A frase "tempo é dinheiro" nunca foi tão verdadeira quanto agora.

As empresas estão constantemente tentando melhorar a eficiência cortando custos, economizando dinheiro e automatizando o máximo de processos possível — o que pode ser realizado com software de automação de contas a pagar (AP). AP, uma parte vital de qualquer organização, também oferece insights sobre outras métricas cruciais, incluindo gestão de fluxo de caixa, reconhecimento de fraudes e relacionamentos com fornecedores.

Implementar software de automação de AP permite que empresas de todos os tamanhos automatizem e simplifiquem seus processos de contas a pagar, o que ajuda a eliminar tarefas manuais tediosas enquanto proporciona melhor controle e visibilidade sobre dados financeiros e de fornecedores importantes.

O que é software de automação de AP?

O software de automação de AP ajuda as empresas com gestão de faturas, capacitando-as a gerenciar grandes volumes de faturas e transações financeiras entre elas e seus fornecedores. Além disso, essas soluções permitem que as organizações capturem e processem faturas de fornecedores com interação humana limitada ou inexistente, fornecendo um processo digital anteriormente gerido por uma equipe de contabilidade.

Este software pode ser usado por contadores e membros do departamento de contabilidade responsáveis por contas a pagar. Também pode ser usado por gerentes e executivos para monitorar atividades de processamento de AP. As soluções de automação de AP podem ser oferecidas como produtos independentes ou como parte de suítes de contabilidade que também incluem software de automação de contas a receber (AR), software de faturamento, gestão de faturas e software de processamento de pagamentos. Este tipo de software é integrado com software de contabilidade ou módulos de contabilidade de sistemas ERP.

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O primeiro passo na automação de AP envolve capturar os dados em formato digital — geralmente através de uma forma de digitalização ou método de captura, como reconhecimento óptico de caracteres (OCR). O software de AP encaminha a fatura através de um fluxo de trabalho predeterminado que segue um conjunto de etapas lógicas criadas pela organização. A fatura e seus dados relevantes são enviados para o sistema ERP da empresa, que organiza e armazena todas as informações relevantes, permitindo que sejam facilmente acessadas no futuro. Finalmente, o sistema ERP paga a fatura, geralmente transferindo eletronicamente os fundos para o fornecedor. Um bom software de automação de AP permite a execução de relatórios e outras métricas informativas em qualquer estágio do processo.

Por que mais empresas estão recorrendo ao software de automação de AP?

Embora a maioria das soluções de contabilidade incluam recursos de AP, muitas não fornecem funcionalidades para gerenciar processos complexos de AP.

Este software simplifica atividades complexas de AP e ajuda contadores a gerenciar grandes volumes de faturas de fornecedores. Ele melhora a eficiência e a precisão do departamento de AP e ajuda em outras atividades contábeis, como facilitar o uso de software de fechamento financeiro.

Outra razão pela qual mais empresas adotam software de automação de AP é para eliminar intervenções manuais desnecessárias que podem atrasar os processos e a eficiência de uma equipe de AP. Ao usar fluxos de trabalho e procedimentos manuais de AP, desde o recebimento da fatura até o pagamento, há muitos passos que requerem intervenção humana. Cada um desses passos manuais aumenta o tempo necessário para o processamento de faturas, obtenção da aprovação correta e, finalmente, realização do pagamento final. Além disso, cada mediação manual permite erros contábeis, que podem custar tempo e dinheiro valiosos para uma empresa durante o fechamento do mês enquanto corrigem erros. O software de automação de AP pode ajudar a eliminar a maioria desses passos manuais, permitindo que as equipes de contas a pagar façam mais do que apenas rastrear e pagar contas.

Recursos comuns da automação de AP

Os produtos de automação de AP mais bem avaliados no G2 compartilham atributos automatizados semelhantes que ajudam as organizações a simplificar processos para seus profissionais de contabilidade e AP.

Alguns desses elementos incluem:

• Aprovações/casamento de faturas
• Integração com software de contabilidade ou ERP
• Captura de dados
• Pagamento

Criar fluxos de trabalho automatizados para a aprovação de faturas e casamento de pedidos de compra elimina a necessidade de contato humano neste ponto do processo. Com o software de automação de AP, faturas são automaticamente enviadas para o aprovador apropriado e podem fornecer lembretes automáticos de prazos futuros. Alguns softwares também têm a funcionalidade de comparar pedidos de compra com suas faturas correspondentes e sinalizar quaisquer inconsistências para acompanhamento.

O software de contabilidade e ERP precisa receber as informações financeiras de uma empresa, por isso é crucial que o software de automação de AP se integre perfeitamente a esses sistemas. As organizações precisam garantir que seu novo software de AP seja compatível com os sistemas que já possuem. Por exemplo, ambos devem ter níveis semelhantes de segurança e devem ser capazes de se comunicar entre si. O sistema de AP deve ser capaz de receber informações sobre fornecedores e pedidos de compra do ERP ou software de contabilidade.

Inserir manualmente dados de faturas em um sistema de contabilidade é tedioso e vulnerável a erros humanos. Humanos podem não perceber alguns desses erros e criar custos evitáveis. As empresas usam software de automação de AP para evitar esse processo de entrada de dados, permitindo que o software capture automaticamente dados de faturas e, em seguida, vincule essas informações ao seu sistema de contabilidade.

A etapa final na automação de AP é o pagamento. Uma vez que um pagamento é aprovado pela parte apropriada, o pagamento pode ser agendado e enviado automaticamente em uma data especificada. Este processo permite que as empresas evitem que uma pessoa rastreie a fatura, datas de vencimento de pagamento e prazos de desconto elegíveis de uma fatura específica. A automação de AP torna o processamento de pagamentos mais fácil e também oferece várias opções de pagamento, facilitando o pagamento eletrônico. Isso elimina a possibilidade de fraude ou os custos excessivos de cortar um cheque fisicamente.

Adoção lenta de software de automação de AP

Embora o software de automação de AP possa reduzir custos, erros e interferência humana, 59% das empresas não implementaram nenhuma forma de automação de AP. Isso significa que apenas cerca de 40% das empresas aproveitaram os benefícios deste software, deixando uma enorme oportunidade de crescimento para esta categoria.

Com todas as possíveis funcionalidades de economia de dinheiro e tempo deste software, por que mais organizações não estão adotando a automação de AP? Vários motivos podem impactar a adoção lenta, incluindo: falta de dinheiro, desinteresse, aversão à mudança ou nova tecnologia, ou seu departamento de serviços contábeis simplesmente não é grande o suficiente. Mesmo com essas restrições e preocupações, seria importante para qualquer empresa que ainda não automatizou seu processo de contas a pagar avaliar o que tem versus o que precisa. Com base em suas descobertas, elas devem se educar sobre o software de automação de AP e determinar se é o software certo para elas.