6 Passos Vitais do Processo de Gerenciamento do Escopo do Projeto

Quando um gerente de projeto começa a trabalhar, ele quer garantir que todas as etapas do processo sejam consideradas.

Isso envolve fazer listas detalhadas, passar pelo ciclo de vida do projeto e garantir que todo o trabalho necessário esteja incluído em documentos como o termo de abertura do projeto.

Mas você já considerou que também é função do gerente de projeto garantir que trabalho extra não seja incluído em um determinado projeto?

Pense nisso como se você estivesse fazendo um bolo. Você verificará a lista de ingredientes na sua receita para garantir que tem tudo o que precisa. Mas se você ver que a receita lista picles como um ingrediente no seu bolo de mousse de chocolate, você precisará fazer uma avaliação.

Isso é uma simplificação do processo de gerenciamento do escopo do projeto. Gerentes de projeto que estão gerenciando o escopo de um projeto analisam as etapas envolvidas não apenas para garantir que incluíram todas as etapas, mas também para confirmar que excluíram quaisquer etapas desnecessárias.

Como na maioria dos processos de gerenciamento de projetos, o gerenciamento do escopo do projeto pode ser dividido em etapas simples e digeríveis. O que posso dizer? Gerentes de projeto adoram compartimentar processos.

Vamos passar pelas seis etapas uma de cada vez para ajudá-lo a entender como um planejamento adequado pode salvar você e sua equipe de projeto de realizar trabalho redundante ou irrelevante.

1. Planeje o processo de gerenciamento do escopo

O objetivo principal do processo de gerenciamento do escopo é desenvolver um plano de gerenciamento do escopo no final. Se você já fez isso para outros projetos, descobrirá que um plano de gerenciamento do escopo pode servir como um tipo de modelo para outros projetos. Não haverá muita variação, então olhe para planos passados como seu guia.

Se você nunca fez isso antes, esta etapa é relativamente simples. Você é responsável por falar com todos os stakeholders e executivos do projeto para desenvolver uma compreensão coesa do escopo do projeto. Você está reunindo essas informações para informar você e sua equipe sobre como devem definir, gerenciar, validar e controlar o escopo do projeto.

Este plano também deve incluir informações sobre como você responderá a obstáculos e restrições, como determinará o sucesso do projeto e como desenvolverá outros elementos vitais do plano.

2. Coletar requisitos

Agora que você entende seu processo de gerenciamento do escopo, é hora de reunir todos os outros requisitos para este projeto. Quais são seus entregáveis concretos? Quais prazos precisam ser cumpridos para ter sucesso?

Você deve procurar tanto seus stakeholders quanto consumidores para obter essa resposta. Considere enviar pesquisas ou trazer pessoas para um grupo de foco. Olhares externos sobre um projeto ou iniciativa podem fornecer insights úteis que sua equipe não considerou.

3. Definir escopo

Gerentes de projeto adoram colocar as coisas por escrito. Nesta etapa, você definirá claramente o escopo por escrito para clareza geral do projeto. Isso inclui declarar o que está dentro e fora do escopo do seu projeto. Sua declaração de escopo do projeto é um ponto de referência vital durante a duração do projeto.

Por que é importante incluir o que não está incluído no escopo de um projeto? Porque você não quer que seus funcionários façam trabalho redundante ou irrelevante. Se alguém for solicitado a realizar uma tarefa que está fora do escopo, você tem por escrito que eles não devem cumprir.

Essencialmente, você está criando um ponto de referência autoritário para sua equipe e qualquer pessoa envolvida no projeto. Se algo não estiver envolvido no escopo definido, não precisa ser concluído em associação com este projeto específico.

4. Criar uma estrutura de divisão do trabalho (WBS)

Uma estrutura de divisão do trabalho é um documento que divide o trabalho e atribui tarefas a partes responsáveis. Este documento ou gráfico informa às equipes e indivíduos quais entregáveis eles são responsáveis por em que período de tempo.

Para esta parte do processo de gerenciamento do escopo do projeto, você pode querer ir para o digital e usar uma ferramenta de gerenciamento de trabalho para atribuir tarefas, esclarecer sua importância e definir prazos. Desta forma, você pode facilmente fazer login na ferramenta e olhar ao redor para ver o que toda a sua equipe realizou em qualquer momento.

Isso ajuda você a gerenciar problemas à medida que surgem, em vez de ter que corrigir o curso após um período prolongado de erros.

5. Validar seu escopo

A próxima etapa do processo é obter a aprovação de todo o seu trabalho. Os entregáveis e o escopo que você registrou precisam ser apresentados aos stakeholders e executivos do projeto, que podem então dar o sinal verde ou pedir alterações.

É importante ter seu escopo validado porque, caso algo dê errado, você, como gerente de projeto, não é o único responsável. Ter os superiores revisando e aprovando seu trabalho significa que um par de olhos experientes deu o aval, e quaisquer falhas são compartilhadas.

Você também pode optar por validar o escopo digitalmente com uma solução de gerenciamento de trabalho. Certas ferramentas permitem que você envie seus entregáveis para aprovação individualmente, o que significa que eles podem ser aprovados em tempo real e não semanas depois.

Durante esta etapa, você e seus stakeholders concordaram sobre o que torna um entregável um sucesso. Uma vez que tudo é aprovado, você, como gerente de projeto, é responsável por aceitar quaisquer alterações e aplicá-las à declaração de escopo do projeto.

6. Controlar escopo

Uma vez que o projeto é executado, é dever do gerente de projeto — entre outras coisas — garantir que o projeto permaneça dentro do escopo definido.

Se as coisas mudarem, como frequentemente acontece, também cabe ao gerente de projeto consultar os stakeholders e ajustar o escopo de acordo. Uma maneira simples de controlar o escopo é olhando relatórios de desempenho semanais ou quinzenais para garantir que todas as equipes estão no caminho certo para o sucesso.

Parte do controle do escopo do projeto significa estar pronto para fazer mudanças quando necessário e não hesitar em intervir quando os objetivos não estão se alinhando.

O escopo das coisas

Pode ser um processo demorado, mas vale a pena, no final, garantir que apenas as etapas necessárias sejam concluídas. No gerenciamento de projetos, tempo é dinheiro, e exagerar nos projetos literalmente custará caro.

Evite todo o transtorno passando pelo processo de gerenciamento do escopo do projeto para criar um plano eficaz de gerenciamento do escopo do projeto.

Está se perguntando se um projeto é adequado para sua empresa neste momento? Aprenda como conduzir um estudo de viabilidade que pode economizar tempo e dinheiro.