O que é Gestão de Riscos de Projetos? 5 Passos para Projetos à Prova de Falhas

Tudo que vale a pena fazer vem com um risco. Projetos de trabalho não são exceção. Sempre haverá riscos associados a qualquer novo empreendimento, seja desenvolvendo um novo produto, melhorando operações, lançando uma nova campanha de marketing ou expandindo o negócio para novos mercados. As empresas frequentemente investem em software de gerenciamento de projetos para garantir a conclusão bem-sucedida dos projetos enquanto reduzem efetivamente a probabilidade de riscos interferirem nos objetivos estabelecidos. O que é gerenciamento de risco de projeto? O gerenciamento de risco de projeto é o processo de identificar, planejar e controlar qualquer risco que possa ocorrer durante o ciclo de vida de um projeto. Sem um gerenciamento adequado de risco de projeto, os projetos ficam vulneráveis a vários problemas inesperados que podem causar perdas para a empresa. Portanto, é imperativo que discutamos o gerenciamento de risco de projeto e ajudemos você a encontrar soluções para o que ainda não aconteceu. Risco vs. problema no gerenciamento de projetos Riscos e problemas no gerenciamento de projetos representam possíveis problemas que alteram os resultados do projeto. Embora os dois conceitos pareçam semelhantes, eles são diferenciados com base em sua natureza e nas abordagens necessárias para abordá-los. Risco, em geral, é qualquer coisa que se desvia do plano original. Um risco de projeto pode impactar negativamente seu progresso ou entregas. Esses eventos ainda não ocorreram, mas podem ser um problema potencial no futuro. O risco no gerenciamento de projetos inclui falta de recursos, restrições orçamentárias e recessão econômica. A mitigação de riscos requer um planejamento de projeto minucioso com antecedência, gerenciamento adequado do escopo e consideração dos requisitos do projeto e do ambiente externo. Um problema é uma crise em andamento que impacta negativamente o projeto. Exemplos de problemas no gerenciamento de projetos incluem estouros de orçamento, prazos perdidos e baixa qualidade. Ao contrário dos riscos, os problemas não têm um plano de mitigação e precisam de ação imediata para serem resolvidos. Um gerente de projeto deve antecipar riscos e saber como resolver problemas à medida que ocorrem. Ser proativo em relação ao risco é a melhor maneira de navegar pelas dificuldades do projeto e corrigir o curso facilmente. Tipos de risco no gerenciamento de projetos Apesar do máximo cuidado, seu projeto está suscetível a certos riscos. O gerenciamento eficaz de projetos impede que o projeto saia dos trilhos. Abaixo estão os três riscos comuns associados a um projeto. Risco de custo é quando um projeto pode potencialmente exceder o orçamento concedido ou ser deixado incompleto devido a fundos insuficientes. Planejamento financeiro inadequado, estimativa de custo incorreta, despesas imprevistas e aumento do escopo podem desencadear o risco de custo. Como estratégia de mitigação, tente manter-se dentro do orçamento alocado, crie um modelo de plano de projeto e acompanhe regularmente os custos quando o projeto estiver em andamento. Riscos de cronograma surgem de um planejamento inadequado, atrasos inesperados, recursos restritos e aumento do escopo. Isso coloca o projeto em risco de não ser concluído a tempo. Além disso, afeta negativamente o custo geral, os benefícios do projeto e a vantagem competitiva. Os gerentes de projeto devem identificar quaisquer atrasos com antecedência, ter um plano de contingência bem elaborado e monitorar de perto o progresso em tempo real. Risco de desempenho afeta o resultado de um projeto. Indica que um projeto pode não produzir os resultados esperados e tem problemas de qualidade ou funcionalidade. Mesmo com um projeto cumprindo seus prazos e expectativas de custo, o baixo desempenho coloca o negócio em grande desvantagem. Embora a causa raiz do baixo desempenho não possa ser identificada, certas práticas, como definir objetivos claros no início do projeto e promover uma comunicação clara, podem reduzir os riscos que podem causar baixo desempenho. Vários outros riscos, como risco tecnológico, risco operacional, risco de comunicação, perigos externos, risco legal e risco de governança, acabam convergindo para os três principais riscos de um projeto. Importância do gerenciamento de risco de projeto O gerenciamento de risco de projeto é crucial para mudar o resultado de um projeto, abordando quaisquer incertezas que possam se tornar um obstáculo. A avaliação de risco ou identificação de risco ajuda a identificar as forças, fraquezas e oportunidades de um projeto desde o início. A partir daí, os gerentes de projeto podem desenvolver estratégias para entregar o projeto com sucesso dentro do orçamento, cronograma e escopo. Isso não apenas mitiga os riscos mencionados anteriormente, mas também prepara a equipe para priorizar tarefas importantes e enfrentar quaisquer desafios à medida que surgem. Tendo um plano de contingência em vigor, as equipes podem tomar decisões informadas e reduzir significativamente qualquer impacto negativo no projeto. O gerenciamento de risco é especialmente útil quando vários stakeholders estão envolvidos em um projeto. Ele permite que a equipe acomode solicitações inesperadas e entregue um projeto que atenda às expectativas dos stakeholders. A longo prazo, o gerenciamento eficaz de risco de projeto economiza tempo, dinheiro e recursos e dá uma vantagem competitiva ao negócio. "A essência do gerenciamento de risco está em maximizar as áreas onde temos algum controle sobre o resultado, enquanto minimizamos as áreas onde não temos absolutamente nenhum controle sobre o resultado." Peter L. Bernstein Historiador e economista americano Passos para executar o gerenciamento de risco de projeto Como eu disse antes, o gerenciamento de risco de projeto é o processo de identificar proativamente o que pode dar errado ao longo da duração de um projeto e planejar possíveis soluções. Os gerentes de projeto planejarão de forma diferente para riscos, dependendo do tamanho e escopo de seu projeto, bem como dos tipos de riscos possíveis. Projetos maiores e mais caros podem significar níveis aumentados de planejamento de gerenciamento de risco. Você pode até querer investir em uma solução de gerenciamento de risco, como software de gerenciamento de risco de TI. Projetos menores e menos demorados podem não precisar de tanta preparação e/ou mitigação. Vamos falar sobre como você pode estar preparado para riscos e reduzir a chance de que eles impactem negativamente seu projeto. 1. Desenvolva seu estatuto do projeto O que é um estatuto do projeto? Um estatuto do projeto estabelece os elementos essenciais de um projeto. Esta documentação identifica o escopo ou escala de um projeto, define objetivos e entregas e descreve os principais participantes. Mais especificamente, um estatuto do projeto nomeará os stakeholders do projeto e declarará a autoridade que o gerente de projeto tem em relação a este empreendimento. Ter um estatuto de projeto detalhado ajudará você a identificar riscos ao apresentar detalhes importantes sobre o projeto como um todo. Não negligencie esta documentação em suas tentativas de evitar e mitigar o risco do projeto. 2. Utilize sua equipe de projeto Sua equipe de projeto é composta pelos principais participantes em quem você confia para fazer seus próprios trabalhos melhor do que você poderia. Então, por que não utilizar sua experiência para ajudar a determinar quais riscos eles preveem dentro de um projeto? Isso mesmo, parte do gerenciamento de risco de projeto é pedir a opinião de sua equipe. Como gerente de projeto, você deve estar disposto a aceitar feedback, especialmente quando se trata de algo potencialmente prejudicial como riscos de projeto. Pergunte aos membros de sua equipe quais riscos eles preveem não apenas dentro de suas próprias tarefas e responsabilidades, mas dentro do projeto como um todo. Quanto mais mentes você tiver trabalhando no gerenciamento de risco, mais provável será que você detecte problemas antes que eles se tornem um problema. 3. Acompanhe os riscos É uma coisa saber seus riscos, mas é outra coisa acompanhá-los. Acompanhar riscos potenciais ajuda você a mantê-los sob controle ao longo do ciclo de vida do projeto. Quando você acompanha os riscos, também pode indicar seu nível de prioridade. Por exemplo, você pode considerar um orçamento mais importante do que um prazo específico. É mais fácil acompanhar os riscos se você não for o único a mantê-los sob controle. Incentive os membros de sua equipe de projeto a se manifestarem quando acharem que algo vai ser um problema. Isso ajudará você a detectar algo que, de outra forma, você não teria conhecimento. 4. Crie um plano Um plano de gerenciamento de risco é o curso de ação que você tomará caso problemas potenciais se tornem realidade. Isso pode significar sentar-se e criar uma solução para cada problema singular que possa surgir. Também pode significar criar planos de ação mais generalizados caso as coisas dêem errado. Um plano de gerenciamento de risco adequado indicará a diferença entre riscos negativos e positivos. Sim, alguns riscos podem ser positivos, como uma mudança de política que beneficia o projeto ou uma concessão solicitada que pode ser aprovada. Risco positivo ou risco de oportunidade é qualquer coisa que saia do plano, mas afete seu sucesso positivamente. Esses ajudam o projeto e devem ser considerados enquanto você acompanha e monitora os riscos. 5. Monitore e responda ao risco Depois de determinar todos os riscos potenciais e executar o projeto, é hora de manter um olho nas estratégias de acompanhamento que você implementou e responder aos riscos quando necessário. Em outras palavras, a etapa final é apenas colocar seu plano em ação. Embora possa parecer assustador, você se preparou para isso. Nada deve ser uma surpresa, e você deve se sentir pronto para enfrentar o que vier. Calcule antes de criar Como eu disse antes, há um risco inerente em tudo. Até mesmo tentar uma nova receita pode ser arriscado. Mas se você tiver um plano bem pensado que detecte o risco antes que ele se torne um problema, você não deve ter medo do fracasso. O risco vale a recompensa. Você está interessado em descobrir se um projeto é adequado para sua equipe agora? Aprenda como conduzir um estudo de viabilidade. Este artigo foi publicado originalmente em 2019. O conteúdo foi atualizado com novas informações.