Como Criar um Plano de Melhoria de Desempenho

Garantir que cada funcionário atenda às suas expectativas de desempenho é crucial para o sucesso organizacional.
No entanto, muitos gerentes enfrentam o desafio assustador de lidar com o desempenho consistentemente insatisfatório entre os membros da equipe. O esforço para equilibrar o moral dos funcionários enquanto se busca por melhores resultados pode parecer esmagador.

É aqui que um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) se torna essencial. Normalmente implementado após uma avaliação de desempenho, um PIP muitas vezes carrega uma conotação negativa e é erroneamente visto como o "primeiro passo para a demissão". No entanto, essa percepção é enganosa.

Um PIP é uma abordagem estruturada que desempenha um papel importante em qualquer estratégia de gestão de talentos dentro de sistemas de gestão de desempenho. Como profissional de recursos humanos, seu trabalho é ajudar a mudar a conversa em torno dos planos de melhoria de desempenho e capacitar os funcionários que são colocados em um para ter sucesso.

Criar um plano de melhoria de desempenho pode ser difícil, especialmente ao fazê-lo pela primeira vez. Há muito a aprender, desde fornecer feedback construtivo até projetar um plano que promova um crescimento real.

O papel do RH na criação de um PIP

Seu papel como profissional de recursos humanos é crucial para o processo do plano de melhoria de desempenho. Tudo começa com o estabelecimento de diretrizes claras com todos os envolvidos.

O RH atua como o administrador de um plano de melhoria de desempenho. Você será responsável por criar e executar o processo enquanto faz a mediação entre o gerente e o funcionário. Isso inclui criar e manter toda a documentação do início ao fim.

O papel mais importante que o RH desempenha na implementação de um PIP é atuar como uma terceira parte imparcial. Você é um recurso tanto para o gerente quanto para o funcionário e deve permanecer neutro durante o processo.

Elementos de um PIP

Ao criar um plano de melhoria de desempenho para um funcionário, é sempre melhor errar pelo lado da cautela e documentar o máximo possível.

Todos esses documentos devem ser revisados, datados e assinados pelo gerente, pelo funcionário e pelo RH para garantir a comunicação adequada de todos.

É importante lembrar que seu processo e documentação podem evoluir e mudar à medida que você completa mais PIPs. É crucial que você permaneça aberto e comunicativo com todos os envolvidos à medida que o processo se desenrola.

Como colocar um funcionário em um PIP

Criar a documentação e o papelada para um plano de melhoria de desempenho é apenas metade da batalha—agora você precisa solidificar o próprio processo. Executar um PIP é um processo longo e deve ser tratado com cuidado em cada etapa.

Determine se um plano de melhoria de desempenho é necessário

O primeiro passo é coletar todos os fatos da situação e determinar se um PIP é o curso de ação correto. Isso incluirá uma reunião com o funcionário e o gerente que solicitou colocar seu funcionário em um plano de melhoria de desempenho.

Um plano de melhoria de desempenho deve ser usado apenas para um funcionário que a equipe de RH e o gerente acreditam que pode se beneficiar de um PIP. Não é uma maneira de um gerente frustrado começar o processo de demissão de um funcionário.

Você pode lidar com um gerente que acredita que um funcionário precisa de um PIP, mas você discorda. Confie em seus instintos e certifique-se de explicar se você recomendará ou não um plano de melhoria de desempenho.

Você frequentemente descobrirá que a situação pode ser resolvida sem um plano de melhoria de desempenho ao compreendê-la completamente das perspectivas do gerente e do funcionário.

Um PIP deve ser usado para ajudar um funcionário a melhorar um comportamento padronizado. Não deve ser usado como uma ferramenta disciplinar ou para punir ou assustar um funcionário por uma infração isolada.

Desenvolva um plano específico projetado para ajudar o funcionário a melhorar

Depois de entender a situação e decidir seguir em frente com o PIP, sente-se com o gerente e crie o plano. Especificamente, descreva quais áreas o funcionário deve melhorar e desenvolva metas realistas para que ele alcance.

Concentre-se em alguns elementos específicos que possam ser facilmente medidos para que o funcionário possa se esforçar para melhorar. Isso evitará que o funcionário se sinta sobrecarregado com muitas metas e tornará muito mais fácil determinar se ele foi bem-sucedido.

Nunca use o mesmo plano de melhoria de desempenho duas vezes. Cada plano deve ser projetado para as necessidades do funcionário e a situação. Seja realista sobre as expectativas do gerente em relação ao funcionário. Lembre-se, este plano deve ser projetado para dar a eles todas as oportunidades de sucesso.

Revise o plano com o gerente e estabeleça expectativas

Agora que você preparou toda a documentação, traga o gerente de volta para uma reunião final para revisar o plano de melhoria de desempenho. Avalie cada seção do PIP e seja específico com o gerente sobre seu papel no processo e como é a conclusão bem-sucedida do plano de melhoria de desempenho.

Você deve estabelecer expectativas claras com o gerente sobre como o processo se desenrolará. Se esta for a sua primeira vez implementando um PIP, tenha um cuidado extra para revisar minuciosamente o conteúdo do plano de melhoria de desempenho com o gerente antes de envolver o funcionário.

Reúna-se com o funcionário e revise o plano de melhoria de desempenho

Depois de concluir as etapas acima, você está pronto para se reunir com o funcionário. A reunião deve incluir o gerente, o funcionário e você. Use esta reunião para examinar o plano de melhoria de desempenho, revisar e assinar toda a documentação e responder a quaisquer perguntas que eles possam ter.

Deve ficar claro para os funcionários que este processo os ajudará a ter sucesso. Também deve tranquilizá-los de que você está disponível para fornecer recursos ou responder a quaisquer perguntas durante a duração do PIP.

Monitore o progresso do plano de melhoria de desempenho

Só porque a reunião acabou não significa que seu trabalho está terminado. Não crie um plano para o funcionário e depois desapareça. Monitore de perto o progresso do funcionário e verifique regularmente para garantir que ele receba o apoio necessário para ter sucesso.

Você pode realizar essas reuniões com o gerente presente ou apenas com o funcionário. Discuta com todos os envolvidos qual opção é melhor para a situação e siga em frente a partir daí.

Conclua e avalie o resultado do plano de melhoria de desempenho

Depois que o plano de melhoria de desempenho tiver seguido seu curso, avalie seu sucesso. Primeiro, revise independentemente o progresso do funcionário e compare-o com as expectativas estabelecidas em seu PIP.

Depois de concluir isso, reúna-se com o gerente e revise os detalhes juntos. Um funcionário não precisa atingir perfeitamente todos os critérios para que o PIP seja considerado bem-sucedido. O gerente pode decidir que o plano de melhoria de desempenho foi bem-sucedido, mesmo que todas as expectativas não tenham sido atendidas.

Depois de revisar os detalhes com o gerente e decidir como proceder, traga o funcionário para discutir os resultados juntos. Se eles foram bem-sucedidos, complete a documentação reconhecendo a conclusão bem-sucedida de seu plano de melhoria de desempenho. Se eles não completaram o PIP conforme exigido, você pode considerar tomar medidas adicionais conforme descrito na documentação original.

Modelo gratuito de plano de melhoria de desempenho

Pronto para criar seu próprio plano de melhoria de desempenho? Pode ser confuso saber por onde começar ou como formatar um plano de ação. Felizmente, nosso modelo gratuito de PIP facilita, preparando todos para o sucesso.

Benefícios de um PIP

Quando feito corretamente, utilizar um plano de melhoria de desempenho dentro de sua organização leva a certos benefícios.

Melhoria da cultura da empresa

Para começar, usar um PIP quando necessário pode melhorar a cultura da empresa. Porque os planos de melhoria de desempenho promovem um senso de responsabilidade, os funcionários de todos os departamentos sabem que precisam atender às expectativas ou potencialmente enfrentar ações disciplinares.

Isso impacta positivamente a cultura da empresa porque seus funcionários dedicados se sentem apreciados e que seus esforços são benignamente notados. Eles também sabem que todos em sua equipe são esperados para carregar o mesmo peso. Da mesma forma, os funcionários que estão lutando sabem que os gerentes os apoiarão se ficarem para trás em projetos ou tarefas, fornecendo-lhes um plano claro e objetivos acionáveis sobre como melhorar.

No final do dia, todos os funcionários entenderão o que é esperado deles.

Economia de tempo e dinheiro

Organizações de todos os formatos e tamanhos sabem que, se quiserem ter sucesso, precisam minimizar as taxas de rotatividade de funcionários , pois isso economiza dinheiro e tempo. Ajudar os funcionários atuais a melhorar em seus papéis e alcançar um desempenho de alto nível reduzirá as despesas de demitir membros da equipe e o tempo necessário para dedicar à busca de candidatos para preencher seus papéis.

Ao mesmo tempo, um PIP também evita a necessidade de entrevistar novos funcionários em potencial e treiná-los sobre os detalhes da organização e dos papéis. Mesmo que um funcionário em um PIP precise de treinamento adicional, integrar um funcionário totalmente novo levará menos tempo e energia.

Mais eficaz do que avaliações padrão

Avaliações de desempenho são uma etapa necessária na maioria das empresas, mas às vezes, elas não são tão eficazes quanto gostaríamos que fossem. Por exemplo, se uma avaliação de desempenho não vai necessariamente bem, raramente leva a consequências. Como nem todos reagem bem a críticas construtivas, os funcionários provavelmente acreditarão que o feedback dado a eles é impreciso. Por causa disso, é comum que os funcionários descartem o feedback dado em avaliações de desempenho e continuem trabalhando e desempenhando exatamente como estavam.

No entanto, colocar um funcionário em um PIP dá a ele uma ideia clara de onde ele está falhando e como se esforçar para melhorar. Quando feito corretamente, os PIPs incentivam os funcionários a trabalhar mais e alcançar o sucesso.

Sempre há espaço para melhoria

Pode parecer assustador no início criar e implementar novos processos em sua empresa, mas uma vez que você pega o jeito das coisas, estará um passo mais perto de criar um ambiente onde os funcionários prosperam.

Se um funcionário não atingir as metas do PIP, aprenda a lidar com o offboarding de funcionários da maneira certa.

Este artigo foi publicado originalmente em 2021. Foi atualizado com novas informações.