Como Fizemos o Compartilhamento de Conhecimento Funcionar (Depois de Falhar Duas Vezes)

Dizem que conhecimento é poder.

Sabendo disso, queríamos criar algo que permitisse aos nossos funcionários compartilhar suas áreas de especialização com a equipe. Nossa equipe tem muitas partes móveis com pessoas que se concentram em escrever conteúdo de qualidade e outras que são especialistas em SEO, mas como todos sabemos, ser um profissional de marketing versátil é crucial no mundo de hoje.

Não estávamos sozinhos em pensar que precisávamos começar a compartilhar entre nossa equipe. Na verdade, 85% dos funcionários concordam que preservar e compartilhar conhecimento único no local de trabalho é fundamental para aumentar a produtividade.

Então tentamos (e falhamos) duas vezes criar um processo eficaz de compartilhamento de conhecimento, mas a terceira vez foi a charmosa. Continue lendo para descobrir o que fizemos de errado e o que estamos fazendo certo atualmente.

Mas primeiro, vamos cobrir alguns dos conceitos básicos para aqueles de vocês que estão apenas percebendo o poder do compartilhamento de conhecimento.

Por que o compartilhamento de conhecimento é importante

O compartilhamento ineficiente de conhecimento custa às grandes empresas 47 milhões de dólares por ano. Além de economizar dinheiro para as empresas, o compartilhamento de conhecimento também:

• Preenche lacunas de conhecimento: Se alguém não tem certeza de algo, mas tem medo de perguntar, um compartilhamento de conhecimento pode ensiná-los tudo o que precisam saber.
• Cria especialistas: Muitas vezes as pessoas se subestimam, mas se forem incentivadas a compartilhar, elas se tornarão especialistas nessa área para seus colegas, o que aumenta sua confiança.
• Nutre uma cultura de aprendizado: O desenvolvimento de carreira é crucial para a retenção de funcionários e o crescimento da empresa. Quando os funcionários sabem que você prioriza o aprendizado deles, isso criará um efeito dominó positivo.
• Fornece uma base de conhecimento interna: É quase impossível aprender uma habilidade do zero, então se alguém tem um conjunto de habilidades específico, certifique-se de que seu conhecimento esteja documentado em um local de fácil acesso.

Agora para a parte divertida. Você já sabe por que os compartilhamentos de conhecimento são importantes, então vamos mergulhar em como falhamos em nossos esforços de compartilhamento de conhecimento duas vezes.

Como falhamos

Temos uma equipe de indivíduos extremamente talentosos. Todos têm um nicho pelo qual são particularmente apaixonados e bem versados, mas não sabíamos como espalhar esse conhecimento para os outros.

Não queríamos forçar as pessoas a tirar tempo de seus dias ocupados para compartilhar e ouvir. Mas também não queríamos que as pessoas perdessem os benefícios dos compartilhamentos de conhecimento.

Então tentamos algumas coisas que não acabaram funcionando.

Almoços e aprendizados

Em teoria, almoços e aprendizados são ótimos. E tenho certeza de que alguns de vocês que estão lendo tiveram algum sucesso com eles. Nós, no entanto, não tivemos.

Almoços e aprendizados são apresentações que acontecem durante o horário de almoço. A ideia é que as pessoas usem suas pausas para o almoço para serem produtivas e aprenderem.

Nossos almoços e aprendizados eram esporádicos e feitos conforme necessário. Por exemplo, se estivéssemos criando uma nova estratégia de mapeamento de palavras-chave, convites de calendário durante o almoço de sexta-feira seriam enviados para a equipe. Então, o líder do projeto apresentaria seu trabalho e pediria perguntas sobre o tópico.

Pensamos que essa ideia era ótima porque era apenas 'conforme necessário' e não cortava o dia de trabalho.

Pensamos errado.

As pessoas queriam que os compartilhamentos de conhecimento fossem padronizados – não aleatórios. Eles também não gostavam de sacrificar seu horário de almoço para aprender. Em vez disso, os funcionários queriam ver que a liderança do G2 valorizava o compartilhamento de conhecimento o suficiente para tirar tempo do dia de trabalho real.

Os funcionários pararam de comparecer. Os especialistas pararam de compartilhar. Houve um desvanecimento lento, e os almoços e aprendizados simplesmente pararam de acontecer.

Horário de expediente

Alguns meses depois, os funcionários expressaram o desejo de compartilhar aspectos de seus projetos de nicho, mas não queríamos uma repetição dos almoços e aprendizados. Então, criamos horários de expediente que seriam nas tardes de sexta-feira, onde as pessoas poderiam discutir livremente ideias com especialistas no assunto.

A esperança era que o horário definido e a falta de estrutura dentro do horário permitissem que os funcionários falassem sobre o que estavam trabalhando e brainstormassem maneiras de melhorar suas ideias. As tardes de sexta-feira já eram menos produtivas do que outros horários, então os funcionários poderiam usá-las para falar sobre áreas de interesse e melhoria.

Algumas dessas sessões foram bem-sucedidas porque as pessoas vieram ansiosas para aprender e compartilhar. Mas a tarde de sexta-feira é um horário difícil para se concentrar, e todos, inclusive eu, mudaram o foco de compartilhar conhecimento de trabalho para compartilhar quais eram seus planos para o fim de semana.

Em vez de deixar essa ideia desaparecer, decidimos ativamente que precisávamos de um sistema mais novo e melhor para o compartilhamento de conhecimento. Anteriormente, essa tarefa estava no segundo plano de muitas pessoas, sem um responsável estabelecido pelo projeto. Então, fui solicitado a formalizar o processo e desenvolver um método que realmente funcionasse.

Nossa receita para um sistema de compartilhamento de conhecimento que funciona

Aprendemos com nossos erros anteriores e finalmente criamos um processo de compartilhamento de conhecimento que beneficia tanto a equipe quanto o(s) especialista(s).

Nossa terceira tentativa de compartilhamento de conhecimento foi apelidada de CSO in the Know, CSO significando "Conteúdo, SEO e Offsite", um termo que usamos para descrever nossa equipe, e "in the know" como o objetivo dos compartilhamentos de conhecimento: manter todos informados sobre tópicos específicos. Este título formalizou nossos compartilhamentos de conhecimento e os tornou únicos para nossa equipe.

Existem três componentes dos nossos compartilhamentos de conhecimento que ajudam a tornar o sistema um sucesso: consistência, relevância e transparência.

Consistência

Primeiro, apresentamos o conceito em nossa reunião semanal de equipe. Em seguida, pedimos aos membros da equipe que se voluntariassem para compartilhar.

No mesmo dia em que esse conceito foi lançado, preenchemos os primeiros seis meses de compartilhamentos de conhecimento com voluntários dispostos e entusiasmados. Fiquei chocado! Para ser honesto, pensei que receberíamos silêncio da equipe e estava preocupado que isso também não desse certo.

Mas com a consistência do estilo de apresentação, as pessoas estavam mais dispostas a se apresentar e compartilhar.

Criamos um documento e um modelo explicando as expectativas, facilitando para o voluntário inserir seu conhecimento sem trabalho extra. Também permite que nossa equipe entenda o que esperar em cada compartilhamento de conhecimento.

Além disso, CSO in the Know é agendado no início da semana no final de cada mês por 30 minutos. Assim, não há surpresas, e é um compromisso de tempo pequeno. Além disso, os apresentadores são forçados a consolidar e compartilhar apenas as informações mais importantes.

Na semana anterior ao compartilhamento de conhecimento, os apresentadores têm uma reunião comigo para passar por uma apresentação simulada. Dessa forma, posso dar sugestões de formatação, feedback de apresentação e dicas para engajar o público. Nossa equipe não tem muitas oportunidades formais de apresentação, então esses compartilhamentos de conhecimento os ajudam a melhorar essa habilidade crucial.

Nosso primeiro compartilhamento de conhecimento foi sobre poda de conteúdo, seguido por apresentações sobre gramática, design gráfico e melhores práticas de mídia social. Tivemos 100% de participação em todas essas apresentações.

Relevância

As pessoas pararão de participar se os tópicos não forem interessantes. Simples assim. Certifique-se de que você não está apenas tentando preencher o tempo de compartilhamento de conhecimento. Em vez disso, concentre-se realmente no que traria valor para a equipe.

Não tenha medo de pressionar alguém mais sobre sua proposta de tópico. Se houver algo oportuno ocorrendo, descubra uma maneira de integrar isso no próximo compartilhamento de conhecimento. Ninguém quer fazer parte de algo chato e obsoleto.

Se você sabe que alguém da sua equipe está trabalhando em algo inovador e envolvente, pergunte se ele estaria disposto a apresentar. Não há problema em ser proativo em vez de esperar que as pessoas venham até você.

A única maneira de um compartilhamento de conhecimento durar é se for relevante para os funcionários. Portanto, certifique-se de enfatizar a importância da relevância ao informar seus funcionários sobre o processo de compartilhamento de conhecimento.

Transparência

Depois que a apresentação termina, o trabalho não para. Crie um espaço usando software de gestão de conhecimento para que os funcionários acessem os slides após a apresentação. É fácil de fazer, mas muitas vezes esquecido até que seja tarde demais.

Dessa forma, se precisarem de um reforço, não precisam esperar por outra pessoa para obter as informações. Eles podem facilmente clicar no link para reaprender informações pertinentes.

Aqui está o gráfico extremamente simples, mas eficaz, que usamos em nossa plataforma de gestão de conhecimento:

Outra razão pela qual documentar compartilhamentos de conhecimento em um só lugar é importante é porque pessoas de toda a empresa podem acessar as informações. Então, se alguém está procurando aprender sobre o que sua equipe específica está fazendo e precisa adicionar esse conjunto de habilidades à sua própria equipe, eles podem se ensinar usando os slides vinculados na ferramenta de gestão de conhecimento.

O último benefício de ter uma documentação transparente do processo e do conhecimento compartilhado é para os funcionários que estão ausentes durante a apresentação ou pessoas que são novas na equipe.

Quanto mais você sabe, melhor

Você está um passo mais perto de criar um sistema de compartilhamento de conhecimento que funcione. Não tenha medo de falhar algumas vezes primeiro, mas sempre mantenha a consistência, relevância e transparência em mente ao criar sua própria estratégia.

Existem outras maneiras de aumentar a produtividade e o desempenho no trabalho. Uma maneira é construindo uma cultura mais colaborativa no trabalho.