Falta de comunicação, frustrações mútuas, falta de entrega.

Aqueles que já trabalharam na linha de frente ou coordenaram um projeto provavelmente já experimentaram o aumento do escopo. Embora você possa não estar familiarizado com este termo específico de gerenciamento de projetos, seria difícil encontrar um projeto que não tenha se desviado significativamente em algum momento.

Para projetos que se estendem por ciclos de vida mais longos, o aumento do escopo é um fenômeno comum para as empresas. É crucial definir seus objetivos de projeto, orçamento, recursos e requisitos antecipadamente com software de gerenciamento de projetos para eliminar futuras ocorrências de aumento de escopo e garantir que tudo permaneça no caminho certo.

Normalmente, no entanto, o aumento de escopo é um elemento temido e desperdiçador de qualquer projeto.

Mas vamos voltar um pouco aqui.

O que exatamente é o aumento de escopo e por que é inevitável? Como os gerentes de projeto podem combatê-lo e reduzi-lo, se não preveni-lo completamente, de se tornar um bloqueio avassalador?

O aumento de escopo ocorre quando o escopo do projeto é indefinido ou mal definido no início de um projeto e o plano não é devidamente elaborado para as partes interessadas internas e externas. A natureza superficial dos supervisores de projeto leva os clientes a buscarem mais mudanças e adicionarem aos seus requisitos nas fases posteriores, o que faz com que os membros do projeto sofram.

Por que o aumento de escopo ocorre?

O aumento de escopo ocorre quando novos objetivos e parâmetros são definidos em uma fase posterior do projeto, o que adiciona mais trabalho à equipe. Isso adiciona mais entregas às partes interessadas do projeto devido a alguma mudança urgente para um novo objetivo ou incapacidade de arcar com novos recursos do projeto. As partes interessadas externas e internas têm um papel igual em estender o aumento de escopo ao redefinir itens de ação e adicionar novos marcos nas fases posteriores do ciclo do projeto.

O termo "aumento de escopo" descreve um projeto que começou a se estender, ou avançar, além de seus parâmetros inicialmente acordados. É o ato de adicionar entregas e solicitações a um projeto. Um membro da equipe do projeto pode concordar com um pedido casual, sem perceber a mão de obra ou os passos extras que realmente requer.

Uma parte interessada pode priorizar a satisfação do cliente sem considerar a capacidade e os resultados finais realistas. Um líder de equipe pode ter entendido mal o cronograma ou o custo do projeto. Os membros da equipe podem querer ir além das expectativas.

Independentemente da intenção, o aumento de escopo impacta diretamente a produtividade, a lucratividade do projeto e a eficácia.

O aumento de escopo não é 100% ruim — afinal, é um subproduto de falhar rapidamente, pivotar rapidamente e reagir ao feedback. No entanto, o aumento de escopo mal gerenciado pode prejudicar as relações com clientes e membros da equipe, prejudicar o moral da equipe ou levar um projeto a uma perda dolorosa.

O gerenciamento eficaz do aumento de escopo requer que os gerentes de projeto realizem um ato de malabarismo sem esforço.

Consequências negativas de um aumento de escopo

Embora o aumento de escopo possa não ser totalmente destrutivo, ele tem algumas consequências negativas certas que podem impedir a motivação e a produtividade da equipe a longo prazo.

• Atrasos no projeto: Aprovar novos requisitos e tarefas para uma equipe de projeto pode interromper ou atrasar outros projetos importantes. Os colegas de equipe podem estar ansiosos para assumir novas responsabilidades e seguir o comando das partes interessadas do projeto enquanto deixam seu conjunto atual de tarefas incompleto. Isso pode causar um desequilíbrio entre diferentes projetos e levar ao aumento de escopo.
• Excessos de orçamento: Devido à adição de mais objetivos, as equipes exigem que seus funcionários trabalhem horas extras e turnos noturnos, o que pode ajudar nas demissões de funcionários. Isso levaria a uma série de mudanças compensatórias e aumentos para os membros da equipe para que possam ser retidos na equipe. Custos adicionais como esses podem causar grandes excessos de orçamento.
• Qualidade reduzida: Receber novas solicitações e modificações posteriormente pode causar confusão, falta de produtividade e frustração entre os membros do projeto. Os membros podem começar a correr para atingir os objetivos para evitar o aumento de escopo. Não prestar atenção às subtarefas e aos indicadores-chave de desempenho (KPIs) individuais pode reduzir a qualidade do trabalho e terminar o projeto de forma insatisfatória.
• Extensões de cronograma: Quando um projeto se desvia de sua rota original, os funcionários precisam de tempo para atender aos novos requisitos e cumprir a solicitação. Eles podem precisar de mais extensões de cronograma que expandiriam o tempo de resposta normal e desacelerariam a velocidade do progresso do projeto.
• Pressão sobre os recursos: Com novas demandas das partes interessadas, os membros podem precisar de mais entregas, ativos e recursos para concluir suas tarefas atribuídas. Isso esgotaria seu estoque atual de recursos e resultaria em mais investimento inicial no projeto. Os recursos são críticos para o sucesso do projeto, mas podem limitar sua capacidade de permanecer dentro do orçamento do projeto.
• Comprometimento da qualidade: Quando várias equipes se desviam de seu objetivo original e priorizam solicitações externas, há uma queda considerável na qualidade e precisão do projeto.

Causas Comuns do Aumento de Escopo

O aumento de escopo pode surgir devido a muitas causas. É um fenômeno comum que ocorre quando uma empresa está experimentando novos projetos piloto e não tem certeza dos resultados exatos rastreáveis de um projeto. O fenômeno é comum para os primeiros adotantes que têm que lidar com clientes regressivos que empurram seus limites pedindo mais serviços com menos orçamento.

As causas comuns do aumento de escopo incluem o seguinte:

• Estatuto do projeto vagamente definido: O estatuto do projeto descreve claramente todos os objetivos e compromissos de um projeto específico. Se o estatuto do projeto não delinear claramente a alocação de recursos, capacidade, resultados do projeto e orçamento do projeto, isso pode afetar o processo principal do projeto em uma fase posterior e causar uma pressão sobre a saúde do projeto e, em última análise, o aumento de escopo.
• Falta de clareza em relação ao escopo inicial/objetivos do projeto: A falta de indução ao projeto e seminários de projeto no início pode levar a uma confusão imaculada e interjeção de tarefas e consumo de ativos posteriormente. Isso pode impedir que as equipes se concentrem em seu trabalho e desviar toda a sua atenção para as novas interferências e tarefas que surgem durante o ciclo do projeto.
• Comunicação pobre ou insuficiente: A incapacidade de manter seus membros da equipe na mesma página e educá-los sobre a importância de novos projetos pode prejudicar sua produtividade e fazê-los procrastinar. Também pode causar conflito entre os membros do projeto que competem entre si para ver quem se torna o principal contribuinte de um projeto.
• Clientes ou consumidores que tentam se aproveitar: Clientes rigorosos e diretos que contratam uma empresa para um serviço específico podem pressionar mais as equipes de projeto para enviar as entregas muito antes do tempo. Isso pode criar uma atmosfera de caos e fiasco dentro de uma organização e fazê-los trabalhar até tarde para enviar uma proposta para os clientes. Embora o trabalho seja feito, muitos aspectos ou diretrizes serão evitados. Isso resulta em uma entrega medíocre devido ao aumento de escopo.
• Processo de controle de mudanças inflexível: A falta de fluxo de trabalho de aprovação pode agravar ainda mais o aumento de escopo. Não implementar o controle de mudanças e não ter nenhum comitê de aprovação para revisar, reagrupar, retrabalhar e aprovar as mudanças feitas devido ao aumento de escopo pode estender ainda mais o trabalho e colocar o projeto em espera.
• Liderança fraca: Se as equipes de liderança sênior (SLTs) não tiverem experiência em enfrentar desafios baseados em projetos, o aumento de escopo pode ocorrer repetidamente. Falhar em estabelecer objetivos claros para os membros do projeto e permitir que trabalhem para partes interessadas incontáveis pode reduzir a produtividade dos funcionários. Eles podem pedir extensões e subutilizar os recursos, o que leva ao aumento de escopo.
• Falta de apoio do patrocinador do projeto: Sem um forte apoio do líder do projeto ou patrocinador do projeto, as equipes do projeto ficariam incertas sobre o caminho certo para o sucesso do projeto. Essa ambiguidade pode levar a mudanças frequentes e deveres não cumpridos que causariam um grande obstáculo nos objetivos gerais de negócios.
• Feedback irrelevante de última hora: Revisores de projeto incompetentes podem marcar o documento do projeto incorretamente, o que torna o projeto ainda mais inflexível. Isso força os supervisores a monitorar todos os detalhes minuciosos repetidamente. Esse atraso e monitoramento persistente podem causar aumento de escopo e afetar a capacidade de serviço do projeto.

Mitigação do aumento de escopo com líderes de projeto da G2

Nossos membros da equipe G2 compartilharam seus pensamentos sobre a ocorrência inflexível, mas inevitável, do aumento de escopo e maneiras de reduzi-lo ou atenuá-lo para que não impacte negativamente os esforços e o trabalho árduo da equipe.

“O aumento de escopo tem sido um problema em vários projetos que coordenei", diz Turenne. "Em alguns casos, vem da falta de comunicação sobre a definição de "concluído", mas outras vezes vem de mudanças internas ou da gestão. Ambas as instâncias são incrivelmente frustrantes, mas é uma parte inevitável da coordenação de projetos, então tenho algumas técnicas para combatê-lo.”

Stacy Turenne
Gerente, Operações de Pesquisa, G2

Para o aumento de escopo interno, Turenne recomenda realizar conversas presenciais com todos os envolvidos.

“É importante diferenciar entre entregas obrigatórias e desejáveis ou mudar entregas que impactarão o cronograma, orçamento ou outros projetos", diz ela. "Se a nova entrega for obrigatória e mais importante do que o cronograma ou orçamento existente, ela é incorporada. Caso contrário, pode ser desmembrada em novos projetos ou deixada para consideração posterior."

Stacy Turenne
Gerente, Operações de Pesquisa, G2

Kevin Long, gerente sênior de operações de pesquisa na G2 Crowd, ecoa o ponto de Turenne sobre eliminar o jogo de telefone sem fio.

“A colaboração é a chave para o sucesso de qualquer projeto ou iniciativa", diz Long. "À medida que mais colaboradores são trazidos para o grupo, é fundamental comunicar o motivador original e os requisitos cedo e frequentemente para garantir que você mantenha a equipe focada e evite que requisitos desejáveis ou desnecessários desviem o impacto pretendido."

Kevin Long
Diretor Sênior, Operações de P&D de Produto, G2

Como prevenir o aumento de escopo

Embora não haja uma garantia de 100% de que um caminho de projeto estará livre de aumento de escopo, algumas medidas corretivas podem diminuir a borda destrutiva do aumento de escopo e criar um plano de gerenciamento de riscos para garantir o sucesso do projeto.

Alguns dos métodos incluem:

• Um bom processo de controle de mudanças com documentação de solicitação de mudança, incluindo causa e escopo
• Os resultados e objetivos do projeto devem ser claramente definidos no início de um ciclo de projeto, e as equipes devem ser capacitadas para trabalhar estritamente de acordo com o plano.
• Software de gerenciamento de projetos que facilita a criação de cronogramas e monitora de perto o progresso do projeto
• Atualizações regulares na declaração de escopo após a aprovação das solicitações de mudança para que todas as partes relevantes (incluindo as partes interessadas) estejam cientes
• Processamento, documentação e comunicação adequados de todas as mudanças no escopo e cronogramas
• Scrums e reuniões diárias consistentes para registrar atualizações dos executivos do projeto e ter uma ideia clara do progresso do projeto e dos cronogramas do projeto.
• Colaboração com clientes, patrocinadores e usuários finais, além de todos os membros relevantes da equipe e partes interessadas

Não seja um "aumento de projeto"

Estar ciente dos objetivos da empresa e estabelecer práticas claras de equipe pode definir seu caminho de projeto do início ao fim e mantê-lo longe do aumento de escopo. Ser claro sobre o alinhamento do seu projeto e recursos com os membros do projeto pode aumentar a motivação, eficácia e produtividade, o que reduziria as chances de falha.

Saiba mais sobre metodologias eficientes de gerenciamento de projetos para organizar suas tarefas de negócios e alinhar os objetivos de projetos existentes e novos dentro de suas equipes.