Guia do Comprador de Software LIMS 2024 | G2

O que é software LIMS?

Um sistema de gerenciamento de informações de laboratório (LIMS), também referido como LMS (sistema de gerenciamento de laboratório) ou LIS (sistema de informações de laboratório), gerencia os fluxos de trabalho, administração, finanças e operações de um laboratório. Dependendo das necessidades, foco de pesquisa e funcionalidades do seu laboratório, os recursos do LIMS podem variar bastante entre as soluções dos fornecedores. Além disso, o software LIMS atual evoluiu além das capacidades iniciais de coleta e rastreamento de dados dos primeiros LIMS nos anos 80. Agora, o LIMS permite que os laboratórios padronizem fluxos de trabalho e o processo de coleta de dados e garantam a calibração e operação adequadas dos equipamentos de laboratório. Com o software LIMS, pesquisadores e cientistas não precisam registrar ou acompanhar manualmente os dados para qualquer controle de qualidade ou auditoria, mudando seu foco de tarefas administrativas para trabalhos mais valiosos.

Benefícios principais do LIMS:

• Aumenta a produtividade e eficiência dentro de um laboratório ao definir fluxos de trabalho e automatizar tarefas padrão e manutenção de registros
• Melhora os esforços de conformidade e integridade dos dados ao reduzir a margem de erro humano
• Centraliza e padroniza o armazenamento de informações de amostras para fácil acesso e uso eficaz
• Interage com equipamentos, instrumentos e recursos de laboratório padrão
• Fornece integração direta ou suporte à integração de terceiros com software de faturamento para permitir uma gestão financeira precisa e eficiente

Por que usar software LIMS?

Muitos laboratórios ainda dependem de planilhas para organizar e armazenar seus dados de pesquisa. Embora opções (como o Excel) possam funcionar para laboratórios menores, esse método não é escalável ou personalizável para as nuances de indústrias específicas e requer um esforço manual imenso. As soluções LIMS simplificam o registro e processamento dos dados que são coletados, armazenados e analisados por laboratórios de pesquisa, clínicos, industriais ou de qualquer outro tipo. As ferramentas LIMS podem lidar habilmente com as enormes quantidades de dados que entram e saem dos laboratórios, reduzindo significativamente o tempo que os humanos levam para carregar e rastrear qualquer dado de amostra que flui dentro e fora de um laboratório. Além disso, o LIMS garante que os laboratórios mantenham suas operações funcionando de forma eficiente, bem como atendam aos requisitos regulatórios como Boas Práticas de Fabricação (GMP), Administração de Alimentos e Medicamentos (FDA), 21 CFR (Código de Regulamentos Federais) Parte 11 e Boas Práticas de Laboratório (GLP). Com o software LIMS, os laboratórios podem acompanhar suprimentos, certificações, atualizações de instrumentos e dados de campo.

• Precisão - Os laboratórios confiam no software LIMS para produzir resultados e processos mais precisos que podem ser repetidos. Um software LIMS pode gerenciar agendamento de testes, calibração de instrumentos, monitoramento e manutenção de equipamentos e estoque de inventário.
• Eficiência - As soluções LIMS ajudam a automatizar operações de laboratório, desde o registro de dados até a manutenção de instrumentos, otimizando fluxos de trabalho. A automação do sistema reduz margens de erro humano, ajuda a criar um rastro de auditoria e oferece uma solução eficaz de gerenciamento de dados.
• Gestão de laboratório - Todo sistema LIMS tem a capacidade de transformar os processos de gerenciamento de amostras de um laboratório. Além disso, um LIMS organiza as operações do laboratório, incluindo tarefas repetitivas e regularmente recorrentes, como atender a padrões de conformidade, regulatórios e de privacidade.

Quem usa software LIMS?

Embora existam alguns LIMS "tamanho único", eles são a minoria. Hoje, existe software LIMS especializado para quase todos os tipos de laboratório. Além disso, a maioria das soluções LIMS se integra perfeitamente com equipamentos físicos de laboratório, instrumentos e outras soluções específicas de laboratório para melhor atender às necessidades dos laboratórios. Isso é útil, considerando que todos os trabalhadores de laboratório, cientistas, pesquisadores e equipe de apoio entrarão em contato com o LIMS, independentemente de seu papel. Pessoal de controle e garantia de qualidade, supervisores de laboratório, profissionais de TI, cientistas e pesquisadores se beneficiam da precisão, eficiência e transparência facilitadas pelo software LIMS.

Tipos de LIMS

As diferenças entre LIMS dependem das ofertas dos fornecedores e das necessidades da indústria. Por exemplo, o foco de um laboratório de alimentos e bebidas difere do foco de um laboratório industrial. Existem até diferenças entre laboratórios clínicos e laboratórios de pesquisa e desenvolvimento (P&D).

A maneira mais simples de diferenciar aplicativos LIMS é pelo tipo de aplicação e tipo de implantação. O LIMS pode ser implantado nas instalações, na nuvem ou remotamente.

• Nas instalações - Os LIMS nas instalações são comprados, instalados e executados em servidores que são de propriedade e localizados no próprio local da instalação do laboratório. A desvantagem do software nas instalações é que ele consome tempo e é caro para implementar e gerenciar. Além disso, as soluções nas instalações colocam uma pressão sobre o compartilhamento de dados sem interrupções ou potencial de escalabilidade.
• Cloud SaaS - Software em nuvem como serviço (cloud SaaS) LIMS permite que os usuários assinem a solução sem precisar possuir permanentemente o sistema ou o servidor para operar o LIMS. O LIMS em nuvem SaaS requer uma conexão segura para fazer a licença do sistema funcionar. Um LIMS baseado em nuvem vive e morre de acordo com o nível de suporte ao cliente que o fornecedor oferece aos seus clientes.
• Hospedado remotamente - O software LIMS hospedado remotamente vive entre uma solução nas instalações e baseada em nuvem: enquanto o laboratório possuiria permanentemente o LIMS que comprou, o software é instalado e hospedado em um centro de dados remoto, o que alivia qualquer necessidade de infraestrutura ou gerenciamento de TI.

Recursos do software LIMS

Embora os LIMS tenham evoluído desde sua primeira iteração, adicionando uma ampla gama de recursos, qualquer LIMS eficaz deve ser capaz de rastrear e gerenciar amostras, consultar e relatar resultados de amostras e criar visibilidade entre equipamentos de laboratório e inventário. Qualquer outra funcionalidade será um bônus: planejamento de recursos empresariais, análise avançada de dados e qualquer funcionalidade específica da indústria. As funções básicas, então, são as seguintes:

• Gerenciamento de amostras - Todos e quaisquer LIMS devem oferecer funcionalidade de gerenciamento de amostras, que é a razão mais comum pela qual os laboratórios recorrem ao LIMS. O recurso de gerenciamento de amostras ajuda os laboratórios a manter registros precisos de cada amostra, desde a entrada até o processamento e armazenamento. O LIMS minimiza o risco de rotulagem incorreta, contaminação, extravio ou qualquer outro erro humano.
• Gerenciamento de fluxo de trabalho - O LIMS simplifica e pode automatizar fluxos de trabalho de laboratório. O LIMS pode atribuir tarefas e testes a pesquisadores, definir e padronizar processos de fluxo de trabalho e criar pontos de teste essenciais em qualquer estágio do fluxo de trabalho.
• Gerenciamento de inventário - O pessoal do laboratório deve acompanhar com precisão as amostras, equipamentos e instrumentos que são usados nos laboratórios. É um uso desnecessário de recursos acompanhar manualmente o inventário, e felizmente, o LIMS automatiza totalmente esse processo.
• Relatórios - Um benefício significativo do LIMS é sua capacidade de manter, automatizar e dispensar relatórios com precisão e pontualidade. Acompanhar amostras, inventário e dados de processamento é um recurso esperado do LIMS, e os relatórios que podem ser gerados com o software são vitais para otimizar as operações do laboratório e fornecer um rastro de auditoria para a atividade do laboratório.

Recursos adicionais do LIMS

• Suporte - O suporte do fornecedor para implementar e implantar um LIMS é útil para a adoção sem dor de longo prazo do sistema em qualquer laboratório. Embora os fornecedores tenham percebido que o software LIMS moderno precisa ser fácil de usar e intuitivo, ainda é uma tecnologia complexa, particularmente se um laboratório quiser ser capaz de usá-lo em todo o seu potencial.
• ELN - Costumava haver uma diferença distinta entre LIMS e cadernos de laboratório eletrônicos (ELN), mas cada vez mais, os LIMS estão vindo com funcionalidade ELN embutida. A funcionalidade ELN apoia ainda mais qualquer necessidade de documentação e arquivamento de notas de um laboratório.

Tendências relacionadas ao software LIMS

• Nova regulamentação - Os laboratórios estão sob a supervisão de órgãos reguladores. Laboratórios de alimentos, bebidas e farmacêuticos devem alinhar-se com as regulamentações da FDA, e laboratórios clínicos e de biotecnologia devem alinhar-se com os Institutos Nacionais de Saúde (NIH) e os Centros de Controle e Prevenção de Doenças (CDC), por exemplo. Oportunidades e restrições de financiamento impactam a capacidade de um laboratório de inovar e produzir novos produtos. O LIMS deve evoluir para apoiar tais medidas de conformidade e qualquer outra supervisão próxima resultante de questões regulatórias em mudança.
• Produtos prontos para uso - Os clientes de LIMS estão se tornando mais dispostos (e mais propensos a querer) a adotar software pronto para uso que não é altamente personalizado. Em resposta, os fornecedores devem oferecer versões mais padronizadas de seus LIMS que exijam atualizações sempre que novas tecnologias impactarem indústrias que dependem de dados de laboratório. Software LIMS mais padronizado oferece o potencial de facilitar tais atualizações, bem como quaisquer processos de implementação e instalação.

Problemas potenciais com o software LIMS

• Demasiado personalizado - Os fornecedores de LIMS responderam às necessidades individuais de seus clientes adaptando seus sistemas a demandas altamente específicas. A desvantagem de tal personalização é que o produto base se tornou muito menos desenvolvido e carente de funcionalidade sem uma camada de personalização. Outro problema—semelhante aos EHRs—é que um software altamente personalizado não pode escalar ou atualizar para novas versões sem um esgotamento significativo de recursos.
• Não existe um tamanho único para todos - Embora as plataformas LIMS tenham crescido além de sua funcionalidade inicial de registro e processamento de dados de amostras, porque indústrias específicas precisam de coisas diferentes de seus LIMS, um LIMS "tamanho único" não é realista ou útil para qualquer laboratório. Os laboratórios devem adotar o LIMS que melhor se adapta às suas necessidades e tem a capacidade de crescer com eles. O melhor cenário é implementar o LIMS que se alinha com as prioridades do seu laboratório e pode ser configurado para integrar-se com software de laboratório suplementar.
• Dificuldades de implementação - Os LIMS são complexos. Detalhes como os tipos de laboratórios que o fornecedor apoia regularmente e quão personalizado é o LIMS impactam o processo de implementação. Algo a considerar também é envolver as partes interessadas certas antes de comprar o LIMS e determinar que tipo de implantação seu laboratório requer. Não considerar esses tipos de detalhes introduz a chance muito real de minar a implementação bem-sucedida do LIMS.

Software e serviços relacionados ao software LIMS

• Caderno de laboratório eletrônico (ELN) - Cadernos de laboratório eletrônicos (ELNs) são versões digitalizadas dos cadernos de papel que os pesquisadores de laboratório preenchiam anteriormente com dados de laboratório. Software ELN ajuda a padronizar o trabalho de laboratório, promove a colaboração e melhora a qualidade dos dados. Algumas soluções LIMS oferecem funcionalidade ELN, e algumas oferecem integração perfeita com ELNs relevantes para a indústria.
• Gestão da qualidade (QMS) - Software de gestão da qualidade (QMS) pode ser usado em qualquer indústria que passe por auditorias regulares. Indústrias de manufatura, fornecimento, dispositivos médicos e alimentos e bebidas utilizam QMS para melhor acompanhar, armazenar e manter dados auditáveis. Alguns laboratórios são regularmente auditados, e nem todo software LIMS vem equipado com funcionalidade de relatórios ou gerenciamento de dados robusta o suficiente para lidar com tarefas de conformidade ou regulatórias. É quando a integração com QMS será útil.