quanto o nascer do sol. Uma vez que você adquire um sistema ERP on-premise, será sua responsabilidade mantê-lo atualizado com os recursos e segurança mais recentes, a menos que você queira gastar muito dinheiro fazendo com que o fornecedor faça isso por você.
• Implementação difícil devido à exigência de fornecer o hardware apropriado, treinar sua equipe em como usá-lo, bem como permitir tempo para seu departamento de TI aprender como melhor proteger os dados que fluem através do software.

ERP em Nuvem

ERP em nuvem é a sensação atual no espaço ERP.

Com o desenvolvimento crescente da Internet das Coisas (IoT), a capacidade de transferir soluções de software cada vez mais complexas pela web nunca foi maior. Por causa disso, a ideia de software como serviço (SaaS) explodiu em popularidade com uma abordagem revolucionária tanto para preços quanto para acessibilidade.

Ao contrário dos sistemas ERP on-premise, o ERP em nuvem é muito mais barato inicialmente. O baixo custo inicial permite que sistemas ERP em nuvem especializados como OpenGov criem um ERP em nuvem seguro para funcionários do governo e de municípios.

No entanto, essas soluções de software geralmente são entregues como parte de um serviço de assinatura mensal contínuo. Essas taxas pagam pelo acesso contínuo ao software enquanto também financiam o desenvolvimento contínuo do fornecedor de software no campo da segurança e novos recursos.

Um sistema ERP em nuvem pode ser a escolha certa para você se:

• Você não tem uma grande quantidade de capital flexível para investir em um sistema on-premise e na infraestrutura de suporte ao redor.
• Não há uma equipe de TI dedicada no local para sua organização que possa ajudar a implementar atualizações e manter seus dados seguros.
• Você precisa acessar os dados em seu sistema ERP em movimento.
• Você tem um pequeno negócio.
• Você deseja se manter na vanguarda das soluções de software para sua indústria.

Algumas desvantagens do ERP em nuvem incluem:

• Falta de controle sobre as aplicações às quais você tem acesso. Uma vez que você escolhe um fornecedor, você fica preso à especialidade dele, então certifique-se de escolher um que seja bem respeitado para sua indústria e tipo de organização.
• Ao longo de um período de tempo suficientemente longo, você provavelmente acabará gastando mais com seu sistema ERP em nuvem do que poderia ter feito se tivesse comprado um sistema on-premise de uma vez.
• Embora os fornecedores de ERP em nuvem permaneçam competitivos oferecendo forte segurança para os dados de seus clientes, eles podem não estar à altura de seus padrões, especialmente se você trabalhar com informações altamente sensíveis.

ERP Híbrido

Algumas empresas precisam de sistemas extremamente especializados e têm que misturar e combinar os vários benefícios oferecidos por soluções on-premise e em nuvem. Felizmente, opções híbridas estão prontamente disponíveis de muitos fornecedores e podem ajudar as organizações a preencher as lacunas em sua infraestrutura de software.

A maneira geral como isso funciona é tendo empresas operando módulos e recursos críticos para os negócios com aplicações técnicas específicas on-premise, enquanto ganham a vantagem adicional de soluções de ponta de fornecedores baseados em nuvem.

Essas soluções oferecem o que é conhecido como uma abordagem "de dois níveis", onde a espinha dorsal do sistema (finanças e contabilidade) é hospedada no local e outros módulos são entregues remotamente com base na necessidade departamental. Dessa forma, todos têm acesso ao mesmo banco de dados geral, mas há menos necessidade de cada departamento ter acesso ao conjunto completo das capacidades do seu sistema.

Essa abordagem combina as capacidades das opções mencionadas e oferece um custo e um prazo de implementação que está em algum lugar entre as duas opções principais.

Você pode querer considerar um sistema ERP híbrido se:

• Sua organização já está usando um sistema legado interno ou você já está usando um ERP on-premise.
• Seu negócio requer integração com serviços baseados na web.
• Você precisa de flexibilidade e controle sobre processos principais, mas deseja módulos atualizados específicos da indústria.
• Você deseja os benefícios de um sistema ERP on-premise sem ter que construir toda a infraestrutura de TI que vem junto com ele.

Algumas desvantagens dos sistemas ERP híbridos incluem:

• A complexidade dos sistemas híbridos pode torná-los difíceis de gerenciar. Embora você não precise de uma infraestrutura de TI completa como poderia para um sistema on-premise, ainda precisa ter um núcleo dedicado de pessoas capazes de gerenciar e operar os aspectos do software que você está hospedando.
• A falta de especialização técnica torna os sistemas ERP híbridos menos eficientes do que seus equivalentes mais focados. Nunca oferece tanto controle e flexibilidade quanto um sistema on-premise, enquanto também carece da verdadeira flexibilidade e facilidade de uso que vem com o ERP em nuvem.
• Ironia do destino, um dos problemas que os ERPs híbridos podem causar é o problema inicial que os sistemas ERP foram projetados para resolver em primeiro lugar: o isolamento de dados. Embora isso possa ser evitado com o tempo e a gestão adequados, é possível que os diferentes módulos usados por departamentos separados levem a um gargalo de informações ou dados que deveriam ser facilmente acessíveis para toda a organização.

Todos os sistemas vão

Qualquer que seja o tipo de negócio que você administra, é provável que haja um tipo de sistema ERP que será o melhor para suas operações e fluxos de trabalho.

Compreender os vários componentes de cada um irá longe para garantir que você não desperdice seu dinheiro em sistemas maiores do que você precisa ou tempo tentando implementar os módulos incorretos em seus departamentos.

Escolher o software ERP certo pode ser uma tarefa assustadora. Se esses sistemas parecem muito especializados para suas necessidades, confira nossa categoria completa sobre software de contabilidade para grande parte da funcionalidade básica desses sistemas.