Eu estava sentado na minha aula de matemática do ensino médio. Era meu penúltimo ano, perto do final do semestre, e o professor me chamou para uma conferência individual sobre minha nota.

Ele abriu um caderno de notas espiralado, com dezenas de pontuações de tarefas escritas à mão, e apontou para minha nota atual no final da linha. Eu assenti e voltei para o meu lugar, sabendo o que tinha que fazer.

Algumas semanas depois, um boletim impresso chegou na caixa de correio da minha família, felizmente, com aquela mesma nota de matemática (confirmando que eu não tinha ido tão mal no exame final).

Aqueles dias de registros acadêmicos em papel desapareceram para a maioria das instituições educacionais. Livros de notas digitais baseados em nuvem e plataformas de aprendizado online permitem que professores, alunos e pais acessem dados acadêmicos dos alunos em segundos, assim que os educadores disponibilizam esses registros.

Da mesma forma, as instituições educacionais digitalizaram seus dados operacionais usando suítes de software educacional integradas conhecidas como sistemas de planejamento de recursos empresariais, ou sistemas ERP, que permitem que as instituições educacionais gerenciem departamentos relacionados a negócios como finanças, instalações e recursos humanos (RH) em um único sistema.

ERPs específicos para educação têm sido usados de alguma forma há décadas, especialmente em faculdades e universidades, onde os administradores precisam gerenciar instituições complexas compostas por dezenas de departamentos e milhares de alunos e professores. Mas, nos últimos anos, uma nova geração de produtos ERP para educação entrou no mercado, apresentando novos avanços em computação em nuvem e análises avançadas.

O G2 tem o orgulho de anunciar o lançamento de várias novas categorias de software para ERP educacional, oferecendo nossa análise mais abrangente até hoje das principais ferramentas para operações de gestão escolar.

Explore as novas categorias de ERP Educacional do G2:

As categorias do G2 cobrem software para ajudar instituições a gerenciar recursos humanos, finanças, agendamentos e transporte, juntamente com uma categoria para suítes ERP educacionais integradas que fazem tudo.

Com escolas de todos os níveis enfrentando interrupções sem precedentes durante a pandemia de COVID-19, os administradores precisarão de dados mais do que nunca enquanto traçam um caminho a seguir para suas instituições.

O que é ERP e por que as escolas estão usando?

Os sistemas ERP foram inicialmente desenvolvidos para ajudar empresas de manufatura a gerenciar seus negócios. Eles gerenciam conjuntos de dados que abrangem todos os aspectos da empresa, incluindo finanças, aquisição de matérias-primas, produção, distribuição e vendas. Quando cadeias de suprimentos globais complexas estão envolvidas, os sistemas ERP podem melhorar o desempenho de uma empresa.

Esses sistemas para melhorar a eficiência e a produtividade encontraram seu caminho no ensino superior, à medida que faculdades e universidades adotaram versões específicas de ERPs para educação. Em vez de se concentrar nos processos em torno da manufatura e entrega de um produto físico, esses ERPs específicos para educação visavam melhorar as funções de negócios mais essenciais de uma escola.

Alguns sistemas vêm com muitas dessas funções integradas em um único produto. Outras empresas vendem os diferentes componentes de um sistema ERP como módulos ou produtos separados. Essa última abordagem permite que as instituições selecionem sistemas específicos, como um produto de RH de um fornecedor e um sistema de contabilidade de outro, que melhor atendam às necessidades de sua organização.

E quanto aos Sistemas de Informação Estudantil (SIS)?

Os sistemas ERP estão intimamente relacionados a outro tipo de software chamado sistemas de informação estudantil (SIS), também conhecidos como sistemas de informação de gestão escolar (MIS). O papel principal de um SIS é gerenciar uma ampla gama de dados estudantis, incluindo gestão de aplicações de admissão e matrícula, listas de alunos, dados demográficos, informações de contato, registros de presença, livros de notas e mais.

Em outras palavras, um SIS tende a gerenciar os aspectos acadêmicos e centrados no aluno de uma instituição, enquanto os sistemas ERP gerenciam as operações e processos de negócios. As escolas usam os dois tipos de produtos em combinação, muitas vezes usando produtos do mesmo fornecedor para garantir que se integrem suavemente.

Por que as escolas estão usando ERPs

Muitos dos benefícios de um software ERP originam-se da ideia de que esses sistemas criam uma chamada fonte única de verdade para a organização.

Em outras palavras, os sistemas ERP integram todos os dados de diferentes departamentos em um banco de dados que pode ser acessado e atualizado por usuários nesses departamentos distintos. Isso significa que, quando um aluno usa fundos de bolsa para pagar a mensalidade, essa transação pode ser refletida no software de gestão de auxílio financeiro da instituição — mas também nos registros estudantis e na contabilidade — sem que os dados precisem ser inseridos várias vezes.

Além de melhorar a precisão dos dados, os ERPs ajudam as organizações a automatizar tarefas demoradas ou complexas que ocorrem rotineiramente, como a elaboração de relatórios financeiros trimestrais. Em vez de exigir que um analista financeiro colete números de cada departamento e os compile manualmente em um grande relatório, o analista poderia extrair os dados necessários de um sistema ERP usando um relatório automatizado.

A consolidação de dados também permite que as instituições analisem seus processos e localizem áreas para melhoria, usando análises avançadas para obter insights a partir de dados compilados de toda a instituição. O efeito líquido, se os ERPs forem eficazes e funcionarem conforme o esperado, é que escolas, faculdades e universidades funcionem de forma mais eficiente para que possam se concentrar no trabalho de pesquisa e educação que está no cerne de suas missões.

Para onde o mercado de ERP educacional está se dirigindo

Mesmo antes da pandemia de COVID-19 ter abalado o mundo da educação, juntamente com o resto da sociedade, o mercado de ERP educacional viu algumas mudanças significativas nos últimos anos.

Alguns grandes players no espaço de ERP corporativo — incluindo Oracle e Workday — fizeram investimentos em produtos específicos para educação na última década, atraindo clientes de outras empresas no espaço de ERP educacional, de acordo com dados da LISTedTECH. Esses movimentos devem apenas intensificar a competição no mercado à medida que a mudança para software baseado em nuvem continua.

Também pode haver mudanças em andamento para um dos maiores fornecedores de ERP educacional. Os proprietários de private equity da Ellucian, que faz vários sistemas ERP para ensino superior, estavam supostamente se preparando para vender a empresa em um negócio que poderia ultrapassar US$ 5 bilhões. No momento da publicação, o status atual dessas negociações não está claro.

Os desenvolvedores de software ERP educacional também estão tentando se diferenciar construindo análises mais avançadas em seus produtos, visando ajudar líderes de faculdades e universidades a obter insights acionáveis de seus vastos estoques de dados.

Por exemplo, analisar dados de sistemas de arrecadação de fundos e finanças pode ajudar as instituições a entender melhor o sucesso de suas campanhas de doação. Tendências em admissões de estudantes e gestão de matrículas podem alimentar modelos preditivos que ajudam uma instituição a planejar o agendamento de aulas ou transporte.

À medida que os líderes educacionais trabalham para gerenciar recursos escassos em um mundo mudado (e durante a crise de saúde da COVID-19), a mais nova geração de software ERP provavelmente será uma ferramenta ainda mais importante para suas organizações nos próximos anos.