Gestão de Inventário: Como Organizar e Planejar Eficazmente

Gerenciar seu estoque está na moda agora.

Todos os jovens descolados estão encontrando novas maneiras de otimizar o processo de inventário. Quer você decida contar manualmente ou implementar um sistema virtual, é importante definir a maneira como você gerencia o estoque.

Escolher o sistema de gestão de inventário certo e colocá-lo em prática nem sempre é fácil. É por isso que algumas empresas automatizam o processo utilizando software de gestão de inventário. O software de gestão de inventário permite que as empresas acompanhem os processos de gestão da cadeia de suprimentos, entregas de inventário, pedidos de vendas e compras em uma interface virtual. O software pode até ajudar a identificar problemas ou discrepâncias no inventário.

Gestão de inventário vs controle de inventário

Gestão de inventário e controle de inventário são uma ótima dupla mãe/filha. Enquanto a gestão de inventário foca mais na visão geral de um sistema de inventário e no reabastecimento de itens necessários, o controle de inventário trabalha mais especificamente para regular o número de unidades em estoque. Essencialmente, a gestão de inventário garante que você tenha o que precisa quando precisa, e o controle de inventário garante que o que você já tem esteja funcionando de forma eficiente para você agora.

O controle de inventário geralmente é resolvido antes da gestão de inventário, como otimizar de dentro para fora. Se você está começando sua jornada de gestão de inventário desde o início, pode querer considerar utilizar uma ferramenta abrangente como software de gestão de armazém para obter visibilidade na gestão da cadeia de suprimentos e nos processos de inventário de armazém como um todo. Você também pode conferir a lista das melhores soluções de software de controle de inventário.

Benefícios da gestão de inventário

A gestão de inventário permite que você esteja em sintonia com seu estoque. Quando você tem total autoridade sobre seu inventário, as expectativas se tornam mais claras e os planos fluem melhor. Vamos explorar os benefícios da gestão de inventário e por que sua empresa vai agradecer por assumir o controle!

Aumentar lucros: Saber quanto é esperado de você e entregar isso faz você gerar mais fluxo de caixa. Simples assim. A gestão de inventário dá a você as ferramentas para saber exatamente quanto inventário você tem disponível. Então, você pode pegar essa informação e compará-la com suas previsões de demanda para determinar quanto você pode vender, o que precisa preparar e otimizar o giro de inventário posteriormente.

Melhorar a precisão: Quando você verifica as coisas uma ou duas vezes, não pode garantir precisão completa. Quando você monitora e otimiza continuamente, cria espaço para mais precisão nas contagens de inventário e previsões de demanda.

Diminuir custos: Melhorar a precisão resulta em menos erros humanos e tecnológicos. Todos sabemos que tempo é dinheiro, então desperdiçar tempo corrigindo erros de inventário é dinheiro direto do bolso da sua empresa.

Aumentar a lealdade do cliente: O que acontece quando você está pronto para comprar um produto, mas ele está esgotado? Você espera que esse produto específico esteja disponível ou tenta encontrar um produto similar de outro vendedor? Quando você não está otimizando seu inventário, está perdendo clientes. A gestão de inventário permite que você saiba exatamente quanto inventário tem e o aloque adequadamente. Mantenha seus clientes felizes e voltando ao manter a disponibilidade de itens e ser mais confiável do que os concorrentes.

Reduzir riscos: A gestão eficaz de inventário diminui as chances de escassez ou excesso de produtos. Quando os itens de inventário estão sendo organizados de forma eficaz, você tem a oportunidade de comprar e vender no ritmo certo para atender oferta e demanda, e você reduz suas chances de não ter o suficiente para satisfazer a demanda ou ficar preso com estoque morto e custos de manutenção.

Economizar tempo: Implementar um bom sistema de gestão de inventário ajuda sua empresa a funcionar como uma máquina bem lubrificada. O planejamento de inventário significa menos tempo gasto procurando itens ou limpando bagunças. Não importa qual sistema você escolha, você está implementando um método para organizar seu inventário e sua equipe. Com todos na mesma página trabalhando em direção a um objetivo com objetivos claros, nada pode te parar!

Tipos de sistemas de gestão de inventário

Porque todo inventário é único, assim como seu método necessário de gestão. Existem quatro sistemas diferentes de gestão de inventário que usam várias táticas para otimizar o inventário de uma empresa. Cada sistema tem suas aplicações específicas, prós e contras, e riscos envolvidos, mas todos são capazes de levar sua gestão de inventário para o próximo nível.

1. Sistema perpétuo

O sistema perpétuo é um método de gestão de inventário para gestão contínua de inventário. A quantidade de inventário é registrada em tempo real à medida que as coisas entram e saem. Devido à sua natureza imediata, este sistema é considerado o mais favorável por partes interessadas, varejistas e proprietários de negócios.

Com este sistema, métricas atualizadas estão disponíveis o tempo todo, e ajustes podem ser feitos à medida que você se aproxima de mudanças nos objetivos da empresa ou problemas de inventário. Este método geralmente utiliza sistemas de ponto de venda (POS) como uma interface para calcular o inventário e armazenar as informações. O sistema POS libera tempo e dinheiro que poderiam ter sido alocados para inserir manualmente dados de inventário.

Com isso em mente, é importante observar as possíveis desvantagens do sistema perpétuo. Este sistema apresenta alguns custos extras de inventário quando se trata de mão de obra. Existem custos de configuração e treinamento incorridos ao implementar este sistema para garantir que os funcionários possam configurá-lo e utilizá-lo corretamente. Se o treinamento não for eficaz, também há custos para corrigir erros humanos nas contagens de inventário.

2. Sistema periódico

O sistema periódico é uma técnica de gestão de inventário de manter uma contagem de inventário em intervalos específicos. Em vez de manter um inventário contínuo à medida que as vendas e compras são feitas, o inventário periódico segue um padrão único geralmente centrado no período contábil de uma empresa.

Este sistema geralmente não utiliza nenhuma tecnologia no processo de contagem; o inventário é feito manualmente. Como resultado, alguns consideram o sistema periódico mais demorado e, com a contagem manual, mais propenso a erros humanos.

Os benefícios do sistema periódico aparecem na fase de implementação. Implementar o sistema periódico é particularmente fácil porque há uma configuração mínima envolvida. Como este sistema não requer tecnologia, fazer o inventário é tão fácil quanto começar a contar. Também é considerado favorável entre pequenas empresas, especialmente aquelas com números de inventário mais baixos. Essas empresas terão menos chance de erro humano e custos mais baixos do que implementar um sistema de inventário totalmente virtual.

3. Sistema de código de barras

O sistema de código de barras é um método de gestão de inventário de atualizar o inventário virtualmente usando códigos de barras. As empresas podem usar os códigos de barras para categorizar o inventário com base nas necessidades de organização e manter o inventário à medida que os itens são escaneados e usados. Como resultado, informações atualizadas sobre níveis de inventário, itens de fabricação, envio e embalagem são rapidamente atualizadas e disponibilizadas o tempo todo.

Além disso, este sistema é considerado de baixo risco devido à mínima chance de erro humano ao contar manualmente. A personalização do sistema de código de barras também é altamente favorável, especialmente para empresas com portfólios de ciclo de vida de produto mais extensos e níveis de estoque de inventário. Os códigos de barras podem ser organizados por produto, projeto, demanda, localização e mais.

A maior desvantagem do sistema de código de barras é realmente atribuir os códigos de barras. Imprimir códigos de barras e colocá-los em cada item no inventário é altamente tedioso e demorado. Felizmente, uma vez que esse processo é concluído, um sistema de software pode manter o rastreamento de inventário a partir desse momento. Algumas empresas utilizam aprendizado de máquina com software de código de barras para manter os códigos de barras gerados exclusivamente organizados virtualmente.

4. Sistema RFID

O sistema de identificação por radiofrequência (RFID) é uma técnica de gestão de inventário que usa etiquetas colocadas em diferentes itens que produzem sinais de rádio carregando informações sobre o produto. As etiquetas RFID funcionam de forma semelhante aos códigos de barras, pois mantêm uma contagem virtual de itens de inventário. No entanto, as etiquetas do sistema RFID são consideradas mais eficientes porque não precisam ser escaneadas como os códigos de barras.

Como as etiquetas são rastreadas por meio de frequência de rádio, elas podem ser movidas em um local de inventário com pouco ou nenhum esforço para rastreá-las em trânsito. As etiquetas RFID também reduzem o risco de erro humano e o custo total de mão de obra. Neste sistema, os funcionários não precisam gastar tempo contando ou escaneando itens.

O sistema RFID também apresenta alguns desafios que uma empresa precisaria abordar para usar essas etiquetas. Primeiro, o custo de implementação de um sistema RFID é alto. Com o treinamento de funcionários e a instalação de todo o sistema, pode ficar bastante caro automatizar o processo de inventário com RFID. Também existem preocupações potenciais de segurança com as etiquetas RFID e seus sinais de rádio. Você nunca gostaria que os dados do seu produto caíssem em mãos erradas.

Como implementar um sistema de gestão de inventário

É hora de colocar seu conhecimento em prática. Explorar os sistemas de inventário deve ter dado a você uma boa ideia de como deseja que seu processo de inventário se desenrole. Pronto para começar? Siga os passos abaixo para descobrir o que você deve fazer antes, durante e depois de escolher seu sistema ideal.

1. Coletar dados de inventário

Torne seu processo de inventário um pouco mais longo, mas muito mais eficiente, coletando o máximo de dados possível. Os dados ajudam as empresas a reconhecer pontos fortes, fraquezas, padrões de sucesso e áreas para melhoria. Reconheça o que precisa ser regulado no inventário, como matérias-primas, suprimentos de projetos, produtos acabados e qualquer outro inventário físico. Este processo criará uma base para determinar quais métodos você seguirá a partir deste passo.

2. Construir um método de identificação

O próximo passo na gestão do seu inventário é determinar como você deseja que seu inventário seja organizado. Você quer que seus itens sejam agrupados por função? Por projeto? Talvez você queira que seja classificado alfabeticamente. Crie seu método de identificação com base no que você acha que vai agilizar mais seu processo ao carregar e descarregar metas de envio.

3. Escolher um sistema

Depois de aprender sobre os quatro sistemas de gestão de inventário, identifique aquele que se alinha com seus objetivos de inventário. Procurando um sistema amigável para pequenas empresas com pouco ou nenhum custo de configuração de tecnologia? Experimente o sistema perpétuo ou periódico. Esperando adotar uma abordagem de automação usando uma ferramenta de organização virtual? O sistema de código de barras ou RFID pode ser mais adequado para você. Use os objetivos de inventário que você definiu anteriormente para determinar qual sistema atende às necessidades da sua empresa.

4. Considere utilizar um sistema de software

Em caso de dúvida, considere confiar na inteligência artificial. O software de inventário pode ajudar você a identificar problemas de inventário antes mesmo de você perceber que havia algum problema. O software também oferece uma interface útil para atualizar rapidamente os dados e manter as informações precisas.

Técnicas de gestão de inventário

Embora simplesmente implementar um sistema automatizado pareça fácil o suficiente, há algumas coisas que você pode fazer para tornar o processo ainda mais eficiente. Confira algumas técnicas para fazer a gestão de inventário funcionar para você.

Crie KPIs de inventário

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) da empresa se aplicam a todos os aspectos de um negócio, incluindo o inventário. Identifique metas e objetivos de inventário. Essas metas podem ser itens de um valor monetário específico ou quantidade de produto. Reconhecer esses KPIs ajudará você a determinar qual inventário tem prioridade sobre os outros.

Prever demanda

Como mencionado anteriormente, prever a demanda do cliente é a chave para saber quanto inventário é necessário em qualquer momento. Quando você sabe quanto é necessário, sabe quando está atingindo o ponto de reabastecimento e quando pode precisar reabastecer. Considere utilizar software de planejamento de demanda para começar a prever as necessidades dos clientes e continue coletando informações no futuro para continuar prevendo a demanda futura e ajustando o inventário e os preços.

Continue reabastecendo itens à medida que são usados

Se pedir conforme necessário parece adequado para você, considere experimentar o método de gestão de inventário just-in-time (JIT) . Dependendo da demanda, você pode precisar considerar substituir itens de inventário antes que fiquem muito baixos. Utilize suas cotas de inventário propostas e o sistema de gestão de sua escolha para identificar o que é "muito baixo" para você. Com o método JIT, o pedido de estoque pode ser feito conforme necessário ou em um cronograma predeterminado com base nos dados históricos de inventário. Fazer isso pode ajudar você a estar um passo à frente no cumprimento de pedidos de compra de demanda e acumular a quantidade certa de itens antes que fique avassalador.

Realizar verificações regulares de controle de qualidade

Sua gestão é tão boa quanto seus produtos acabados. Realizar análises de qualidade de rotina colocará você no caminho certo para entregar as melhores versões de seus novos produtos, garantindo que você não esteja segurando itens que não são necessários e gastando dinheiro extra no custo dos produtos. O inventário não significa nada se seu estoque for ruim!

Utilizar um modelo EOQ

Uma quantidade econômica de pedido (EOQ) é a quantidade ideal de itens que uma empresa deve pedir para garantir que não experimente uma escassez ou excesso. Você pode calcular seu EOQ reunindo dados sobre demanda do cliente, custos de configuração e custos de manutenção.

Os custos de configuração incluiriam custos de embalagem, envio, entrega, etc. Os custos de manutenção consistiriam em quaisquer custos adicionais associados ao armazenamento de inventário, seguro e armazenamento. Depois de multiplicar as unidades de demanda e os custos de configuração por 2, divida pelos custos de manutenção e tire a raiz quadrada do número final. No final, você terá um EOQ que o guiará para minimizar custos e atender à demanda esperada.

Organizar itens por importância

Identifique quais itens têm precedência sobre os outros e quais nunca devem acabar. Se você está vendendo produtos perecíveis, pode considerar um método primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO) ao enviar itens. Se você está vendendo não perecíveis, pode querer optar por um método último a entrar, primeiro a sair (LIFO) para evitar interromper o inventário estabelecido. Se esses não parecerem ideais para você, experimente o método de análise ABC. Com a análise ABC, você categorizaria seu estoque de inventário em três níveis de importância, de A a C. Escolha o método que faz mais sentido e regule o novo inventário de acordo.

Retomar a contagem de inventário durante o trânsito

Quando as coisas estão em constante movimento, pode ser fácil perder o controle dos itens no processo. Evite fazer inventário apenas no seu local principal de inventário. Faça questão de continuar contando em cada etapa do seu processo de gestão de inventário, onde quer que ele o leve.

Software de controle de inventário

Procurando implementar alguns recursos de gestão de inventário no seu processo de inventário? Considere usar software de controle de inventário para automatizar o processo. O software de controle de inventário oferece um pouco de tudo que você precisa para criar uma máquina de inventário enxuta e eficiente.

Para ser incluído nesta categoria, o produto de software deve:

• Usar tecnologia para rastrear o fluxo de inventário
• Incluir um banco de dados de inventário abrangente
• Oferecer ferramentas para prever o inventário futuro

*Abaixo estão as 5 principais soluções de software de controle de inventário do Relatório Grid® de Verão de 2021 da G2. Algumas avaliações podem ter sido editadas para clareza.

1. QuickBooks Online

Organize suas finanças de inventário em uma plataforma com QuickBooks Online. O QuickBooks Online oferece a capacidade de faturar e aceitar pagamentos, prever fluxo de caixa e acessar análises em tempo real.

O que os usuários gostam:

- Revisão do QuickBooks Online, Rajesh C.

O que os usuários não gostam:

"Não gosto do custo e do fato de que você deve pagar um plano de assinatura para cada empresa individual. Isso pode ser difícil para pequenas empresas que estão começando. Quando comparado à versão desktop, é uma taxa única e a versão desktop pode hospedar várias empresas. Para tentar gerenciar esses custos, movemos algumas de nossas instâncias do QBO para a versão desktop gerida pelo nosso contador. Os recursos em nuvem do QBO não são todos necessários para contabilidade padrão. Então, se você precisa de contabilidade simples, eu ficaria com a versão desktop, ou melhor ainda, tentaria usar a versão desktop e deixar seu contador gerenciá-la."

- Revisão do QuickBooks Online, Steven F.

2. Zoho Inventory

Zoho Inventory é um software baseado em nuvem usado para rastrear compras, inventário e canais de vendas. Com o Zoho Inventory, espere obter insights atualizados sobre seus sistemas de gestão de inventário e processos de vendas.

O que os usuários gostam:

“O Zoho Inventory é o software mais usado não apenas por mim, mas pela empresa onde trabalho, pois nos permite organizar o inventário de nossos armazéns de alimentos e bebidas. Com este software, posso organizar o inventário, os pedidos, as vendas e os envios de mercadorias; ou seja, posso gerenciar todas as atividades associadas ao inventário da minha empresa. Todos os procedimentos são cumpridos de forma eficiente, sem perder o detalhe de entrada e saída dos produtos de nossos armazéns.”

- Revisão do Zoho Inventory, Debora C.

O que os usuários não gostam:

“Existem algumas desvantagens - o back-end parece estar bloqueado, o que significa que há algumas alterações ou personalizações que não podem ser feitas, não importa o quão importantes sejam. A conectividade entre o Inventory e o CRM também é limitada.”

- Revisão do Zoho Inventory, Jazmine D.

3. Webgility

Pare de vender em excesso com Webgility. O Webgility oferece as ferramentas para atualizar automaticamente o inventário, rastrear pedidos e manter contagens precisas.

O que os usuários gostam:

“Depois de pesquisar vários softwares, escolhemos o Webgility devido ao excelente suporte que eles fornecem. Era super importante para nós ter suporte pós-venda, já que o software está em constante mudança. A equipe de suporte sempre nos ajudou a resolver problemas prontamente. A integração e configuração foram muito fáceis em comparação com outros softwares que usamos, e o Webgility foi útil em cada etapa do caminho.”

- Revisão do Webgility, Janna R.

O que os usuários não gostam:

“Não há notificações quando o Webgility precisa ser atualizado para a versão mais recente. Quando isso acontece, o software fica com bugs, e parece que sempre estamos reagindo a esse problema em vez de sermos proativos se houvesse algum tipo de sistema de notificação em vigor. Às vezes, a plataforma pode ter bugs, mas na maioria das vezes pode ser corrigida.”

- Revisão do Webgility, Corey V.

4. NETSTOCK

NETSTOCK é uma solução de otimização de gestão de inventário baseada em nuvem. O painel do NETSTOCK ajuda a minimizar escassez e excessos, rastrear metas de inventário e reunir informações de KPI ao longo do tempo.

O que os usuários gostam:

"Com o NETSTOCK, alcançamos uma redução de 50% no estoque e uma melhoria de 15% na taxa de preenchimento. Seu painel simples oferece insights sobre métricas importantes e permite, com alguns cliques, aprofundar-se em mais detalhes. A integração com nosso ERP foi relativamente simples e o NETSTOCK recebe indiscutivelmente 10 estrelas pelo fantástico atendimento ao cliente!"

- Revisão do NETSTOCK, Luisa T.

O que os usuários não gostam:

"Nenhum ponto negativo real até o momento, mas quanto mais rápido você aprender como o NETSTOCK calcula usando o algoritmo diferente, mais rápido você entenderá como ele formula as informações exibidas."

- Revisão do NETSTOCK, Alan P.

5. Kintone

Kintone oferece aplicativos de gestão de inventário pré-construídos para rastrear dados sem esforço. Orgulha-se de ser facilmente personalizável e amigável ao usuário.

O que os usuários gostam:

“Estamos com o Kintone há cerca de um ano, e tem sido uma experiência bastante boa. Conseguimos criar alguns aplicativos simples de forma rápida e indolor, sem a necessidade de habilidades de desenvolvimento. No entanto, com as habilidades de desenvolvimento da nossa equipe, também conseguimos criar um software de gestão de produção muito mais complexo que conecta vários aplicativos juntos. Tudo é adaptável, e assim continuamos construindo à medida que nosso negócio cresce.”

- Revisão do Kintone, Drew M.

O que os usuários não gostam:

“A ferramenta de personalização do portal é ótima; no entanto, poderia ter recursos mais robustos e funcionalidade nativa. Como diferentes departamentos em uma empresa têm diferentes tipos de responsabilidades e precisam ver diferentes conjuntos de dados rapidamente. Por exemplo, se os gerentes de vendas quisessem ver seus representantes de vendas, vendas, leads, funis, seria ótimo poder acessar relatórios e dados com base no login, tudo a partir de um painel centralizado.”

- Revisão do Kintone, Christopher M.

Se seus amigos começassem a gerenciar seu inventário, você faria o mesmo?

Se você tem inventário, tem tudo o que precisa para começar a jornada em direção à implementação de um sistema de gestão de inventário. Quer você planeje automatizar o processo ou fazer as coisas à moda antiga, organizar seu inventário e otimizar para o futuro só traz benefícios ao longo do caminho. Não quero pressionar você, mas a gestão de inventário realmente é a (não tão nova) coisa quente.

Afinal, os jovens descolados estão fazendo isso!

Pronto para começar a otimizar o processo de inventário da sua empresa? Descubra como a gestão de inventário pode beneficiar um negócio de varejo no espaço de e-commerce!