Introdução ao Projeto 101: Passos Essenciais para um Início Bem-sucedido

Pense na última vez que você falhou no trabalho. Quais são as chances de que você poderia ter evitado essa falha se tivesse dedicado um pouco mais de tempo ao planejamento?

Se você é um gerente de projetos, a resposta para essa pergunta é óbvia. Você é pago para ser o 'Planejador-Chefe' das suas equipes de projeto. O fracasso do projeto vem de comunicação perdida, orçamentos estourados e obstáculos imprevistos.

Embora algumas dessas coisas sejam inevitáveis, há uma estratégia que você pode utilizar para aumentar suas chances de sucesso no projeto.

Estratégia de onboarding de projeto

Construir fluxos de trabalho e processos do zero é desafiador. Encontrar o equilíbrio entre pré-planejamento e excesso de preparação pode ser desafiador. Você quer se sentir pronto para enfrentar as coisas de frente, mas também deve deixar espaço para evoluir com o projeto.

O onboarding de projeto permite o espaço perfeito para fazer tudo isso e mais. Este processo de quatro etapas responderá a todas as perguntas sobre um projeto, permitirá que você construa sua equipe dos sonhos para o projeto e prepare você e sua equipe para o sucesso.

1. Reúna-se com o cliente

Seja o cliente um parceiro externo ou alguém dentro da sua empresa, este é um passo importante a ser dado. Comunicar as expectativas de um projeto antes de começar aumenta as chances de que o projeto seja bem-sucedido.

Sente-se com o cliente e discuta sua visão para o projeto. O que eles estão pedindo de você e sua equipe? Dê-lhes espaço para discutir seus pensamentos e depois foque.

Cobrir esses aspectos básicos permitirá que sua equipe aprofunde os requisitos do projeto. Discuta esses detalhes extensivamente antes do início do projeto. Isso evita confusões e coloca todos na mesma página.

2. Confirme a viabilidade do projeto

Depois de discutir os detalhes do projeto, você pode prosseguir confirmando que o projeto é viável. A maioria das equipes prefere começar com um estudo de viabilidade antes de criar uma lista de verificação de onboarding de projeto. Um estudo de viabilidade responde se um projeto é possível e uma lista de verificação de projeto descreve como um projeto será concluído.

Como conduzir um estudo de viabilidade de projeto

Antes que seu projeto possa começar, é importante verificar se ele é possível. Um estudo de viabilidade consiste em pesquisa antes da aprovação de um projeto. Inclui a análise do custo proposto de um projeto, recursos necessários, ROI e mais.

Os estudos de viabilidade de projeto não são preto no branco. Por exemplo, você pode descobrir que um projeto não será bem-sucedido em seu estado atual, mas poderia ser bem-sucedido com um prazo estendido.

Caberá à sua equipe descobrir essas nuances e comunicá-las ao cliente. Pode levar algumas rodadas de ida e volta antes de chegar a um projeto que esteja preparado para o sucesso.

Como criar uma lista de verificação de onboarding de projeto

Depois de definir a viabilidade do seu projeto, é hora de criar um plano. Sua lista de verificação de projeto é uma visão geral de alto nível do projeto. É menos detalhada do que um plano de projeto oficial e é usada principalmente para manter seu cliente e sua equipe interna na mesma página.

O que torna as listas de verificação de onboarding de projeto populares é que qualquer tamanho de equipe pode utilizá-las. Elas fornecem clareza e estrutura para cada projeto, enquanto dão à sua equipe um roteiro para trabalhar. Uma boa lista de verificação de onboarding de projeto é completa e consistente, não importa o tipo de projeto em que você esteja trabalhando.

O propósito da sua lista de verificação de onboarding de projeto é responder a todas as perguntas do projeto em um único lugar. Ninguém deve se perguntar quem está trabalhando em quê ou quais são as expectativas. Sua lista de verificação atua como a Estrela do Norte para tudo o que envolve seu projeto.

3. Construa sua equipe de projeto

Você não deve construir sua equipe de projeto até ter finalizado a lista de verificação do projeto. É importante entender que trabalho precisa ser feito antes de decidir quem o fará. Evite formar uma equipe de projeto até entender o que um projeto envolverá.

Não subestime a importância deste passo. Converse com as pessoas que você escolheu para o projeto e certifique-se de que não está esquecendo ninguém. Será difícil adicionar pessoas ao projeto uma vez que ele tenha começado. Obtenha todos que você precisa desde o início.

Apresente a equipe

Depois de reunir sua equipe de projeto, você pode apresentar todos. Não subestime a importância de se reunir como um grupo antes de iniciar seu projeto. Agende uma reunião de início de projeto para discutir os detalhes do projeto extensivamente. Você também deve enviar um e-mail de apresentação da equipe do projeto com todos em cópia.

O maior erro que você pode cometer é presumir que todos já se conhecem. Dar alguns passos extras para apresentar sua equipe e construir relacionamento valerá a pena. Apresente os membros da equipe pelo título e explique seu papel na conclusão bem-sucedida do projeto.

Mantenha as reuniões em andamento

Depois de apresentar sua equipe, você precisará estabelecer a frequência das reuniões. Embora fosse bom se reunir uma vez e depois se separar para completar seu trabalho, a comunicação é fundamental para o sucesso do projeto.

Algumas equipes gostam de se reunir uma vez por semana, enquanto outras preferem uma reunião diária para discutir o projeto. Antes de tomar decisões, sinta como sua equipe gosta de se reunir.

Sempre tenha em mente as cargas de trabalho dos seus colegas de equipe. Você pode querer se reunir diariamente, mas isso pode não funcionar para outros funcionários. Encontre um meio-termo que não interrompa o trabalho diário de todos.  

4. Crie um plano de projeto

O passo final no seu processo de onboarding de projeto é completar o plano de projeto. Seu plano de projeto expande o que você construiu no esboço do projeto, criando etapas acionáveis para cada parte do processo.

Este também é o momento em que você deve adicionar contexto ao projeto em relação aos seus colegas de equipe. Explique o que é o projeto e como cada um deles desempenha um papel em sua conclusão. Você deve usar sua reunião de apresentação da equipe do projeto para distribuir quaisquer documentos relevantes, logins de software, notas do projeto ou URLs para seus colegas de equipe.

Gerenciamento de projetos pode tornar a organização de todos em sua equipe muito mais fácil. Combinar conceitos com ferramentas pode ajudá-lo a criar um plano de projeto e distribuir o conteúdo necessário para sua equipe. Usar software de gerenciamento de projetos lhe dá a vantagem de poder facilmente atribuir membros da equipe a diferentes tarefas à medida que você as desenvolve.

Uma vez que você tenha o plano de projeto totalmente desenvolvido, você pode começar a completá-lo. Ao antecipar o processo com o onboarding de projeto, você removeu os obstáculos do caminho da sua equipe.

Agora que a maioria das suas perguntas foi respondida, você pode se concentrar em mergulhar diretamente no projeto em questão. Planejar com antecedência sempre compensa a longo prazo.

Desafios do onboarding de projeto

Não há nada pior do que chegar na metade de um projeto apenas para perceber que ele não está alinhado com os objetivos gerais da empresa. Ou pior ainda, você descobre que está em um projeto sobre o qual ninguém lhe contou em primeiro lugar.

Esses tipos de problemas são mais comuns do que você pensa. 75% dos funcionários dizem acreditar que seus projetos estão condenados desde o início.

Fonte: Dilbert

O onboarding de projeto é sua chance de prevenir desperdício de tempo e recursos antes que aconteçam. Aqui estão alguns problemas comuns de projeto que sua estratégia de onboarding de projeto ajudará a resolver antecipadamente.

Falta de comunicação no projeto

O cliente quer uma coisa, mas sua equipe de desenvolvimento diz que não é possível, e sua equipe de vendas pede a lua. O onboarding e planejamento de projeto ajudarão você a colocar todos os envolvidos em um projeto na mesma página antes de começar. Isso ajuda a gerenciar expectativas e garantir que todos estejam trabalhando em direção ao mesmo objetivo compartilhado.

Falta de ferramentas necessárias

Se eu pedisse para você tricotar um cachecol para mim, mas não fornecesse agulhas de tricô ou lã, você acha que ainda poderia fazer um cachecol? Você poderia até conseguir sem as ferramentas tradicionais, mas levaria muito mais tempo e esforço.

Essa mesma lógica deve ser aplicada a qualquer projeto que sua equipe assuma. O onboarding de projeto exige que você se sente com sua equipe e descubra o que você precisará para levar o projeto até a linha de chegada antes de começar.

Orçamentos de projeto estourados

Nada interromperá um projeto mais rápido do que ficar sem orçamento. De acordo com o artigo acima, 55% dos gerentes de projeto citaram estouro de orçamento como uma razão para o fracasso do projeto.

Quando sua equipe estabelece todo o ciclo de vida do projeto dentro do seu onboarding de projeto, as chances de estourar seu orçamento diminuem drasticamente. Envolver todos desde o início ajudará você a definir metas mais realistas para o seu orçamento de projeto.

Compreensão da prioridade do projeto

Há muito poucas pessoas que trabalham em um projeto de cada vez antes de passar para o próximo. Pode ser difícil para os funcionários envolvidos em vários projetos priorizar seus fluxos de trabalho diários. O onboarding de projeto ajuda a comunicar a importância do projeto para todos os envolvidos.

Isso pode incluir qual prioridade ele tem em seu trabalho diário ou quão flexíveis os prazos do projeto podem ser. É uma pequena parte de colocar sua equipe de projeto na mesma página.

Insatisfação do cliente

Se o seu projeto inclui um cliente externo, há um nível de importância em entregar exatamente o que o cliente deseja. O onboarding de projeto inclui uma fase de briefing do cliente onde sua equipe comunica expectativas com o cliente.

Incluir isso como uma parte formal do processo ajudará sua equipe a entregar um projeto que deixe seu cliente satisfeito. Também poupa sua equipe de múltiplas rodadas de edições de ida e volta. Isso ajuda a levar a um projeto melhor entregue no prazo e dentro do orçamento.

Entre a bordo com o onboarding de projeto!

Como qualquer novo processo, sua estratégia de onboarding de projeto levará tempo para se acostumar. Mas uma vez que sua equipe se ajustou aos novos fluxos de trabalho, você descobrirá que eles trabalham melhor, mais rápido e de forma mais inteligente do que nunca.

Explore como definir e alcançar marcos do projeto para garantir progresso suave e resultados bem-sucedidos.

Este artigo foi publicado originalmente em 2022. Foi atualizado com novas informações.