Com tantas opções de software de folha de pagamento a serviços externos para gerenciar a folha de pagamento, pagar funcionários não deveria ser um desafio.

Mas isso nem sempre é o caso, pelos seguintes motivos:

• As regras locais, nacionais e internacionais que regem a folha de pagamento são complicadas, e é improvável que isso mude em breve.

• A tecnologia tanto simplifica quanto complica a folha de pagamento, pois há muitas opções de ferramentas e outros recursos.

• A experiência do funcionário importa mais do que nunca, e a folha de pagamento pode ter um impacto significativo sobre ela. Por exemplo, o roubo de salários é um problema grave nos EUA. Se você não tem certeza do que isso significa, aqui está um excelente Roubo de salários nos EUA (via EPI.org)

  

Como escolher o software e os serviços certos para folha de pagamento

Muitos fornecedores de software e prestadores de serviços de folha de pagamento focam apenas em uma parte do processo de gerenciamento de folha de pagamento, o que significa que as empresas frequentemente trabalham com dois ou mais fornecedores para gerenciar a folha de pagamento. As atividades de folha de pagamento podem ser categorizadas em dois grandes grupos: gerenciamento de folha de pagamento (geralmente feito usando software de RH ou folha de pagamento) e processamento de folha de pagamento (normalmente realizado com software de contabilidade).

Folha de pagamento e o ciclo de vida do funcionário

Para entender como os dois tipos de atividades de folha de pagamento são diferentes, vamos dar uma olhada nas várias etapas do ciclo de vida do funcionário quando a folha de pagamento é essencial:

Recrutamento

As regras de folha de pagamento gerenciam quanto e com que frequência os funcionários são pagos. As empresas geralmente estabelecem regras de pagamento padrão para cada posição ou tipo de trabalho. Isso ajuda os recrutadores a saber o que oferecer aos candidatos, mas também lhes dá espaço para negociar. Idealmente, quaisquer alterações nas regras de pagamento padrão devem ser aprovadas pelo RH.

Integração

Quando novos funcionários começam a trabalhar em uma empresa, uma das primeiras coisas que fazem é fornecer informações de folha de pagamento. Do ponto de vista da folha de pagamento, essa é a parte fácil. As coisas ficam mais complicadas quando o novo funcionário é pago com base em regras que cobrem horas extras, diferentes tipos de turnos (por exemplo, terceiros turnos geralmente são pagos mais do que primeiros e segundos turnos), condições de trabalho e assim por diante.

Avaliações de desempenho

O resultado das avaliações de desempenho pode ser um aumento salarial, que precisa ser refletido no perfil do funcionário para o processamento da folha de pagamento. Existem também bônus e outros incentivos que podem ser usados para recompensar um bom desempenho. As empresas geralmente têm regras bem definidas que os gerentes usam para decidir quem recebe um bônus, o valor de cada bônus e com que frequência os bônus são pagos.

Desligamento

Quando um funcionário deixa uma empresa, o RH precisa determinar o que a empresa deve a ele, não apenas em salários não pagos, mas também em bônus ou tempo de férias, se aplicável. Como as empresas nem sempre consideram o desligamento importante, erros são comuns. Isso significa que os funcionários nem sempre recebem o valor correto que a empresa lhes deve, ou o recebem com atraso.

Em qualquer uma dessas etapas, a empresa precisa pagar ao funcionário por coisas como salário base, bônus, licença maternidade ou paternidade e horas extras. Além disso, a empresa também paga por benefícios como seguro de saúde ou planos de aposentadoria, e impostos para desemprego, seguridade social e mais.

Para manter os funcionários felizes enquanto também mantém a conformidade e rastreia os custos da folha de pagamento, as empresas precisam implementar regras de folha de pagamento para cada funcionário e atribuir cada tipo de despesa a vários centros de custo.

Gerenciamento e processamento de folha de pagamento

O gerenciamento de folha de pagamento é geralmente realizado usando software de RH ou folha de pagamento, enquanto o processamento de folha de pagamento requer produtos de contabilidade ou ERP. Para entender melhor como isso funciona, vamos dar uma olhada em um exemplo de um funcionário que trabalha em tempo integral, tira três meses de licença maternidade, ocasionalmente faz horas extras e recebe alguns benefícios e regalias:

Como mostrado no meio da imagem acima, a folha de pagamento pode ser muito simples para pequenas empresas com posições de trabalho e regras de pagamento simples. Nesse caso, as regras de pagamento podem ser gerenciadas em uma planilha, e leva apenas um lançamento contábil para processar a folha de pagamento.

As coisas podem ficar muito mais complicadas para empresas com centenas ou milhares de funcionários, múltiplas localizações e dezenas de diferentes posições de trabalho. Existem também indústrias como manufatura ou varejo onde as empresas têm funcionários horistas, o que significa que precisam rastrear o tempo trabalhado por cada pessoa. O lado direito da imagem acima descreve um lançamento contábil que é necessário quando as empresas rastreiam diferentes tipos de componentes de folha de pagamento, como salário, impostos e benefícios.

Para enfrentar esses desafios, as empresas têm as seguintes opções:

• Usar software que inclua recursos de contabilidade e folha de pagamento, idealmente como parte do mesmo pacote. Isso garante um fluxo contínuo de informações de folha de pagamento que cobre gerenciamento e processamento, evita erros e ajuda com a conformidade. Os custos de folha de pagamento podem ser gerenciados melhor do que usando sistemas díspares, especialmente quando a funcionalidade de rastreamento de tempo está incluída.

• Integrar software de ERP e contabilidade com soluções de folha de pagamento e RH. Isso é crítico quando as empresas decidem usar diferentes pacotes de software para fazer tanto o gerenciamento quanto o processamento da folha de pagamento. A maioria dos fornecedores de ERP fornece algum tipo de integração com sistemas de RH ou folha de pagamento, mas cada empresa é diferente, o que significa que a integração pode precisar ser personalizada para necessidades específicas.

• Terceirizar a folha de pagamento pode ajudar com o processamento, mas as empresas ainda precisam cuidar do gerenciamento da folha de pagamento, desde regras de pagamento até rastreamento de tempo. Os serviços de folha de pagamento podem ajudar com a conformidade e garantir que os impostos corretos sejam aplicados a cada posição de trabalho e localização. No entanto, as empresas precisam fornecer a eles detalhes sobre quanto cada funcionário trabalhou em um período, geralmente um mês.

Para ajudar as empresas a escolher a melhor opção para suas necessidades, criamos as seguintes categorias para ajudar com o gerenciamento e processamento de folha de pagamento:

Pacotes de gerenciamento de RH geralmente incluem todos os recursos necessários para gerenciar recursos humanos, desde folha de pagamento e benefícios até recrutamento e gerenciamento de talentos. Software de RH básico foca em funcionalidades tradicionais de RH, como folha de pagamento, benefícios ou gerenciamento de força de trabalho.

Software de gerenciamento de força de trabalho ajuda as empresas a atribuir recursos humanos a tarefas, projetos, trabalhos ou ordens de serviço. Para rastrear quanto tempo os funcionários realmente gastam em vários tipos de tarefas, as empresas usam software de tempo e presença.

Software de folha de pagamento gerencia regras de folha de pagamento para diferentes posições de trabalho, bem como vários impostos relacionados à folha de pagamento. Para grandes empresas com presença global, software de folha de pagamento em vários países fornece recursos avançados para gerenciar a folha de pagamento em diferentes países e em vários empreendimentos comerciais.

Software de contabilidade frequentemente inclui recursos de processamento de folha de pagamento, mas precisa se integrar com sistemas de folha de pagamento ou software de tempo e presença, que fornecem informações sobre regras de pagamento e o tempo trabalhado pelos funcionários.

Sistemas ERP incluem recursos de contabilidade para processamento de folha de pagamento e, às vezes, funcionalidade de gerenciamento de folha de pagamento. Quando o gerenciamento de folha de pagamento não está incluído, é necessária a integração com folha de pagamento, pacotes de gerenciamento de RH e soluções de RH básico.

Para terceirização, existem fornecedores de serviços de folha de pagamento que se concentram exclusivamente na folha de pagamento, bem como fornecedores de serviços de contabilidade que se especializam em contabilidade, mas também podem oferecer processamento de folha de pagamento.

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