Como Escrever uma Solicitação de Proposta (RFP) + Modelo Gratuito!

Eu sei muito sobre solicitar propostas – basta perguntar ao meu namorado. Escrever um RFP ajuda as empresas a procurar o fornecedor certo para um projeto. É um processo essencial que organiza todos os detalhes em um só lugar. Os fornecedores leem esses RFPs e se apresentam como a melhor opção para o trabalho. O que é um RFP? Um pedido de proposta (RFP) é um documento que descreve todos os requisitos para um projeto ou serviço. Um RFP bem-sucedido fornece as informações necessárias para atrair o fornecedor perfeito. Criar um RFP incorretamente pode causar um influxo de submissões de respondentes não qualificados. Algumas empresas usam software de RFP para automatizar a forma como criam e monitoram seus RFPs. As soluções de RFP oferecem modelos de amostra, cotações geradas, bibliotecas de RFP organizadas, análises de processos e ferramentas de comparação de submissão de propostas. Os redatores de RFP podem usar esse software para determinar qual fornecedor é o mais adequado para eles. Os fornecedores usam esse software para responder a RFPs, colaborar com outras empresas e acompanhar as comunicações. Elementos de um RFP Muitos elementos são necessários para criar um pedido de proposta que não apenas receba uma resposta, mas atraia a melhor parceria para o seu projeto. As empresas podem criar RFPs que parecem diferentes, mas qualquer modelo de RFP incluirá pelo menos os seguintes sete elementos. Antecedentes Um RFP não significa nada a menos que as informações corretas sejam apresentadas desde o início. O histórico de um projeto estabelece a estrutura para que os potenciais colaboradores do projeto entendam quem você é e o que você precisa. Nesta fase inicial, o redator do RFP inclui o nome completo da empresa, proprietário, histórico e os bens ou serviços que oferecem. Eles explicarão um pouco sobre o setor, o nome do projeto e por que estão escrevendo o RFP. A seção de antecedentes também consiste na missão da empresa e na visão geral para o projeto em questão. Objetivos Nesta seção de definição de objetivos, a empresa entra em mais detalhes sobre o projeto e o que espera alcançar com ele. Eles também descrevem o que imaginam como o fornecedor ideal. A esperança da empresa é que os fornecedores leiam esta seção e determinem se são adequados para o projeto com base em quão bem podem alcançar os objetivos descritos no RFP. Escopo do trabalho Esta seção descreve todos os entregáveis específicos e expectativas do fornecedor. Enquanto a seção de objetivos descreve o que a empresa deseja alcançar, o escopo do trabalho descreve o que o fornecedor precisa realizar. Às vezes, esta seção pode até ter plantas ou esquemas com medidas de localização específicas para que o leitor possa entender o tamanho físico e o escopo do projeto. Cronograma O cronograma de um projeto é essencial para um RFP. Adicionar este elemento ajuda os potenciais fornecedores a manterem em mente suas restrições de tempo ao lerem seu RFP. O cronograma do projeto deve seguir o escopo do trabalho e consistir em informações detalhadas sobre prazos rígidos e flexíveis e quais áreas podem ser mais flexíveis. As empresas também podem descrever o prazo para responder e selecionar o fornecedor certo nesta seção. Métricas de sucesso Para encontrar o fornecedor certo, você precisa saber como será o sucesso do projeto. Isso significa que as métricas de sucesso devem ser descritas no RFP. Fornecer essas métricas de sucesso e indicadores-chave de desempenho (KPIs) ajuda os potenciais fornecedores a entender o que você espera alcançar no melhor cenário. Possíveis obstáculos Nesta parte do seu RFP, informe aos fornecedores se você prevê algum problema potencial que eles possam encontrar durante o projeto ou serviço. Informe-os se você precisar colocar o projeto em espera, se estiver fornecendo apenas recursos limitados ou qualquer outro possível obstáculo. Incluir essas informações ajuda os fornecedores a saber exatamente no que estão se metendo. Quanto mais detalhes e honestidade você der do seu lado, melhores respostas você receberá. Orçamento Encontrar o fornecedor perfeito tem um preço. Fornecer detalhes de rastreamento de orçamento ajuda os leitores a determinar se são adequados para o projeto. Essa transparência também economiza tempo, atraindo apenas fornecedores que podem fornecer os serviços necessários pelo preço certo. Agora é a hora de obter notícias e entretenimento SaaS-y com nosso boletim informativo de 5 minutos, G2 Tea, apresentando líderes inspiradores, opiniões ousadas e previsões audaciosas. Inscreva-se abaixo! Como escrever um RFP em 10 etapas Depois de entender tudo o que envolve um RFP, você está pronto para começar seu primeiro rascunho! As etapas abaixo descrevem como construir um RFP do zero. 1. Identifique as necessidades Um processo de RFP bem-sucedido começa muito antes de o rascunho do RFP ser escrito. As empresas devem preparar muitas informações com antecedência para coletar os detalhes necessários para um RFP. Essa preparação inclui discutir os objetivos do projeto, o orçamento, o cronograma e quaisquer outras restrições ou preferências. Todos os tomadores de decisão e partes interessadas devem ser incluídos nessas discussões para que todas as informações adicionadas ao RFP sejam precisas. 2. Forneça informações de antecedentes É essencial fornecer aos potenciais fornecedores informações de antecedentes para que estejam cientes do histórico da empresa. As informações de antecedentes podem incluir quaisquer projetos passados relevantes. Você também vai querer escrever sobre por que sua empresa é apaixonada pelo projeto atual, quais métricas de sucesso você espera alcançar e quaisquer outros pontos que você acha que um fornecedor deve saber. Não fornecer os antecedentes corretos pode enganar os fornecedores em relação aos objetivos da empresa, levando a mal-entendidos no futuro. 3. Crie uma visão geral do projeto A parte mais importante de um RFP é a descrição do projeto. É a primeira impressão que irá ou atrair o interesse de um fornecedor que pode cumprir o objetivo principal ou afastar um fornecedor que sabe que não é o mais adequado. A visão geral do projeto deve descrever o panorama geral. Quais são os pontos problemáticos? Quais marcos você está tentando alcançar? Como é o cronograma? Isso dá aos fornecedores uma ideia geral do que você está procurando e por quê. 4. Descreva os objetivos do projeto Depois de criar uma descrição geral, você pode entrar em mais detalhes sobre o escopo do projeto e quais serviços exatos podem ser necessários ao longo do tempo. Quando se trata desta área do RFP, menos é menos, e mais não é suficiente. Seja o mais específico possível com os objetivos e necessidades do projeto. Isso ajudará os fornecedores a determinar o quão adequados são para o serviço. Por exemplo, suponha que você mencione na visão geral que o projeto deve ser concluído em 3 meses. Nesta área detalhada, você pode querer entrar nos detalhes do que espera ver alcançado a cada semana do processo. 5. Forneça um orçamento claro Fornecer informações extensas e honestas sobre o orçamento continua a atrair os fornecedores certos para o projeto. Se o orçamento for desconhecido ou ainda estiver em discussão, informe o fornecedor. Você pode até mencionar se está aberto a opiniões sobre quanto o projeto deve custar. 6. Expresse preocupações potenciais Tão importante quanto descrever o que você espera alcançar, também é fundamental mencionar quaisquer problemas potenciais que você possa prever. Claro, as coisas acontecem e nem tudo pode ser previsto. Mas se houver obstáculos pendentes que você conhece, certifique-se de fornecer os detalhes para que os fornecedores saibam o que esperar. Não fazer isso pode causar obstáculos mais significativos durante o projeto e frustração do fornecedor. 7. Determine quais informações o fornecedor precisa Se você tiver algum entregável específico para os respondentes, certifique-se de adicioná-los! Algumas dessas informações podem incluir portfólios de trabalho, estudos de caso e referências de clientes anteriores. Você pode até solicitar um plano de fluxo de trabalho preliminar dos planos do fornecedor para abordar o projeto. Também é imperativo que você explique exatamente como gostaria de receber as respostas do RFP. Isso inclui onde você gostaria que fossem enviadas e em qual formato os fornecedores devem usar. Uma data de vencimento é crucial para que os fornecedores saibam quando você precisa da resposta. 8. Inclua informações de contato Um documento de RFP não será benéfico se os fornecedores não responderem. Certifique-se de incluir todas as informações de contato, como e-mails e números de telefone, para que os potenciais fornecedores possam entrar em contato se tiverem dúvidas ou preocupações em relação ao RFP. As informações de contato devem ser de um gerente de projeto ou de quem estiver supervisionando o projeto. 9. Forneça critérios de avaliação Muitas empresas podem não considerar incluir critérios de avaliação em seu RFP. Isso provavelmente porque é, sem dúvida, a parte mais difícil para uma equipe concordar. Você está procurando fornecedores que possuam certificações específicas? Você espera encontrar prestadores de serviços que possam realizar várias tarefas em vários projetos complexos? Informar aos fornecedores exatamente como você planeja escolher o ajuste certo dá a eles mais informações sobre se podem atender a esses critérios. Isso, esperançosamente, refinará as submissões que você receberá. Exemplos de critérios de avaliação: - Preço - Experiência - Referências e reputação - Qualificações - Abordagem do projeto A ferramenta de compra em equipe da G2 ajuda você a resolver os detalhes dos critérios de avaliação e identificar qual software atende às necessidades da sua empresa. 10. Faça perguntas Pode ser benéfico incluir quaisquer perguntas que você tenha em relação ao projeto dentro do RFP. Quer saber quanto os fornecedores acham que o projeto realmente custará? Quer saber se tudo pode ser feito em 4 meses em vez de 6? Faça essas perguntas antecipadamente no RFP. Você pode encontrar o fornecedor perfeito que tem todas as respostas de que precisa. Você deve criar um RFP? Depois de tudo isso, você pode estar se perguntando se criar um RFP é a coisa certa para você e seu negócio. Nem todo projeto justifica um RFP, mas alguns projetos podem precisar de solicitações para serem enviados para serem bem-sucedidos. Esses são projetos complexos que exigem um certo conjunto de habilidades para serem concluídos. O processo ajuda a restringir e comparar fornecedores objetivamente. Um RFP dá às empresas a oportunidade de o fornecedor certo criar uma proposta forte. Como qualquer outra coisa, há prós e contras em passar pelo processo de RFP. As empresas devem manter esses prós e contras em mente ao decidir se devem criar um RFP para seu projeto. Vantagens do RFP Existem muitos benefícios em planejar metodicamente o processo de RFP. Um RFP bem-sucedido não apenas ajuda você a encontrar o fornecedor perfeito, mas melhora a forma como todo o projeto é realizado. - Amplie suas opções. O principal objetivo do processo de RFP é fornecer aos potenciais fornecedores as informações corretas para responder. Criar um RFP forte atrairá mais respondentes qualificados do que você sabia que existiam! - Crie uma competição saudável. Ao responder a um RFP, os fornecedores podem estar mais inclinados a adoçar o negócio para vencer a concorrência. Isso pode resultar em melhores cotações ou tempos de resposta propostos mais rápidos. - Mantenha a documentação organizada. Um RFP força as empresas a organizarem os detalhes do projeto e manter toda a documentação fluindo em um só lugar. Enviar RFPs e receber respostas detalhadas pode ajudar a acelerar o processo e diminuir as chances de erro humano. - Economize tempo. As empresas gastam muito tempo procurando o fornecedor certo. O processo de RFP permite que o fornecedor certo venha até você. Se o RFP for feito corretamente, você ficará com um grupo de respondentes qualificados que já sabem que podem fazer o trabalho. - Obtenha informações antecipadamente. Um RFP faz as perguntas difíceis desde o início. Fornecer essas informações antecipadamente permite que os respondentes cheguem ao ponto rapidamente, sem a necessidade de se comunicar de ida e volta. Desafios do RFP Embora existam muitos benefícios em um RFP bem-sucedido, há desafios que uma empresa pode enfrentar ao trabalhar no processo. - Erro do usuário pode desqualificar bons candidatos. Nem todos os fornecedores entenderão como responder a um RFP. Se o processo de resposta for especialmente técnico, pode desencorajar fornecedores que não se sentem confiantes com a tecnologia. Explicar mal o processo de resposta também pode fazer com que os fornecedores enviem submissões incorretamente. - Muitas respostas podem ser avassaladoras. Os RFPs atraem muitos olhares para o seu projeto, o que é ótimo, mas pode ser difícil de manter organizado. Quanto mais respostas, mais tedioso pode se tornar escolher o melhor fornecedor. - A comunicação é limitada. Como as respostas são limitadas ao que está incluído no RFP, algumas empresas podem achar que o processo sufoca a comunicação aberta. Melhores práticas de RFP As empresas devem ter em mente algumas coisas ao criar e distribuir seu RFP. Essas melhores práticas ajudarão a priorizar os elementos certos e iniciar sua jornada de RFP corretamente. Não há nada como "informação demais". Quando se trata de RFPs, quanto mais informações fornecidas com antecedência, melhor. À medida que você fornece mais informações, os fornecedores que não acham que podem fornecer o serviço de que você precisa serão desencorajados, enquanto os potenciais fornecedores adequados para o trabalho ficarão ainda mais interessados porque sabem que podem fazer o que você está procurando. Construa a equipe perfeita Para construir a lista certa de requisitos do projeto, certifique-se de ter as pessoas certas no comando. Quem estiver tomando decisões importantes em relação ao projeto em questão deve ter uma palavra a dizer sobre o que está incluído no RFP. Priorize seus requisitos Nenhuma ferramenta pode fazer tudo. Quando se trata de um RFP, certifique-se de que as coisas mais importantes sejam abordadas. Criar essa priorização também facilita a avaliação dos fornecedores assim que as respostas são recebidas. Embora seja importante permanecer flexível, as empresas também devem garantir que sejam honestas sobre quais necessidades e requisitos estão fixos. Onde você pode ceder, diga que pode ceder. Onde você não pode, certifique-se de que os fornecedores saibam que você não pode. Essa transparência tornará ainda mais certo que os fornecedores que enviam respostas se sintam à altura do trabalho. Não tenha medo de fazer perguntas Ao procurar o fornecedor certo, a comunicação é fundamental. Seja honesto sobre quaisquer aspectos dos projetos que levantem dúvidas e preocupações para você. O fornecedor certo será capaz de não apenas realizar o serviço com sucesso, mas guiá-lo ao longo do processo. Considere convidar certos fornecedores Ao criar um RFP, você tem a opção de enviá-lo para um grupo específico de fornecedores. Após realizar uma pesquisa minuciosa, você pode encontrar certos fornecedores que acha que seriam uma boa opção. Considere enviar seu RFP diretamente para esses fornecedores. A ferramenta de compra em equipe da G2 facilita a identificação desses fornecedores específicos que são os mais adequados para o trabalho. Colabore com sua equipe de compras para reunir requisitos, priorizar necessidades, criar uma lista de fornecedores e avaliar os produtos dos fornecedores – tudo em um só lugar, tudo de graça! Prepare-se para o processo de licitação Uma vez que seu RFP está lá fora, as submissões começam a chegar. Durante o processo de seleção, mantenha em mente todos os critérios de avaliação que você definiu. Preste muita atenção às respostas e ao que os fornecedores podem trazer para a mesa. Se você estiver em dúvida sobre alguns fornecedores, entre em contato com quaisquer perguntas que possa ter para esclarecer qual é o mais adequado. Crie um plano de avaliação Se você criar um plano de avaliação abrangente antes de receber as submissões, isso pode tornar o processo de decisão muito mais suave. Uma vez que as respostas dos fornecedores chegam, use sua equipe de projeto e suas opiniões profissionais para determinar qual respondente atende a todos os requisitos. Se mais informações forem necessárias, considere entrar em contato com os fornecedores para solicitar uma demonstração ou fazer perguntas adicionais. Em caso de dúvida, utilize fóruns públicos para reunir feedback de colegas sobre um fornecedor e suas experiências. Use um modelo de RFP Em caso de dúvida, considere usar um modelo de pedido de proposta para ajudá-lo ao longo do caminho. Um modelo de amostra de RFP pode ajudar a garantir que todas as informações corretas sejam fornecidas sem gastar muito tempo e dinheiro para torná-lo perfeito. Algumas empresas até oferecem modelos de resposta de RFP para fornecedores, para que todas as respostas recebidas tenham os mesmos dados necessários. Baixe o modelo completo de RFP aqui! Admitidamente, um modelo não pode fazer tudo. Esta é a beleza da ferramenta de compra em equipe da G2. Criar um RFP dinâmico ajuda a destacar seu projeto. Esta ferramenta automatiza o processo e facilita para você e para o fornecedor. Pronto para a festa (RFP)? Ok, talvez escrever um RFP não seja uma festa, mas com certeza é fácil, né? Aprender sobre os elementos e seguir um guia passo a passo torna todo o processo muito mais simples. Baixar um modelo de RFP gratuito e simples torna isso moleza! O modelo perfeito envia você na direção certa. A ferramenta de compra em equipe da G2 ajuda você a colaborar e organizar recursos de forma eficiente, para que você gaste menos tempo redigindo e mais tempo encontrando o fornecedor ideal para completar seu projeto do seu jeito. No lado receptor de um pedido de proposta? Descubra como elaborar a resposta de RFP mais eficaz.