Todos nós gostaríamos de trabalhar de forma mais inteligente e não mais árdua, mas como alcançar isso continua sendo complicado.

Para muitos de nós, o problema de trabalhar de forma mais inteligente decorre de nossas habilidades de gestão do tempo. Muitas vezes, há muito tempo gasto focando em tudo e não o suficiente focando nas coisas que geram resultados.

Existem muitos métodos populares que as empresas usam para otimizar processos, sendo um dos mais populares o Princípio de Pareto.

O Princípio de Pareto funciona identificando o que influencia a receita e mantém os clientes satisfeitos. Ao focar nos 20% dos fatores de sucesso, as equipes podem deixar de lado o que não é importante. Isso ajudará você a criar uma equipe mais enxuta e forte.

Como funciona o Princípio de Pareto?

Em sua essência, o Princípio de Pareto opera sob a teoria de que a maior parte do seu sucesso virá da conclusão das poucas tarefas vitais que impulsionam o negócio.

Essas tarefas de alta importância e áreas de foco representam a maior parte do seu sucesso. São os seus 20%. Isso não quer dizer que os outros 80% não ajudarão a impulsionar vendas e aumentar a receita. O Princípio de Pareto é projetado para ajudar você a priorizar o que merece mais tempo e atenção.

O Princípio de Pareto na vida real

Digamos que você gerencie uma padaria e tenha um fluxo constante de clientes que aparecem todas as manhãs. Você vende uma variedade de produtos assados, sanduíches e até bebidas. Após uma rápida análise de suas vendas nos últimos seis meses, você percebe que seu produto mais vendido é o café.

Comparado à quantidade de esforço necessário para criar todo o resto, preparar café pela manhã consome cerca de 20% da sua energia. No entanto, ele representa cerca de 80% de suas vendas totais.

Usando o Princípio de Pareto para aumentar os lucros, você gostaria de focar em expandir sua seleção de cafés antes de se concentrar em criar novos itens alimentares para o seu menu. Neste cenário, o café é seu 20% vital e todo o resto se encaixa nesses 80%.

A história do Princípio de Pareto

Acredite ou não, o Princípio de Pareto é mais antigo que seus avós! Tudo começou em meados de 1800, quando um engenheiro e economista italiano chamado Vilfredo Pareto notou algo peculiar sobre a distribuição de riqueza na Itália. Pareto observou que 80% das terras na Itália na época eram possuídas por apenas 20% da população.

Ele decidiu levar suas descobertas para fora da Itália e descobriu que esse mesmo princípio se aplicava aos outros países que estudou. Essa primeira observação da regra 80/20 se resumiu a um pensamento simples: muitas vezes na vida, as coisas não são distribuídas de forma uniforme.

O Princípio de Pareto nos dias de hoje

Então, como as observações sobre a posse de terras na Itália se transformam em uma metodologia de gestão de projetos?

Entra em cena Joseph Juran, um engenheiro romeno e consultor de gestão que pegou o trabalho de Pareto sobre economia e o aplicou à força de trabalho moderna. Juran argumentou que em quase qualquer situação de negócios, cerca de 80% das vendas vêm de 20% dos clientes.

Essa ideia foi posteriormente expandida para incluir todos os aspectos de um negócio, incluindo o desempenho dos funcionários e o sucesso dos produtos. Juran é creditado por criar a interpretação moderna do Princípio de Pareto que as empresas usam hoje.

O futuro do Princípio de Pareto

Uma das evoluções mais interessantes da regra 80/20 veio com o surgimento das empresas de software como serviço (SaaS). Empresas que oferecem SaaS precisam depender mais fortemente de relacionamentos sólidos com os clientes, e o Princípio de Pareto ajuda imensamente.

As equipes de sucesso do cliente podem combinar o Princípio de Pareto com seu software atual de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) para rastrear quais clientes têm mais necessidades de suporte, quais geram mais receita e impactam mais o resultado final.

Usar a regra 80/20 em conjunto com o lado técnico do software de CRM pode ajudar você a entender todos os dados. Mantendo o Princípio de Pareto em mente, você pode encontrar as contas que geram mais valor para sua empresa com seus dados de CRM e fazer questão de direcionar seus esforços para manter esses clientes satisfeitos. É uma situação vantajosa para você e sua equipe!

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Prós e contras do Princípio de Pareto

Embora existam algumas vantagens claras em usar o Princípio de Pareto, também há algumas desvantagens. Um erro comum ao usar esse método é não ajustar o framework para sua equipe e seu negócio. Antes de se comprometer totalmente com essa nova estratégia, é importante conhecer os riscos.

Aplicando o Princípio de Pareto ao seu negócio

O Princípio de Pareto é bom na teoria, mas como você deve colocá-lo em prática?

Isso depende do seu papel na sua empresa. Gerentes e funcionários usam o Princípio de Pareto de maneiras muito diferentes. Como você aplica essa estratégia também depende de qual setor você trabalha.

Quais setores usam o Princípio de Pareto?

A resposta simples é que todo negócio pode se beneficiar do uso do Princípio de Pareto. No entanto, setores que se concentram em atendimento ao cliente ou fabricação de produtos estão mais bem equipados do que outros para colocar a regra 80/20 em prática.

Isso ocorre simplesmente porque eles têm métricas consistentes e mensuráveis de sucesso (clientes retidos ou produtos vendidos) que podem ser colocadas em perspectiva usando a regra 80/20.

Isso não quer dizer que você não possa usar o Princípio de Pareto na gestão de projetos ou em recursos humanos. Isso apenas significa que você precisará trabalhar mais para definir como o sucesso se parece dentro do framework 80/20.

Exemplos de negócios do Princípio de Pareto

O que torna o Princípio de Pareto tão popular é que ele pode ser aplicado a múltiplos aspectos do mundo dos negócios.

Aqui está como o Princípio de Pareto pode ser usado em diferentes aspectos dos negócios:

• Pode-se supor que 20% dos seus funcionários geram 80% da produção.
• Pode significar que 20% das características do produto causam 80% dos bugs do programa.
• Pode significar que 20% dos seus clientes são responsáveis por 80% das reclamações.

Todos esses exemplos ajudarão você a tomar decisões sobre quais contas focar, quais funcionários recompensar, etc. A coisa mais importante a lembrar é que o Princípio de Pareto não é uma regra rígida e rápida, é um framework para guiar a tomada de decisões.

Usando o Princípio de Pareto como funcionário

O Princípio de Pareto não é apenas para gerentes ou CEOs, você pode usar essa estratégia para sua própria gestão do tempo. Se você está procurando uma promoção em breve ou apenas esperando se tornar melhor no seu trabalho, essas dicas podem ajudar.

Usando a regra 80/20 para gerenciar para cima

Gerenciar para cima refere-se a funcionários que buscam ativamente oportunidades profissionais de seus gerentes. Esses funcionários não esperam que seu chefe lhes dê tarefas, eles encontram o que não está funcionando e oferecem soluções.

Exemplo: Jenna trabalha na equipe de conteúdo como associada e percebe que o processo de revisão por pares não está funcionando tão bem quanto poderia. Em vez de esperar que outra pessoa diga algo, Jenna elabora uma proposta e a leva à atenção de seu chefe. A proposta faz mais do que apontar o problema, ela também oferece a solução e dá a Jenna a chance de gerenciar um grande projeto.

Este é um exemplo clássico de gerenciar para cima. Gerentes também são pessoas e, a menos que você levante a mão e peça oportunidades, você fica preso ao que outras pessoas lhe dão.

Você pode usar o Princípio de Pareto para identificar quais de suas tarefas diárias exigem a maior parte do seu foco, bem como quais novas oportunidades você pode aproveitar para aumentar essa produção de 80%. No exemplo acima, Jenna encontrou uma parte do processo que não estava funcionando, mas ainda era necessária para o sucesso da equipe. Ela disse algo e ajudou a melhorar os resultados. Essas táticas ajudarão a transformá-lo em um líder entre seus colegas de equipe.

Agende seu tempo de forma mais inteligente

Para muitos de nós, nossas responsabilidades de trabalho foram herdadas da pessoa que estava antes de nós. Há uma boa chance de você estar fazendo algo em seu trabalho diário que consome muito do seu tempo e não produz grandes resultados.

Uma solução que você pode usar é aproveitar a regra 80/20 com a Matriz de Decisão de Eisenhower. Se uma tarefa sua não produz resultados altamente desejados, você pode conversar com seu chefe sobre delegar essa tarefa ou até mesmo removê-la completamente do seu trabalho.

Se você puder mostrar ao seu chefe por que algo é uma perda de tempo e oferecer uma solução para o que fazer a seguir, você pode ajustar seu papel para se alinhar melhor com os objetivos da empresa. Isso mostra que você está inovando e pensando em maneiras de trabalhar de forma mais inteligente com seu tempo.

Avance em sua carreira

Se você está procurando garantir um aumento ou uma promoção, o Princípio de Pareto pode ajudar. Reserve um momento para fazer um inventário de tudo o que você realizou no último ano, como todos os seus projetos que geraram receita, quaisquer contas que você ajudou a fechar, etc. Identifique tudo o que você fez que se encaixa nesses 80% de crescimento da empresa e use isso a seu favor.

Mostre ao seu chefe como seu trabalho impactou especificamente as áreas de maior crescimento para sua equipe e a empresa. Argumente como seu novo papel deve ser para ajudar a escalar esses projetos e peça o dinheiro que você acha que esse trabalho vale! Facilite para o seu chefe entender seu valor. Mostre a eles que você está entre os 20% melhores desempenhadores.

Usando o Princípio de Pareto como gerente

Como gerente de pessoas, usar o Princípio de Pareto pode ser uma faca de dois gumes. Ele pode ajudar você a identificar seus funcionários de alto desempenho, mas também pode deixar os funcionários se sentindo excluídos. Só porque alguém não está atualmente entre seus 20% de melhores desempenhadores, não significa que não possa chegar lá algum dia. Aperfeiçoar esse equilíbrio entre estratégia e empatia é crucial.

Foque sua estratégia

A regra 80/20 é perfeita para prever metas da equipe e a visão geral da empresa. Sente-se com sua equipe e descubra quais 20% dos seus projetos geram os resultados mais significativos.

Se você é um gerente de produto, descubra quais características do seu produto os clientes mais valorizam. Se você é um gerente de conteúdo, descubra quais tópicos geram mais tráfego orgânico. Quando você elimina as coisas que não geram resultados, pode ajudar sua equipe a focar no que é importante.

Delegue o trabalho de forma mais eficiente

O maior erro que você pode cometer como gerente é focar apenas nos 20% de funcionários que geram a maior parte da produção. Só porque você tem um punhado de funcionários de alto desempenho, não significa que seus outros funcionários sejam descartáveis.

Em vez disso, redirecione as cargas de trabalho com base em quem entrega altos resultados. Coloque seus 20% melhores funcionários em projetos importantes, nas poucas tarefas vitais, e permita que seus desempenhadores moderados assumam os 80% do trabalho que não geram os maiores resultados.

E, claro, acompanhe tudo o que você delega. Sem as ferramentas certas, essas tarefas delegadas podem se perder e se confundir ao longo do caminho. Usar software de gestão de projetos permite que você atribua tarefas aos funcionários e acompanhe o progresso do projeto em um só lugar.

Descubra como o software de gestão de projetos pode tornar a delegação de tarefas mais fácil do que nunca. Leia avaliações de usuários reais de pessoas como você.  

Não fique muito preso aos números

O Princípio de Pareto é um framework para realizar as coisas, não é uma regra concreta. A divisão para sua empresa pode parecer diferente do típico 80/20. Pode ser tão pouco quanto 90/10 ou até mesmo tanto quanto 40/60.

É por isso que você deve usá-lo como um guia em vez de um evangelho. Não siga o Princípio de Pareto cegamente sem primeiro aplicá-lo aos seus funcionários. Esteja disposto a ser flexível ao aplicá-lo à sua equipe e à forma como eles trabalham.

Dito isso, é importante sempre dar o seu melhor. Mesmo que você possa concluir 80% do trabalho com 20% do tempo, ainda precisa de 100% no final para terminar com um produto ou solução bom e completo.

Foque no que importa

O Princípio de Pareto é uma lente com a qual você pode ver seus fluxos de trabalho diários. Use essa estratégia de gestão do tempo para focar nas tarefas que geram receita, melhoram o desempenho dos funcionários e sua produtividade geral.

Curioso para saber como a gestão do tempo pode mudar sua vida? Confira estas estatísticas de produtividade que mostram quanto tempo você pode economizar com um pouco de esforço extra.