A transformação digital é como as empresas encontram maneiras de resolver problemas tradicionais de forma mais rápida e eficiente através do uso da tecnologia.

Sim, a transformação digital (DX) está entre nós, e uma das maneiras mais comuns de os líderes empresariais abraçarem a DX é através do uso da automação.

Ser capaz de automatizar até mesmo as tarefas mais simples e demoradas é o que separará as empresas com estratégias de DX bem-sucedidas daquelas que ficarão para trás.

Uma das maneiras mais eficazes e em tendência para automatizar processos de negócios repetitivos é através de algo chamado software de automação de processos robóticos, também conhecido como RPA.

O que é automação de processos robóticos (RPA)?

Imagine treinar um funcionário remoto sobre os detalhes do software de RH e folha de pagamento da sua empresa. Isso pode apresentar alguns problemas.

1. Os processos com os quais eles estão familiarizados não estão exatamente alinhados com os processos usados na sua empresa. Isso requer uma mudança mental para o funcionário remoto.
2. A curva de aprendizado acentuada de reter informações relacionadas ao software.
3. O funcionário remoto está sujeito a erros humanos.

Agora, imagine poder compartilhar sua tela com um assistente virtual – neste caso, um robô codificado por computador. Você passa pelos mesmos detalhes, só que agora, o robô está registrando cada processo e retendo as informações instantaneamente. Esta é a base do RPA.

O RPA não é necessariamente um conceito novo. No início dos anos 2000, tecnologias emergentes como inteligência artificial, automação de fluxo de trabalho e captura de tela foram exploradas para reduzir o tempo gasto em tarefas simples.

A combinação dessas tecnologias deu origem ao RPA – uma maneira mais eficiente de automação.

Como o RPA funciona?

Alguns dos softwares de RPA de hoje podem utilizar inteligência artificial e aprendizado de máquina para lidar com tarefas de maior volume e mais complexas. Mas, embora o RPA consista em várias tecnologias, ainda é muito fácil de usar, mesmo para os usuários de tecnologia mais novatos.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais os robôs são capazes de imitar tarefas:

• Fluxos de trabalho de arrastar e soltar – Quase todas as soluções de RPA hoje permitem que os usuários de negócios programem bots com editores visuais. Esses editores contêm recursos de arrastar e soltar para criar fluxos de trabalho personalizados. Esses recursos são tão intuitivos que, essencialmente, qualquer usuário pode programar bots com arrastar e soltar.
• Modelos pré-construídos – Para uma implantação de RPA ainda mais fácil, algumas soluções oferecem modelos de fluxo de trabalho de arrastar e soltar pré-construídos.
• Gravação de fluxo de trabalho – Alguns usuários se sentem mais confortáveis completando tarefas por conta própria quando se trata de treinar outros. Nesse caso, o software de RPA contém gravação de fluxo de trabalho para que o bot observe o usuário humano em tempo real.
• Agendamento de bots – Robôs, como nanobots, podem ser programados para completar tarefas com antecedência, ou um humano pode acionar o bot a qualquer momento para iniciar o processo de automação.
• Visão computacional – Com software de processamento de linguagem natural e reconhecimento óptico de caracteres (OCR), os robôs podem ler texto e ícones durante as sessões de fluxo de trabalho. A visão computacional fortalece a capacidade de um robô de completar tarefas com precisão.

Uma nota importante – o software de RPA não é um substituto para a infraestrutura de TI de uma empresa. Em vez disso, o RPA fica por cima e atua como um complemento aos sistemas existentes.

Além disso, a maioria dos softwares de RPA hoje oferece suas próprias análises, que mostram o quão eficiente o robô é em sua tarefa e quaisquer erros que ele encontrou.

O que o RPA pode fazer?

Até agora, sabemos que os robôs são capazes de imitar usuários humanos e repetir tarefas com extrema precisão, mas exatamente quais tarefas estamos nos referindo?

Abaixo estão alguns dos recursos mais comuns do software de RPA:  

• Extração e migração de dados – Qualquer pessoa que já trabalhou com entrada de dados entende o quão monótono isso pode ser. Com o RPA, dados estruturados podem ser extraídos automaticamente de e-mails, aplicativos internos e outras fontes. A partir daí, esses dados podem ser migrados para as áreas necessárias. Por exemplo, preenchimento automático de formulários de solicitação de contato para clientes.
• Raspagem de dados da web – Dados na web, como resumos de estatísticas, opções de preços, informações de ações e outros, podem ser bastante valiosos. No entanto, adquirir esses dados manualmente é extremamente demorado, razão pela qual a raspagem de dados da web é uma das tarefas mais importantes que um bot automatizará.
• Gerenciamento de dados – Consolidar dados de várias fontes, garantindo que estejam padronizados e não sejam duplicados, é simplesmente entediante. Robôs podem ser implantados para gerenciar dados com hiperprecisão. Isso é especialmente útil ao lidar com dados de clientes em software de CRM. 

• Segmentação de clientes – Robôs podem ser programados para monitorar atividades de clientes, identificar oportunidades de venda adicional e atribuir clientes a campanhas de marketing específicas. Isso permite uma segmentação de clientes mais profunda.

As tarefas acima são apenas algumas das mais comuns e abrangem até mesmo tarefas menores que listaremos abaixo usando alguns exemplos de indústrias.

5 exemplos de indústrias usando RPA

Cada indústria pode se beneficiar de alguma forma do software de RPA e da implementação de uma estratégia de automação. Aqui estão cinco exemplos de indústrias onde os benefícios do RPA já estão se pagando.

1. Administração de negócios

Uma das tarefas mais estressantes na administração de negócios é o processo de aquisição, ou o processo de planejar, monitorar e comprar um bem ou serviço.

Usando software de RPA, as empresas podem automatizar muitas das tarefas administrativas associadas à aquisição. Por exemplo, robôs podem ser implantados para monitorar os níveis de estoque e acionar uma resposta quando o estoque estiver baixo.

Gastando muito tempo no processamento de faturas? Usando RPA com capacidades de OCR, robôs podem escanear e extrair dados de faturas com precisão e postá-los no sistema de contabilidade.

2. Saúde

Turnos no hospital podem ser mental e fisicamente exaustivos, e a última coisa que um técnico médico precisa é ficar preso em tarefas repetitivas e de baixa prioridade.

O software de RPA pode facilmente manter os registros médicos atualizados, automatizar a entrada de pedidos, suporte à decisão e processamento de reivindicações. Isso poderia liberar tempo para os técnicos médicos, permitindo que realizassem mais ao longo do dia.

3. Serviços financeiros

A pontuação de crédito precisa e a detecção de fraudes são algumas das tarefas mais tediosas, mas necessárias, na indústria de serviços financeiros. Felizmente, muitos bots podem ser implantados de uma vez para vasculhar contas e dados de transações para detectar comportamentos fraudulentos.

No setor bancário, o software de RPA está reduzindo com sucesso a necessidade de analistas humanos caros através da automação de encerramentos de contas, cancelamentos de débitos diretos, relatórios de auditoria e muito mais.

4. Recursos humanos

Existem uma variedade de benefícios que o RPA pode proporcionar para os recursos humanos (RH) hoje. Alguns desses benefícios são a automação de sistemas de rastreamento de candidatos, atualização de registros em bancos de dados e criação de nova documentação em sistemas de folha de pagamento.

Quando se trata de integração, também há benefícios. Por exemplo, documentos de treinamento de funcionários mais personalizados distribuídos nos momentos certos. Isso pode ser agendado ou acionado por gerentes de contratação.

5. Contabilidade

O RPA pode ser facilmente integrado ao software de contabilidade de uma empresa. Um dos benefícios dessa integração é o processamento mais rápido de faturas. 

Primeiro, os bots serão implantados usando OCR para escanear e extrair dados estruturados de faturas. Em seguida, eles montarão os dados em um modelo e o executarão através de um sistema ERP para validar as faturas. Faturas não validadas serão arquivadas para que um operador humano as envie de volta ao cliente.

Existem muitos mais exemplos de indústrias usando RPA, você consegue pensar em algum que seja relevante para o dia a dia do seu negócio?

O RPA é adequado para o meu negócio?

O objetivo do software de RPA é minimizar erros humanos, reduzir custos operacionais e liberar tempo valioso para os funcionários. Se automatizar tarefas repetitivas e demoradas é uma prioridade para o seu negócio, então pode ser hora de considerar o RPA.

Os robôs geralmente têm baixo custo de implantação e, como aprendemos anteriormente, são bastante simples de programar tarefas, já que não é necessário um conhecimento profundo de software.

No entanto, como qualquer peça de software, é sempre aconselhável ter um operador humano à disposição para intervir e solucionar problemas quando necessário. O mesmo vale para o software de RPA, especialmente ao lidar com automação em massa.

Outra coisa a mencionar é que o aprendizado de máquina e a inteligência artificial ainda não são amplamente incorporados ao software de RPA. No entanto, a maioria das soluções hoje está priorizando investimentos em capacidades de IA/ML para garantir que os bots estejam realizando suas tarefas de forma mais "inteligente" e sejam capazes de se adaptar em mais circunstâncias.

O RPA é um pilar importante da transformação digital, no entanto, existem muitas outras tendências a considerar se você está procurando implementar uma estratégia de DX bem-sucedida. Aqui estão as 14 principais tendências de transformação digital para ficar de olho em 2019.