Desligamento de Funcionários: Como Evitar Queimar Pontes

É comum que as organizações façam um esforço extra ao receber um novo funcionário em sua equipe.

Você oferece um tour guiado pelo escritório e até mesmo fornece almoço para o mais novo membro do departamento. O mesmo tempo e esforço devem ser dedicados quando um funcionário decide se desligar da sua empresa. Por isso, você deve ter um processo de offboarding totalmente estruturado para que possa ser uma experiência positiva para todos os envolvidos. Muitas vezes, usar um software de offboarding pode ajudar a facilitar a transição, unificando o processo em um único local e ajudando a criar os documentos essenciais.

Para aqueles na área de RH, pense no processo de offboarding de funcionários como o exato oposto de onboarding, que é tudo sobre garantir que um novo funcionário se familiarize com a organização, as pessoas e a cultura assim que for contratado.

Muito se investe no processo de offboarding e há várias etapas a serem seguidas antes que o funcionário saia. Quando feito corretamente, pode ser a diferença entre se separar amigavelmente e queimar a ponte.

Por que o offboarding de funcionários é importante?

Como profissional de RH, é crucial que você entenda por que o offboarding é tão importante, independentemente do setor em que sua empresa se enquadra.

Quando um funcionário decide se desligar da sua organização, ele se tornará um defensor ou um antagonista. Um defensor falará bem da sua empresa, enviará novos candidatos para você e permanecerá próximo dos funcionários que ainda trabalham lá. Um antagonista não recomendará candidatos potenciais para se candidatarem a vagas abertas, poderá falar mal de você para outras organizações e, geralmente, queimará pontes ao longo do caminho.

Além disso, sempre há a chance de que um funcionário que está saindo "boomerangue", ou seja, saia da sua organização e decida voltar. A probabilidade disso aumenta se ele tiver uma experiência de offboarding positiva.

Recontratar ex-funcionários também tem alguns benefícios adicionais. Por exemplo, pode ser econômico, já que um funcionário que retorna já conhece o negócio, se encaixa na cultura e será mais produtivo mais rapidamente do que qualquer novo contratado que você possa estar considerando.

Uma experiência de offboarding positiva, semelhante a ter um processo de recrutamento positivo, do ponto de vista prático e comercial, também pode ser crucial quando se trata de segurança de dados. Se a saída de alguém não foi voluntária, ou se a experiência de offboarding se torna amarga, isso pode resultar em um funcionário que está saindo deletando arquivos, interrompendo a cultura da empresa ou até mesmo tornando público um banco de dados de clientes.

Quando você tem um processo de offboarding eficaz, pode limitar quaisquer possibilidades de haver mal-entendidos ou falhas de comunicação após um funcionário fazer sua próxima mudança. É do seu interesse ter uma compreensão abrangente da experiência deles na sua empresa antes de se separarem. Isso abrirá oportunidades adicionais para desenvolvimento, networking e crescimento no futuro.

Quando completar o processo de offboarding

Como gerente de RH, há três situações que você vivenciará em que um funcionário está saindo da sua empresa e você precisará realizar o processo de offboarding:

• Quando um funcionário se demite: por meio de demissão ou após o término de um período de contrato
• Aposentadoria: o funcionário decidiu que é hora de se retirar do mercado de trabalho
• Demissão ou dispensa: a empresa decide que não quer mais aquele funcionário dentro da organização, seja por questões de desempenho pessoal ou financeiras da empresa

Cada situação vem com seu próprio conjunto de melhores práticas e regras gerais que você deve seguir para garantir que tudo corra bem.

Quando um funcionário se demite

Se um funcionário que está saindo se demite e deixa a empresa por vontade própria, é importante que você não leve a decisão dele de sair para o lado pessoal. Você deve sempre manter uma postura profissional e gentil, enquanto permanece respeitoso e justo em relação ao motivo da separação.

Lembre-se de que, como é uma decisão pessoal do funcionário sair, não é para ferir os sentimentos dos outros. Também não é um reflexo sobre a empresa.

É do interesse de todos manter boas relações após a separação, incentivando-os a se juntar ao grupo de ex-alunos da sua empresa e incentivando-os a permanecerem apoiando a empresa e aqueles que permanecem.

Você pode criar um grupo de ex-alunos de ex-funcionários através do LinkedIn ou de um sistema formal de gestão de ex-alunos. De qualquer forma, incentive-os a se juntar assim que deixarem a empresa e, em seguida, use a rede para compartilhar notícias da empresa, obter feedback sobre sua empresa ou pedir indicações.

Quando um funcionário se aposenta

As mesmas regras gerais e melhores práticas para quando um funcionário se demite também se aplicam quando ele decide se aposentar. No entanto, há algumas práticas adicionais a seguir.

Para começar, você vai querer verificar novamente as regras dos esquemas de pensão do funcionário (EPS) para garantir que está em conformidade. Você também vai querer determinar o pagamento final de aposentadoria para o funcionário, com a ajuda da sua equipe financeira ou de contabilidade, para garantir que ele receba o que tem direito.

Também é comum, uma vez que você receba o aviso, reduzir gradualmente as horas de trabalho do funcionário até o dia de sua aposentadoria. E, por último, considere fazer uma festa de aposentadoria para o funcionário e dar-lhe um presente de aposentadoria. As chances são de que ele esteve com sua empresa por um longo tempo, e ele merece ser homenageado e reconhecido por seu trabalho árduo e dedicação.

Quando demitindo ou dispensando um funcionário

Infelizmente, às vezes demitir ou dispensar um funcionário é simplesmente inevitável, o que pode tornar o processo de offboarding mais difícil.

Claro que você vai querer ser gentil, compreensivo e fazer isso a portas fechadas para não constranger o funcionário. Agende tempo suficiente para que a reunião aconteça para que não pareça apressada. Certifique-se de que todas as ações tomadas pela empresa sejam legais e, quando apropriado, informe aos outros membros daquele departamento que um de seus colegas foi dispensado.

Como completar o processo de offboarding

É claro que o processo de offboarding não pode ser levado de ânimo leve. Para fazê-lo corretamente, siga esta lista de verificação de offboarding de funcionários. Para facilitar, dividimos em três etapas: quando você recebe o aviso de um funcionário, o dia em que o offboarding ocorrerá e após o funcionário sair.

Quando você recebe o aviso

Na maioria das situações, exceto para demissão e dispensa de um funcionário, você, como gerente de RH, ou o gerente daquele funcionário específico, será notificado de que ele deixará a empresa. Normalmente, esse aviso é de duas semanas, mas pode variar para até dois meses de antecedência.

Assim que você receber o aviso, é hora de completar a papelada necessária.

Por fim, você precisará documentar as responsabilidades e deveres gerais daquele funcionário para que tenha uma ideia clara de quais conhecimentos e informações precisam ser transmitidos antes que o offboarding oficial ocorra. Se você estiver anunciando a posição dele como um emprego aberto, isso ajudará na criação de uma descrição de trabalho sobre o que esperar dos candidatos potenciais.

Se alguém mais dentro do departamento dele assumirá suas responsabilidades ou se você contratará alguém para substituí-lo, você precisará conhecer todos os seus processos, projetos atuais, documentos necessários e clientes pelos quais ele é responsável.

Ter essas informações garantirá uma transição suave para quem assumirá seu papel uma vez que ele seja offboarded.

O dia do offboarding do funcionário

No último dia do funcionário na empresa, é crucial que você recupere e recupere todo o hardware, software, detalhes de contato e credenciais necessários dele.

Alguns ativos da empresa que você vai querer coletar incluem:

• Chaves do escritório
• Cartões de acesso ao escritório
• Notebook de trabalho
• Celular de trabalho
• Cartões de crédito da empresa
• Pastas e arquivos importantes
• Uniforme da empresa

Em seguida, vem a entrevista de saída do funcionário. Embora alguns possam achar que esta etapa é desnecessária, é uma etapa importante no processo de offboarding, pois dá a você a chance de ouvir o funcionário, especialmente porque o funcionário não sentirá pressão para ignorar qualquer coisa que possa precisar ser corrigida dentro da empresa e da cultura da empresa.

Além disso, a entrevista de saída é uma ótima oportunidade para abordar todas as contribuições e conquistas que o funcionário alcançou enquanto estava na empresa e agradecê-lo ainda mais por todo o seu trabalho árduo. Usar um software de entrevista de saída pode ajudar a garantir que nenhuma das etapas seja perdida, além de ajudar a acompanhar a experiência do funcionário e usar os aprendizados no futuro.

Perguntamos à Coordenadora de RH, Alyssa Kowalczyk, da Control Solutions, suas opiniões sobre a importância das entrevistas de saída. Ela compartilhou o seguinte: "Uma entrevista de saída é valiosa para qualquer organização, independentemente do setor. Ajuda a obter feedback do funcionário sobre como a empresa pode melhorar em áreas como cultura, processos do dia a dia, como a gestão está indo, quais processos devem ser alterados, treinamento adicional que poderia ter sido fornecido e mais."

"Quando você aproveita as entrevistas de saída, pode tornar sua empresa um local de trabalho melhor para funcionários atuais e novos."

Alyssa Kowalczyk
Coordenadora de Recursos Humanos da Control Solutions, LLC

Por fim, se o funcionário está saindo por conta própria ou está se aposentando, mostre sua apreciação por todo o trabalho árduo e dedicação que ele deu à empresa organizando uma celebração de offboarding. Isso pode ser algo tão simples quanto um almoço de trabalho ou um happy hour. Você pode até considerar ir além e dar a ele um presente de despedida.

Após o funcionário sair

Depois que você oficialmente se separou do funcionário, você precisará apagar quaisquer dados sensíveis relacionados à organização de seus dispositivos pessoais e revogar todos os direitos de acesso digital, como ao portal do funcionário ou e-mail corporativo. Fazer isso garante que você não esteja em nenhum tipo de risco de conformidade no futuro, além de proteger as informações da empresa de vários tipos de violações de dados.

Você também pode limpar a mesa ou o espaço pessoal dele, especialmente se alguém mais estiver literalmente e figurativamente ocupando seu lugar. Finalmente, atualize quaisquer organogramas para evitar confusão interna e remova o funcionário que está saindo da folha de pagamento.

Ferramentas de offboarding

Para garantir que nada seja esquecido na sua lista de verificação de offboarding de funcionários, considere aproveitar o software de offboarding para facilitar o processo. Essas ferramentas coordenarão todas as etapas necessárias enquanto simplificam o trabalho administrativo que deve ser feito quando um funcionário sai ou é demitido.

O software certo também pode eliminar a papelada desnecessária e permitir uma melhor comunicação em ambos os lados do processo. Se o funcionário estiver sendo demitido, esses aplicativos também podem rastrear o progresso dos formulários e da papelada necessária para a rescisão. O melhor de tudo é que o software de offboarding também pode capturar dados para ajudar a evitar que futuros funcionários de alto desempenho deixem sua empresa e aumentar a retenção de funcionários.

O bom no adeus!

Embora algumas despedidas sejam mais difíceis do que outras, um processo de offboarding adequado torna a despedida de um funcionário um pouco mais fácil para todos os envolvidos. O offboarding completa o ciclo de vida do funcionário para aquele indivíduo em sua organização, mas isso não significa que é um adeus para sempre!

Se você se encontrar fazendo offboarding de mais funcionários do que o normal, talvez seja hora de lançar uma pesquisa de satisfação dos funcionários para que você possa avaliar melhor a felicidade dos seus funcionários.

Este artigo foi publicado originalmente em 2020. Foi atualizado com novas informações.