O termo "lean", em relação a estratégias de negócios, foi na verdade desenvolvido no chão de fábrica. De fato, alguns círculos se referem a ele como "produção enxuta".

O principal objetivo de uma estratégia "lean" é maximizar o valor e minimizar o desperdício. Em outras palavras, como podemos obter os melhores resultados com os recursos mínimos? 

Os gerentes de projeto moveram essa estratégia de seu ambiente original de fábrica — pisos de manufatura, canteiros de obras — e estão usando-a para conduzir suas equipes de projeto ao sucesso. Se você está curioso sobre como adaptar a gestão de projetos lean na estratégia da sua organização, continue lendo!

O que é gestão de projetos lean?

Como mencionado anteriormente, a principal doutrina da gestão de projetos lean é maximizar o valor de um projeto com o mínimo de desperdício. Toda empresa, independentemente dos produtos ou serviços que vende, gostaria de aumentar seus lucros e diminuir a quantidade de recursos que gasta na produção.

É aí que entra a gestão lean. A gestão lean funciona com cinco princípios. Esses princípios visam ajudar as empresas a reduzir custos, melhorar a qualidade do que estão vendendo e aumentar a satisfação do consumidor.

Imagem cortesia de TheLeanWay

Para realmente entender como usar a gestão lean como sua estratégia de projeto, é importante conhecer os princípios decididos por James P. Womack e Daniel T. Jones.

Eles são os autores de The Machine that Changed the World and Lean Thinking e tiveram um grande impacto no desenvolvimento da gestão de projetos lean fora dos setores de construção e manufatura. 

Se você está procurando software de gestão de projetos para sua equipe, eu sei exatamente por onde você pode começar! 

Os cinco princípios da gestão de projetos lean são os seguintes.

1. Compreenda o valor que você está proporcionando

Antes de tudo, você deve entender o valor que seu produto ou serviço oferece aos seus consumidores-alvo. Isso está diretamente relacionado a como você pode precificar seus produtos ou serviços. Se um produto não está em alta demanda (ou seja, casacos de inverno em julho), você não pode esperar cobrar o valor máximo com sucesso.

Uma vez que você compreenda com precisão o valor do que está vendendo — e tenha levado em consideração sua pesquisa de mercado, previsão econômica, etc. — você pode determinar quais materiais e/ou recursos você pode dispensar.

2. Mapeie o fluxo de valor

Esta parte do processo requer visuais. Ferramentas de fluxograma são uma ótima maneira de criar uma representação visual do fluxo de valor.

O fluxo de valor é a sequência de eventos que leva você ao seu entregável. No caso da gestão de projetos lean, seu entregável é o produto ou serviço que você está desenvolvendo a um valor acordado.

Pense em um fluxo de valor como um rio. À medida que o rio flui (ou seja, à medida que uma etapa do projeto flui para outra), os gerentes observadores podem intervir e determinar onde o excesso de desperdício está sendo criado. 

Imagem cortesia de Smartsheet

Se você está criando seu primeiro mapa de fluxo de valor, pode começar mapeando todas as etapas que seu produto leva até a conclusão. Isso inclui onde o produto estava antes de você tê-lo (ou seja, em um armazém ou fábrica), e onde ele acabará (na casa ou local de trabalho de um consumidor).

3. Certifique-se de que o fluxo de valor flua

Você não pode controlar o fluxo de um rio na natureza, mas pode ter um controle significativo sobre seu fluxo de valor. Como gerente de projeto usando gestão lean, é sua responsabilidade garantir que seu fluxo de valor flua. 

A gestão de projetos lean é sobre entender onde você pode reduzir a quantidade de recursos que usa. Ao criar um fluxo de valor otimizado, você pode observar claramente e evitar interrupções e a necessidade de retrabalho. Isso, por sua vez, reduz o desperdício.

Desperdício, nesse sentido, nem sempre é físico. A gestão de projetos lean pode reduzir a quantidade de tempo que você desperdiça esperando que as etapas sejam concluídas. Pode reduzir defeitos de produtos ou impedir que os funcionários trabalhem em excesso.

Em outras palavras, a gestão de projetos lean pode ajudá-lo a trabalhar de forma mais inteligente e não mais difícil.

4. O cliente deve determinar a demanda

Este princípio também é chamado de "abordagem de demanda". A abordagem de demanda apoia a crença de que os clientes são o grupo número um de pessoas que podem determinar a demanda de produção. Ao seguir este princípio, a superprodução é reduzida e, por sua vez, o desperdício é reduzido. 

Ao entender a demanda do consumidor, os gerentes de projeto podem desenvolver uma avaliação mais precisa do estoque necessário. 

Para fazer isso corretamente, sua equipe precisa estar sintonizada com o mercado e deve ser capaz de determinar com precisão a demanda, mesmo à medida que as circunstâncias mudam e se desenvolvem. Além disso, você deve ser capaz de atender à demanda de maneira oportuna antes que ela desapareça. Não importa o quão bons sejam seus casacos se você não puder produzi-los nas estações necessárias.

Se você vai funcionar pela abordagem de demanda, precisará se preparar para comunicar a demanda e a demanda do cliente para sua equipe de forma rápida e contínua.

Você pode fazer tudo isso usando o sistema Kanban, um desdobramento da gestão de projetos lean que permite comunicar as necessidades de fabricação em tempo real.

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5. Busque continuamente a melhoria

Depois de desenvolver seu fluxo de valor, não cometa o erro de pensar que terminou!

Parte da gestão de projetos lean é refletir e observar continuamente enquanto tenta reduzir o desperdício. Essa busca por melhoria nunca deve terminar, pois as mudanças sempre gerarão mais mudanças.

Adote o lean

A gestão lean é uma ótima maneira de gerenciar seu produto se você estiver trabalhando com escassez de recursos. Foi, de fato, desenvolvida durante tempos de guerra, quando cada pedaço fazia a diferença.

Se sua empresa está procurando cortar custos sem cortar qualidade, a gestão lean pode ser a escolha certa para você.

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