Gestão de Projetos na Era do Trabalho Remoto

Trabalhar de casa é uma tendência que vem ganhando força há algum tempo, com um crescimento de 159% nos últimos 12 anos. À medida que mais empresas estão mudando para uma força de trabalho remota em resposta à pandemia de COVID-19, o conceito de trabalho remoto está mais em evidência do que nunca.

No entanto, muitos usuários têm preocupações em relação às ferramentas de gerenciamento de projetos existentes que podem criar dificuldades caso a adoção generalizada de políticas de trabalho em casa ocorra. Embora seja fácil pensar que novas tecnologias — como computação em nuvem e dispositivos móveis — tornarão o trabalho remoto muito fácil, infelizmente ainda há muitos produtos de software legados em uso hoje que tornarão a transição para o trabalho remoto difícil.

Embora ferramentas como videoconferência e colaboração em equipe possam ajudar trabalhadores remotos a colaborar com sucesso fora do escritório, o software tradicional como o de gerenciamento de projetos não está pronto para esse tipo de trabalho. Mesmo que o software de gerenciamento de projetos seja colaborativo por definição, há alguns desafios significativos que os fornecedores precisam considerar:

• Muitas empresas ainda usam software local, o que não ajuda no trabalho remoto. Funcionários que usam gerenciamento de projetos local muitas vezes precisam de redes privadas virtuais (VPN) para acessar o software, sem mencionar que esse tipo de software geralmente é instalado em uma estação de trabalho e não pode ser usado em outros computadores.
• Embora o software em nuvem possa ser usado em qualquer lugar, muitas novas ferramentas de gerenciamento de projetos não são robustas o suficiente para cobrir todo o ciclo de vida de um projeto. Como resultado, as empresas precisam usar software adicional, como gerenciamento de recursos ou gerenciamento de fluxo de trabalho.
• A capacidade de colaborar em projetos geralmente é limitada aos gerentes de projeto. Outros funcionários e usuários externos podem acessar projetos por meio de portais, integrações e transferências de dados, muitas vezes trocando documentos e planilhas também.

Por que o trabalho remoto é importante para o gerenciamento de projetos?

Existem muitas estatísticas e relatórios de mercado da indústria sobre os benefícios do trabalho remoto — mas não muitos sobre o gerenciamento de projetos remoto. Analisamos 500 avaliações de software de gerenciamento de projetos no G2 que mencionaram trabalho remoto e notamos o seguinte:

• Software de gerenciamento de projetos que ajuda os usuários a trabalhar remotamente recebeu avaliações positivas: 88% dos entrevistados que usam gerenciamento de projetos remotamente consideram o produto no caminho certo.
• A adoção de software aumenta quando o software de gerenciamento de projetos é usado remotamente. Como mostrado abaixo, os revisores que usam gerenciamento de projetos remotamente tiveram taxas de adoção mais altas do que a média da categoria.

O que os fornecedores estão fazendo para facilitar o gerenciamento de projetos remoto?

Os fornecedores de software adotaram diferentes abordagens para enfrentar os desafios mencionados acima. A maioria dos provedores de software de gerenciamento de projetos local moveu suas ofertas para a nuvem na última década. Alguns tentaram reescrever o código para tornar o software mais flexível, enquanto outros replicaram o software local na nuvem.

Quando se trata de colaboração, a maioria dos fornecedores oferece recursos para ajudar a facilitar que os gerentes de projeto trabalhem em estreita colaboração. A funcionalidade de colaboração varia significativamente entre os produtos, desde fornecer aos usuários ferramentas de chat simples, até gerenciamento e autoria de documentos, até gerenciamento completo de portfólio de projetos.

Uma tendência mais recente é o advento de um novo tipo de software chamado gerenciamento de trabalho. Embora o gerenciamento de trabalho ainda não esteja claramente definido, seu objetivo é expandir a funcionalidade dos recursos de gerenciamento de projetos em todo o negócio e fora da empresa. Essa abordagem, combinada com a capacidade de usar o software online, permite que todos os funcionários trabalhem em projetos, não importa onde estejam.

Como os compradores podem encontrar as melhores opções para gerenciar projetos remotamente?

Para simplificar: Explore o máximo de opções possível. A categoria de gerenciamento de projetos do G2 lista mais de 500 produtos, mas poucos compradores têm tempo ou recursos para avaliá-los todos. É por isso que as avaliações de colegas são tão críticas — elas podem ajudar os tomadores de decisão a restringir sua busca e focar nos melhores produtos para suas necessidades e requisitos específicos de negócios. Dito isso, os compradores não devem se concentrar exclusivamente em avaliações. A maioria dos produtos oferece testes ou versões gratuitas, que podem dar aos compradores uma ideia melhor do que podem realizar com o software.

Quando se trata de tomar uma decisão, os compradores precisam escolher sabiamente. As empresas podem ser tentadas a usar software gratuito, como gerenciamento de tarefas ou gerenciamento de projetos básico, que são mais acessíveis; embora essas soluções possam funcionar agora e no futuro imediato, é importante considerar se um produto pode suportar o crescimento de uma empresa. Além disso, se uma empresa planeja expandir o trabalho remoto, o software que seus tomadores de decisão escolherem deve facilitar para todos trabalharem de casa.

O oposto também pode acontecer: executivos optando por gastar muito dinheiro em software que supostamente é o melhor do mercado, sem se preocupar em ver se esse melhor software realmente atende às necessidades de seus negócios. Produtos como PPM ou PSA, por exemplo, oferecem muitos recursos avançados que nem todas as organizações precisarão.

Infelizmente, não existe um software ideal para gerenciamento de projetos. A boa notícia é que você não precisa de um software perfeito; você só precisa do certo.

Para facilitar a busca e avaliação de software de gerenciamento de projetos para trabalho remoto, criamos nove categorias sob o guarda-chuva de Gerenciamento de Projetos, Portfólio e Programas. Além do gerenciamento de projetos, essas categorias podem ajudá-lo a encontrar software básico, como gerenciamento de tarefas, ou suítes avançadas para gerenciamento de projetos e portfólio ou gerenciamento de projetos de capital.