Roubo de Tempo: Como Saber se Seus Funcionários Estão Roubando Tempo

É um novo dia de trabalho. Mas você sabe onde estão seus funcionários?

Se eles não estão em suas mesas, talvez estejam no bebedouro conversando, almoçando por mais tempo ou simplesmente atrasados.

O funcionário perfeito não existe, mas há uma linha entre se atrasar para o trabalho algumas vezes por ano e tirar vantagem do sistema de ponto. Quando isso acontece, você tem um caso de roubo de tempo em sua organização.

Dependendo do seu setor ou do tamanho do seu negócio, pode ser difícil evitar o roubo de tempo no local de trabalho. Embora implementar software de gestão de ausências para acompanhar as ausências e licenças médicas dos funcionários possa ajudar, você também deve conhecer os sinais e as maneiras de prevenir o roubo de tempo.

Como os funcionários cometem roubo de tempo?

Existem muitas maneiras de seus funcionários cometerem roubo de tempo sem que você perceba. Fique atento aos seguintes tipos de roubo de tempo de sua equipe.

Abuso de horário flexível

Equipes remotas e trabalhadores móveis estão se tornando cada vez mais populares em diversos setores. Embora haja muitas vantagens no trabalho remoto, isso pode dificultar o acompanhamento da produtividade e eficiência de um funcionário em comparação a quando ele está no escritório.

Como uma equipe remota tem um horário mais flexível, onde não precisa se deslocar para o trabalho, pode optar por usar essa flexibilidade em tarefas não relacionadas ao trabalho. Sua empresa deve acompanhar as horas registradas pelos funcionários remotos para que as horas faturadas sejam o mais precisas possível.

Embora isso seja mais comum com trabalhadores horistas, se você tem um funcionário assalariado registrando 40 horas por semana, o trabalho reflete o tempo investido? Rastreadores de tempo, além de uma comunicação adequada, podem ajudar muito a garantir que os funcionários remotos estejam usando seu tempo de forma sábia.

Falsificação de cartões de ponto

Se sua empresa usa um sistema de cartão de ponto, um funcionário pode falsificar seu cartão fornecendo informações imprecisas sobre suas horas de trabalho. Isso pode ocorrer quando um empregador usa um sistema de controle de tempo manual, como fazer sua equipe preencher suas horas em uma planilha ou folhas de ponto. Falsificar um cartão de ponto pode ser tão simples quanto arredondar o tempo gasto em um projeto de 22 minutos para 30 minutos.

Marcação de ponto por colegas

Quando uma organização utiliza relógios de ponto tradicionais ou cartões de ponto, seus funcionários podem roubar tempo através da marcação de ponto por colegas. Isso ocorre quando um funcionário marca o ponto para outro funcionário, mesmo que ele ainda não esteja trabalhando. Por exemplo, o funcionário A está um pouco atrasado, mas o funcionário B já está no trabalho. O funcionário A pode pedir ao funcionário B para marcar o ponto para ele, para ainda ser pago por esse tempo.

Uso de tecnologia para fins pessoais

A tecnologia está em toda parte. Por causa disso, não é incomum que os funcionários verifiquem suas redes sociais durante o trabalho, façam uma ligação ou respondam a um e-mail pessoal. Embora isso seja aceitável de vez em quando, quanto disso se estende para suas horas de trabalho designadas?

Certifique-se de que os sistemas ou softwares que sua equipe está usando não incentivem seus funcionários a usar seus smartphones. Por exemplo, se o programa usado para fazer login em um portal demora muito para carregar, eles podem sentir que é aceitável verificar rapidamente seu aplicativo de mídia social favorito para passar os 30 segundos que leva para uma tela carregar. Esses 30 segundos podem se transformar em uma sessão de rolagem de 10 minutos.

Fazer pausas mais longas

Todos precisam de uma pausa; na verdade, uma pausa mental e física do trabalho é incentivada, desde que não sejam mais longas do que o tempo acordado.

Se sua empresa não exige que seus funcionários batam o ponto antes das pausas, um almoço de 30 minutos pode se estender para 45 minutos ou uma hora. Se o chefe de um departamento ou um profissional de RH perceber que um funcionário está tirando vantagem de não ter que bater o ponto antes e depois das pausas, certifique-se de abordar a situação antes que ela se agrave.

O mesmo pode ser dito se um funcionário está fazendo pausas longas e frequentes para fumar fora do horário de almoço. Cabe ao critério do gerente pedir a esse funcionário que compense o tempo gasto fumando no final do dia.

Socializar demais

Você quer que seu escritório seja um ambiente de trabalho amigável, pois é sempre ótimo ver os funcionários formando amizades e se sentindo confortáveis o suficiente para serem autênticos no trabalho.

Os proprietários de empresas devem incentivar a socialização com os membros da equipe dentro e fora de seu departamento, mas não tanto durante o dia de trabalho a ponto de seus funcionários estarem desperdiçando uma grande parte do dia em conversas não relacionadas ao trabalho.

Se você notar isso ocorrendo com alguns membros de sua equipe, certifique-se de abordar o funcionário em particular, pois nunca é uma boa ideia fazer uma cena na frente dos outros. Se isso está se tornando um problema generalizado com a maioria dos funcionários, talvez você precise analisar o gerenciamento de estresse geral de sua equipe e se eles estão usando a socialização para evitar esgotamento profissional.

Atividades pessoais durante o horário de trabalho

Desde trabalhar em seu projeto paralelo, fazer recados e até tirar uma soneca, há muitas maneiras de um funcionário cometer roubo de tempo ao fazer algo pessoal. Embora isso possa ser aceitável uma ou duas vezes, gerentes e profissionais de RH devem comunicar à sua equipe que atividades pessoais devem ser concluídas fora do horário de trabalho – especialmente quando a equipe é remota.

Se algo pessoal surgir e for inevitável, certifique-se de que o funcionário saiba que precisa compensar o tempo perdido.

Abuso do cartão de acesso

Se sua organização usa um cartão de acesso físico para controlar as horas, você pode descobrir que os funcionários abusam de seus cartões para roubo de tempo.

Embora esquecer o cartão em casa possa acontecer ocasionalmente, se seus funcionários estão criando o hábito de usar essas desculpas, sua equipe está tirando vantagem desse método de controle de tempo.

Esconde-esconde

Dependendo do tipo de setor em que sua empresa opera, você pode ter funcionários que estão constantemente em movimento, como motoristas, cuidadores domiciliares ou jardineiros. Quando esse é o caso, pode ser difícil saber onde eles estão em comparação a onde deveriam estar.

Talvez tenham feito uma parada rápida para tomar um café, ido para casa soltar o cachorro ou talvez não tenham aparecido. Esta forma de roubo de tempo é chamada de esconde-esconde. Se você não tiver o sistema adequado em vigor, um funcionário pode facilmente sair do radar, e você pode não saber a menos que receba uma reclamação de um cliente.

Como prevenir o roubo de tempo por funcionários

Se você suspeita que um funcionário não tem registrado seu tempo com precisão, há algumas maneiras de saber com certeza que isso está acontecendo e trabalhar para preveni-lo.

Use o software certo

No cenário digital de hoje, a tecnologia certa dentro do conjunto de tecnologias de uma empresa pode ajudar muito a prevenir o roubo de tempo por funcionários de uma vez por todas, promovendo justiça e transparência dentro de sua empresa.

Além de utilizar software de gestão de ausências para acompanhar quando os funcionários não estão no trabalho, também há software de tempo e presença, que pode simplificar como sua equipe lida com o controle de tempo. Quando essas ferramentas estão em uso, calcular horas trabalhadas, além de usar recursos que lidam com a marcação de ponto, é mais fácil do que nunca. Também elimina as maneiras pelas quais um funcionário pode cometer roubo de tempo, tornando ações como a marcação de ponto por colegas impossíveis.

Crie políticas claras de tempo e presença

Se o roubo de tempo está simplesmente fora de controle em sua organização, é hora de garantir que seus funcionários estejam cientes de suas políticas de tempo e presença. Ou, talvez, elas precisem ser completamente refeitas para garantir que o roubo de tempo seja eliminado. Certifique-se de que sua equipe saiba por que você está implementando essas políticas e o que se espera deles.

Isso permite que os funcionários compreendam totalmente suas responsabilidades no trabalho e o que devem fazer se houver algum tempo ocioso durante o dia. Não se esqueça de adicionar essas mudanças no manual do funcionário e informar os funcionários atuais sobre essas mudanças.

Eduque os gerentes sobre os sinais

Se um gerente não conhece os sinais de roubo de tempo, como ele pode ajudar a preveni-lo?

É crucial educar e treinar adequadamente os gerentes sobre como um funcionário pode cometer roubo de tempo, para que saibam o que observar ao avaliar seus subordinados diretos. Nem todas as maneiras se aplicarão a todos os negócios, então reduza as que você acredita serem mais prováveis de acontecer em seu escritório e ajude os gerentes a entender como podem ajudar a eliminar o roubo de tempo.

Os gerentes não devem sentir que precisam monitorar cada movimento de um funcionário ou sentir que não podem fazer seu trabalho porque estão constantemente observando sua equipe. Isso só causará desconfiança, então certifique-se de que o treinamento seja sutil e não invasivo.

Cumpra as ações disciplinares

Não é divertido punir funcionários. Não só é emocionalmente desgastante, mas também pode ser caro. No entanto, sua organização precisa ter medidas preventivas em vigor caso você colete evidências de que um funcionário está cometendo roubo de tempo.

Depois de delinear os detalhes de tempo e presença no manual do funcionário, especifique as medidas disciplinares também. Isso pode incluir uma advertência verbal, seguida de uma advertência por escrito, ou até mesmo colocar o funcionário em um plano de melhoria de desempenho (PIP). Se o problema não for resolvido, você pode considerar escalar as ações para uma suspensão ou demissão do funcionário.

Aumente o moral dos funcionários para desencorajar o roubo de tempo

Se sua equipe está cheia de funcionários desengajados, uma equipe esgotada ou aqueles que questionam a confiança de seus gerentes ou chefes, eles podem ter uma chance maior de cometer roubo de tempo. Considere se sua organização está sofrendo de um problema de engajamento dos funcionários e dedique algum tempo para aumentar o moral dos funcionários e melhorar a cultura da empresa.

Quando os funcionários se sentem apreciados e seu trabalho árduo e dedicação são reconhecidos, sua lealdade e produtividade podem aumentar. Certifique-se de implementar um sistema de recompensas para funcionários, reconhecimento ou até mesmo lançar mais flexibilidade no local de trabalho para reduzir o roubo de tempo.

Top 5 softwares de tempo e presença

Profissionais de RH usam software de tempo e presença como uma forma de simplificar o controle de tempo e reduzir o roubo de tempo. Essas ferramentas gerenciam dados de tempo e presença da empresa calculando perfeitamente todas as horas trabalhadas e quando os funcionários tiram férias, dias de doença, horas extras, qualquer tempo pessoal e feriados. Além disso, eles também oferecem recursos para acompanhar quando os funcionários batem o ponto de entrada e saída com portais de autoatendimento para acessar detalhes do cartão de ponto.

Para ser incluído nesta categoria, uma solução de software deve:

• Armazenar todos os dados de tempo e presença em um local central
• Apresentar ferramentas para processar todos os aspectos do tempo e presença dos funcionários, incluindo feriados, horas extras, horas trabalhadas, dias de doença e licença remunerada
• Eliminar a probabilidade de erros de folha de pagamento relacionados à presença
• Inspecionar métricas da força de trabalho

*Abaixo estão os cinco principais provedores de tempo e presença do Relatório Grid® de Verão de 2021 da G2. Algumas avaliações podem ter sido editadas para clareza.

1. Paycom

Profissionais de recursos humanos adoram Paycom porque é um conjunto completo de RH em um painel fácil de usar. Ele lida com tudo. Desde a contratação de novos funcionários até o cumprimento de regulamentos, o Paycom tem você coberto.

O que os usuários gostam:

“Eu trabalho pessoalmente com o Paycom há mais de 4 anos e adoro o sistema! Recentemente, comecei no Akron Art Museum, e quando houve interesse em mudar de fornecedor de folha de pagamento, eu sabia que o Paycom seria a escolha perfeita. Devido à sua natureza amigável e ao excelente atendimento ao cliente, esta é a terceira vez que implemento o Paycom.

O processo de implementação é muito tranquilo. Eles têm isso como uma ciência. No atendimento ao cliente, eu diria que 95% das vezes você obtém resolução na primeira chamada. E você não precisa esperar horas em espera; o telefone é atendido imediatamente. O feedback que recebemos de nossos funcionários é muito bom. Todos estão dando dois polegares para cima para o Paycom!”

- Revisão do Paycom, Mary S.

O que os usuários não gostam:

“Embora extremamente útil, gostaria que a Visualização de Autoatendimento do Funcionário fosse mais funcional. É um recurso que permite acessar o que um funcionário está vendo. Mas funciona mais como uma demonstração, então se você clicar em algo, pode ou não funcionar. Isso é limitante porque não posso orientar um funcionário exatamente sobre o que fazer se só posso ver até certo ponto.”

- Revisão do Paycom, Carlos S.

2. Rippling

Para uma equipe que precisa lidar com folha de pagamento, benefícios, RH e TI, Rippling é a solução de software certa. Ele torna a integração de um novo contratado completamente perfeita enquanto se integra com seus aplicativos de terceiros favoritos para ser completamente online e sem papel.

O que os usuários gostam:

“A experiência do usuário no back-end é incrivelmente direta, onde outras ferramentas podem ser excessivamente complexas. O sistema também continua a crescer. Eu trabalhei com muitas ferramentas de RH no passado, e, em última análise, as empresas se afastam delas porque se recusam a inovar e consolidar software. Rippling é literalmente uma loja única para serviços de RH, ERP e TI, então você não pode superar isso. Sem mencionar que a empresa claramente adota uma abordagem importante para seu design geral. Muitas ferramentas de RH por aí parecem muito envelhecidas, e a UX não é bem pensada, mas Rippling desafia isso, e eu pessoalmente acho que é isso que a torna uma líder forte no espaço.”

- Revisão do Rippling, Jacob C.

O que os usuários não gostam:

“A visão do administrador é muito complicada. Muitas vezes, os gerentes em nossa empresa dependem de um administrador de nível superior para realizar tarefas básicas. Nosso ATS nem sempre alimenta candidatos no Rippling, então eu tenho que inserir candidatos manualmente. Uma vez que você insere os candidatos manualmente, o Rippling os encontra, então basicamente é trabalho duplo para começar a integração. Bug extremamente irritante. Além disso, a equipe de suporte responde lentamente ou não responde.”

- Revisão do Rippling, Michael T.

3. RUN Powered by ADP

RUN Powered by ADP foi criado com pequenas empresas em mente como uma forma de navegar por todos os tipos de obstáculos de RH. Como uma solução de folha de pagamento e RH, ajuda a economizar dinheiro para as empresas, manter a conformidade e gerenciar melhor sua equipe.

O que os usuários gostam:

“Processar folha de pagamento é tedioso, mas a ADP torna isso fácil. O site é muito bem organizado e muito fácil de usar. O atendimento ao cliente é muito amigável também e disposto a ajudar a resolver meus problemas.”

- Revisão do RUN Powered by ADP, Emellie A.

O que os usuários não gostam:

“Há tantas opções que é um pouco avassalador! Além disso, acessar formulários é bastante difícil. Eu clico em formulários, e não me leva a uma página de destino diferente. Pode ser um pop-up, mas isso deve ser esclarecido se for o caso!”

- Revisão do RUN Powered by ADP, Holly S.

4. Ceridian Dayforce

Ceridian Dayforce é uma solução única de gerenciamento de capital humano que ajuda profissionais de RH e líderes empresariais a resolver os processos complexos de RH que podem enfrentar, simplificando e agilizando todos os processos.

O que os usuários gostam:

“Gosto do fato de que o WFM flui diretamente para a folha de pagamento. Você não está inserindo coisas várias vezes como com a ADP, e o sistema tem muito a oferecer. O fato de ser realmente um sistema único é um divisor de águas. A Ceridian também coloca um grande foco em treinamento e suporte ao cliente, e engajamento. Sua conferência anual é uma grande ajuda, e o networking com outros clientes é tão benéfico.”

- Revisão do Ceridian Dayforce, Stacy L.

O que os usuários não gostam:

“Se eu tivesse que nomear algo que não gosto, teria que ser a complexidade do aplicativo. No entanto, entendo que tem que ser complexo com muito do que está acontecendo nos bastidores, e com experiência e tempo, gradualmente entendo como as coisas estão 'conectadas'.”

- Revisão do Ceridian Dayforce, Michelle P.

5. UKG Workforce Central

Quando você precisa de uma solução de gerenciamento de força de trabalho tudo-em-um para tempo e presença, agendamento, gestão de ausências e mais, UKG Workforce Central é para você. Ele se orgulha de uma suíte de ferramentas criadas para gerenciar a força de trabalho de uma empresa em uma plataforma em nuvem móvel, escalável e segura.

O que os usuários gostam:

“Fácil de entender! Muitas maneiras de chegar a um lugar! Eu adoro que mesmo se você for um novo usuário, você pode provavelmente se locomover facilmente sem cometer muitos erros. Eu sou o 'Professor Kronos' na minha organização. Eu me divirto muito ensinando os usuários finais os detalhes do Kronos e ensinando-os a navegar facilmente pela plataforma.”

- Revisão do UKG Workforce Central, Jaimie B.

O que os usuários não gostam:

“O WFC exige que minha equipe acesse remotamente um Internet Explorer, o que é uma grande dor para o Google, já que não temos permissão para ter o Internet Explorer em nossas máquinas. Isso causa um grande esforço de nossa equipe para fazer qualquer administração na ferramenta. Além disso, fomos obrigados a manter uma 'pele' externa para sobrepor o WFC porque a interface do usuário era tão pouco amigável. Isso causou grandes problemas do nosso lado se quiséssemos fazer qualquer alteração na ferramenta e exigiu um nível adicional de configuração.”

- Revisão do UKG Workforce Central, Matt K.

Tempo é dinheiro!

No final do dia, não há problema se um funcionário almoçar mais tempo com um cliente que renova seu contrato, ou se tiver problemas com o carro que o fazem se atrasar. É quando isso se torna uma ocorrência diária que se torna um problema. Uma vez que você tenha uma melhor compreensão dos sinais de alerta de roubo de tempo, como preveni-lo e o software que você precisa em seu conjunto de tecnologias, você pode ter certeza de que o tempo não está sendo desperdiçado.

Procurando aumentar ainda mais a produtividade de sua organização? Certifique-se de que sua estratégia de gerenciamento de força de trabalho cubra todas as bases necessárias.