Um portfólio é uma coleção do seu melhor trabalho, apresentada na esperança de causar uma impressão positiva.

Os gerentes de projeto querem preencher seus portfólios com projetos que foram ou serão bem-sucedidos. Isso pode significar muitas coisas: o projeto ficou dentro do orçamento, foi concluído no prazo ou deixou as partes interessadas satisfeitas.

Não importa sua definição de sucesso do projeto, uma coisa permanece a mesma: é vantajoso para você em sua carreira de gerenciamento de projetos tornar-se hábil em determinar a viabilidade de uma empreitada antes mesmo de começar.

O gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) ajuda você a fazer exatamente isso — olhar para uma gama de ações potenciais e fazer uma escolha crítica sobre qual caminho será o mais frutífero. Quando você se torna proficiente em PPM, constrói uma reputação duradoura como um gerente de projetos que cumpre suas promessas.

E o que é um gerente de projetos, senão um gerente de promessas?

O que é gerenciamento de portfólio de projetos (PPM)?

Mesmo que você tenha orçamento para tentativa e erro, aposto que você preferiria não perder tempo com o "erro". É aí que o PPM entra em jogo.

PPM é um processo estratégico que os gerentes de projeto usam para determinar o retorno sobre o investimento (ROI) de um projeto proposto. Essencialmente, o PPM analisa uma série de pontos de dados para determinar o risco comercial de um projeto e ajudar as empresas a decidir se um projeto vale a pena ser perseguido.

Exemplos de tipos de risco comercial cortesia de Business Jargons

O processo de PPM é semelhante a um estudo de viabilidade. Uma diferença importante é que os estudos de viabilidade se concentram em um projeto específico de cada vez, enquanto o PPM analisa o clima de negócios como um todo para ajudar a criar uma previsão coesa sobre quais riscos podem aparecer. O PPM também se concentra em todos os projetos possíveis na lista de uma empresa, em vez de apenas um.

Vamos discutir o que o gerenciamento de portfólio de projetos é capaz de realizar.

Mitiga e equilibra riscos

Já discutimos a importância de uma estratégia de gestão de riscos por si só. Mas o PPM é uma estratégia separada, e uma que ajuda a mitigar riscos. Usando o método PPM para analisar tendências e realizar análises de mercado, os profissionais de negócios são capazes de tomar as decisões mais seguras para suas empresas.

Ou, se decidirem entrar em algum negócio arriscado, pelo menos conhecem as probabilidades.

Define as partes responsáveis

Um aspecto importante do PPM é definir os papéis e responsabilidades que vários membros do projeto terão. Isso garante que, antes de iniciar um projeto, todas as partes necessárias estejam presentes e contabilizadas.

Essencialmente, coloca sua equipe de projeto em posição. Seria realmente decepcionante apertar "iniciar" na sua decisão de redesenhar seu site e depois perceber que ninguém na sua equipe sabe programar!

Fornece uma visão geral, não um close-up

O PPM é diferente de outros aspectos do gerenciamento de projetos, como um estudo de viabilidade, pois fornece uma visão geral de muitos projetos diferentes, em vez de um close-up de um de cada vez.

Mais especificamente, permite que as empresas olhem para projetos passados, presentes e futuros com uma visão panorâmica. Isso é ótimo para empresas que querem planejar todo o seu ano de projetos, em vez de se concentrar em um de cada vez.

Maximiza os benefícios

Quando você tem a visão geral, pode melhor distribuir e utilizar recursos. Se você conhece todos os projetos futuros dentro de uma janela de seis meses, é muito menos provável que fique sem dinheiro ou suprimentos necessários.

Além disso, você pode ajustar os projetos de forma a garantir que está alcançando todos os seus objetivos e metas para a janela de seis meses, ou qualquer cronograma único em que esteja trabalhando.

Determina o valor projetado

Antes de iniciar qualquer projeto, você precisa entender o efeito e o valor que ele pode ter para sua empresa. O gerenciamento de portfólio de projetos ajuda você a determinar o impacto que um projeto terá em sua empresa como um todo.

Uma vez que você entende o valor do projeto — ou seja, ele gerará muito dinheiro, aumentará o tráfego para o site, aumentará a conscientização — você pode determinar quais projetos fazem sentido perseguir coletivamente.

Travessura gerenciada

Há muito mais para aprender sobre gerenciamento de portfólio de projetos – não pense que terminamos aqui! Mas espero que você tenha uma boa compreensão do que é um portfólio e como ele pode ajudar sua empresa a se preparar proativamente para projetos.