Estado da Gestão de Projetos Primavera 2021

Novas tecnologias como a nuvem democratizaram o software de gerenciamento de projetos, tornando-o acessível a todos. Teoricamente, uma ampla variedade de opções pode ser benéfica para os compradores. Além disso, um mercado competitivo significa que os fornecedores estão constantemente tentando superar seus concorrentes melhorando seus produtos. Isso significa que não há problemas no mercado de software de gerenciamento de projetos? A única maneira de descobrir é analisar o feedback de mais de 30.000 revisores de soluções de gerenciamento de projetos. Os compradores têm sentimentos mistos sobre o software de gerenciamento de projetos Existem centenas de produtos de software de gerenciamento de projetos, a maioria oferecendo versões gratuitas ou muito acessíveis, sem mencionar muitas outras ferramentas que se concentram em gerenciamento de projetos "leves" (como software de gerenciamento de tarefas)—mas essa tendência não é inteiramente positiva. Software mais barato geralmente é menos robusto e oferece recursos básicos que a maioria dos usuários supera rapidamente. Como resultado, 42% dos revisores do G2 mencionaram que recentemente substituíram o software de gerenciamento de projetos em nuvem, e 58% substituíram planilhas, sistemas antigos ou internos, e todos os tipos de produtos do Google e Microsoft, como calendários, documentos, até mesmo e-mail. Além das versões reduzidas de gerenciamento de projetos, cada vez mais fornecedores estão oferecendo módulos como gerenciamento de recursos, como produtos separados. Dividir o gerenciamento de projetos em componentes que podem ser usados de forma independente faz sentido para pequenas empresas ou departamentos de empresas maiores. Em vez de comprar e usar um sistema completo de gerenciamento de projetos, pequenas equipes podem escolher apenas os componentes de que precisam. O desafio dessa abordagem é que diferentes fornecedores oferecem ferramentas separadas que precisam se integrar para trocar informações e melhorar a colaboração. Isso pode ser particularmente disruptivo para empresas médias e grandes. A falta de um único repositório de dados leva a erros e trabalho duplicado, tornando difícil rastrear projetos em cada estágio de seu ciclo de vida. Além disso, a alocação de recursos e a colaboração entre várias equipes de diferentes locais podem ser difíceis de gerenciar. Para resolver esses problemas, alguns fornecedores desenvolveram softwares complexos, como gerenciamento de projetos e portfólio (PPM), automação de serviços profissionais (PSA) e ERP baseado em projetos. Grandes empresas ainda estão usando esses tipos de software, mas empresas de médio porte não podem se dar ao luxo de usá-los e precisam de alternativas. Existem também novas opções para gerenciamento de projetos, que visam expandir o alcance do software para todos ou a maioria dos funcionários. As tendências mais importantes no desenvolvimento de gerenciamento de projetos são: Colaboração em projetos foca menos em recursos padrão para gerenciamento de projetos, como alocação de recursos, e mais em ajudar os usuários a trabalharem melhor juntos em projetos. Este não é um tipo de software bem definido, e os recursos para colaboração podem variar de ferramentas de chat simples a gerenciamento e criação de documentos. Esses recursos podem ser benéficos para PMEs na indústria de serviços profissionais que não precisam gerenciar projetos complexos. Gerenciamento de trabalho visa envolver a maioria ou todos os funcionários de uma empresa no gerenciamento de projetos. Para conseguir isso, o software de gerenciamento de trabalho fornece recursos para colaboração, mas também funções administrativas, como faturamento e gerenciamento de despesas. Todos esses recursos fazem parte de um único sistema e repositório de dados que gerencia todos os fluxos de trabalho e dados necessários para entregar projetos com sucesso. Outra alternativa ao software padrão de gerenciamento de projetos são soluções específicas para a indústria. O gerenciamento de projetos vertical existe há décadas, mas está evoluindo para incluir recursos de colaboração e alinhar-se ao conceito de gerenciamento de trabalho descrito acima. A forma como esse tipo de software está mudando varia de acordo com a indústria. Muitas soluções de gerenciamento de projetos para indústrias complexas, como arquitetura, engenharia e construção, ainda são principalmente rígidas, complicadas e caras. Por outro lado, o software de gerenciamento de agências para empresas de marketing é menos complexo e mais ágil para se adaptar rapidamente às necessidades dos profissionais criativos. Há muita sobreposição funcional entre todas essas opções, tornando difícil para os compradores escolherem a melhor opção para suas necessidades específicas. Além disso, os compradores muitas vezes precisam escolher entre o melhor software de gerenciamento de projetos, que inclui todos os recursos de que precisam, e ferramentas separadas que podem ser usadas juntas. Para ajudar os compradores a entenderem melhor os prós e contras das diferentes opções, analisamos mais de 30.000 avaliações de usuários reais que os usuários de software de gerenciamento de projetos postaram no G2. As descobertas mais importantes estão resumidas abaixo. O que os compradores pensam sobre o software de gerenciamento de projetos À primeira vista, tudo é ótimo no mercado de software de gerenciamento de projetos: altos níveis de satisfação e adoção, centenas de alternativas para escolher e muitos novos produtos entregues na nuvem, tornando-os mais acessíveis e flexíveis. Uma vez que analisamos os dados por tamanho de empresa e indústria, alguns desafios significativos se tornaram aparentes, como a robustez do software e os custos adicionais necessários para funcionalidades avançadas. Alguns dos benefícios também podem ser desafios: Muita flexibilidade pode ser confusa para usuários inexperientes O grande número de produtos disponíveis torna difícil para os compradores comparar e selecionar a melhor opção O software de gerenciamento de projetos atende aos requisitos dos usuários? Os usuários de gerenciamento de projetos estão satisfeitos e muito satisfeitos com seu software. 80% dos entrevistados deram pontuações altas e máximas de Satisfação ao revisar o software de gerenciamento de projetos. O G2 rastreia a satisfação do usuário pedindo aos revisores que avaliem o critério Atende aos Requisitos em uma escala de 1 a 7, onde 7 é a pontuação máxima. Ao analisar os dados por tamanho de empresa, notamos que a satisfação varia por segmento, como mostrado abaixo. Os usuários de pequenas empresas deram mais pontuações máximas para Atende aos Requisitos e as classificações de estrelas mais altas (5 de 5) do que os outros segmentos. Isso não é surpreendente, já que a maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos, especialmente as novas, oferecem recursos padrão que são mais benéficos para pequenas empresas. É muito mais eficiente lançar um produto que oferece recursos básicos e desenvolvê-lo ainda mais dependendo dos requisitos dos clientes. O desafio com essa estratégia é que ela cria um mercado inflacionado para pequenas empresas, enquanto os compradores de médio porte precisam investir em desenvolvimento adicional. Finalmente, a satisfação do usuário depende do estágio de desenvolvimento de cada produto. Muitos novos produtos ainda são limitados em funcionalidade, enquanto produtos antigos não se adaptaram completamente a novas tecnologias, como a nuvem ou o mobile. Como os produtos antigos tendem a ser rígidos, adicionar funcionalidade de colaboração é difícil. Novos produtos facilitam a colaboração, mas nem sempre incluem recursos robustos para gerenciamento de recursos, dependências de tarefas ou análises. A necessidade de recursos e serviços adicionais tem um impacto direto no custo do software de gerenciamento de projetos. Quanto custa o gerenciamento de projetos? Quando se trata de preços, a maioria dos revisores do G2 considera o software de gerenciamento de projetos com preço razoável, mas nem sempre acessível. A maioria dos entrevistados deu pontuações de 4 e 5 para preços, em uma escala de 1 a 7, onde 1 é o menos caro e 7 o mais caro. Pode parecer surpreendente que os usuários empresariais tenham dado principalmente pontuações de 3 e 4, considerando que o gerenciamento de projetos tradicional para grandes empresas costumava ser bastante caro. Isso pode ser explicado pelo fato de que o modelo de entrega em nuvem teve um impacto positivo nos preços em todos os segmentos de empresas, não apenas para pequenas empresas. A verdadeira surpresa foi que 1 em cada 3 dos entrevistados do mercado médio considera seu software caro ou muito caro, dando pontuações entre 5 e 7. 40% dos usuários de pequenas empresas expressam a mesma preocupação. Isso é surpreendente porque o modelo de entrega em nuvem foi inicialmente desenvolvido para pequenas e médias empresas que não podiam se dar ao luxo de investir em infraestrutura de TI e pessoal qualificado. Os revisores mencionaram que os seguintes fatores tiveram o maior impacto nos preços: Relatórios podem ser muito básicos, o que requer integração com ferramentas de análise ou o desenvolvimento de relatórios e painéis avançados. Ambas as opções podem ser caras, e a alternativa é usar ferramentas gratuitas de inteligência de negócios (BI), que geralmente também oferecem funcionalidade limitada. A integração é mais fácil para produtos em nuvem, mas ainda pode ser um desafio, pois os fornecedores têm um número limitado de parceiros de integração ou fornecem APIs que nem sempre estão disponíveis e são fáceis de usar. Empresas com necessidades avançadas de integração podem precisar investir em ferramentas adicionais, como marketplaces de API ou serviços de desenvolvimento. Usuários adicionais, recursos e espaço de armazenamento aumentam o custo inicial do gerenciamento de projetos padrão. Enquanto o gerenciamento de projetos padrão geralmente é muito acessível (e às vezes gratuito), adicionar novos usuários e recursos avançados pode ser caro. O licenciamento de software nem sempre é direto e transparente, o que pode confundir os compradores e levá-los a comprar recursos de que não precisam. O custo e o nível de suporte para recursos de gerenciamento de projetos são alguns dos fatores que impactam a adoção desse tipo de software. Nós os analisamos, e outros, abaixo. O que impacta a adoção do software de gerenciamento de projetos? Os níveis de adoção de gerenciamento de projetos estão distribuídos de forma uniforme—cerca de 30% dos revisores mencionaram níveis de adoção abaixo de 50%, 40% adotaram entre 50% e 90%, e 32% trabalham para empresas que adotaram totalmente seu software de gerenciamento de projetos. Como mostrado acima, os níveis de adoção variam por tamanho de empresa, da seguinte forma: Pequenas empresas são mais propensas a utilizar totalmente o software de gerenciamento de projetos (39,46%), e muito poucos usuários mencionaram baixos níveis de adoção (menos de 10% indicaram adoção de 0-10%). Empresas de grande porte tiveram a menor porcentagem de adoção total (17%), em comparação com os outros segmentos de empresas, e a maior taxa (13,92%) do nível de adoção mais baixo (0-10%). Os revisores do mercado médio deram classificações mistas para os níveis de adoção. Apenas 21,43% alcançaram adoção total, e quase 13% alcançaram um nível de adoção abaixo de 10%. A adoção também varia por indústria; enquanto 42% dos revisores da indústria de marketing e publicidade mencionaram adoção máxima, 100% de adoção foi alcançada apenas por 20% dos compradores de construção e saúde e 22% de manufatura. Os compradores mencionaram uma infinidade de razões que impactaram a adoção, sendo as mais importantes: O software é muito complicado ou muito simples: O software antigo geralmente é complexo e não muito amigável. Muitas novas ferramentas tendem a ser muito básicas para as necessidades de alguns usuários. Enquanto a simplicidade permite que os usuários criem qualquer coisa, como fluxos de trabalho personalizados, os gerentes de projeto têm que fazer isso do zero, o que pode ser muito demorado. Muita ou pouca informação sobre o projeto, como notificações e análises: Alguns revisores mencionaram que recebem uma quantidade esmagadora de informações, como notificações por e-mail, enquanto outros precisaram personalizar seu software para obter os detalhes de que precisavam. Novos ou diferentes recursos podem ajudar os usuários, mas também confundi-los: Vários revisores mencionaram que os cartões criam mais problemas do que resolvem. Embora o uso de cartões possa ajudar a visualizar projetos, o uso de muitos cartões que nem sempre estão relacionados pode ser contraproducente. Treinamento, documentação e suporte podem ser limitados ou insuficientes: Isso faz com que a curva de aprendizado seja bastante acentuada, e alguns usuários podem preferir usar outras ferramentas que sejam mais amigáveis ou simplesmente mais familiares para eles. Os modelos de licenciamento nem sempre são diretos: Com diferentes preços por tipo de usuário (admin, interno ou externo) e custos extras para usuários e recursos adicionais, pode ser difícil para as empresas implementar o software em toda a empresa. Tendências de gerenciamento de projetos O mercado de software de gerenciamento de projetos mudou fundamentalmente recentemente, principalmente devido ao advento de novas tecnologias como a nuvem e o mobile. Essas tecnologias flexíveis e acessíveis permitiram que muitas pequenas empresas entrassem no mercado e ajudaram os fornecedores tradicionais a modernizarem suas soluções. Com mais de 1000 produtos listados nas categorias do G2, o gerenciamento de projetos é um dos mercados de software mais lotados, junto com CRM e contabilidade. Embora um grande número de opções seja teoricamente benéfico para os compradores, também pode criar confusão e dificultar a escolha do produto certo. Essa confusão também prejudica os fornecedores, pois muitos deles estão tendo dificuldade em diferenciar sua oferta da de seus concorrentes. Para enfrentar esse desafio, esperamos que os fornecedores adotem algumas abordagens diferentes: Especialização horizontal por meio de recursos avançados para gerenciamento de recursos e portfólio, bem como planejamento estratégico Foco vertical combinando gerenciamento de projetos com recursos específicos da indústria, como revisão e gerenciamento de conteúdo para equipes de marketing e agências Abordagem genérica com recursos padrão para pequenas empresas ou pequenas equipes de empresas médias a grandes Outras grandes tendências de gerenciamento de projetos são descritas abaixo. Benefícios e desafios do gerenciamento de projetos remoto O gerenciamento de projetos no local dificultava o trabalho remoto dos usuários. A nuvem permite que os gerentes de projeto trabalhem de qualquer lugar com uma conexão à internet, e muitas vezes offline. Em teoria, isso significa que qualquer produto de gerenciamento de projetos em nuvem permite que os funcionários trabalhem remotamente. Na realidade, nem todos os produtos são criados iguais, e vários fatores podem tornar o trabalho remoto mais ou menos eficaz. Primeiro, a funcionalidade do software tem um impacto significativo na produtividade de seus usuários, não importa onde eles trabalhem. Outros fatores importantes que impactam o gerenciamento de projetos remoto são o modelo de licenciamento do sistema e o nível de integração com outros softwares. À medida que as empresas trabalham com mais contratados e freelancers, elas precisam dar-lhes acesso ao seu software, ao mesmo tempo em que protegem sua propriedade intelectual e dados sensíveis. Embora a maioria dos fornecedores de gerenciamento de projetos ofereça diferentes níveis de acesso, seus preços nem sempre são transparentes e podem impactar significativamente o custo total do software. A integração também é crítica para o trabalho remoto, porque a maioria dos gerentes de projeto usa outros sistemas, como CRM ou software de contabilidade. Sincronizar dados em várias plataformas é mais fácil na nuvem, mas ainda pode ser desafiador. O gerenciamento de trabalho visa redefinir a maneira como trabalhamos Quantos produtos de software você usa no trabalho? Sem mencionar todos os tipos de ferramentas para controle de tempo, gerenciamento de fluxo de trabalho ou gerenciamento de recursos. De acordo com uma pesquisa da Blissfully, uma empresa com 35 funcionários usa 102 aplicativos e substituiu 63% de seus aplicativos em apenas dois anos. Não seria bom usar apenas um? Talvez alguns? Os fornecedores já tentaram isso com o ERP tudo-em-um, e não funcionou bem. O ideal seria ter uma solução flexível, não muito cara, que qualquer pessoa possa usar, não importa o que faça e onde trabalhe. Além disso, mais e mais empresas (68% de acordo com o PMI) estão usando contratados e gerentes de projeto terceirizados, que precisam ser capazes de usar o software fornecido pela empresa com a qual trabalham. É exatamente isso que um novo tipo de software chamado gerenciamento de trabalho visa oferecer. Alguns fornecedores se referem a ele como work OS porque é suposto ser um sistema operacional para o negócio. Isso pode ser alcançado fornecendo um único repositório de dados e um sistema integrado que é flexível o suficiente para configurações rápidas e fáceis. Fluxos de trabalho e processos predefinidos também devem ser fáceis de modificar para se adaptar a quaisquer mudanças na forma como uma empresa gerencia o trabalho. Finalmente, o gerenciamento de trabalho deve incluir recursos complementares ao gerenciamento de projetos, como gerenciamento de clientes, faturamento, gerenciamento de despesas, gerenciamento de documentos e colaboração. Ao contrário de sistemas mais complexos como PPM, PSA ou ERP baseado em projetos, o gerenciamento de trabalho não fornece módulos completos de contabilidade, recursos para gerenciamento de portfólio de projetos ou RH e folha de pagamento. Portanto, esse tipo de software ainda precisa ser integrado a outras soluções, como software de contabilidade, CRM e suítes de RH. Colaboração está na moda, mas sempre ajuda? O gerenciamento de projetos é colaborativo por natureza. Se você pode fazer tudo sozinho, não precisa de gerenciamento de projetos. Dito isso, os recursos tradicionais de gerenciamento de projetos para colaboração têm sido rígidos e difíceis de usar. Durante décadas, colaboração era sinônimo de atribuir tarefas e rastrear seu status. Dar e receber feedback ou compartilhar documentos muitas vezes exigia software além do gerenciamento de projetos. As piores opções usadas para esses fins eram ferramentas de transferência de arquivos FTP, e-mail e planilhas. No melhor cenário, as empresas usariam software de gerenciamento de documentos, ferramentas de chat ou ferramentas de colaboração em equipe. De qualquer forma, os gerentes de projeto precisam usar várias ferramentas para gerenciar e colaborar em projetos. Para enfrentar esse desafio, alguns fornecedores tentaram combinar recursos tradicionais de gerenciamento de projetos e funcionalidade de colaboração. Esses produtos são conhecidos como software de colaboração em projetos e podem variar significativamente em escopo e conjunto de recursos. Todos eles têm em comum o fato de que se concentram mais na colaboração do que no gerenciamento de projetos. Embora isso seja benéfico para gerentes de projeto ocasionais, como equipes criativas, eles não cobrem as necessidades de usuários avançados em grandes empresas ou indústrias baseadas em projetos, como arquitetura, engenharia e construção. Muita flexibilidade nem sempre é ótima Todos queremos software flexível, mas muita configuração pode tornar uma solução mais difícil de usar, não mais fácil. Se você é velho o suficiente para se lembrar dos dias em que os administradores de ERP costumavam personalizar software pesadamente, você entenderá o que quero dizer. Embora o software de gerenciamento de projetos não seja tão complicado quanto o ERP, um de seus principais benefícios é que ele oferece uma maneira estruturada de definir e rastrear o trabalho. Quando os usuários podem criar uma estrutura totalmente nova, alguns podem ser muito criativos, enquanto outros podem ficar sobrecarregados por um software "em branco". A maioria dos usuários pode não se importar muito com o PMI e os padrões de gerenciamento de projetos, mas os administradores e gerentes de projeto devem. Aqueles que só querem definir e rastrear tarefas e não gostam de planilhas podem usar software de gerenciamento de tarefas. Os usuários regulares também não precisam se preocupar com regras, fluxos de trabalho ou alocação de recursos. Os administradores precisam definir e implementar uma lógica de negócios que seja consistente com a estratégia da empresa. O software de gerenciamento de projetos robusto oferece modelos de projeto e fluxos de trabalho com regras predefinidas que podem ser personalizadas para as necessidades da empresa. O revisor do G2, Ryan R, fundador, marketing e publicidade, mencionou esse desafio dizendo que não gosta "da facilidade de tornar o projeto excessivamente complexo" (Usuário em Gestão de Organizações Sem Fins Lucrativos) ou que "você pode fazer quase qualquer coisa - mas isso é quase um problema. Não está realmente configurado - fora da caixa - para qualquer função." Principais fornecedores no mercado de gerenciamento de projetos O software de gerenciamento de projetos evoluiu tremendamente nas últimas décadas. A maioria dos fornecedores nem existia antes de 2000. Por exemplo, a Asana foi fundada em 2008 e a monday.com em 2012. Dos principais players no mercado global de software de negócios, como IBM, Infor, Intuit, Sage ou SAP, apenas Microsoft e Oracle têm produtos entre os 5 principais produtos de gerenciamento de projetos com base em avaliações de usuários do G2. Além disso, há uma clara diferenciação entre produtos que se concentram em recursos padrão para projetos (gerenciamento de tarefas, gerenciamento de recursos, colaboração em projetos) e funcionalidade avançada (gerenciamento de portfólio e automação de serviços profissionais). Como mostrado abaixo, os 5 principais produtos são completamente diferentes para gerenciamento de projetos padrão (esquerda) e projetos avançados (direita). Não esperamos ver grandes mudanças nesses mercados a curto prazo, exceto talvez por algumas grandes aquisições. Negócios recentes incluem a aquisição da Targetprocess pela Apptio (em fevereiro de 2021) e da Workfront pela Adobe (em novembro de 2020). Além disso, os principais fornecedores de software de gerenciamento de projetos padrão desenvolverão novos recursos avançados e competirão com fornecedores de PPM e PSA.