Você está conduzindo avaliações de desempenho da maneira certa?

Quando se trata de gerenciar funcionários, como você faz para aumentar a produtividade deles e melhorar seus resultados?

Uma das maneiras mais eficazes de fazer ambos, enquanto também tem uma visão clara do que está indo bem para todos os seus funcionários, é realizar uma avaliação de desempenho algumas vezes por ano.

Uma avaliação de desempenho, às vezes também chamada de revisão de desempenho ou avaliação de desempenho, é como o desempenho no trabalho de um funcionário é documentado e avaliado em relação aos objetivos e projetos nos quais ele tem trabalhado. Como parte de um plano de desenvolvimento de carreira, elas geralmente são conduzidas por um gerente ou supervisor como uma forma de fornecer feedback e dar suporte quando necessário.

As pessoas muitas vezes confundem uma avaliação de desempenho com gestão de desempenho. É importante lembrar que, enquanto a gestão de desempenho inclui todas as interações entre um supervisor e um funcionário, uma avaliação de desempenho é uma reunião regular onde um funcionário é formalmente avaliado por seu supervisor.

Essencialmente, uma avaliação de desempenho é uma pequena parte do processo de gestão de desempenho.

Por que as avaliações de desempenho são importantes

As avaliações de desempenho são úteis de várias maneiras. Para começar, elas ajudam uma organização a determinar o valor e a produtividade de cada funcionário e o que eles contribuem para suas equipes. Além disso, permitem que o funcionário se desenvolva ainda mais em seus próprios papéis, enquanto identifica o que está funcionando e o que não está.

Para a organização: As avaliações de desempenho podem fazer a diferença no desempenho de uma organização.

Para o funcionário: Uma avaliação de desempenho não é apenas para o benefício da empresa – pode ser vantajosa para os funcionários também. Eles podem usar a próxima avaliação de desempenho do funcionário para evitar se tornarem passivos em seu trabalho, assumir o controle de sua trajetória de carreira e serem reconhecidos pelo incrível trabalho que realizaram.

Tipos de avaliação de desempenho

Uma revisão de desempenho de funcionário pode ser avaliada usando vários métodos. Vai depender do tipo de organização, do papel que o funcionário ocupa e de quanto o departamento de recursos humanos está envolvido.

Tradicional

Um método tradicional de avaliação de desempenho é quando um gerente ou supervisor se senta com um funcionário para discutir seu desempenho no período anterior, seja no trimestre, semestre ou ano fiscal completo.

A discussão gira em torno das observações que o gerente teve em relação às habilidades do funcionário e seu desempenho para realizar tarefas dentro de sua descrição de trabalho. O desempenho é avaliado, e então quaisquer mudanças em relação à compensação ou pagamento por mérito são baseadas nessa avaliação.

Revisão iniciada pelo funcionário

Revisões iniciadas pelo funcionário são quando um funcionário pede uma revisão ao seu gerente. Este é um tipo de avaliação de desempenho sob demanda que não deve substituir o processo de revisão convencional. Em vez disso, deve ser usado para promover e incentivar a comunicação regular entre funcionários e seus gerentes.

Como gerente, lembre-se de que às vezes funcionários com problemas de confiança ou personalidades quietas podem se sentir desencorajados a fazer esse tipo de revisão. Dê a esses tipos de funcionários o apoio de que precisam e lembre-os de que revisões iniciadas pelo funcionário são bem-vindas sempre que acharem adequado.

Autoavaliação

Como o nome sugere, uma autoavaliação dentro do processo de avaliação de desempenho é quando os funcionários de todos os departamentos são incentivados a assumir a responsabilidade por seu desempenho e avaliar suas conquistas, falhas e áreas de melhoria. Isso também ajuda o funcionário a se preparar para discutir cada ponto com seu gerente, já que as autoavaliações são usadas em conjunto com outros tipos de avaliações.

Embora esse método ajude os funcionários a se prepararem para sua própria avaliação de desempenho e crie mais diálogo na entrevista de desempenho oficial, também pode ser bastante subjetivo, e os funcionários podem ter dificuldade em se avaliar muito alto ou muito baixo.

Feedback 360 graus

O feedback 360 graus faz o mundo girar (entendeu o trocadilho?).

Esse tipo de feedback em avaliações de desempenho refere-se ao feedback dado a um funcionário por seu gerente, funcionários de diferentes departamentos, membros da equipe do mesmo departamento e o próprio funcionário.

O feedback 360 graus pode ser extremamente útil porque fornece uma visão mais ampla do desempenho de um funcionário. No entanto, os funcionários também correm o risco de absorver generalizações amplas de fontes externas que podem não saber como fornecer feedback construtivo ou saber tudo o que realmente está em sua carga de trabalho.

Avaliação por pares

Uma avaliação por pares é quando o trabalho e o desempenho de um funcionário são avaliados por outras pessoas dentro de sua equipe ou departamento. Colegas de trabalho muitas vezes têm uma perspectiva única sobre o desempenho do funcionário, tornando esse tipo de avaliação relevante dentro do processo.

Elas também podem ajudar a determinar quão bem o funcionário é capaz de trabalhar com a equipe e ser um colaborador confiável para os objetivos departamentais. No entanto, amizades e qualquer animosidade entre colegas de equipe podem distorcer os resultados finais.

Revisão por cliente ou cliente

Esses tipos de avaliações de desempenho são conduzidos por um cliente ou cliente. Podem incluir clientes internos, como usuários de um produto dentro de uma empresa, ou clientes externos que não fazem parte da empresa, mas têm interações regulares com o funcionário.

Avaliação negociada

Um tipo mais recente de revisão de desempenho é a avaliação negociada, que é quando um mediador é usado para moderar a avaliação de desempenho, permitindo que o sujeito apresente primeiro.

Esse tipo também possibilita que o foco esteja no que o funcionário está fazendo bem primeiro antes de qualquer crítica ser feita. Uma avaliação negociada é tipicamente usada quando há tensão ou conflito entre um gerente e seus subordinados diretos.

Avaliação psicológica

Outro novo tipo de avaliação de desempenho e avaliação psicológica é usado para descobrir o potencial oculto de um funcionário. Em vez de focar no trabalho passado de um funcionário dentro da organização, analisa seu desempenho futuro.

Essas são conduzidas por um psicólogo certificado e podem ser mais demoradas para que o funcionário seja avaliado de forma eficaz e completa. Situações específicas são avaliadas durante a realização da avaliação psicológica. Por exemplo, a forma como um funcionário lida com um cliente agressivo pode ser usada para avaliar suas habilidades de persuasão, resposta comportamental, resposta emocional e mais.

Como conduzir uma avaliação de desempenho

Ao procurar conduzir uma avaliação de desempenho da maneira certa, há algumas etapas-chave que você pode seguir. Lembre-se de que a avaliação deve ser um evento formal que ocorre a cada seis meses ou a cada ano, mas deve haver várias conversas informais regulares entre gerente e funcionário no meio.

Quando estiver pronto para iniciar o processo de avaliação de desempenho, siga estas etapas.

Esteja preparado

Nem é preciso dizer que você nunca deve entrar em uma avaliação de desempenho sem preparação. É crucial que você reserve um tempo para avaliar o desempenho do funcionário com antecedência.

Crie uma lista de projetos que você acha que foram bem, bem como uma lista de projetos que poderiam ter sido melhores. Prepare quaisquer perguntas apropriadas e saiba quais preocupações você irá expressar. Lembre-se de que é normal que tanto gerentes quanto funcionários se sintam um pouco desconfortáveis, mas entrar com um esboço claro do que você deseja discutir pode ajudar.

Utilize software

Ao conduzir avaliações de desempenho, certifique-se de simplificar o processo usando software de gestão de desempenho. Essas ferramentas podem ajudar a estabelecer padrões de desempenho dos funcionários e avaliar o desempenho no trabalho de um funcionário individual. Elas também podem ser usadas para facilitar discussões significativas e contínuas entre gerentes e subordinados diretos.

Crie o ambiente certo

As avaliações de desempenho podem ser informais, então o ambiente deve refletir isso. Independentemente disso, certifique-se de reservar uma sala de conferência privada ou agendar uma chamada de vídeo para um horário que funcione dentro do seu cronograma e do cronograma do funcionário. Também é uma boa ideia começar com uma conversa geral e confortável antes de mergulhar em qualquer detalhe.

Comece com qualquer notícia ruim

Embora possa parecer certo começar uma avaliação de funcionário com boas notícias para depois entregar as más notícias e como um funcionário pode melhorar, considere abordar as más notícias logo no início da avaliação.

Dessa forma, as informações positivas sobre o bom desempenho são guardadas para o final e a discussão pode então terminar em uma nota positiva. Também pode ser reconfortante saber que qualquer coisa negativa é dita logo no início, para que esteja resolvida, e tanto você quanto seu funcionário possam relaxar daqui para frente.

Busque feedback regular

Uma vez por ano não é suficiente para impulsionar o desempenho bem-sucedido de seus funcionários. Pergunte ao seu funcionário com que frequência ele gostaria de receber feedback de você e em que tipo de ambiente ele prefere. Como gerente, confie na tecnologia para encontrar diferentes maneiras de entrar em contato com os funcionários.

Quando o feedback de desempenho acontece com frequência, você pode realmente enfatizar exatamente o que o funcionário está fazendo bem. Esse reforço positivo pode ir longe. Ou, se o funcionário estiver com dificuldades, identificar exatamente o que não está funcionando desde o início pode fazer uma grande diferença.

Dê tempo para o funcionário falar

A avaliação nunca deve ser unilateral, o que significa que não deve ser apenas você falando o tempo todo. Quando você passa a palavra para o funcionário, isso permite que ele desabafe, além de ajudá-lo a sentir que está tendo seus pensamentos e opiniões ouvidos.

Você também deve usar perguntas abertas para incentivar uma conversa e garantir que eles tenham tempo para dizer seu lado das coisas.

Conduza uma autoavaliação

No final da avaliação de desempenho, dê ao funcionário tempo para fornecer feedback para você também. É aqui que você verá como as coisas parecem do ponto de vista deles e onde eles lhe dirão se há alguma área onde você poderia fornecer mais apoio ou fazer melhor como supervisor. Lembre-se de manter a mente aberta aqui e ouvir qualquer maneira que você possa estar falhando.

Concorde com um plano de ação

Depois de terminar a avaliação de desempenho do funcionário em uma nota positiva, certifique-se de chegar a uma conclusão sobre como seguir em frente. Elabore um plano claro para quaisquer projetos futuros, objetivos gerais da empresa e como o funcionário desempenhará um papel.

Além disso, defina uma data para a próxima verificação, o que você discutirá e os objetivos que eles devem ter alcançado até então. Lembre-se de mantê-los mais frequentes do que apenas realizar revisões anuais. A comunicação eficaz pode ir longe para apoiar tanto o desempenho no trabalho do funcionário quanto os objetivos organizacionais.

Documente os resultados

Finalmente, você vai querer lembrar de manter notas adequadas enquanto documenta os resultados de todas as avaliações de desempenho que você conduz. Essas notas ajudarão tanto o avaliador quanto o RH ao tomar decisões sobre definição de metas, promoção de funcionários específicos para seu desenvolvimento de carreira e mudanças na compensação.

Comece a capacitar seus funcionários

Como supervisor, as avaliações de desempenho são o método comprovado para chegar ao fundo do que está funcionando, o que não está e entender como você pode apoiar melhor seus funcionários. Trabalhe com a equipe de RH da sua organização para compartilhar os resultados para que você possa apoiar melhor os objetivos de curto e longo prazo da empresa.

Além do pagamento por mérito, após uma avaliação de desempenho brilhante, considere recompensar um colega de equipe de alto desempenho com um bônus para funcionários.