Ágil. Scrum. Cascata. Com tantas estratégias de gerenciamento de projetos, como você pode ter certeza de que está escolhendo a certa?

Escolher a abordagem de gerenciamento de projetos correta pode fazer ou quebrar seu projeto. Embora não haja uma resposta correta, há uma força unificadora que todo gerente de projeto pode apoiar: a tripla restrição.

Uma restrição é uma limitação ou restrição, então a tripla restrição pode ser literalmente entendida como as três limitações do gerenciamento de projetos.

A tripla restrição é uma metodologia de gerenciamento de projetos que pode ser incorporada a qualquer outra estratégia de gerenciamento de projetos. Ela é projetada para manter seu projeto entregue no prazo, no caminho certo e dentro do orçamento.

Independentemente do que seja seu projeto, todo projeto lida com orçamento, escopo e um cronograma. Este fio comum é o que torna a tripla restrição um ativo universal para você e sua equipe. Você está garantido a ver resultados positivos uma vez que você dedique tempo para entender e implementar o modelo de tripla restrição em seus fluxos de trabalho.

Interessado em aprender sobre um aspecto específico da tripla restrição? Use os links abaixo para avançar:

O que é a tripla restrição?

A tripla restrição, às vezes referida como o Triângulo de Ferro ou o triângulo de gerenciamento de projetos, refere-se aos três elementos de qualquer projeto: escopo, orçamento e cronograma.

A tripla restrição é importante para gerenciar tanto as expectativas do cliente quanto a responsabilidade dos funcionários. Ela fornece uma estrutura para sua equipe trabalhar dentro para garantir que você entregue um trabalho de alta qualidade dentro de um prazo determinado.

Escopo, orçamento e cronograma são interdependentes; você não pode ajustar um sem ajustar os outros dois. Por exemplo, se você quiser que um projeto seja entregue em um prazo mais rápido do que o anteriormente cotado, você precisará aumentar o orçamento. Se você quiser reduzir o orçamento de um projeto, precisará estreitar o escopo.

Os 3 elementos da tripla restrição

Para realmente entender a tripla restrição, você precisará primeiro entender cada um de seus elementos. Você pode já entender o que é um orçamento ou um cronograma, mas entendê-los como eles se relacionam com o gerenciamento de projetos é fundamental.

O primeiro passo para qualquer novo projeto é definir o escopo do trabalho. Seu escopo do projeto é seu roteiro do início ao fim. Ele diz à sua equipe que trabalho precisa ser feito, quais recursos você precisará para alcançar seu objetivo e mais. Um escopo de projeto é projetado para estabelecer fluxos de trabalho do projeto e manter seu projeto no caminho certo.

Seu escopo do projeto responde à pergunta: o que está sendo feito e como está sendo feito?

Como o escopo do projeto se relaciona com a tripla restrição?

Como gerente de projeto, o escopo do projeto é sua Estrela do Norte. Ele estabelece o que está sendo feito, o cronograma, os fluxos de trabalho e mais. Se você fosse mudar o escopo do seu projeto, tudo o mais mudaria também. Tenha isso em mente ao lidar com clientes.

Não é impossível mudar o escopo de um projeto depois que você já começou o projeto, mas não se esqueça de ajustar seu cronograma e orçamento à medida que as coisas mudam. Caso contrário, você acabará fazendo mais trabalho por menos dinheiro ou, pior, sendo pressionado a terminar um projeto com qualidade ruim.

Como criar um escopo de projeto

Criar um escopo de projeto do zero pode ser complicado porque nenhum projeto exigirá elementos idênticos. Embora seu escopo de projeto nunca pareça o mesmo duas vezes, sempre haverá algumas coisas que você precisará antes de iniciar qualquer novo empreendimento.

O que você precisa fazer para um escopo de projeto bem-sucedido?

• Conduzir um estudo de viabilidade
• Identificar seus entregáveis
• Definir um orçamento e cronograma do projeto
• Reunir sua equipe de projeto
• Desenvolver seu fluxo de trabalho do projeto
• Estabelecer KPIs para o sucesso do projeto

Dependendo do projeto, você pode precisar incluir outros itens em seu escopo de projeto. Adapte cada escopo às necessidades únicas de sua equipe e clientes. Estabelecer um processo de gerenciamento de escopo pode ajudar a resolver problemas ao longo do caminho.

2. Orçamento

Criar um orçamento para seu projeto é direto. Uma vez que você decidiu o que precisa fazer para completar um projeto, você precisa descobrir quanto vai custar. Construir um site ou lançar uma campanha publicitária para o Super Bowl não é gratuito – todo novo projeto custa dinheiro.

Seu orçamento de projeto responde à pergunta: o que está sendo feito e como estamos pagando por isso?

Como o orçamento se relaciona com a tripla restrição?

Seu orçamento de projeto é importante para garantir que você possa cobrir o custo dos elementos do projeto e garantir que você está sendo compensado por seu trabalho. Usando o exemplo de construir um site, custa dinheiro para garantir um domínio, comprar um construtor de sites e pagar um designer para criar o wireframe de tudo.

Como mencionamos antes, seu orçamento depende dos outros dois fatores: escopo e cronograma. Se seu cliente vier até você e disser que quer que seu site lide com compras de e-commerce, essa adição ao seu escopo de projeto custará mais dinheiro e levará mais tempo. Manter um olho em seu orçamento de projeto é necessário para garantir que você possa pagar por tudo e obter lucro.

Como criar um orçamento de projeto

Criar um orçamento de projeto deve ser feito com a ajuda de sua equipe financeira. Quer eles ajudem a calcular os números desde o início ou revisem tudo antes de o contrato ser assinado, você vai querer a aprovação de seu orçamento antes de seguir em frente.

Quais elementos você deve incluir em um orçamento de projeto?

• Custo dos recursos: quanto custarão os elementos deste projeto?
• Custo da mão de obra: quanto custará pagar a todos os envolvidos?
• Lances de fornecedores: quanto outros fornecedores cobram por trabalho semelhante?
• Dados históricos: quanto sua empresa cobra por trabalho semelhante?
• Retentor do projeto: você tem uma reserva financeira em caso de necessidade?
• Faixa de orçamento: quanto o cliente está disposto a gastar?
• Margens de lucro: você pode obter lucro com base no orçamento atual?

Dependendo de se você está fazendo trabalho interno ou trabalho para um cliente, você pode não usar todos os elementos listados acima. Assim como criar um escopo de projeto, criar um orçamento será diferente a cada vez. Não apresse esta parte do processo; dedique tempo para considerar cuidadosamente todos os ângulos antes de finalizar os números.

3. Cronograma

Um cronograma de projeto é usado para manter tudo no caminho certo. Não importa o tamanho do seu projeto, você provavelmente trabalhará com várias pessoas com diferentes fluxos de trabalho. Criar um cronograma de projeto unificado ajuda a manter as coisas em movimento enquanto todos trabalham em direção ao mesmo objetivo.

Seu cronograma de projeto responde à pergunta: o que está sendo feito e quanto tempo levará?

Como um cronograma de projeto se relaciona com a tripla restrição?

Criar um cronograma de projeto define a expectativa de quando um projeto será concluído. Ele permite que você crie marcos e prazos internos para seu projeto e evite bloqueios que possam ocorrer ao longo do caminho.

Seu cronograma de projeto é criado com base no orçamento e no escopo do projeto. Se qualquer uma dessas coisas mudar, você provavelmente precisará de mais tempo do que o planejado originalmente. Por exemplo, se seu escopo de projeto original incluía apenas redesenhar as imagens de um site e então seu cliente pede também a redação de textos, isso levará tempo adicional para ser concluído.

Como criar um cronograma de projeto

Criar um cronograma de projeto deve vir depois de você ter definido seu escopo de projeto e definido seu orçamento. Depois de fazer essas duas coisas, você pode ver quanto tempo levará para completar tudo dentro do escopo e do orçamento.

O que considerar ao criar um cronograma de projeto:

• Entregáveis
• Recursos
• Fluxos de trabalho
• Durações das tarefas
• Orçamento do projeto
• Prazo do projeto

Outra coisa a considerar ao determinar seu cronograma é a carga de trabalho atual de sua equipe de projeto. Há uma boa chance de sua equipe estar gerenciando vários projetos ao mesmo tempo. Dê a si mesmo algum tempo de buffer para que sua equipe não se sinta sobrecarregada. Este tempo de folga também permite tempo de recuperação se algo o atrasar durante o processo.

Por que a tripla restrição é importante para o gerenciamento de projetos?

A tripla restrição é importante para o gerenciamento de projetos porque ajuda a manter a qualidade do seu projeto. Em algum momento de sua carreira, você vai encontrar alguém que quer um projeto entregue bom, rápido e barato. Esse é um padrão impossível de alcançar e é a principal razão pela qual você deve usar a tripla restrição para gerenciar projetos.

A tripla restrição ajuda a temperar as expectativas. Ela permite uma estrutura para se comunicar com não-gerentes de projeto sobre o trabalho que você faz. A tripla restrição dá a você a linguagem para expressar o que você precisa para fazer seu trabalho e protege seu trabalho e seu tempo.

Como usar a tripla restrição

Agora que você entende a tripla restrição, pode começar a colocá-la em prática. A chave para implementar qualquer nova mudança em seu fluxo de trabalho diário é garantir que todos estejam na mesma página. Os seguintes passos ajudarão você a implementar a tripla restrição em seu ciclo de gerenciamento de projetos.

1. Comunique expectativas

A tripla restrição só funciona se todos estiverem na mesma página. Isso significa que seus colegas de trabalho, liderança e clientes também precisam entendê-la. Dedique tempo para sentar com eles e explicar como funciona.

Forneça exemplos de como cada parte está ligada às outras e reforce que esta é a estrutura que você usará daqui para frente. Dê a eles espaço para fazer perguntas e incentive a colaboração e discussão sobre o processo. Mais importante, reforce com todos que é assim que todos os projetos serão tratados daqui para frente.

2. Estabeleça protocolos

Uma vez que todos entendam a tripla restrição, você pode começar a estabelecer seus protocolos. É improvável que você passe por um projeto sem que algo mude ao longo do caminho. Converse com sua equipe sobre como você planeja lidar com essas situações quando surgirem.

Alguns protocolos que você pode discutir e estabelecer podem incluir:

• Como as mudanças em um projeto devem ser submetidas ao gerente de projeto?
• Como é o processo de aprovação para novos fluxos de trabalho?
• Qual é a expectativa da equipe para solicitações de última hora?

Decidir sobre seus protocolos antes de começar um projeto ajuda a manter todos no ritmo e mantém sua equipe responsável por si mesma e uns pelos outros. Quando todos entendem seu papel, as coisas são feitas de forma mais eficiente.

3. Monitore tudo

A tripla restrição depende de processos estabelecidos, o que significa que automatizar seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos é fundamental. Fazer isso manualmente deixa você aberto a erros humanos. A maioria das equipes opta por investir em um software de gerenciamento de projetos que lhes permite simplificar grande parte do processo e rastreá-lo em um único local.

Investir em um software de gerenciamento de projetos pode ajudar você a:

• Acompanhar o progresso dos prazos do projeto
• Comunicar-se com as principais partes interessadas
• Alocar atribuições aos membros da equipe
• Organizar recursos e orçamento do projeto

O software de gerenciamento de projetos também capacita os membros da equipe a assumirem a responsabilidade por sua parte do processo. Eles podem visualizar o progresso do projeto através de seu próprio perfil e trabalhar com outras partes interessadas para manter o projeto avançando.

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Variações do método de tripla restrição

Embora a tripla restrição seja uma metodologia popular de gerenciamento de projetos, existem variações que sua equipe pode usar também. As alternativas mais comuns à tripla restrição são o modelo de diamante e o triângulo duplo.

O diamante de gerenciamento de projetos

O modelo de diamante, também conhecido como o diamante de gerenciamento de projetos, é muito semelhante à tripla restrição com uma exceção: ele inclui qualidade como uma das restrições necessárias para o sucesso de um projeto.

Enquanto o modelo de tripla restrição usa a qualidade como a métrica final, o método de diamante marca a qualidade como uma restrição. Incorporar a qualidade nos requisitos pode ajudar a elevar o padrão antes que o cliente veja o produto final. 

O triângulo duplo de gerenciamento de projetos

O método do triângulo duplo de gerenciamento de projetos adiciona outra camada à tripla restrição. Além de escopo, orçamento e cronograma, o triângulo duplo chama a atenção para risco, recursos e qualidade. A adição de gerenciamento de riscos e alocação de recursos recebe atenção extra.

A maioria desses elementos é assumida como incluída em algum ponto do processo de tripla restrição, mas para equipes maiores ou gerentes de projeto que querem ser extra cuidadosos, este modelo funciona melhor. Ele também pode ser benéfico para qualquer pessoa que lide com dados de usuários ou informações protegidas durante seu processo de projeto.

Bom, rápido E barato? Nem pensar.

É impossível comprometer e entregar um produto de alta qualidade. Mas não se preocupe, a tripla restrição existe para explicar isso para você. Use a tripla restrição para colocar todos na mesma página ao criar seu plano de projeto e poupe-se da dor de cabeça.

Interessado em aprender mais? Confira estas 13 metodologias de gerenciamento de projetos e o melhor momento para usar cada uma.