Operações de Vendas: Seu Gerador de Receita nos Bastidores

Muita coisa acontece nos bastidores de um departamento de vendas.

Enquanto a empolgação das demonstrações de valor, negociações e fechamento de negócios está na linha de frente das vendas, há certas ações discretas realizadas pelos departamentos de operações de vendas para tornar tudo isso possível.

O papel das equipes de operações de vendas pode não ser a parte mais glamorosa das vendas, mas elas oferecem o suporte necessário para fazer a mágica acontecer.

Líderes de operações de vendas implementam estratégias, processos e recursos que permitem que as equipes de vendas fechem negócios e impulsionem resultados. No geral, a ideia é tornar a equipe de vendas dentro da empresa o mais sistemática possível.

O objetivo de introduzir esse elemento sistemático é para que os representantes de vendas possam dominar o processo de vendas que funciona para seus clientes. Isso também permite que os líderes acompanhem o progresso e identifiquem áreas dentro do processo de vendas que precisam ser melhoradas.

Operações de vendas vs. vendas

Você já deve ter adivinhado, mas vamos esclarecer a diferença entre operações de vendas e equipes de vendas para evitar qualquer confusão futura.

A equipe de vendas é um gerador de receita voltado para o cliente. Eles estão no campo, comunicando-se com os clientes, movendo-os pelo pipeline e fechando negócios.

A equipe de operações de vendas é o ajudante nos bastidores da equipe de vendas. Eles avaliam os métodos atuais da equipe de vendas, encontram áreas para melhoria e recomendam estratégias de acordo.

Essencialmente, a equipe de vendas busca informações na equipe de operações de vendas sobre como melhorar sua abordagem atual de vendas.

Operações de vendas vs. capacitação de vendas

Operações de vendas e capacitação de vendas são frequentemente confundidas uma com a outra. Ambas apoiam a equipe de vendas na conquista de seus objetivos, mas são distintamente diferentes.

Operações de vendas se concentra nas coisas que a equipe de vendas está fazendo atualmente e fez no passado. Eles analisam dados e tomam decisões que melhorarão os processos e estratégias atualmente implementados pela equipe de vendas. A equipe de capacitação de vendas, então, implementará e executará essas decisões.

Para garantir que sua equipe de vendas seja bem-sucedida, suas equipes de vendas, operações de vendas e capacitação de vendas precisam estar alinhadas. Uma luta comum entre essas equipes é a sobreposição de responsabilidades. Certifique-se de dar a cada equipe seus próprios objetivos e entregas, enquanto também os sincroniza com os dos outros departamentos. Dessa forma, não haverá confusão sobre qual departamento é responsável por quais responsabilidades.

O que fazem as operações de vendas?

A importância das operações de vendas reside em seu propósito principal: preparar sua equipe de vendas para o sucesso. Pode se tornar demais para sua equipe de vendas vender para seus clientes, identificar problemas dentro de sua estratégia de vendas e encontrar soluções realistas ao mesmo tempo.

É aqui que sua equipe de operações de vendas entra em ação.

Enquanto os representantes de vendas se concentram em gerar receita, os membros da equipe de operações de vendas se concentrarão em encontrar maneiras de tornar isso mais fácil.

Vendas não é nada estático. Sua equipe de vendas pode ser o grupo mais habilidoso de vendedores, mas sem alguém avaliando seus processos e criando novas estratégias, sua eficiência sofrerá. Daí a importância de ter um departamento de operações de vendas.

Estratégia de operações de vendas

Vender não é nada sem estratégia. Satisfazer os clientes é complicado, e os representantes precisam reavaliar constantemente sua estratégia para fazer com que os clientes se comprometam a comprar de forma eficiente.

O objetivo geral das operações de vendas é garantir que o departamento de vendas seja uma máquina bem lubrificada, vendendo para todos os lados com o mínimo de obstáculos possível. Dessa forma, eles podem cumprir seu propósito e beneficiar o negócio.

As equipes de operações de vendas irão idealizar, executar e avaliar as seguintes estratégias para desenvolver, implementar e otimizar a estratégia de vendas de sua equipe.

Recrutamento, integração e treinamento

O departamento de RH tem um papel no recrutamento, contratação e integração, mas os candidatos também precisam ser avaliados por alguém que tenha um conhecimento profundo de vendas, especialmente a forma como os representantes trabalham para aquele negócio específico.

A equipe de operações de vendas avaliará os candidatos para garantir que eles tenham o que é necessário para contribuir para as metas de vendas e para aquele negócio em particular. Ao equipar a equipe de vendas com novos membros qualificados, eles estão contribuindo para sua eficiência.

Essa área de operações de vendas também pode se referir ao treinamento de novos e atuais funcionários em diferentes processos, programas de software ou ferramentas. Ser uma equipe de vendas bem-sucedida requer que cada membro conheça os detalhes de cada método utilizado e todos os recursos disponíveis.

Avaliação de treinamento de vendas

As operações de vendas também têm um papel no treinamento de novos membros da equipe e em garantir que o processo de integração os prepare para o sucesso.

Primeiro, eles passarão pelo processo de treinamento de vendas com cada novo representante, fornecendo todas as informações e recursos de que precisam para ter sucesso. Em seguida, a equipe de operações de vendas avaliará o programa de treinamento, avaliando o desempenho do novo membro da equipe para identificar áreas onde eles possam ter falhado no treinamento.

Se o novo representante estiver tendo dificuldades com chamadas frias, eles reavaliarão essa parte do treinamento. Ou, se eles estiverem vendendo bem na primeira vez, mas tendo dificuldades para reter clientes, as operações de vendas incluirão mais informações sobre gerenciamento de relacionamento com o cliente e as ferramentas que você pode usar para melhorá-lo.

Atribuição de contas

Nem todo representante é mais adequado para lidar com todos os clientes. As equipes de operações de vendas podem designar qual representante lidará com qual conta, considerando os seguintes fatores:

• A experiência do representante
• O conhecimento do representante sobre os compradores
• A cota de vendas do representante para aquele período
• O processo de compra do cliente
• Número de contas em mãos

Este não é um momento para adivinhar ou fazer atribuições aleatórias. A falta de estratégia ao alocar contas é um erro, mas a equipe de operações de vendas terá as informações corretas para fazê-lo de maneira calculada.

Gestão de território de vendas

Definir territórios de vendas é mais do que apenas desenhar fronteiras em um mapa e designar representantes para cada setor.

As operações de vendas determinarão cada território primeiro avaliando as contas em mãos, os próprios territórios e as habilidades do representante de vendas. Eles então criarão, gerenciarão e definirão metas para os territórios com base nas oportunidades disponíveis e colocarão representantes de acordo com sua experiência e quantidade de negócios que podem lidar ao mesmo tempo.

Gestão de contratos

Após algumas renovações, acompanhar a situação legal atual de um cliente com sua empresa pode se tornar complicado. Essas equipes lidarão com a gestão de contratos, que organiza as principais etapas do contrato para cada cliente: iniciação, execução e renovação/expiração.

O objetivo de ter a equipe de operações de vendas controlando a gestão de contratos é manter a consistência com a linguagem e os modelos de contrato, economizando tempo e reduzindo erros.

Gestão de dados de vendas

As equipes de vendas funcionam com base em dados. Vamos dizer isso novamente. As equipes de vendas funcionam com base em dados.

As operações de vendas gerenciarão os dados de toda a equipe de vendas, mantendo em mente as metas e objetivos atuais. Eles usarão os dados disponíveis para acompanhar o progresso em direção às metas e avaliar onde os representantes de vendas estão se destacando e onde estão tendo dificuldades. Isso incluirá a incorporação de métricas de vendas.

Além dos números concretos, a gestão de dados também pode se referir a informações sobre clientes atuais. Isso pode incluir informações de contato, descrições de problemas que eles encontraram ou o valor estimado do relacionamento.

Otimização do processo de vendas

Seu processo de vendas precisa estar alinhado com a jornada de compra típica de seu cliente, e encontrar esse meio-termo feliz requer alguma estratégia.

As equipes de operações de vendas farão uma análise detalhada de cada estágio do seu processo de vendas, prestando atenção especial às taxas de conversão. Se uma conversão específica entre dois estágios estiver com dificuldades, as operações de vendas encontrarão uma maneira de otimizar essa transição para que mais clientes permaneçam no pipeline.

As operações de vendas otimizarão o processo de vendas para se concentrar em conversões, encurtar o ciclo de vendas e maximizar sua taxa de sucesso.

Otimização da metodologia de vendas

Sua metodologia de vendas refere-se aos princípios e diretrizes que seus representantes de vendas seguem ao vender sua solução. Essencialmente, ela estabelece ações específicas para um representante de vendas tomar assim que o cliente em questão atingir um determinado ponto.

É crucial garantir que essas abordagens ao seu processo de vendas sejam mais adequadas para sua solução e base de clientes. Otimizar sua metodologia de vendas anda de mãos dadas com fazer o mesmo para seu processo de vendas.

As ações que seus representantes tomam precisam ser cuidadosamente planejadas. Pressione um prospecto demais, e ele pode se sentir sobrecarregado. Deixe-o pendurado com um monte de perguntas sem resposta, e ele se sentirá frustrado. As equipes de operações determinarão conjuntos de perguntas a serem feitas, rodadas de conteúdo a serem distribuídas e sinais de compra para os representantes agirem.

Geração de leads

É possível que a geração de leads faça parte das responsabilidades de sua equipe de operações. Também é possível que pertença a outro departamento ou função, como BDRs.

De qualquer forma, gerar leads para a equipe de vendas é definitivamente uma ação que os capacita a vender mais. As equipes de operações de vendas determinarão estratégias e táticas para abastecer o pipeline de vendas com leads promissores.

A palavra-chave aqui é promissores. Um pipeline cheio não significa necessariamente um pipeline saudável. As operações serão responsáveis por garantir que esses leads sejam propensos a se converter, em vez de não estarem qualificados para comprar a solução.

Seleção de métricas de vendas

Medir o sucesso não pode acontecer sem acompanhar as métricas certas para sua equipe de vendas. Cada empresa é diferente, o que significa que as métricas acompanhadas podem diferir de empresa para empresa.

As equipes de operações de vendas são obrigadas a conhecer os detalhes do negócio e, mais especificamente, da equipe de vendas. Eles selecionarão as métricas que melhor representam se as ações tomadas para alcançar uma determinada meta ou objetivo foram um sucesso, um fracasso ou ainda estão em andamento.

Análise de métricas de desempenho

Métricas de desempenho, ou KPIs de vendas, revelam o sucesso geral de sua equipe de vendas e negócios. Analisar essas métricas e compará-las a períodos anteriores ajudará a otimizar todas as outras áreas de suas operações de vendas e negócios.

Analisar métricas de desempenho de vendas também pode se referir a determinar se você está ou não focando nas métricas certas. As equipes de operações de vendas garantirão que as principais métricas de desempenho medidas correspondam diretamente à obtenção de metas prioritárias. Se as metas mudarem ou as equipes perceberem que certos KPIs não falam para essas metas, eles os retirarão da mistura.

Previsão de vendas

Dentro de sua organização de vendas, suas equipes de operações analisarão dados, desempenho passado e tendências para prever vendas futuras. Fazer isso com precisão permitirá que a empresa tome decisões bem informadas e estime como deve ser o desempenho futuro.

Uma parte importante da previsão de vendas inclui identificar possíveis problemas no futuro. Dessa forma, a empresa pode encontrar maneiras de evitar ou corrigir esses problemas antes de encontrá-los.

Criação de programas de compensação e incentivo

Os representantes de vendas esperam ser pagos por seu trabalho (obviamente). As operações de vendas elaborarão os planos de compensação para a equipe de vendas, bem como programas de incentivo que impulsionam um melhor desempenho.

Os incentivos podem ser tão simples quanto oferecer um cartão-presente ao representante que gerar mais receita ou implementar bônus em seu plano de compensação de vendas.

Manutenção de canais de comunicação

A comunicação é fundamental em qualquer departamento dentro de sua empresa. As operações de vendas garantirão que a comunicação entre os membros da equipe e com os clientes seja o mais fluida possível.

Coletar feedback da equipe de vendas é crucial para manter os canais de comunicação. Como as operações têm responsabilidades diferentes, eles podem não perceber um problema comum que a equipe de vendas está enfrentando com uma determinada ferramenta.

Seleção de software

As ferramentas de software de sua equipe de vendas devem ajudar na eficiência das vendas, não prejudicá-la. Há muita estratégia por trás da escolha da solução de software certa para uma equipe de vendas. É dever das operações de vendas equipar os representantes de vendas com um conjunto de soluções de software e outras ferramentas que possam precisar para ter sucesso.

Otimização de ferramentas de vendas

Sua equipe de vendas provavelmente está usando mais de uma ferramenta de vendas ao mesmo tempo. Isso pode complicar as coisas, e transferir informações entre diferentes softwares pode ser tedioso.

As equipes de operações de vendas integrarão todas as suas ferramentas, garantindo que todo o software funcione como um sistema único. Dessa forma, todos os sistemas cooperarão para, em última análise, fornecer a funcionalidade específica que sua empresa está procurando.

Métricas de operações de vendas

Cada departamento dentro de sua empresa vai acompanhar métricas que melhor representam seu sucesso ou áreas que precisam de melhoria. Como a maioria dos departamentos se concentra em objetivos diferentes, suas métricas variarão.

No entanto, no caso de vendas e operações de vendas, como ambos têm o objetivo principal de gerar negócios e receita para a empresa, algumas de suas métricas se sobreporão e outras permanecerão específicas para aquele departamento.

As operações também prestarão atenção especial às métricas da equipe de vendas, pois usam esses dados passados para tomar decisões para o futuro.

Aqui estão algumas métricas que as equipes de operações de vendas sempre terão em mente.

Tempo de adaptação de novos contratados

As equipes de operações medirão o tempo médio que leva para um novo contratado se adaptar para avaliar a eficácia de seu programa de integração atual. Um novo contratado está oficialmente "adaptado" quando se torna totalmente produtivo e realmente começa a contribuir para a equipe.

Taxa de cumprimento de cota

Como a equipe de operações de vendas está presente para facilitar o trabalho da equipe de vendas, eles precisam entender como estão atualmente se saindo. Se os representantes estão ou não atingindo sua cota fala diretamente sobre o sucesso da equipe.

As equipes de operações analisarão a taxa de cumprimento de cota, que mostra a porcentagem de representantes que atingem sua cota de vendas, para ver onde as coisas estão atualmente com o sucesso geral da equipe.

Taxa de conversão entre estágios

As equipes de operações de vendas também precisarão entender a taxa de conversão à medida que os prospects avançam no pipeline de vendas. Existem três conversões principais que são as mais importantes de entender:

• Taxa de lead para oportunidade: a taxa na qual leads se convertem em oportunidades
• Taxa de fechamento de vendas: a taxa na qual propostas enviadas se convertem em clientes
• Taxa de lead para venda: a taxa na qual leads se convertem em vendas

Comprimento do ciclo de vendas

O comprimento médio do ciclo de vendas de sua empresa fala sobre a eficiência de sua equipe de vendas. Quão rapidamente eles podem converter um prospecto em cliente?

Tanto os clientes quanto os representantes preferem um ciclo de vendas curto. Os representantes não querem ter potenciais negócios fechados pairando sobre suas cabeças, e os clientes não querem ficar pendurados enquanto precisam de suporte de um representante ao tentar tomar uma decisão de compra.

As operações de vendas identificarão pontos lentos no pipeline de vendas e encontrarão maneiras de acelerar as coisas.

Tamanho do negócio

As operações precisam entender o tamanho médio dos negócios de sua empresa, pois isso desempenha um papel na previsão. Dependendo da quantidade de clientes atualmente no pipeline, comprimento do ciclo de vendas e taxa de sucesso, os representantes de vendas calcularão quanto de receita podem esperar para um determinado período.

Valor do pipeline ponderado

Embora o tamanho médio dos negócios seja importante para as operações preverem com precisão, eles podem obter uma representação mais precisa da receita esperada a partir do valor do pipeline de vendas ponderado.

O valor do pipeline refere-se à quantidade de receita potencial atualmente no pipeline de vendas. Quando esse pipeline é ponderado, isso significa que a equipe de vendas não apenas identificou o valor de todos os negócios no pipeline, mas também dá mais peso aos que têm maior probabilidade de fechamento.

As equipes de operações de vendas usarão o valor do pipeline ponderado além do tamanho médio dos negócios para prever vendas e tomar decisões informadas.

Precisão da previsão

Além de acompanhar o desempenho da equipe de vendas, as operações de vendas precisam de sua própria métrica para garantir que seus esforços sejam bem-sucedidos. Essa métrica assume a forma de precisão da previsão, que mostra se uma previsão correspondeu ou não a um resultado real.

Se a equipe estiver constantemente prevendo métricas de vendas que são imprecisas, eles repensarão sua estratégia.

Estrutura organizacional de operações de vendas

A partir das informações acima, você pode ver que a equipe de operações de vendas tem muitas responsabilidades, tanto em tarefas quanto em métricas a serem acompanhadas. Embora essa parte da organização de vendas varie de empresa para empresa, dependendo do tamanho e estrutura da empresa, o trabalho geralmente é distribuído entre as seguintes posições:

• Representante de operações de vendas: Uma posição de nível inicial, um representante é responsável por gerar relatórios e gerenciar software.
• Analista de operações de vendas: Com um pouco mais de responsabilidade, um analista tem uma posição mais orientada por dados. Eles são responsáveis por analisar e relatar dados para a equipe de vendas.
• Gerente de operações de vendas: O gerente precisa ter um conhecimento extenso de vendas, pois gerencia, lidera e dirige o departamento.
• Diretor de operações de vendas: O diretor é responsável por trabalhar de perto com a equipe de vendas para tomar decisões finais sobre estratégias e táticas que os apoiarão.

Qualquer pessoa em qualquer uma das posições acima precisa entender como o departamento de vendas funciona dentro daquela empresa em particular. Os departamentos precisam estar em comunicação constante entre si, então as operações precisam estar equipadas com uma equipe de estrategistas colaborativos, técnicos e orientados por dados. Claro, haverá processos estabelecidos para as equipes de operações de vendas seguirem, mas a missão também pode se beneficiar de algum pensamento fora da caixa.

Desafios das operações de vendas

O resultado dos esforços de uma equipe se mostra através do sucesso da equipe de vendas. Para garantir que seu trabalho árduo não passe despercebido, a equipe de operações de vendas terá que superar os seguintes desafios.

Definição inadequada de responsabilidades

Muitos departamentos trabalham para apoiar a equipe de vendas: capacitação de vendas, sucesso do cliente e até mesmo marketing. Como a missão geral desses departamentos é preparar a equipe de vendas para o sucesso, pode haver alguma sobreposição e confusão quando se trata de responsabilidades.

Certifique-se de que cada departamento, especialmente capacitação de vendas e operações de vendas, tenha seu próprio conjunto específico de tarefas e entregas. A sobreposição é inevitável, então certifique-se de que haja um plano de ação para essas situações.

Falta de um processo de vendas claro

Se não houver processo ou metodologia na forma como sua equipe de vendas realiza as vendas, a equipe não terá nada com que trabalhar. Certifique-se de que sua empresa tenha um processo de vendas, funil e pipeline claramente definidos.

Isso tornará o resultado das vendas em andamento mais previsível e dará à equipe de operações de vendas um ponto de partida melhor ao planejar estratégias.

Equilibrar planejamento e ação

As equipes de vendas e capacitação de vendas são mais responsáveis por agir com base na tomada de decisões da equipe de operações. Isso pode criar uma imagem confusa de quando a equipe realmente precisa agir por conta própria.

Acompanhar as mudanças

À medida que sua empresa cresce e muda, sua equipe de operações de vendas, estratégias e táticas precisam se adaptar a isso. Acompanhar as mudanças pode ser difícil, mas sua equipe de operações precisa estar pronta para agir com base em qualquer alteração na equipe de vendas ou em suas metas principais.

Colaboração eficaz

Cada departamento dentro de uma empresa requer alguma forma de colaboração dentro dessa equipe. A equipe de operações de vendas, no entanto, pode exigir colaboração de equipes em toda a empresa com base nas metas atuais da equipe de vendas.

Envolver todos e colocá-los na mesma página pode representar um grande desafio para as equipes.

Obter adesão

A equipe de operações de vendas trabalha principalmente nos bastidores, criando estratégias que tornarão a equipe de vendas mais eficiente e sistemática. Quando chega a hora de recomendar uma nova estratégia, processo ou abordagem para a equipe de vendas implementar, pode ser complicado obter imediatamente 100% de adesão da liderança fora da equipe de operações, já que eles não participaram do processo de ideação.

Melhores práticas de operações de vendas

O objetivo de ter uma equipe de operações de vendas é garantir que tudo esteja configurado para funcionar de maneira suave, eficiente e bem-sucedida para a equipe de vendas. Isso não é algo que as operações de vendas podem alcançar com uma ação única.

Existem algumas melhores práticas que eles sempre precisam manter em mente.

Eles sabem o que os representantes precisam

Embora "vendas" esteja no título de seu departamento, a equipe de operações não passa nenhum tempo realmente vendendo nada. Suas funções giram em torno de fornecer à equipe de vendas o que eles precisam para apoiar suas metas e cuidar de qualquer atividade não diretamente relacionada à venda.

Para fazer isso, as operações precisam manter o controle sobre a equipe de vendas para saber exatamente o que precisam entregar.

Eles estabeleceram práticas comuns

Como as equipes de vendas e suas abordagens estão sempre mudando, a equipe de operações de vendas precisa estar pronta para se ajustar. No entanto, isso não significa que eles não devem ter algumas melhores práticas estabelecidas.

Certifique-se de que as equipes de operações em todas as localidades de sua empresa estejam abordando seu trabalho da mesma maneira. Coisas como documentação, criação de planos de compensação e designação de territórios devem sempre permanecer consistentes para evitar qualquer confusão.

Eles têm um entendimento profundo da análise de pipeline

As operações de vendas são todas sobre planejar o próximo movimento da equipe de vendas. Mas primeiro, eles precisam estabelecer um plano de gestão de pipeline de vendas para analisar sua saúde. Isso inclui olhar para o pipeline, apontar exatamente onde os problemas estão surgindo e planejar uma estratégia para evitá-los no futuro.

Nem todos os dados que as operações precisam analisar estão dentro do pipeline de vendas. Existem outras áreas de vendas que requerem análise de dados, e a equipe de operações de vendas precisa estar pronta para todas elas. No geral, uma boa prática é estar confortável analisando e tirando conclusões de qualquer dado de vendas que lhes seja entregue.

Eles reconhecem estratégias de sucesso do cliente

Uma vez que uma venda é feita, a equipe de operações não está terminada ainda. Longe disso, na verdade.

As operações de vendas também são responsáveis por encontrar maneiras de manter os clientes lucrativos o mais felizes possível. Ao analisar interações passadas, tanto bem-sucedidas quanto não, as operações podem identificar o que geralmente faz um cliente sair e o que os mantém voltando para mais.

Como os representantes estão na linha de frente quando um cliente irritado tem um problema com a solução da sua empresa, as operações de vendas precisam estar lá para fornecer a eles as informações certas para o problema específico que a pessoa está enfrentando. Novamente, tudo o que fazem é para aliviar o fardo da equipe de vendas.

Eles sempre têm um olho nos concorrentes

Se você quer um departamento de olho na sua concorrência, são as operações de vendas. Parte de ter um departamento de vendas bem-sucedido é superar seus concorrentes, e ninguém vai analisá-los e voltar com conclusões mais do que a equipe.

A natureza de seu trabalho transformou essas pessoas em analistas que podem olhar para qualquer força oposta e saber exatamente qual movimento fazer a seguir.

Eles estão sempre se comunicando

E, claro, como acontece com qualquer departamento dentro de qualquer empresa, os membros da equipe de operações de vendas precisam ser comunicadores experientes.

Eles não devem apenas estar constantemente pedindo contribuições das equipes de vendas, marketing e sucesso do cliente para encontrar quais problemas precisam ser abordados, mas também precisam estar entregando saídas para essas equipes para que todos possam apoiar as vendas da maneira mais eficiente possível.

Operar como um herói

Os departamentos de operações de vendas atuam como os heróis não reconhecidos do departamento de vendas. Eles trazem os elementos sistemáticos que as equipes de vendas precisam para serem mais informadas, eficientes e bem-sucedidas.

Se você está procurando uma maneira de revitalizar sua estratégia de vendas, as operações de vendas podem levá-lo até lá.

Como os dados alimentam o departamento de operações de vendas, os painéis são seus melhores amigos. Aprenda como criar um painel de vendas e as métricas que você deve sempre manter em destaque.