Garantindo o Sucesso do Projeto: Como Conseguir Sua Próxima Vitória

O sucesso é uma das qualidades mais subjetivas da vida, que todos nós tentamos desesperadamente medir. É o dinheiro que nos torna bem-sucedidos? Uma quantidade significativa de seguidores nas redes sociais? Ou o orgulho de criar filhos que sabem o que é certo e errado? Vamos dar uma pausa aqui antes que o pânico da existência se instale. Como gerentes de projeto, nosso trabalho depende inteiramente de quão bem nossos projetos se saem. E quando se trata de medir os resultados de nossos projetos, essa ideia de sucesso se torna mais concreta. Todos nós temos critérios de sucesso e software de gerenciamento de projetos em nosso arsenal, mas devemos conhecer nossos objetivos antes de caminhar em direção a eles. O que é sucesso em um projeto? Um projeto bem-sucedido atende aos requisitos para os quais foi projetado, dentro do prazo, do orçamento e com um ótimo retorno sobre o investimento (ROI). Se o seu projeto atende aos requisitos que você estabeleceu - você alcançou o sucesso do projeto. Em cada etapa do pré-planejamento do projeto, os gerentes de projeto são responsáveis por identificar metas, objetivos e entregas. Isso ajuda a determinar o sucesso de um projeto, pois podemos olhar para trás e dizer: "Eu atingi essas metas de maneira significativa?" Se você ainda está confuso e se perguntando se seu último empreendimento foi ou não um fracasso total, use este artigo como um guia para medir o sucesso do seu projeto. Elementos de um projeto bem-sucedido Antes de mapearmos nossas expectativas, precisamos conhecer nossos critérios primeiro. Quais são algumas áreas nas quais não podemos deixar de ter sucesso? Compreender as necessidades dos seus usuários finais. O que seus clientes querem? Não, realmente. Fazer suposições não nos levará a lugar nenhum. Você tem pesquisas para apoiar o que você acha que eles querem? Faça um inventário ou estoque. Determine os recursos, orçamento e cronograma necessários para alcançar as metas do projeto. Elabore uma metodologia de gerenciamento de projetos: Resuma seus cronogramas de acordo com a capacidade, talento e recursos de cada colaborador para chegar a um resultado designado. Planeje para altos e baixos. Roma não foi construída em um dia, e seu projeto também não será. Estabeleça uma linha de base para sua equipe trabalhar. Ter um padrão sempre ajuda a definir expectativas. Defina e monitore métricas. Identifique quais métricas você gostaria de usar para medir o sucesso de um projeto. Verifique-as com a frequência que desejar. Fale a língua. Comunique-se com as partes interessadas e sua equipe -- todos que você precisa manter informados. Conhecer suas expectativas e o que está indo bem e o que não está ajudará imensamente. Ande conforme fala. Dar um salto de fé é muito mais fácil quando o salto é de apenas alguns centímetros em vez de um andar. Portanto, apenas fazer o que você se propôs a fazer é uma excelente medida de sucesso do projeto. Uma vez que estabelecemos marcos, torna-se muito mais fácil atingir metas. Como medir o sucesso do projeto? Quais são alguns dos indicadores-chave de desempenho (KPIs) que você deve verificar? Produtividade Considere esta métrica como uma medida das capacidades gerais de uma empresa. Podemos então verificar a relação entre nossos insumos e produtos. Isso pode parecer óbvio, mas precisamos de mais produtos do que insumos. Margem de Lucro Bruto Nosso objetivo final é sempre beneficiar o negócio, especialmente financeiramente. Você pode dizer muito sobre o sucesso de um projeto com base em como ele está afetando essa métrica. Como bônus, ter uma alta margem de lucro nos ajuda a obter os recursos e o orçamento de que precisamos para nossos projetos, além da satisfação das partes interessadas. Retorno sobre o Investimento (ROI) O ROI de um projeto é o dinheiro ganho pelo valor investido. Isso analisa especificamente os lucros obtidos com o projeto em vez de um valor geral. Custo Real Este é um número bastante simples. Não é necessário fazer cálculos rápidos para determinar quanto você gastou em um projeto em relação ao custo estimado. Verificar esses KPIs é uma ótima maneira de saber onde seu projeto está em relação ao restante da organização. Nossos KPIs podem ser simplificados com base nas expectativas que estabelecemos para eles. Ter esses pontos de referência torna mais fácil atingir as metas. Melhores práticas para um projeto bem-sucedido Além dos KPIs e expectativas, o sucesso do projeto depende do que você faz todos os dias. Não há como negar que pode ser avassalador - uma lista de verificação diária para uma meta mensal, para uma revisão trimestral ou para um desempenho anual. Mas ter isso em mente torna a vida muito mais fácil. Cronograma e marcos Seu projeto é mais do que apenas uma metáfora de maratona -- é também a soma de suas corridas diárias. É essencial analisar seu ritmo regularmente. Se você está três semanas em um projeto e não está onde gostaria de estar, é hora de reajustar, contratar mais funcionários ou desenvolver uma nova estratégia. Você teve sucesso em seu cronograma se conseguiu cumprir os prazos conforme previsto. Suas estimativas originais de conclusão do projeto estavam corretas? Se sim, então você pode considerar essa área um sucesso. Dica: usar software de calendário pode ajudá-lo a combater a perda de prazos! Se você ainda não conseguiu, pergunte a si mesmo por que perdeu esses prazos e aprenda com eles para projetos futuros. Orçamento do projeto Manter-se dentro do orçamento de um projeto é crucial. Muitas pessoas não podem se dar ao luxo de ultrapassar o orçamento e devem cancelar tudo se o fizerem. O sucesso de um projeto depende quase inteiramente de se aqueles que o executam conseguem permanecer dentro das restrições estabelecidas inicialmente. É importante examinar o que você gastou regularmente. Isso ajuda a corrigir seu curso se você estiver indo por um caminho de gastos excessivos. Após a conclusão de um projeto, use a análise final do orçamento para medir seu sucesso. Se você conseguiu alcançar as metas e entregas com os recursos que previu originalmente, considere isso uma vitória. Caso contrário, você precisará analisar para onde foi todo esse dinheiro – como eu, após a venda surpresa da Kate Spade. Qualidade do trabalho e escopo Este elemento também é subjetivo, mas como profissional responsável pelo projeto, você deve ser capaz de determinar se o trabalho concluído atende às expectativas que você estabeleceu. O site atende a todas as necessidades de um cliente e o faz de maneira graficamente atraente? É funcional e a experiência do usuário está acima do satisfatório? A cerca construída ao redor de uma casa no sul do Texas resistirá aos ventos de furacão? O tênis de corrida que sua equipe projetou pode ajudar atletas durante uma temporada completa de treinamento e corrida? É essencial medir a qualidade de um produto ou serviço em relação às necessidades ou expectativas do usuário. Se o que você fez parece bom, mas não pode suportar os elementos a que está sujeito - você pode considerar esse projeto um fracasso. Satisfação executiva Todos os projetos têm executivos no comando para ajudar a tomar decisões, seja alocando ou removendo recursos. É vital manter contato com suas partes interessadas ao longo do projeto e no final. Por um lado, eles poderão ajudar caso você se encontre em apuros seis meses após o início do projeto. Além disso, a satisfação deles terá um impacto significativo sobre se o projeto pode ser considerado um sucesso. Comparação com documentos originais Antes de a maioria dos projetos começar, deve haver alguma documentação criada prometendo aos clientes ou à sua empresa um conjunto específico de resultados. Verifique frequentemente essa documentação, como seu caso de negócios e seu estudo de viabilidade, para garantir que você está no caminho certo para cumprir essas promessas. Além disso, certifique-se de incluir o caso de negócios como parte de sua revisão final. Você atendeu ou não às suas expectativas? Um caso de negócios é um documento abrangente e deve fazer parte de sua revisão tanto quanto foi na preparação do projeto. Isso é um resumo O gerenciamento de projetos é tudo sobre reflexão. Tentamos, falhamos, temos sucesso, aprendemos e depois fazemos tudo de novo na próxima vez. A única maneira de um gerente de projeto realmente falhar é não estar disposto a aprender com as inúmeras lições que seus projetos têm a oferecer. Quer aprender mais sobre gerenciamento de projetos? Leia sobre como as práticas tradicionais de gerenciamento de projetos podem mantê-lo clássico. Este artigo foi publicado originalmente em 2019. Foi atualizado com novas informações.