O que é o Ciclo de Vida do Projeto? 5 Fases Explicadas

Você conhece os ciclos da lua e o ciclo que suas emoções passam ao assistir reprises de Grey's Anatomy. Mas e quanto ao ciclo intricado que governa projetos bem-sucedidos?

Compreender o ciclo de vida do projeto é essencial para todo gerente de projeto, pois estabelece a base para transformar efetivamente uma ideia em um resultado bem-sucedido.

Os gerentes de projeto frequentemente dependem de ferramentas de gerenciamento de projetos para planejar, executar e monitorar efetivamente as complexidades do ciclo de vida do projeto.

Abraçar o ciclo de vida do projeto em conjunto com ferramentas eficazes não só melhora os resultados do projeto, mas também promove uma cultura de melhoria contínua dentro das equipes.

Etapas de um ciclo de vida de projeto

Antes de começarmos, vamos responder à pergunta: o que é um ciclo de vida de projeto?

O ciclo de vida do projeto são as quatro ou cinco fases de gerenciamento de projetos eficaz que levam um projeto da concepção à conclusão. É a estrutura pela qual os gerentes de projeto medem seu progresso.

Os cinco componentes possíveis do ciclo de vida do projeto são iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento. Aqueles que reconhecem o ciclo de vida do projeto como um processo de quatro etapas geralmente combinaram as etapas de execução e controle em uma só.

Vamos discutir as etapas uma por uma.

1. A fase de iniciação

A fase de iniciação do ciclo de vida do projeto também pode ser referida como a fase de ideação ou conceitualização. Todos significam a mesma coisa.

Nesta fase, a gestão ou outras figuras de autoridade determinaram uma necessidade de negócios que exigirá o trabalho de um gerente de projeto. O próprio projeto pode melhorar processos de negócios, gerar receita ou de outra forma preencher uma necessidade na organização.

Durante a fase de iniciação, o gerente de projeto (GP) determina e esclarece o objetivo do projeto e desenvolve o termo de abertura do projeto.

Um termo de abertura do projeto é uma declaração do escopo, objetivos e participantes envolvidos ou necessários para a conclusão de um projeto. Você também pode chamar isso de declaração de trabalho (SOW).

Imagem cortesia de LucidChart

Alguns gerentes de projeto usam esta fase para redigir quaisquer contratos necessários para concluir o projeto. Além disso, é comum realizar um estudo de viabilidade durante este tempo para ajudar a determinar a probabilidade de sucesso antes de potencialmente desperdiçar recursos valiosos na próxima fase.

2. A fase de planejamento

Na fase de planejamento, um gerente de projeto cria um mapa para o curso que sua equipe seguirá em breve. O trabalho do GP é formalizar as etapas que sua equipe tomará para alcançar os objetivos finais gerais.

Durante a fase de planejamento, um GP responderá a perguntas como:

• Qual é a declaração de missão deste projeto?
• Quais são meus entregáveis?
• Como nosso sucesso está sendo medido?
• Quais etapas devemos seguir e em que ordem?

O planejamento requer uma compreensão profunda do que é necessário para alcançar seus objetivos. Na fase de planejamento, um GP determinaria quais recursos são necessários e desenvolveria um orçamento.

3. A fase de execução

Após a conclusão da fase de planejamento, é hora de começar o trabalho. Daí a fase de execução, ou a fase em que um projeto é realizado. Um GP atribuiu tarefas à sua equipe e, durante esta fase, a equipe começa a trabalhar.

No entanto, o trabalho de um GP não termina aqui. Eles são responsáveis por garantir que todas as partes da máquina funcionem sem problemas continuamente.

Se o projeto consiste em desenvolver 40 pneus por mês em uma fábrica, por exemplo, um GP verificaria a produção semanal, diária e horária de pneus para garantir que seus funcionários estejam desempenhando no ritmo.

Alguns GPs preferem dividir a execução e o monitoramento em duas etapas: execução e controle.

4. A fase de controle

A fase de controle, caso você opte por pensá-la separadamente da execução, ocorre em paralelo à execução. É o processo de monitoramento consistente do progresso durante a execução para garantir que sua equipe esteja desempenhando como deveria.

Como GP, você criou um cronograma para o projeto como um todo. Durante a fase de controle, você monitora os marcos e conquistas de sua equipe para determinar se esse cronograma é preciso.

Se suas previsões se revelarem erradas, monitorar de perto o progresso deve lhe dar tempo para corrigi-las.

5. A fase de encerramento

Se você pensar em um relacionamento, muitas vezes não encontramos encerramento até meses após um término. O encerramento do projeto, também referido como término, é a fase final do ciclo de vida do projeto e começa após a conclusão de um projeto.

Durante a fase de encerramento, um GP é responsável por desmantelar a equipe montada para o projeto e devolver quaisquer recursos aos seus proprietários. Se aplicável, os membros da equipe recebem novas responsabilidades ou começam seu próximo projeto.

É importante para um GP usar a fase de encerramento para resolver quaisquer pontas soltas e refletir e registrar como o projeto foi. A equipe atingiu seus objetivos? Se não, como poderiam fazer melhor?

Você começou um relatório de encerramento do projeto? A alta administração usa esse tipo de documento para determinar se um projeto foi, em última análise, bem-sucedido. Ele conterá reflexões do projeto que podem melhorar práticas futuras e encerrar oficialmente o projeto.

Imagem e documento cortesia de CITool Kit

Você agendou um post-mortem do projeto? Também chamado de retrospectiva do projeto, esse processo ajuda GPs e partes interessadas a avaliar se um projeto teve sucesso ou falhou em atender aos objetivos de negócios que foram originalmente estabelecidos.

Estas são todas tarefas importantes a serem realizadas na fase de encerramento.

Benefícios de um ciclo de vida de projeto eficaz

Um ciclo de vida de projeto eficaz traz inúmeros benefícios para organizações e equipes de projeto, contribuindo para a entrega bem-sucedida de projetos.

1. Abordagem estruturada

O ciclo de vida do projeto fornece uma estrutura clara para gerenciar projetos, dividindo-os em fases distintas. Essa estrutura permite que as equipes entendam o que é esperado em cada etapa, facilitando um melhor planejamento, execução e monitoramento.

2. Planejamento e alocação de recursos aprimorados

Ao seguir um ciclo de vida definido, os gerentes de projeto podem desenvolver planos abrangentes que identificam os recursos necessários, cronogramas e orçamentos. Essa previsão ajuda a garantir que os recursos sejam alocados de forma eficiente e que possíveis gargalos sejam antecipados e abordados proativamente.

3. Gestão de riscos aprimorada

Um ciclo de vida de projeto bem definido incorpora avaliação de riscos e estratégias de gestão ao longo de suas fases. Ao identificar riscos no início do processo, as equipes podem desenvolver planos de mitigação, reduzindo a probabilidade de desafios imprevistos atrapalharem o projeto.

4. Maior engajamento das partes interessadas

Um ciclo de vida de projeto eficaz enfatiza a comunicação e colaboração com as partes interessadas em cada fase. Engajar regularmente as partes interessadas promove transparência e garante que suas expectativas sejam compreendidas e atendidas, levando a uma maior satisfação com os resultados do projeto.

5. Melhor controle de qualidade

A natureza estruturada do ciclo de vida do projeto permite que as equipes implementem processos de garantia de qualidade em cada etapa. Ao estabelecer critérios de qualidade e realizar revisões regulares, as equipes podem identificar e resolver problemas precocemente, resultando em um produto final de maior qualidade.

6. Alinhamento com os objetivos organizacionais

Um ciclo de vida de projeto bem implementado garante que os projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização. Ao priorizar projetos que apoiam metas mais amplas, as organizações podem alcançar melhores resultados e maximizar o valor de seus investimentos.

Desafios do ciclo de vida do projeto

Embora o ciclo de vida do projeto ofereça inúmeros benefícios, ele também apresenta vários desafios que os gerentes de projeto e as equipes devem enfrentar. Aqui estão alguns desafios principais associados ao gerenciamento do ciclo de vida do projeto:

1. Complexidade das fases do projeto

A natureza estruturada do ciclo de vida do projeto pode introduzir complexidade, especialmente para projetos maiores com múltiplas fases interdependentes. Gerenciar essa complexidade requer planejamento e coordenação cuidadosos, o que pode ser intensivo em recursos.

2. Resistência à mudança

Mudanças no escopo do projeto, requisitos ou prioridades organizacionais podem ser recebidas com resistência por parte dos membros da equipe e das partes interessadas. Essa resistência pode dificultar o progresso do projeto e tornar difícil implementar ajustes necessários ao longo do ciclo de vida.

3. Comunicação inadequada

A comunicação eficaz é crítica em cada fase do ciclo de vida do projeto. No entanto, a falta de comunicação ou a falta de compartilhamento de informações entre os membros da equipe e as partes interessadas pode levar a mal-entendidos, atrasos e oportunidades perdidas de colaboração.

4. Restrições de recursos

Os projetos frequentemente enfrentam limitações em termos de tempo, orçamento e pessoal. Essas restrições podem tornar desafiador aderir ao ciclo de vida planejado, levando a compromissos em qualidade, escopo ou cronogramas.

5. Gerenciamento das expectativas das partes interessadas

Equilibrar as expectativas diversas e às vezes conflitantes das partes interessadas pode ser difícil. Se as necessidades das partes interessadas não forem capturadas e gerenciadas com precisão ao longo do ciclo de vida do projeto, isso pode resultar em insatisfação e prejudicar o sucesso do projeto.

6. Aumento do escopo

O aumento do escopo ocorre quando os requisitos do projeto se expandem além do escopo original sem a devida aprovação ou ajuste de cronogramas e recursos. Esse desafio pode interromper o ciclo de vida do projeto, levando a atrasos e custos aumentados.

E o ciclo continua

O ciclo de vida do projeto pode ser reutilizado e reciclado mês após mês e ano após ano, à medida que os GPs buscam melhorar continuamente os negócios. Esta estratégia é confiada por muitos e levou ao sucesso de inúmeros projetos.

Explore nossa coleção de guias de gerenciamento de projetos e recursos hoje, e comece sua jornada em direção a um planejamento de projetos mais eficaz!

Este artigo foi publicado originalmente em 2019. Foi atualizado com novas informações.